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INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE DU MANS
LE CHANGEMENT DE LOGICIEL DE COMPTABILITE DANS
L’ENTREPRISE
RAPPORT DE STAGE
26 juin 2008
Finance-Comptabilité
Sommaire
Introduction ...................................................................................................................................... 5
Chapitre 1 : Le changement de logiciel de comptabilité.................................................................... 7
I. L’informatisation de la comptabilité............................................................................................... 7
II. Les raisons du changement............................................................................................................ 8
III. La procédure mise en place .......................................................................................................... 8
Chapitre 2 : Les étapes importantes du changement de logiciel comptable..................................... 10
I. L’initialisation du projet ............................................................................................................... 10
II. Le lancement du projet ................................................................................................................ 11
III. La mise en place du projet.......................................................................................................... 12
IV. Les outils post-projet.................................................................................................................. 13
Chapitre 3 : Mon action dans l’entreprise au sujet du changement de logiciel................................ 14
I. L’évolution des fonctionnalités concernant la TVA ..................................................................... 14
II. Le travail effectué ........................................................................................................................ 15
III. Les conclusions du travail effectué ............................................................................................ 16
Conclusion....................................................................................................................................... 17
Bibliographie................................................................................................................................... 18
Annexes ........................................................................................................................................... 19
Annexe 1 : Règlementation en matière d'informatisation de la comptabilité .................................. 24
Annexe 2 : Planning du projet de changement de logiciel .............................................................. 25
Annexe 3 : Compte-rendu de l'entretien avec Monsieur Christophe H............................................ 26
Introduction
De nos jours, toute entreprise automatise sa comptabilité. En effet, les écritures, les
documents d’analyse et même les déclarations fiscales sont enregistrés ou établis automatiquement.
L’automatisation des données est un atout majeur pour une entreprise.
L’entreprise X utilise depuis une dizaine d’années le même logiciel de comptabilité et a
décidé d’opter pour une version plus récente. D’un point de vue technique, le changement de
version est assimilé à un changement de logiciel. En effet, une mise à niveau de l’ancienne version
n’est pas suffisante en vue des nombreuses modifications, le logiciel comptable est donc
entièrement réinstallé. J’utiliserai donc le terme changement de logiciel plutôt que changement de
version dans le présent rapport.
La mission qui m’a été confiée concernant le paramétrage des fonctionnalités du nouveau
logiciel en matière de TVA m’a conduite à l’étude suivante : le changement de logiciel de
comptabilité dans l’entreprise. En effet, le changement de logiciel de comptabilité demande une
méthodologie rigoureuse qui m’était intéressante d’étudier.
La question que je peux me poser est la suivante : comment intégrer au mieux le nouveau
logiciel de comptabilité dans l’Entreprise ?
Tout d’abord, je présenterai les actions et missions que j’ai menées durant mon stage.
Puis, pour répondre à ma problématique, j’exposerai dans une première partie, le
changement de logiciel à savoir sa définition et ses caractéristiques.
Dans une seconde partie, les étapes importantes de la procédure de changement de logiciel
seront expliquées précisément.
Enfin, la troisième partie portera sur la mission que m’a amenée à étudier le changement de
logiciel de comptabilité dans l’entreprise.
Présentation des missions durant le stage en entreprise
I. Le service de gestion et de comptabilité
a) L’organisation du service
Le service comptabilité-gestion est composé de six salariés. Il s’organise de la façon
suivante : Un responsable comptable et financier, un contrôleur de gestion, trois comptables et une
employée administrative. Les trois comptables sont responsables réciproquement de la
comptabilité générale, la comptabilité concernant les fournisseurs et enfin celle concernant les
clients. Enfin, l’employée administrative qui est polyvalente est responsable de la comptabilisation
des factures.
b) Le lien avec les autres services
Le service comptabilité est au centre de tous les autres services. En effet, il comptabilise
tous les mouvements de l’entreprise. Il est même au centre de la production et gère son bon
fonctionnement. En effet, chaque fourniture ou chaque matière première fait l’objet d’une demande
de commande dans le service comptabilité.
II. Les informations sur mon travail
a) Les caractéristiques du travail prévu
Mes missions consistaient à m’occuper des cycles achats (commandes, rapprochement de
commandes, bons de livraison et factures), ventes (facturation et suivi clients), bancaires
(règlement, rapprochement bancaire) et suivi des investissements (de la demande à
l’immobilisation).
b) Les caractéristiques du travail réel
A mon arrivée dans l’entreprise, plusieurs tâches m’ont été confiées.
