Relance de l`avis de pré qualification d`Agences de voyages pour le

Programme des Nations Unies pour le développement
Avis de pré qualification d’Agences de voyages
pour le SNU en République Islamique de Mauritanie
N° AP/LTA/001/2013
(RELANCE)
I.
CONTEXTE
Dans le cadre de ses activités, le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) en
Mauritanie lance, pour le compte du Système des Nations Unies (SNU) en Mauritanie un avis de
pré qualification d’Agences de voyages.
Cet exercice a pour objet le renouvellement de l’accord à long terme (LTA) avec les Agences de
voyage. Il sera procédé à l’identification d’Agences de voyage potentiels, l’évaluation de leurs
capacités administratives et techniques et leur pré sélection aux fins de la participation au processus
compétitif qui débouchera sur le recrutement des trois (03) Agences de voyage.
A terme, l’avis de pré qualification aboutira à la signature d’un contrat sur la base d’un accord à
long terme (LTA) renouvelable annuellement sous réserve de performance satisfaisante. La durée
de la LTA est plafonnée à trois (03) ans.
L’avis est ouvert aux Agences de voyages opérant en République Islamique de Mauritanie,
justifiant d’ une expérience d’au moins trois (03) années.
Le PNUD invite par la présente les Agences de voyage remplissant les conditions requises à
déposer leur dossier dans le cadre du présent avis de pré qualification.
II-
TERMES DE REFERENCES
Les termes de référence du présent avis sont disponibles sur le site des Nations Unies :
www.un.mr rubrique Emploi/Appel d’offres
III-
DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU DOSSIER
Le dossier de pré qualification des Agences de voyage devra comprendre les documents suivants :
1/6
a. La copie de l’Inscription au Registre de Commerce
b. Une copie des statuts de la société / Agence de voyage
c. Une fiche de présentation de l’Agence de voyage indiquant les coordonnées exactes
de son siège social et les noms des membres de
l’équipe
dirigeante (joindre les prospectus, brochures, le plan indicatif de son
siège, et autres documents qui présentent les services de l’Agence de
voyage)
NB : Faire une brève description de l’organisation interne, des atouts de l’Agence de
voyage, les atouts dont elle dispose.
d. Une attestation de non faillite et de non poursuite (non contentieux) judiciaire
délivrée par le tribunal
e.
Liste des principaux clients de l’Agence de voyage au cours des 3 dernières années
(présenter les informations dans un tableau indiquant : le nom du client, le chiffre
d’affaire annuel, le nombre de billets émis)
f. Au moins trois (03) attestations de bonne fin d’exécution des meilleurs clients avec
lesquels l’Agence de voyage a signé des contrats au cours des 3 dernières années
g. La preuve de l’accréditation auprès de IATA (International Air Transport
Association).
h. La preuve que l’Agence de voyage est à jour vis-à-vis du fisc
i. La preuve que l’Agence de voyage est à jour vis-à-vis de la Sécurité sociale
j. Une copie de l’attestation financière prouvant que l’Agence de voyage dispose des
ressources financières pour faire face aux besoins du SNU (ou la preuve d’une ligne
de crédit suffisante pour honorer les factures des compagnies de voyage)
k. La preuve que l’Agence de voyage a mis en place une politique d’assurance qualité /
une démarche qualité, voire une politique environnementale au sein de l’entreprise.
Si l’Agence de voyage est certifiée ISO 9001 (norme qualité), veuillez en fournir la
preuve
l. Une copie du bilan certifié des 2 dernières années (2011, 2012).
m. La liste du personnel de l’Agence de voyage (joindre l’organigramme s’il existe)
n. Les CV des agents employés par l’Agence de voyage : notamment les CV des agents
qui seront mis à disposition du SNU dans le cadre de l’accord LTA.
NB : La non fourniture des pièces suivantes est éliminatoire : a, c, d,g
II.
DEMANDE DE CLARIFICATION
Toute demande de clarification sur cet avis de pré qualification doit être adressée à:
[email protected] avant la date de soumission des dossiers. Le PNUD fera en sorte à
répondre à toutes les demandes de clarification dans les meilleurs délais, et ce, avant la date de
soumission des dossiers.
2/6
III-
ADRESSE DE SOUMISSION
Les dossiers de soumission devront être envoyés à l’adresse indiquée ci-dessous au plus tard le
15 Septembre 2013 à 16H. Les offres sont recevables à la réception du PNUD les jours
ouvrables de 15h à 16h.
A l’attention de:
Madame la Coordonnatrice Résidente du PNUD
Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD)
B.P. 620 Nouakchott – Mauritanie Tel : (222) 4525 2409 – Fax : (222) 4525 2616
Avec la mention : « Avis N° AP/LTA/001/2013 : Soumission pour pré qualification
d’agences de voyage pour le SNU en Mauritanie »
« A n’ouvrir qu’en séance »
Ou par e-mail : [email protected] (copie PDF)
Tout dossier reçus après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse sera
rejeté.
IV- FORMULAIRE DE PRE QUALIFICATION / CRITERES D’EVALUATION
A titre d’information, les dossiers de pré qualification seront évalués sur la base des critères
suivants :
N°
Critères
Note plafond Fournisseur/P
restataire
I
Structure et organisation de la société/
Agence de voyage
1.1 L’organisation et la réputation générale de la
société reflètent-elles des compétences et de
la fiabilité ?
1. Profil général de l’organisation
2. Ancienneté de la société en Mauritanie
(3 ans minimum)
3. Implantation géographique nationale ?
En dehors de la Mauritanie ?
1.2 L’Agence de voyage est-elle en règle vis-àvis de l’Administration en général ? (pièces
administratives)
- Registre du commerce
- Agrément IATA
- Attestation fiscale
- Attestation sécurité sociale
- Autres documents
15
A
B
C
D
E
05
05
3/6
1.3 Procédures d’assurance qualité et politique
environnementale
04
1.4 Antécédents en matière d’arbitrage et de
contentieux judiciaire
01
II Savoir-faire et expérience
2.1 L’Agence de voyage a-t-elle un accord /
une entente privilégiée avec les Agence de
voyage ? (quel est son réseau commercial ?)
22
Les connaissances, l’expérience et la taille
du fournisseur sont-elles adaptées au projet ?
40
6
6
2.3 Des projets similaires ont-ils été réalisés
pour les principales organisations de l’ONU
/ gouvernementales ?
(- apprécier les attestations de bonne fin
d’exécution)
02 pt par attestation
8
2.4 Le soumissionnaire connaît-il bien la
réglementation, les questions de billetterie ?
 Tarification ? (meilleur tarif négociés
avec les compagnies, garantir les
tarifs jusqu’à l’émission du billet,
remboursement de trop perçu en cas
de surfacturation, délai de
remboursement, etc).
8
2.5

