ecole francaise

ECOLE FRANCAISE des Seychelles
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Enseignement bilingue / Bilingual education
PROFIL DE POSTE
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Assistant(e) de direction, responsable des ressources
humaines
Ecole Française des Seychelles
Description du poste
Sous l’autorité du directeur de l’école
AFFAIRES GENERALES
o Gestion des agendas
o Traitement des documents produits par la direction (saisie, mise en
forme, diffusion, archivage…)
o Tenue à jour des tableaux de bord et enquêtes diverses
o La préparation de dossiers de communication : encart presse, site
internet, éventuellement Facebook, dossier d’accueil, la lettre mensuelle
de l’école…
o La coordination de l’équipe pour l’organisation des événements de
l’école, ainsi que celle des prestataires
o La préparation avec l’équipe et le suivi des commandes faites en France
(hormis le paiement)
o Suivi des décisions prises en réunion
o Soutien logistique : réservation et préparation des salles pour les
réunions, les projets pédagogiques, préparation des dossiers
o Gestion du planning des personnels techniques
o Gestion matérielle de l’établissement : suivi de la maintenance générale
o Gestion des certaines relations avec les partenaires de l’école (Alliance
Française, intervenants, associations…) selon les instructions du
directeur
o La participation aux tâches mobilisant toute l’équipe administrative,
RESSOURCES HUMAINES
La gestion des entrées et sorties
- Initie, en collaboration avec la DAF (directrice administrative et
financière) et le directeur, les divers processus de recrutement
- Elabore et tient à jour les profils de poste et organigramme
- Elabore et tient à jour les contrats de travail et amendements du
personnel de l’école, en respectant procédures et délais
- Etabli les dossiers administratifs de tout le personnel de l’école
- Assure le suivi de l’obtention à temps des autorisations de travail (GOP)
qu’il traite en étroite collaboration avec la DAF et le personnel étranger
pour la documentation requise.
- Tient à jour les absences du personnel (enseignant et de service) et
communique au DAF.
- Contribue, le cas échéant, avec la direction au processus de
licenciement du personnel de l’école
Supervision de la gestion administrative et de la paie
- Gère les ressources humaines en conformité avec les lois locales
(inscription à l’assurance CFE, cotisations diverses…) et selon le
tableau des avantages sociaux en vigueur au sein de l’école en
collaboration avec la DAF
- Participe à l’élaboration de la feuille des salaires mensuels
- Assure l’inscription initiale des élèves à l’assurance gère les relations
avec cette compagnie
Suivi administratif des relations sociales
- Gestion administrative des réunions avec les instances
représentatives du personnel
- Gère l’information et la communication au personnel de l’école
- Reçoit le personnel, en coopération avec la DAF, pour des questions
diverses.
La formation du personnel
- Elabore, en accord avec le directeur, le plan de formation et mets en
place les formations internes et externes
- Traite des visas du personnel qui part en formation à l’étranger en cas
de besoin.
Autres
- Maintient un système d’archives informatique et en classeurs
ordonné
- Développe des outils de gestion pour suivre et améliorer son travail
au quotidien et assurer toute la transparence requise
- Répond à toute demande non listée faite par ses supérieurs
hiérarchiques, dans le cadre de sa position
- Participe aux réunions auxquelles il est convié
- Participe pleinement à la vie de l’école
Observations
La position occupée demande parfois des horaires flexibles lors
d’invitation à participer à des réunions auxquelles le directeur jugera sa
présence nécessaire.
Le contractant veillera particulièrement à soigner ses relations
avec le public accueilli (élèves, parents, partenaires) vis-à-vis duquel il est
tenu à un devoir de réserve et s’engage à respecter le règlement
intérieur de l’école.
Le (la) candidat(e) devra :
- pouvoir justifier d’un diplôme universitaire de gestion et RH
- maîtriser parfaitement le français oral et écrit,
- maîtriser l’anglais de communication (minimum B1)
- maîtriser l’outil informatique et les logiciels word et excel