D’abord, j’ai effectué des taches comptables comme le règlement de fournisseurs (lettres de
change et chèques), du rapprochement par rapport aux bons de commande et aux factures. J’ai
aussi établi des commandes grâce à la GPAO (Gestion de Production Assistée par Ordinateur) à
partir des bons de commandes venant de l’atelier par exemple.
Puis, le service comptabilité m’a confié des dossiers fiscaux comme la régularisation de la
Taxe Professionnelle et déclaration des honoraires et autres rémunérations pour les deux
établissements du groupe en sarthe.
De plus, il m’a été confié une mission supplémentaire. Cette mission constitue la raison
pour laquelle j’ai choisi le thème de ce rapport : le changement de logiciel de comptabilité dans
l’entreprise. En effet, ce travail portait sur la mise en place des fonctionnalités du nouveau logiciel
concernant la TVA. Ce travail constitue l’objet du troisième chapitre de ce présent rapport.
Chapitre 1 : Le changement de logiciel de comptabilité
I. L’informatisation de la comptabilité
Pour faire face à la concurrence, les entreprises doivent être efficaces et donc posséder un
système comptable fiable afin de disposer rapidement des informations nécessaires à une prise de
décision. Evoluant avec les nouvelles technologies, le droit comptable permet donc à toute
entreprise d’informatiser sa comptabilité sous certaines conditions présentées dans l’annexe 1.
L’entreprise X doit communiquer tous les mois le résultat provisoire au groupe.
L’informatisation de la comptabilité de l’entreprise permet au service comptabilité d’être plus
efficace et de pouvoir disposer des informations nécessaires rapidement.
L’informatisation de la comptabilité dans l’entreprise est donc un outil important
d’efficacité car c’est le seul moyen permettant de fournir une information immédiate et fiable.
a) Les avantages de l’informatisation de la comptabilité
De nos jours, la comptabilité des entreprises est systématiquement informatisée. En effet,
son utilisation offre plusieurs avantages.
Tout d’abord, l’informatisation de la comptabilité offre la possibilité d’automatiser
plusieurs traitements comptables. En effet, la saisie de certaines écritures peut se faire
automatiquement concernant par exemple les assurances, les amortissements, etc.
De plus, la plupart des déclarations fiscales sont simplifiées car les montants à inscrire sont
plus faciles à retrouver dans une comptabilité informatisée.
Aussi, grâce à une mise à disposition des informations instantanée, l’informatisation de la
comptabilité permet un gain de temps global et principalement dans la réalisation des états de
synthèse comme le compte de résultat, le bilan, etc.
Enfin, l’informatisation de la comptabilité offre un contrôle de la cohérence des écritures et
traitements comptables important. Pax exemple, il est impossible de saisir une écriture si le
principe de la partie double1 n’est pas respecté.
L’informatisation de la comptabilité de l’entreprise permet donc une meilleure organisation,
une meilleure efficacité et donc une meilleure capacité à faire face à la concurrence.
b) Les inconvénients de l’informatisation de la comptabilité
Même si l’informatisation de la comptabilité de l’entreprise présente un atout réel pour
cette dernière, il existe quand même des inconvénients.
Tout d’abord le principal inconvénient est que comme les informations sont stockées sur
support informatique, la sauvegarde des informations peut parfois être remise en cause. En effet, il
faut prévoir des sécurités comme des sauvegardes régulières sur autres supports pour minimiser les
risques de perte de données.
De plus, en matière de contrôle fiscal, il est nécessaire d’archiver toutes les données comme
avec la comptabilité manuelle. La menace du contrôle fiscal implique, de la part de l’entreprise,
une préparation rigoureuse.
1
Partie double : a pour principe l’inscription d’un montant dans un compte et implique la mention du même montant
dans un autre compte. L’un des comptes doit être débité et l’autre crédité de manière à établir une contrepartie.
Enfin l’informatique est, aujourd’hui un outil fiable mais il subsiste de temps en temps des
erreurs, des « bugs » informatiques qui peuvent paralysés le traitement comptable.
c) Les différents outils mis à disposition
Pour informatiser sa comptabilité, l’entreprise a la possibilité de choisir un logiciel
spécialisé dans la comptabilité ou bien un Progiciel de Gestion Intégrée. Un PGI est un logiciel qui
intègre tous les systèmes informatisés pouvant intervenir dans une entreprise. On y retrouve la
facturation, la GPAO (Gestion de la Production Assistée par Ordinateur), la comptabilité, etc.
