Procédure pour l`enregistrement de vos DUC

PROCEDURE POUR LES D.U.C
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Planning et validation
La déclaration de concours en période DUC
Concours à validation CRE (Concours Club, Amateur ou Pro),
L’inscription au calendrier est réalisée par la saisie des déclarations uniques de concours
(DUC) deux fois par an :
Du 1er octobre au 15 novembre pour les concours pour les concours se déroulant du 1er
janvier au 31 décembre de l’année suivante. Validation par les CRE du 16 au 30 novembre.
Période de rattrapage du 1er avril au 15 mai pour les concours non enregistrés du 1er
juillet au 31 décembre. Validation par les CRE du 16 au 31 mai.
Les CRE et la FFE ont la possibilité d'inscrire des concours au calendrier pour le compte des
organisateurs.
Particularités.
Lors des périodes d'enregistrement des DUC, les organisateurs peuvent consulter la liste des
concours inscrits et validés par la FFE (Championnats, Internationaux et PRO Elite) ainsi que
les concours inscrits par les autres organisateurs.
Cette liste des concours validés ou proposés au calendrier est actualisée en temps réel et
permet à chacun de connaître les intentions de tous.
Après validation du CRE
L'organisateur peut compléter son programme en précisant les informations de son concours
(détails des épreuves, juges, tarifs d'engagements ...). il doit le faire au plus tard 2 semaines
avant la clôture des engagements.
L'ouverture aux engagements Elle est automatique en ce sens qu'elle ne nécessite pas une
nouvelle validation du CRE ; seule une vérification technique est effectuée par le service
compétition.
La déclaration de concours hors période DUC .
En dehors des périodes d’enregistrement des DUC, un organisateur peut enregistrer un
nouveau concours uniquement entre le trentième et le vingtième jour calendaire précédant le
premier jour de ce nouveau concours.
Ils doivent donc être directement enregistrés avec l'ensemble des informations nécessaires à
l'ouverture des engagements (épreuves, juges, tarifs d'engagements, …etc).
Concours Amateur et ou Pro
Il vous suffit de vous authentifier en tant qu'organisateur sur le site www.ffe.com et de
cliquer sur Ajouter DUC tardive dans la rubrique Espace Perso.
Concours Club
Après vous être identifié avec vos codes Club dans l’espace FFE Club SIF (code postal + 2
chiffres et votre mot de passe) :
Colonne de gauche : cliquez sur « DUC / Evénements »
Cliquez sur « nouvel événement »
Renseignez les informations demandées
Validation Duc Tardive
Après avoir saisi votre DUC tardive, vous ne pouvez demander son ouverture qu'entre le 30e
et le 20e jour avant le 1er jour du concours.
Le CRE reçoit alors un mail, lui demandant de valider votre DUC.
Il dispose alors de 7 jours pour effectuer toute démarche. Au delà, le concours passe
directement à l'état "avant programme validé" et est ouvert aux engagements.
Exemple : Pour un concours du 21 janvier dont la date de clôture est le 16 janvier,
l'organisateur ne peut demander l'ouverture de son concours qu'à partir du 25 décembre.
Le CRE reçoit un mail et il a alors jusqu'au 2 janvier pour valider ou refuser la DUC. A partir
du 2 janvier, le concours passe automatiquement à l'état avant programme validé.
Modalités de validation.
La validation des épreuves est effectuée par les CRE ou la FFE sur chacun des systèmes
Épreuves Amateur et Pro : www.ffecompet.com à partir d'une liste de concours à valider.
Épreuves Club : www.ffeclub SIF
Il leur est possible d'intervenir sur le concours pour modifier les informations enregistrées par
les organisateurs.
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Comment déclarer sa DUC ?
Compétitions Amateur ou Pro
L'écran d'ajout de concours est accessible à l'organisateur
après authentification ,
cliquer sur Mes concours
puis sur Proposer un concours
L'écran suivant apparaît :
Cochez la case DUC fédérale et/ou Elevage, indiquez les dates de votre concours puis cliquez
sur Suivant.
L'écran de saisie de la DUC apparaît :
Une saisie simplifiée
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Pour répondre aux remarques de nos utilisateurs, nous avons amélioré la déclaration des
concours en la rendant plus simple et plus rapide.
Un système plus simple les DUC Amateur, Pro et Elevage sont déclarées
sur www.ffe.com onglet FFEcompet
le concours peut comporter des épreuves Amateur, Pro et Elevage. Il n'est donc plus
nécessaire de créer un concours par division.
le concours et les épreuves sont déclarés sur la même page en quelques clics.
les épreuves peuvent être filtrées par division (Pro, Amateur, Elevage), par indice (Elite, 1,...)
et par type (GP, Vitesse...)
vous pouvez revenir à un concours déclaré pour le modifier totalement
Une procédure plus rapide de nombreuses informations sur les lieux du concours sont
réunies dans un espace dédié (Mes lieux )
le nombre d'informations obligatoires a été réduit.
