Comment répondre à une demande de groupe

Comment répondre à une demande de groupe ?
Quels outils sont à votre disposition ?
Que faire quand vous recevez une demande de groupe ?
Pour répondre de manière efficace à une demande de groupe, il est important dans un premier temps de bien cerner
la demande de votre interlocuteur. Plusieurs éléments sont nécessaires pour établir une cotation, parmi lesquels :
- Nombre de personnes au total : (ex : 20 personnes / senior)
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Durée du séjour (ex : le fait d’arriver le lundi fin de journée et de repartir mercredi matin revient à dire que le
groupe souhaite une formule sur 3 jours / 2 nuits)
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Dates (précisez si la période est déjà définie ou s’il s’agit juste d’une demande d’info).
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Type de demande (ex : détaillez ici le contenu de cette demande ou du programme souhaité, des visites et
s’il s’agit ou non d’un voyage avec guide/accompagnateur).
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Restauration (précisez s’il s’agit d’une pension complète ou ½ pension, quel type de gastronomie est
recherché ?)
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Hébergement (détaillez le nombre de chambres souhaitées, s’il s’agit des chambres « single » ou
« double » et leur niveau de qualification : 2, 3, 4 étoiles)
Une fois que vous avez ces éléments, plusieurs possibilités vous sont offertes, soit :
- 1°) Vous bénéficiez d’une immatriculation auprès d’Atout France pour commercialiser un produit et
vous proposez vous-même une cotation globale pour ce client;
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2°) Vous ne bénéficiez pas d’une immatriculation auprès d’Atout France mais vous avez un accord
avec le Loisirs Accueil Gers, ainsi vous communiquez directement cette demande à Bernard CAUBET du
SLA qui est en charge des groupes
soit par email : [email protected]
soit par téléphone : 05 62 61 79 02
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3°) Vous ne bénéficiez pas d’une immatriculation et vous n’avez pas d’accord avec le Loisirs Accueil
Gers, ainsi vous communiquez directement cette demande à Richard RAMBOER du CDTL qui s’occupera
de transmettre cette dernière à un portefeuille d’une vingtaine de professionnels gersois qui ont une activité
de réceptif (hôteliers, Offices de Tourisme, filières de l’hébergement : Logis du Gers, Hôtellerie de plein air)
et la Centrale de Réservation,
soit par email : [email protected]
soit par téléphone : 05 62 05 95 95
Quels outils départementaux sont à votre disposition 7 jours/7 et 24h/24 pour
répondre à une demande de groupe ?
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L’e-Manuel de Ventes est un mini-site Internet dédié à l’offre touristique adaptée aux groupes.
Cet « annuaire » recense de manière non-exhaustive, les opérateurs gersois (hôtels, restaurants, campings,
activités de loisirs, lieux de visites et de dégustation, visites guidées, lieux de séminaire...) qui peuvent :
> accueillir des groupes de minimum 10 personnes,
> proposer des tarifs groupes avec parfois la gratuité pour le guide et le chauffeur,
> réaliser des séminaires, structurer des visites guidées etc...
> proposer des forfaits touristiques (ne concerne pas tous les professionnels) grâce à leur immatriculation
auprès d’Atout France.
Tous les professionnels gersois qui sont visibles dans l’e-Manuel de Ventes ont accepté de signer un Cahier
des Charges qui précise tous ces points ainsi qu’une Convention de partenariat annuelle avec le CDTL. Ce
partenariat est pris en charge directement par le CDTL et il est entièrement gratuit pour les professionnels.
Si vous êtes un professionnel du tourisme gersois et que vous souhaitez être référencé gratuitement
dans ce support dédié aux organisateurs de voyages en groupe, n’hésitez-pas à vous faire connaître
auprès de Richard RAMBOER, email : [email protected]
www.manueldeventes.tourisme-gers.com
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L’e-Brochure Groupes est un mini-site Internet dédié aux produits touristiques adaptés aux groupes.
Ce support a été réalisé afin de répondre aux attentes des groupes constitués (associations et C.E) mais
aussi des professionnels du voyage (Agences de voyages, Autocaristes, TO...) qui recherchent des produits
forfaitisés avec possibilité de commissionnement.
Vous trouverez dans ce site des offres proposées par plusieurs professionnels :
> des autocaristes qui ont développé une activité réceptive,
> des campings, des hôtels-restaurants, des offices de tourisme et un prestataire de loisirs,
> la centrale départementale de réservation – Loisirs Accueil Gers.
Tous ces professionnels bénéficient d’une immatriculation auprès d’Atout France de manière à pouvoir
vendre des séjours sous la forme de « forfaits touristiques ». Si vous voulez formaliser un partenariat gratuit
avec le CDTL sur ce support, vous devez avoir une immatriculation et vendre des produits valorisant l’offre
touristique gersoise.
Si vous êtes un professionnel du tourisme gersois et que vous souhaitez être référencé gratuitement
dans ce support dédié aux organisateurs de voyages en groupe, n’hésitez-pas à vous faire connaître
auprès de Richard RAMBOER, email : [email protected]
www.produitsgroupes.tourisme-gers.com
Pour tous renseignements complémentaires, voici la liste des principaux contacts par filière qui pourront répondre à
vos questions en matière d’hébergement et/ou répondre aux demandes d’accueil de groupes directement en fonction
des attentes du client :
COMITÉ DÉPARTEMENTAL DU TOURISME ET DES LOISIRS DU GERS
> Richard RAMBOER, Service Promotion, Relations avec les professionnels
au 05 62 05 95 95 – email : [email protected]
LOISIRS ACCUEIL GERS
> Bernard CAUBET, Service Groupes
au 05 62 61 79 02 – email : [email protected]
HÔTELLERIE UMIH32
> Anne-Marie DUCOQ, Directrice
au 05 62 05 05 38 – email : [email protected]
LOGIS DU GERS
> Audrey FIEVET, Animatrice
au 05 62 61 62 71 – email : [email protected]
HÔTELLERIE DE PLEIN AIR DU GERS
> Arnold BIL, Président
au 05 62 65 52 46 – email : [email protected]
GÎTES DE FRANCE DU GERS
> Stéphanie NÉDÉLEC, Directrice
au 05 62 61 79 00 – email : [email protected]
CLÉVACANCES GERS
> Etienne AURENSAN, Animateur
au 05 62 05 87 40 – email : [email protected]