Le choix entre le logiciel spécialisé et le logiciel intégré dépend des moyens d’une
entreprise et nécessite une restructuration de son organisation. En effet, un PGI est très coûteux et
nécessite de la part des salariés, un travail en étroite collaboration.
L’entreprise X a étudié ces deux solutions. Au regard de ses moyens et de l’organisation
actuelle de l’entreprise, l’entreprise a opté pour la solution d’un logiciel de comptabilité.
II. Les raisons du changement
a) La cause du changement
L’entreprise X a décidé de changer de logiciel de comptabilité. En effet, l’ancienne version
du logiciel devenait vieillissante et la maintenance en cas de problème technique n’était plus
assurée à compter du 31 décembre 2008. Il était donc nécessaire d’entamer une procédure de
changement de logiciel de comptabilité.
b) Les avantages et inconvénients du changement
Changer de logiciel de comptabilité permet avant tout d’améliorer les fonctionnalités d’un
système comptable. En effet, le nouveau logiciel de comptabilité de l’entreprise X est plus
performant et permet l’automatisation de plus de saisies comptables. Il a un aspect fiscal très
important car il est possible de paramétrer la TVA.
Le nouveau logiciel offre des avantages incontestables à son utilisateur comme plus de
fonctionnalités et plus d’autonomie.
Le changement de logiciel comptable repose sur une longue réflexion. En effet, ce
changement entraîne des inconvénients à ne pas négliger. Tout d’abord, changer de logiciel de
comptabilité suppose un investissement important. De plus, les données contenues dans l’ancien
logiciel doivent être transférées sur le nouveau afin de répondre aux principes comptables
fondamentaux comme la continuité des exercices.
Pour changer de logiciel de comptabilité, l’entreprise X a dû réaliser une étude pour
analyser les avantages et les inconvénients du changement de logiciel de façon à ne pas avoir de
coûts supplémentaires.
III. La procédure mise en place
Une fois que l’entreprise X ait étudié ses besoins, elle a fait appel à un prestataire pour
gérer l’ensemble du projet concernant le nouveau logiciel. Ce prestataire a pris en charge le besoin
de l’entreprise ainsi il a permis de réaliser toutes les tâches dépendantes de ce besoin.
L’entreprise avait le choix et pouvait décider de répartir les tâches entre différents
prestataires comme par exemple l’achat du logiciel et son installation pouvaient être réalisés par un
fournisseur et la formation effectuée par un organisme spécialisé.
Choisir un unique prestataire pour l’ensemble des tâches permet une meilleure organisation.
En effet, le prestataire choisi par X met en œuvre le projet de changer de logiciel de comptabilité,
assure l’installation du logiciel, la migration des données, la formation du personnel et l’assistance
nécessaire.
Conclusion du chapitre :
L’informatisation de la comptabilité demande une grande rigueur en ce qui concerne
principalement le changement d’un logiciel comptable. J’ai observé cette rigueur et l’organisation
qui en découle tout au long de mon stage à travers des étapes de projet minutieusement suivies.
Chapitre 2 : Les étapes importantes du changement de logiciel comptable
Le changement de logiciel comptable est considéré comme un projet informatique de
grande envergure. En effet, un projet informatique demande une organisation structurée et efficace.
C’est pourquoi, il faut respecter les étapes de gestion de projet minutieusement afin d’éviter toutes
difficultés causées par un projet mal cadré.
I. L’initialisation du projet
a) L’analyse du besoin de l’entreprise
Pour analyser ses besoins, l’entreprise a réalisé un cahier des charges. Il comprend les
raisons de la demande, la description des fonctionnalités attendues, les services et salariés
concernés et les contraintes techniques, humaines et organisationnelles.
Les raisons de la demande peuvent être multiples. En effet, la demande peut être due à un
développement de l’entreprise, à l’obsolescence des outils utilisés ou bien à la création d’une
nouvelle activité. L’entreprise X était contrainte à ce changement à cause de la maintenance de
l’ancien logiciel qui prenait fin en décembre 2008. Il était donc nécessaire de faire évoluer le
logiciel actuel.
Dans le cahier des charges sont aussi mentionnées les fonctionnalités que l’entreprise attend
du nouveau système comptable mais l’entreprise X n’avait pas d’attente particulière. En effet, sa
seule demande était l’évolution du logiciel de comptabilité actuel dont les fonctionnalités étaient
déjà bien développées.
Les contraintes techniques, humaines et organisationnelles, influençant les plannings,
doivent être communiquées. Pour l’entreprise X, les contraintes humaines correspondaient aux
congés et aux journées de non présence à l’entreprise.
