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INSPECTION ACAEMIQUE DE L’HERAULT
I@I 34
TOUT SAVOIR SUR LE COURRIER ELECTRONIQUE
Petit manuel à l’usage des directeurs et enseignants de l’Hérault
1 – Le compte académique
2 – Consulter son courrier par Internet
3 – Installer Outlook Express 6
4 – Configurer la messagerie
5 – Envoyer et recevoir
6 – Gérer ses messages
7 – Se protéger
1. Le compte académique
L’Académie de Montpellier a créé des adresses électroniques pour tous les établissements et
personnels. Ces adresses sont toutes du même type. L’usage de l’adresse électronique est
obligatoire pour tout courrier administratif. Il est fortement recommandé pour les autres
courriers (protection antivirus intégrée au serveur)
Vos paramètres :
-
Commune :
Ecole :
Adresse électronique (à fournir à vos correspondants)
Ce.034
@ac-montpellier.fr
Identifiant de messagerie :
-
Mot de passe :
Roland Gispert IAI Frontignan Littoral
2003
Consulter son courrier par Internet
Il est possible de consulter son courrier académique de n’importe quel ordinateur en se
connectant sur le site : http://webmail.ac-montpellier.fr
Sur la page d’accueil, indiquez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur
connexion.
Vous arrivez sur la boîte de réception de votre compte académique.
En cliquant sur l’objet d’un message vous pouvez le lire.
Une fois le message ouvert, vous pouvez accéder aux pièces jointes en cliquant dessus
Après lecture, vous pouvez détruire le message en cliquant sur supprimer.
Si vous utilisez régulièrement ce mode de lecture et si vous supprimez des messages, il vous
faut régulièrement vider la corbeille. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossiers
Vous ouvrez la nouvelle fenêtre ci-dessous : :
Cliquez sur le bouton Vider la corbeille
Cette consultation par Internet du compte académique ne convient pas pour l’archivage des
courriers. Pour cela il faut utiliser un logiciel de messagerie comme Outlook Express.
Roland Gispert IAI Frontignan Littoral
2003
2. Installer Outlook Express 6
Il s’agit de la dernière version du logiciel fourni avec Windows. Si votre ordinateur est équipé
avec Windows XP ou s’il est déjà équipé d’Outlook express 6, passez au point 4.
Pour installer Outlook Express 6, ouvrez votre navigateur et Tapez l’adresse suivante :
http://www.microsoft.com/windows/ie/default.asp
cliquez sur Download now
Dans la nouvelle fenêtre choisissez la langue du logiciel (French)
Dans la nouvelle fenêtre cliquez sur Download internet explorer 6
Une petite fenêtre de téléchargement s’ouvre, choisissez Ouvrir.
Acceptez les termes du contrat en cochant puis en validant
Dans la nouvelle fenêtre, choisissez Installation par défaut.
Laissez faire l’ordinateur en validant par suivant pour tous les choix. (Attention, le fichier
pèse plus de 14 Mo, avec une connexion par modem, cela peut prendre plus d’une heure !)
Après le téléchargement et l’installation, l’ordinateur devra redémarrer.
3. Configurer la messagerie
Lancer Outlook Express 6 en cliquant sur son icône.
Dans le menu OUTILS, choisissez Comptes, la fenêtre suivante apparaît, cliquez sur ajouter
puis Courrier
Dans la fenêtre suivante, taper un nom pour votre compte. Choisissez un nom explicite, du
Type Ec elem Hugo Montpellier, puis cliquez sur Suivant
Dans la fenêtre suivante, tapez votre adresse de messagerie académique. Attention à
l’orthographe (le signe @ s’obtient en appuyant simultanément sur la touche ALT GR et sur la
touche 0à) Validez par suivant.
Roland Gispert IAI Frontignan Littoral
2003
Dans la fenêtre suivante :
Serveur de messagerie pour courrier entrant , tapez : courrier.ac-montpellier.fr
Serveur de messagerie pour courrier sortant, tapez : smtp.wanadoo.fr
(si vous n’êtes pas connecté par wanadoo, remplacez par votre fournisseur d’accès (free par
exemple). Validez par suivant
Dans la fenêtre suivante, indiquez votre identifiant de messagerie et votre mot de passe tels
qu’ils vous ont été délivrés par l’académie (respectez minuscules et majuscules dans le mot de
passe).
Cochez Mémoriser le mot de passe. Validez par suivant
Dans la fenêtre suivante, cliquez sur Terminer
Votre compte de messagerie apparaît dans liste de vos comptes. Sélectionnez le puis cliquez
sur propriétés.
