Archivage des dossiers des patients et résidents

HOPITAL DE SOULTZ
N° :S.PT.A.001.1
ARCHIVAGE DES DOSSIERS DES
PATIENTS ET RESIDENTS
SERVICES DESTINATAIRES
CLASSEUR 1:
ADMINISTRATION
CLASSEUR 2 :
SERVICE DE SOINS INFIRMIERS
CLASSEUR 3 :
QUALITE
Modification
Date :
Suppression
Date :
Date de création
Service émetteur
Nom: Cellule
27/07/2005
Approbateur
Nom :
A. HERRGOTT
Signature
Signature
Qualité
Signature
S.PT.A.001.1
Vérificateur
Nom : C.I.S
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Archivage des dossiers des patients et résidents
Il existe trois dossiers pour chaque patient ou résident : le dossier administratif, le dossier de
soins et le dossier médical.
I/ Le dossier administratif
Un dossier administratif est créé lors de chaque admission.
Le même dossier est utilisé en cas de réadmission.
Le dossier administratif est conservé au Secrétariat – Accueil aussi longtemps que la personne
concernée est hospitalisée ou hébergées dans l’établissement.
En cas de sortie ou de décès de la personne concernée, le dossier administratif est conservé au
Secrétariat – Accueil durant l’année civile. Au début de l’année suivante, les dossiers
administratifs des personnes sorties ou décédées sont archivés, par année de sortie et
alphabétiquement.
II/ Le dossier médical et de soins
Le dossier médical des personnes hébergées ou hospitalisées dans l’établissement est rangé :
- dans la salle de soins du service de soins de longue durée et en Maison de retraite,
- dans le bureau du médecin du service de soins de suites et de réadaptation.
Le dossier médical et le dossier de soins sont regroupés en un seul dossier
A la sortie de l’intéressé(e), le dossier est trié et archivé.
En Soins de Longue durée et en Maison de retraite, la partie « dossier de soins » des
personnes encore présentes dans le service est triée une fois par an, et ceci, afin d’alléger le
dossier et le rendre plus facilement exploitable par les soignants et les médecins.
Deux systèmes d’archivages se sont succédés
a) jusqu’en 1998.
Jusqu’à cette date, les dossiers sont archivés par année d’admission et de présence du
résident, et par numéro d’entrée.
b) depuis 1999.
Depuis cette date, les dossiers sont classés par année de sortie et alphabétiquement.
Les dossiers administratifs, de soins et médicaux des personnes sorties de l’établissement
sont archivés ensemble.
Les éventuelles pièces devenues inutiles dans les dossiers des patients encore présents,
sont classées séparément, alphabétiquement.
Les clichés radiographiques sont classés séparément, selon une numérotation faisant référence
au dossier de l’intéressé(e).
III/ Le dossier de soins informatique
Depuis 2002, les services soignants sont équipés de l’outil informatique pour les dossiers de
soins.
Les données informatiques sont conservées sur l’unité centrale d’afin que le dossier puisse
être réactivé en cas de besoins.
Des sauvegardes sont faites quotidiennement et conservées à l’administration.
S.PT.A.001.1
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FEUILLE D’EMARGEMENT
S.PT.A.001.1
Nom et Prénom
S.PT.A.001.1
Fonction
Signature
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