Les contraintes techniques concernent plus particulièrement le groupe. En effet, il impose
des règles particulières de sécurité dont il est indispensable de soumettre le prestataire s’occupant
du projet.
Les contraintes organisationnelles sont associées à des contraintes dites « Métier » comme
le Reporting1 par exemple.
b) La détermination de la solution en adéquation avec les besoins
Cette étape est une étape de recherches. En effet, pour trouver le logiciel qui convient le
mieux aux attentes de l’entreprise, il est nécessaire d’effectuer des recherches approfondies.
L’entreprise X a fait appel au prestataire s’occupant du projet et ce dernier a pris en charge
cette recherche.
Cette solution est ensuite communiquée au personnel concerné sous forme de réunions.
1
Reporting : C’est un outil qui permet de présenter périodiquement un ensemble de données comme par exemple le
chiffre d’affaires, à un centre décisionnel de l’entreprise.
II. Le lancement du projet
Le lancement du projet permet de définir parfaitement les moyens, l’organisation et le
planning du projet avant de commencer sa réalisation.
a) L’organisation du projet
L’organisation d’un projet revient à coordonner l’ensemble des éléments nécessaires au bon
déroulement du projet. Un projet est organisé lorsqu’il peut gérer différents éléments imprévus
comme :
- Les incidents qui se caractérisent par des aléas survenant lors du déroulement du projet. Ils
doivent être gérés à temps en entreprenant les actions nécessaires afin d’y remédier de manière
durable.
- Les modifications : une modification ne peut être ignorée mais sa prise en compte doit être
particulièrement contrôlée afin de ne pas déstabiliser l’organisation globale du projet.
- Les risques se caractérisent par la perception d’un danger qui peut mettre en péril le bon
déroulement du projet. Les risques majeurs doivent être identifiés au plus tôt afin d’avoir le temps
de prendre les mesures permettant de les réduire voire de les éliminer.
- Les litiges : il peut exister des litiges entre le prestataire et l’entreprise X. En effet, une
contestation concernant le contrat ou l’exécution de ce dernier peut être évitée grâce à un projet
bien cadré.
- La confidentialité : le prestataire se doit de respecter la confidentialité de certaines
informations auxquelles il aurait accès. Cet engagement vaut pour les informations détenues dans
l’éventuel contrat ainsi que son exécution.
b) Planification du projet
Le planning permet d’avoir une vue synthétique du déroulement du projet dans le temps, et
en particulier des jalons1 qui le composent.
Dans un souci d’efficacité, il vaut mieux établir des plannings pour répartir dans le temps
les différentes étapes et actions à mener. Nous pouvons voir dans l’annexe 2, le planning dans
l’entreprise X concernant le changement de logiciel de comptabilité.
c) La communication sur le projet
L’organisation de réunions fréquentes durant l’étape de mise en œuvre est importante afin
de prendre des décisions sur les points abordés, d’étudier le planning du projet et de communiquer
les informations auprès du personnel concerné.
1
Jalon : Dans le cadre du planning, les jalons limitent le début et la fin de chaque phase et permettent de faire le point
sur le projet et d’engager la phase suivante.
III. La mise en place du projet
a) La formation du personnel
Le personnel est la clé d’une bonne utilisation du logiciel de comptabilité. Mieux il sera
formé, plus il sera efficace car il saura utiliser le logiciel à bon escient.
Une bonne formation est donc essentielle et fournit l’information, la pratique et la
participation nécessaires pour tirer le meilleur parti du logiciel. Elle a pour but d’appréhender les
nouvelles fonctionnalités du logiciel, de maîtriser les différents paramétrages possibles et
d’acquérir une bonne connaissance des possibilités du logiciel.
Le personnel de l’entreprise X utilisant le logiciel a suivi une formation faite par le
prestataire qui a duré cinq à six jours. Une première formation concernait la prise en main du
nouveau logiciel sur une base test. Les autres formations étaient personnalisées en fonction des
postes de chacun. La formation s’est déroulée sur le site mais concernait aussi les deux comptables
de l’autre établissement qui se sont déplacés sur le site pour suivre ces formations.
b) L’installation du logiciel
L’installation du logiciel comptable s’est faite par le prestataire. En effet, cela fait parti du
contrat d’achat du logiciel.
Cette opération consiste en la mise à disposition du nouveau logiciel aux utilisateurs. Elle
dure une journée et est complétée par la migration des données.
c) Reprise d’existants : migration des données
La migration des données permet de garder les historiques et de renseigner manuellement le
moins possible le nouveau logiciel. Par exemple, au début d’un nouvel exercice, le système
comptable dégage des A-nouveaux1, ces derniers peuvent être transférer automatiquement dans le
nouveau logiciel grâce à la migration des données.