Dans la première fenêtre indiquez le nom que vous voulez donner à votre compte, Compte
administratif par exemple. Validez par OK puis fermer la première fenêtre.
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4. Envoyer et recevoir du courrier
4.1. organiser la fenêtre d’Outlook Express
Dans le menu Affichage, choisissez Disposition, dans la fenêtre qui s’ouvre cochez les
options comme ci-dessous, puis cliquez sur Personnaliser la barre d’outils.
Dans la nouvelle fenêtre, choisissez les boutons que vous voulez conserver dans la barre
d’outils (Conseil : éliminez Répondre à tous, ce qui évitera des confusions avec Répondre)
Boutons à garder : Envoyer/Recevoir ; Créer un message ; Répondre ; Transférer ; Imprimer ;
Adresses
Choisissez ensuite la taille des icônes et la disposition du texte puis fermer cette fenêtre puis
la suivante en cliquant sur OK.
4.2. Quelques réglages d’Outlook Express
Dans le menu Outils, cliquez sur le bouton Options.
Vous faites apparaître la fenêtre ci-dessous qui vous permet d’effectuer quelques réglages
utiles. La liste ci-dessous est indicative mais facilite la protection et l’usage de votre
messagerie.
Roland Gispert IAI Frontignan Littoral
2003
Onglet Général :
Menu général, comme ci-dessus
Menu Envoyer/recevoir, vous pouvez cocher envoyer et recevoir les
messages au démarrage mais surtout pas vérifier l’arrivée de nouveaux messages
Onglet Envois : comme ci-dessous
Onglet Signature : vous pouvez créer une signature (nom, adresse, tél …) à insérer dans vos
messages.
Onglet Maintenance : si vous êtes sûr de vos suppressions, vous pouvez cocher vider les
éléments supprimés en quittant
4.3. Ecrire un nouveau message
Pour écrire un nouveau message, cliquez sur le bouton Créer un message. La fenêtre cidessous apparaît.
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Vous pouvez également double-cliquer sur un nom dans votre liste de contacts, ce qui permet
d’écrire directement l’adresse du destinataire.
En sélectionnant un message reçu et en cliquant sur le bouton répondre, vous ouvrez la même
fenêtre avec l’adresse du destinataire ainsi que l’objet du courrier.
Attention en rédigeant l’adresse de votre correspondant : une adresse ne contient jamais
d’espace, d’accent ni de ponctuation autre que le point ou les tirets.
Bien que non obligatoire, l’objet du message est très utile car il permet de retrouver facilement
le contenu d’un courrier. Il ne doit pas être trop long tout de même.
Une fois votre message rédigé, cliquez sur Envoyer
Votre message est maintenant placé dans votre boîte d’envoi. Il ne sera envoyé qu’après un
clic sur le bouton Envoyer/Recevoir.
4.4. Recevoir votre courrier
Rien de plus simple, il suffit de cliquer sur Envoyer/recevoir et votre courrier est
automatiquement récupéré à partir du serveur académique et copié dans votre boîte de
réception. Les petits chiffres bleus indiquent le nombre de messages non lus.
Pour lire un message il suffit de le sélectionner dans la liste des messages pour qu’il
apparaisse en dessous dans le volet de visualisation.
4.5. Envoi de pièces jointes
Vous pouvez envoyer un fichier informatique avec votre courrier (image, texte, tableau …)
Pour cela, après rédaction de votre message, dans le menu Insertion, cliquez sur pièce jointe
qui ouvre la fenêtre classique de recherche de fichier. Sélectionnez le fichier désiré sur votre
disque dur puis validez par Joindre. Une ligne supplémentaire avec le nom du fichier et sa
taille apparaît dans la fenêtre de message.
Attention à la taille de votre fichier ! N’envoyez pas de fichier trop volumineux à un
destinataire qui ne possède qu’une connection par ligne téléphonique classique (le
téléchargement d’un fichier de 1Mo peut prendre plusieurs minutes qui ne sont pas gratuites.
Attention également au format du fichier envoyé ! Utilisez de préférence des formats
universels : .txt pour le texte (.doc peut être accepté) .jpg ou .gif pour les images, .pdf pour les
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documents du Net. Evitez les fichiers Publisher car bien qu’assez répandu dans le monde
éducatif, il n’y a pas de compatibilité entre les différentes versions.
4.6. Réception de pièces jointes
Les courriers reçus contenant des pièces jointes sont accompagnées d’un trombone. Pour lire
les pièces jointes, cliquez sur le trombone dans le volet de visualisation du message puis
cliquez sur le fichier.
Vous pouvez choisir de conserver les pièces jointes en les enregistrant sur votre disque dur.
Pour cela cliquez sur le trombone puis sur Enregistrer les pièces jointes.