Flexibilité à accorder des remises et
ristournes sur la vente d’une période
Disposition à offrir des sur
classements et traitement VIP au
personnel du SNU
5
2.6 Quels sont les autres services offerts par le
soumissionnaire ?
- Accueil, transport
- Reservation d’hotels
- Suivi des réclamations pour perte de
bagages
- Permanence d’agent aux heures non
ouvrables, les weekends, etc.
2.7 Le soumissionnaire a-t-il une couverture,
régionale ? mondiale ?
4

3
4/6
III Capacité financière
3.1 Le fournisseur est-il financièrement capable
de respecter ses engagements contractuels ?
3.2 Quel est le chiffre d’affaires réalisé à
l’exportation ?
IV Ressources
4.1 Qualifications générales (capacité de
gestion) :
4.2 Adéquation du personnel au projet :
a) Expérience compagnie aérienne
b) Formation professionnelle
c) Expérience professionnelle dans le
domaine de gestion de voyage
4.3 Compétences linguistiques
a) Français
b) Anglais
c) Arabe
TOTAL
10
6
4
10
15
10
100
V- VISITE DE TERRAIN
Le SNU organisera une visite des Agences de voyage ayant obtenu une note minimale de 70 points
dans le cadre de la finalisation de l’exercice d’évaluation des dossiers de pré qualification reçus.
Ces entités seront informées au moins 24 heures avant le jour de la visite. L’objet de cette visite
sera de corroborer certaines des informations fournies par le soumissionnaire dans les documents de
pré qualification.
VI- ETAPES DE QUALIFICATION
Seules les Agences de voyages ayant été pré qualifiées au terme du présent exercice seront
considérées dans la suite du processus. Elles seront invitées à soumettre une offre financière.
Une demande de prix sera envoyée uniquement aux seules entreprises pré qualifiées. Cette demande
de prix couvrira des destinations et services bien déterminés. Il sera demandé aux entreprises de
donner la structure détaillée de chacun de leur prix, et les périodes respectives pendant lesquels ces
prix peuvent être garantis. L’évaluation de ces offres de prix résultera en la sélection de trois
Agences de voyages avec lesquelles les Accords à Long Terme.
VII-
ACCORD A LONG TERME
5/6
Le PNUD signera un Accord à Long Terme (LTA) avec l’Agence de Voyage ayant globalement
présenté la proposition au plan administratif, technique et financier. L’accord sera initialement signé
pour un an renouvelable pour une autre année sous réserve de performance satisfaisante du
prestataire. Le délai de la LTA sera plafonné à 3 ans
Nouakchott, le 01 Septembre 2013
La Représentante Résidente Adjointe / Opérations
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