Cette manipulation nécessite des connaissances importantes en informatique et en
manipulation de fichiers, elle est donc faite par le prestataire. La migration des données s’est faite
en deux journées
1
A nouveau : Tous les comptes de charges et de produits (classe 6 et 7) sont soldés à chaque fin d’exercice sauf les
comptes de bilan (classes de 1 à 5). Les soldes de ces comptes en fin d’exercice sont reportés dans l’exercice suivant
sous l’appellation des a nouveaux.
IV. Les outils post-projet
a) L’accompagnement au démarrage
L’accompagnement au démarrage est prévu pour aider les utilisateurs dans l’utilisation du
nouveau logiciel. Il est important qu’un nouveau système soit accepté par l’ensemble des
utilisateurs et c’est pour cela que l’installateur reste une journée de plus dans l’entreprise pour
assister les utilisateurs le premier jour d’utilisation. Cela est prévu dans le contrat conclu avec le
prestataire.
b) L’assistance
L’assistance permet le dépannage ou l’aide à distance ou non en cas de problème avec le
logiciel en lui-même ou son utilisation. Elle est conditionnée par un contrat d’assistance prévu au
départ du projet avec le prestataire. Ce contrat précise les conditions d’assistance et les
bénéficiaires.
Conclusion du chapitre :
Les différentes étapes du projet de changement de logiciel sont importantes et à ne pas
négliger. Si le projet est bien cadré et organisé, les étapes du projet sont facilement respectées. En
revanche, si le projet est désordonné, les risques, les délais, les modifications, les incidents et les
litiges deviennent ingérables et le projet devient complexe à réaliser.
Dans l’entreprise X, j’ai assisté à l’étape de la migration des données. J’ai constaté que la
gestion de projet est très complexe. En effet, j’ai rencontré plusieurs difficultés dans la mission qui
m’était confiée et que j’expose dans le troisième chapitre de ce rapport.
Chapitre 3 : Mon action dans l’entreprise au sujet du changement de logiciel
Quand je suis arrivée dans l’entreprise, le projet de changement de logiciel était commencé
depuis mi-décembre 2007. En effet, les études, l’installation du logiciel, la formation du personnel
concerné étaient déjà effectuées. Seule, la migration des données était en cours. J’ai donc aidé
l’entreprise dans la migration des données de l’ancien logiciel au nouveau.
L’entreprise X m’a confié une mission concernant les nouvelles fonctionnalités en matière
de TVA. Je vais donc d’abord présenter l’évolution des fonctionnalités, le travail effectué puis les
difficultés rencontrées sur ce travail et les solutions adoptées. Enfin, j’en tirerai mes conclusions
personnelles.
I. L’évolution des fonctionnalités concernant la TVA
Pour mieux connaître le nouveau logiciel de comptabilité et pour travailler efficacement
dessus, j’ai dû établir les évolutions entre l’ancien logiciel et le nouveau. Cela m’a permis de
mieux comprendre son fonctionnement et l’intérêt de ma mission.
a) Les fonctionnalités de l’ancien logiciel
Dans l’ancien logiciel de comptabilité, les fonctions concernant la TVA étaient toutes
manuelles. En effet, aucun contrôle n’était effectué, aucune déclaration ne pouvait être établie à
partir du logiciel même. Des renseignements indispensables comme l’assujettissement1 de
l’entreprise ou des tiers n’étaient pas disponibles et ainsi le logiciel ne contrôlait pas les erreurs.
L’ancien logiciel ne permettait donc pas d’automatiser les fonctionnalités relatives à la
TVA et faisait donc perdre du temps aux utilisateurs.
Dans un souci d’efficacité, les fonctionnalités de TVA devaient être automatisées.
b) Les fonctionnalités du nouveau logiciel
Tout d’abord, le nouveau logiciel permet de paramétrer les profils de la TVA. Cela permet
de distinguer la TVA par régime, par type (déductible, collectée) et par taux. Le logiciel permet
aussi de renseigner l’assujettissement des tiers.
De plus, le logiciel permet de contrôler la TVA saisie par l’utilisateur en fonction du profil
de TVA et d’établir un écart ou non.