5. Gérer ses messages
5.1. Créer des dossiers de rangement spéciaux
Afin de mieux ranger vos messages, vous pouvez créer des dossiers dans votre boîte de
réception.
Dans le menu Fichier cliquez sur Dossiers puis sur Nouveau.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le dossier de destination et tapez un nom de dossier
puis validez en cliquant sur OK.
5.2. Définir des règles de message
Outlook Express permet de créer des filtrages sur votre courrier.
Dans le menu Outils, cliquez sur Règles de message puis sur courrier.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur nouveau.
La fenêtre suivante apparaît.
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Dans le premier cadre, précisez les caractéristiques des courriels auxquels s’appliquera la
règle. Vous pouvez filtrer les courriers par expéditeur, par objet, par compte, par contenu.
Vous pouvez par exemple trier tous les courriers qui arrivent sur votre compte académique.
(voir ci-dessus)
Dans le deuxième cadre, indiquez l’action associée au filtre. Vous pouvez déplacer, copier,
supprimer le message lors de son arrivée dans la boîte de réception.
Le troisième cadre permet de préciser les règles du filtre. Pour cela, cliquez sur les liens
surlignés en bleu.
Dans l’exemple ci-dessus, en cliquant sur compte spécifié vous indiquerez le compte
académique, en cliquant sur dossier spécifié vous sélectionnerez le dossier où ces courriers
devront être copiés.
Nommez la règle de message puis validez par OK.
Vous pouvez faire appliquer la règle de message ainsi créée aux courriels déjà reçus. Pour
cela, cliquez sur Appliquer, choisissez boîte de réception et cliquez sur Appliquer, après le
filtrage cliquez sur OK puis sur Fermer.
5.3. Enregistrez vos courriels sur votre disque dur
Si certains courriels peuvent être supprimés sans problème après lecture, d’autres au contraire
nécessitent d’être sauvegardés.
Il vous faut d’abord créer sur votre disque dur un dossier spécifique que vous appellerez par
exemple Courrier. Pour cela Poste de travail/disque C:/Mes documents puis Clic droit dans
la fenêtre et Nouveau/Dossier. Nommez le dossier et fermez les différentes fenêtres.
Dans Outlook Express sélectionnez le ou les messages que vous désirez conserver, puis dans
le menu Fichier cliquez sur Enregistrer sous. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez le
dossier courrier comme lieu d’enregistrement. Le fichier porte l’objet du courriel comme nom.
Son extension est .eml. Cliquez sur Enregistrer.
Pour ouvrir ce fichier, il suffit de double-cliquer dessus. Les pièces jointes sont conservées.
6. Se protéger
6.1. Evitez les messages indésirables
Cliquez sur un message dont l’expéditeur vous importune régulièrement. Dans le menu
Message, sélectionnez Bloquer l’expéditeur puis cliquez sur OK. Désormais les messages de
cet expéditeur seront directement envoyés dans Eléments supprimés sans passer dans la boîte
de réception. Pour modifier la liste de vos expéditeurs bloqués, dans le menu Outils
sélectionnez Règles de message puis Expéditeurs bloqués.
6.2. Pour éviter la réception de messages publicitaires
Ne divulguez votre adresse électronique qu’à vos correspondants « sérieux ». Pour le reste,
notamment lorsque vous utilisez une adresse pour vous inscrire sur Internet (site, forum,
listes…) utilisez une adresse poubelle créée spécialement pour cela sur un site de messagerie
(Yahoo, Caramail, Voilà …)
6.3. Utilisez un antivirus
Le serveur académique est équipé d’un antivirus et vous protège donc ainsi que vos
correspondants d’éventuelles attaques virales. C’est pour cette raison que nous vous
conseillons de n’utiliser que ce compte de courrier. Vous pouvez supprimer les autres. Dans le
menu Outils cliquez sur Comptes, sélectionnez le compte à supprimer et cliquez sur
Supprimer.
Roland Gispert IAI Frontignan Littoral
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Si vous désirez toutefois utiliser un autre compte, celui de votre fournisseur d’accès par
exemple, nous vous conseillons de vous équiper d’un antivirus et d’effectuer très
régulièrement des mises à jour.
On reçoit régulièrement des courriels nous informant de l’arrivée de nouveaux virus. La
plupart de ces annonces sont fantaisistes voire parfois dangereuses. Pour vérifier les rumeurs,
vous pouvez vous connecter sur le site http://www.secuser.com, des informations et des outils
de nettoyage sont mis à votre disposition. Quelque soit le message reçu, n’effectuez jamais de
modification sur votre ordinateur sans vous être préalablement informé auprès de votre
animateur informatique.
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