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1 Secrétaire bureau d’ordre de la direction des
télécommunications
Référence : 3134-16-0941/SSR du 05 août 2016
Employeur : Office des postes et télécommunications
Corps /Domaine : contrôleur
Direction des télécommunications
Poste à pourvoir : immédiatement
Lieu de travail : Direction Générale de l’OPT, 2 rue Paul
Montchovet, 98841 NOUMEA CEDEX
Date de dépôt de l’offre : vendredi 05 août 2016
Date limite de candidature : vendredi 02 septembre 2016
Détails de l’offre :
Missions :
Assurer la fonction de secrétaire bureau d’ordre de la DT en collaboration avec le
chef de cellule.
Fonction du supérieur hiérarchique direct :
Chef du bureau budget, marchés, gestion
Place dans l’organigramme :
N – 4 (par rapport au directeur opérationnel)
Activités du poste :
Secrétariat- bureau d’ordre :
Dans le domaine de l’accueil :
-
Assurer l’accueil téléphonique, la première information et l’orientation
des appels vers les différentes organisations de la DT
Assurer l’accueil physique des visiteurs, entreprises sous-traitantes,
prestataires, fournisseurs, autorités, institutions, …
Dans le domaine du courrier :
-
Réceptionner le courrier Arrivée et déposer le courrier Départ
Enregistrer, ventiler, archiver (numériser / scanner) les courriers
Mettre en forme les courriers de la DT dans le respect de la charte
graphique de l’OPT
Organiser la circulation des bulletins officiels, circulaires et autres
documents officiels
Participer à des réunions en vue de la rédaction des comptes-rendus
Dans le domaine de la gestion du personnel :
-
Suivre et contrôler les positions du personnel avant transmission à la
DRH
Valider sous portail RH les demandes de congés exceptionnels et repos
compensateurs des agents de la Direction des Télécommunications
Préparer et suivre les plannings de formation
Editer et suivre les contrats d’embauche à durée déterminée
Aider, soutenir, accompagner les agents de la DT dans leurs démarches
avec les autres services de la direction
Dans le domaine du patrimoine et de la logistique :
-
Assurer l’approvisionnement en matériel bureautique
Assurer le suivi du parc de véhicules
Participer à l’organisation des missions hors territoire
Dans le domaine des achats :
Profil du candidat
Engager les lettres de commande
Rédiger les courriers d’attribution des marchés publics et conventions
Gérer l'exécution financière des lettres de commande
Assurer le suivi et le traitement des factures fournisseurs
Savoir / Connaissance/Diplôme exigé :
- Organisation et fonctionnement de l’OPT
- Comptabilité publique
- Gestion budgétaire et financière
- Logiciels de bureautiques (WORD, EXCEL, OUTLOOK), POST OFFICE,
ORACLE, ORACLE DISCOVERER et DOCUWARE
Savoir-faire :
- Organiser, gérer et tenir un secrétariat
- S’exprimer clairement
- Rédiger et mettre en forme les courriers dans le respect de la charte OPT
- Appliquer des procédures
- Prioriser les demandes en fonction de l’urgence
Comportement professionnel :
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Bon relationnel
- Sens de l’organisation
- Capacité à travailler en équipe
- Méthode et rigueur
- Initiative
- Discrétion
Les compétences suivies de * pourront être acquises à la suite de la prise de poste via un accompagnement et des formations
dispensées au sein de l’office
Contact et informations
complémentaires :
Mme Jacqueline TJARIM– Chef de cellule budget, marchés, gestion
Tél : 26 82 21 ; Mail : [email protected].
POUR RÉPONDRE À CETTE OFFRE
Les candidatures (CV détaillé, lettre de motivation, photocopie des diplômes, fiche de renseignements et demande de
changement de corps ou cadre d’emplois si nécessaire*) précisant la référence de l’offre doivent parvenir à la
direction des ressources humaines – service des ressources humaines – bureau recrutement mobilité par :
-
voie postale : direction générale – 2 rue Montchovet – Port Plaisance – 98841 NOUMEA CEDEX
dépôt physique : Immeuble Le Lys Rouge – 22 rue Gallieni
mail : [email protected]
fax : n°27.54.45
*La fiche de renseignements et la demande de changement de corps ou cadre d’emploi sont à télécharger directement
sur la page de garde des avis de vacances de poste sur le site de la DRHFPNC.
Toute candidature incomplète ne pourra être prise en considération.
Les candidatures de fonctionnaires doivent être transmises sous couvert de la voie hiérarchique