En fonction des écritures saisies, il est possible d’établir un Etat préparatoire à la
déclaration de TVA. Sur cet Etat, nous retrouvons la TVA collectée, la TVA déductible et tout cela
en tenant compte de l’assujettissement. Par exemple, si l’achat est intracommunautaire, la TVA
déductible est calculée en fonction du profil de TVA puis l’écriture de TVA déductible est
comptabilisée suivant les règles comptables et fiscales.
1
Assujettissement : c’est la redevabilité d’un impôt, comme la TVA, auprès de l’Etat.
II. Le travail effectué
a) Le travail effectué
La mission que l’on m’a confiée consistait à paramétrer les profils des fournisseurs
concernant la TVA. En effet, le nouveau logiciel offre des paramètres concernant la TVA que
l’ancien logiciel n’offrait pas. Par conséquent, le paramétrage était nécessaire pour profiter au
maximum des fonctionnalités de la TVA.
Les fournisseurs des deux établissements étaient à paramétrer. Cela représente environ
1 300 fournisseurs.
Ma mission s’est donc articulée en trois actions : le renseignement des adresses des
fournisseurs, le paramétrage des assujettissements des fournisseurs et enfin la vérification du
régime de TVA.
Le renseignement des adresses des fournisseurs
Pour chaque fournisseur, je devais renseigner l’adresse et plus particulièrement le pays dans
lequel l’entreprise est localisée. En effet, la détermination du pays est importante en matière de
TVA. En fonction de ce dernier, l’entreprise détermine l’assujettissement du fournisseur en
question.
Le paramétrage des assujettissements des fournisseurs
Le nouveau logiciel de comptabilité dont l’entreprise X dispose, permet de renseigner
l’assujettissement des tiers. Il existe quatre types d’assujettissement : « taxable », « non taxable »,
« intracommunautaire » et « export ».
L’assujettissement « Taxable » signifie que le fournisseur est localisé en France. La TVA
s’impose donc au taux normal.
La mention « Non Taxable » signifie que l’entreprise X n’est pas soumise à la TVA
concernant ce fournisseur. Cela est dû à la création d’une franchise avec ces fournisseurs.
L’assujettissement « intracommunautaire » concerne les fournisseurs issus des pays de
l’Union Européenne. La TVA est donc soumise à des règles fiscales et comptables particulières.
L’assujettissement « export » dépend d’un pays hors Union Européenne. L’assujettissement
de la TVA est soumise, dans ce cas aussi, à des règles fiscales et comptables particulières.
La vérification du régime de TVA
Le régime de TVA correspond à l’exigibilité de la TVA. En effet, la TVA peut être exigible
à l’encaissement (régime général) ou à la facturation (régime sur les débits). Le logiciel indiquant
par défaut un régime général, je devais donc vérifier que chaque profil des fournisseurs présentait
ce type de régime.
b) Les difficultés rencontrées et les solutions adoptées
La première difficulté que j’ai rencontrée concerne l’informatique. En effet, l’accès au
nouveau logiciel peut se faire de deux manières différentes soit par l’installation du logiciel sur la
machine soit par le serveur web. Sur mon poste informatique, je n’avais accès au logiciel que par le
serveur web mais la connexion au serveur était parfois impossible.
Par conséquent, quand ce problème se manifestait, je ne pouvais pas paramétrer les profils
des fournisseurs.
La seconde difficulté que j’ai rencontrée concerne la dénomination des fournisseurs. En
effet, pour paramétrer les profils, j’avais besoin des caractéristiques des fournisseurs à savoir leur
dénomination ainsi que leurs adresses. Or ces caractéristiques étaient stockées dans l’ancien
logiciel et les dénominations n’ont pas pu être remises à jour quand il y avait des changements. De
ce fait, la dénomination du fournisseur sur le nouveau logiciel ne correspondait pas toujours à la
dénomination sur l’ancien.
Je devais donc me référer aux comptables ou aux documents me permettant d’associer les
dénominations à un seul fournisseur.
La dernière difficulté que j’ai rencontrée concerne la suppression de comptes fournisseurs.
En effet, la migration des données permet aussi de faire « le nettoyage » de la comptabilité.
Certains fournisseurs ne font plus affaires avec l’entreprise X. De ce fait, le service comptabilité a
décidé de ne pas les rajouter au nouveau logiciel. Or, certains comptes fournisseurs se sont tout de
même insérés dans la comptabilité du nouveau logiciel.
Je devais donc les isoler pour permettre au prestataire de les supprimer en temps voulu.
III. Les conclusions du travail effectué
J’ai consacré environ trente heures à cette mission qui a conduit à l’élaboration de mon
rapport de stage car tout au long de ce dernier, le service comptabilité était concentré sur le
changement de logiciel. J’ai ainsi pu participer à la migration des données en apportant ma
contribution.