Ajouter un concours
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Le nombre d'informations à saisir est réduit :
Une désignation, La désignation du concours doit comprendre le nom de la ville la plus
proche en majuscules (par exemple : "VICHUME"). Lorsque plusieurs concours se déroulent
au même endroit, vous pouvez les numéroter (par exemple : "VICHUME I, VICHUME II").
Lorsque le concours fait partie d'un circuit, celui ci doit être indiqué (par exemple :
"VICHUME TOURNEE DES AS").
Les dates de début et fin du concours
Le lieu du concours : ce lieu correspond à une carte qui par défaut représente l'adresse de
l'organisateur. vous pouvez en cliquant sur le bouton Gérer mes lieux de concours accéder à
l'écran "Mes Lieux". Vous pouvez ainsi préciser la localisation de votre concours et ajouter
des informations sur les itinéraires et hébergements à proximité.
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Vous pouvez aussi créer de nouveaux lieux si vous organisez des concours dans différents
endroits.
Attention : en cliquant sur le bouton Gérer mes lieux de concours vous sortez de la saisie de
votre concours et vous perdez donc la saisie en cours.
Ci-dessous une capture d'écran de la zone concours.
Choisir la discipline et la division (ou le circuit)
Choix de la discipline :
A un concours correspond une discipline. Pour pouvoir changer la discipline d'un concours,
il faut supprimer toutes les épreuves de ce concours ou commencer la saisie d'un nouveau
concours.
Choix de division ou du circuit :
Vous pouvez choisir les divisions que vous désirez organiser dans votre concours (Amateur,
Pro & Elevage).
Vous pouvez de plus choisir des circuits (Tournée des As, Circuit Major...).
Les divisions et les circuits peuvent être cumulés. Vous pouvez ainsi déclarer un concours
Amateur + Pro + Elevage + Tournée des As.
Avec ce bouton, vous pouvez déclarer le concours sans
préciser les épreuves de la division ou du circuit
sélectionné.
Les cavaliers auront donc comme information dans
"Recherche concours" que vous organisez un Amateur
et/ou un Pro.
Nous vous conseillons donc de renseigner au mieux vos
épreuves afin d'aider les cavaliers dans la préparation de
leur saison.
Attention :
vous devez renseigner toutes les épreuves d'Elevage que
vous organisez (pour en savoir plus : cliquer ici )
Choisir les épreuves
La déclaration des épreuves est facultative.
Nous conseillons cependant aux organisateurs de renseigner au mieux leurs épreuves afin
d'aider les cavaliers dans la préparation de leur saison.
Vous disposez d'une fonction de filtrage des épreuves qui vous permet d'affiner les épreuves à
choisir dans le menu "Epreuve.
Ci dessous des captures d'écran de la zone épreuve
Déclaration des championnats départementaux, régionaux et inter-Régionaux
Vous pouvez au moment de votre saisie déclarer votre intention d'organiser des championnats
(validation par les CRE).
Cette information est affichée devant l'épreuve : CD pour un Championnat Départemental,
CR pour un Championnat Régional et CI pour un Championnat Inter-régional
Ci dessous une capture d'écran d'un Championnat départemental
Valider la saisie du concours
Pour valider votre concours, cochez la case suivante :
Puis cliquez sur le bouton Déclarer le concours qui vous permet d'enregistrer votre concours.
Une fois votre concours saisi, vous pouvez le retrouver dans la liste de vos concours pour le
modifier.
D'autre part, vous pouvez consulter les saisies des autres organisateurs au travers de la
fonction " Consulter le calendrier ".
Compétition Club
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Se connecter sur FFE Club SIF
Dans « DUC / Évènements »
cliquez sur :
« nouvel événement », renseignez les informations demandées
puis « suite ».
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IMPORTANT
:
Pour le Président du concours, il faut indiquer son n° de licence.
Sélectionnez ensuite la discipline (puis « suite »)
vérifiez et modifiez si besoin votre localisation géographique (en cliquant sur le cheval et en
le déplaçant, puis « suite »)
cliquez sur « enregistrez ».
Même si vous n’avez pas encore connaissance de votre programme, n’oubliez pas de rajouter
au moins une épreuve (que vous pourrez supprimer ensuite) afin de pouvoir retourner
modifier votre concours plus tard.