Pour réaliser cette mission, j’ai utilisé les connaissances que j’ai acquises durant ma
formation et principalement celles de fiscalité. Ce travail m’a permis de m’adapter aux contraintes
de gestion de projet et d’améliorer mes connaissances dans ce domaine.
Cette mission a été pour moi très enrichissante sur tous les points. De plus, j’ai apprécié la
confiance que le service comptabilité m’a accordée.
Conclusion
Un changement informatique est un projet de grande envergure qui demande une
organisation très rigoureuse. En effet, l’intégration d’un nouveau logiciel doit se faire
progressivement et de façon ordonnée.
Pour mener à bien un projet de cette taille, il faut suivre un certain nombre d’étapes
permettant de faire face aux contraintes prévues ou imprévues.
J’ai observé cette rigueur et cette organisation dans l’entreprise X lors du changement de
logiciel comptable. La mission qui m’a été confiée m’a permis de comprendre l’intérêt de cette
organisation et le fait de tenir compte de toutes les contraintes. En effet, les entreprises ont besoin
d’être efficaces à tout niveau pour améliorer leur compétitivité ou la stabiliser. Un projet mal
organisé et mal cadré peut entraîner de lourdes conséquences pour une entreprise comme
l’entreprise X.
Pour remédier à ces difficultés, il est important d’insister sur la planification du projet et la
détermination des contraintes. En effet, la stabilité d’un projet repose sur ces deux étapes. Plus le
planning et les contraintes seront précis, plus le déroulement du projet sera conforme aux
prévisions.
Le stage m’a permis d’améliorer mes connaissances en comptabilité, en gestion de projet et
en fiscalité. En effet, le travail qui m’a été confié tout au long de ce stage, m’a permis de mettre en
pratique ma théorie comptable et fiscale. L’étude du changement de logiciel comptable a
développé mes capacités à gérer et mener à bien un projet.
Ce stage a été pour moi très intéressant à tout niveau. Il m’a permis de connaître la vie en
entreprise et de conforter mon projet professionnel à savoir devenir responsable comptable et
financier dans une petite et moyenne entreprise.
Bibliographie
Contrat avec le prestataire de l’entreprise X
Direction générale des impôts, 13-L-1-06 Contrôle des comptabilités informatisées, N°12,
24 janvier 2006.
Morley Chantal, Gestion d’un projet système d’information, Edition Masson, 1996.
Aïm Roger, La gestion de projet, Edition Gualino, 2007.
http://www.cfo-news.com/Reussir-le-changement-de-son-systeme-comptable-et-financier_a3155.html
http://fr.wikipedia.org/wiki/Accueil
La mise à niveau des logiciels de comptabilité
http://www.cga-canada.org/fr-ca/AboutCGACanada/CGAMagazine/2003/JanFeb/Pages/ca_2003_01-02_ft2.aspx
L’organisation de la comptabilité dans l’entreprise
http://corinne.zambotto.free.fr/
Annexes
Annexe 1 : Règlementation en matière d’informatisation de la comptabilité
Annexe 2 : Planning du projet de changement de logiciel
Annexe 3 : Compte-rendu de l'entretien avec Monsieur Christophe H
Annexe 1 : Règlementation en matière d’informatisation comptable
Je vais présenter dans cette annexe les principaux articles du Plan Comptable Général ainsi
que du Livre des Procédures Fiscales concernant l’informatisation comptable et son contrôle.
Cette annexe a pour but d’expliciter le fait que l’informatisation de la comptabilité est très
réglementée et aussi bien contrôlée que la comptabilité manuelle mais avec quelques exigences
supplémentaires.
Réglementation en matière d’informatisation de la comptabilité
Règlement CRC n° 99-03 du 29 avril 1999 homologué par arrêté ministériel du 22 juin 1999 et
publié au JO du 21 septembre 1999 relatif à la réécriture du Plan Comptable Général.
410-4. - L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la documentation
relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements, en vue, notamment, de procéder aux tests
nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures. […]
420-1. - Les écritures sont passées selon le système dit " en partie double ". Dans ce système, tout mouvement ou
variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté
au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.
420-5. - Le caractère définitif des enregistrements du livre-journal et du livre d'inventaire est assuré :
I. - pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, par une procédure de validation, qui interdit toute
modification ou suppression de l'enregistrement,
II. - pour les autres comptabilités, par l'absence de tout blanc ou altération.
420-6. - Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise
en œuvre au plus tard avant l'expiration de la période suivante.
La procédure de clôture est appliquée au total des mouvements enregistrés conformément à l'article 420-4.
Pour les comptabilités informatisées lorsque la date de l'opération correspond à une période déjà figée par la clôture,
l'opération concernée est enregistrée à la date du premier jour de la période non encore clôturée, avec mention expresse
de sa date de survenance.
Réglementation en matière de contrôle de l’informatisation de la comptabilité
Article L. 13 du livre des procédures fiscales. – […] Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes
informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent
directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations
rendues obligatoires par le code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la
programmation et à l'exécution des traitements.
Article L. 102 B du livre des procédures fiscales. - I. Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent
s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un
délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à
laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Sans préjudice des dispositions du premier alinéa, lorsque les livres, registres, documents ou pièces mentionnés au
premier alinéa sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une
durée au moins égale au délai prévu au premier alinéa.[…]
II. Lorsqu'ils ne sont pas déjà visés au I, les informations, données ou traitements soumis au contrôle prévu au deuxième
alinéa de l'article L. 13 doivent être conservés sur support informatique jusqu'à l'expiration du délai prévu au premier
alinéa. La documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements doit être conservée
jusqu'à l'expiration de la troisième année suivant celle à laquelle elle se rapporte.
Annexe 2 : Planning du projet de changement de logiciel
Le planning du projet de changement de logiciel permet une meilleure organisation. En effet, il indique le déroulement du projet en
tenant compte des contraintes du personnel.
Annexe 3 : Compte-rendu d’entretien avec Monsieur Christophe H., responsable comptable
dans l’entreprise X
Tout d’abord, le changement de logiciel de comptabilité n’a pas été « choisi ». En effet,
l’entreprise X était contrainte à changer de logiciel de comptabilité car la maintenance de l’ancien
logiciel se terminait fin 2008 et ne proposait plus d’évolution. Le service comptabilité appréciait
l’ancien logiciel de par ses fonctions diverses et ses capacités de traitement comptable et de
Reporting.
Il n’y avait donc pas de fonctionnalités particulièrement attendues.
Le nouveau logiciel propose quand même des fonctionnalités intéressantes comme par
exemple le rapprochement bancaire automatique, la déclaration de TVA automatique, le
paramétrage de la DAS26, la génération de fichiers automatiques de paiement (lettre de change par
exemple).
Pour mener à bien ce projet, certaines contraintes ne sont pas à négliger. En effet, il y a des
contraintes humaines, techniques et organisationnelles.
Les contraintes humaines correspondent aux congés et aux journées de non présence à l’entreprise
par exemple le mercredi pour certains salariés.
Les contraintes techniques concernent plus particulièrement le groupe. En effet, il impose des
règles particulières. Ces règles pré-requises concernent principalement la sécurité. Le groupe est
très rigoureux sur la sécurité. Il est indispensable de soumettre le prestataire s’occupant du projet à
ces règles.
Les contraintes organisationnelles peuvent être associées à des contraintes dites « Métier ». En
effet, pendant le Reporting par exemple, il n’est pas possible d’effectuer des manipulations de
changement de logiciel sachant que l’utilisation du logiciel de comptabilité est indispensable.
Pour utiliser le mieux possible toutes les fonctionnalités du logiciel, le personnel utilisant le
logiciel a suivi une formation qui a duré cinq à six jours. Une première formation concernait la
première prise en main du nouveau logiciel sur une base test. Les autres formations étaient plus
personnalisées en fonction des postes de chacun. La formation s’est déroulée sur le site mais
concernait aussi les deux comptables de l’autre site.
Pour installer correctement le logiciel, le paramétrage du serveur est nécessaire, cela se fait
sur une journée. Une fois le serveur paramétré, les données de 2007 et 2008 sont récupérées en
deux jours. Et enfin, le prestataire assiste les salariés au premier démarrage du logiciel sur un jour.
Plusieurs difficultés ont été rencontrées. Ces difficultés concernent principalement des
problèmes informatiques. La première intégration devait avoir lieu en avril, mais à cause de
problèmes informatiques et de gestion de projet, elle a été repoussée à mai puis à juin. De plus,
l’accès au logiciel peut se faire de deux manières soit par l’installation du logiciel sur la machine
soit par le serveur web. Ce dernier devait être privilégié principalement à cause de l’âge des
machines sauf que la connexion à ce serveur est parfois impossible.
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DAS 2 : Déclaration par laquelle toute personne physique ou morale verse, dans l’exercice de sa profession, des
commissions, honoraires ou autres rémunérations.