Championnats panaméricains juniors de water

2016
Water Polo Canada
1A-1084, rue Kenaston
Ottawa (Ontario) K1B 3P5
CHAMPIONNATS PANAMÉRICAINS
JUNIORS DE WATER-POLO DE
L’UANA 2016
Le document qui suit est le manuel officiel de demande de proposition pour la tenue des championnats
panaméricains juniors de water-polo de l’UANA en 2016. Cette compétition se tient aux deux ans (aux
quatre ans au Canada) et qualifie les pays d’Amérique du Nord, d’Amérique centrale et d’Amérique du
Sud ainsi que des Antilles aux Championnats mondiaux junior de water-polo de la FINA qui se tiendront
en 2017. Les quatre meilleures équipes féminines et les cinq meilleures équipes masculines
représenteront les Amériques aux Championnats mondiaux juniors.
Championnats panaméricains juniors de water-polo de l’UANA 2016
Table des matières
Introduction ......................................................................................................................................2
Logistique de l’événement........................................................................................................................ 2
Admissibilité et présentation des propositions ...................................................................................3
Échéancier .........................................................................................................................................4
Compétitions Jeunesse et juniors antérieures de l’UANA ....................................................................4
Exigences minimales de la ville hôte ...................................................................................................5
Versement des droits et exigences pécuniaires ....................................................................................... 5
Exigences quant aux installations ............................................................................................................. 5
Exigences quant à l’équipement ............................................................................................................... 6
Exigences quant à l’hébergement............................................................................................................. 7
Hôtel des équipes ................................................................................................................................. 7
Hôtel des délégués ................................................................................................................................ 8
Exigences quant au transport ................................................................................................................... 8
Exigences quant au marketing et aux communications ........................................................................... 9
Autres éléments susceptibles de bonifier une proposition ...................................................................... 9
Annexe A : Données sur les fédérations provinciales de water-polo .................................................. 10
Water Polo Canada | Manuel de demande de proposition et directives
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Championnats panaméricains juniors de water-polo de l’UANA 2016
Introduction
Water Polo Canada (« WPC »), en partenariat avec l’Union Americana de Natacion (« UANA ») doit
organiser et accueillir les Championnats panaméricains juniors de water-polo de l’UANA une fois tous les
quatre ans. L’UANA, organisation qui régit les sports aquatiques en Amérique (du Nord, du Centre et des
Antilles, ainsi que du Sud), relève de l’Organisation sportive panaméricaine (« OSP »). L’OSP et la ville de
Toronto ont récemment organisé les Jeux panaméricains et parapanaméricains; les délégués techniques
de l’UANA en water-polo y ont travaillé en étroite collaboration avec WPC à l’organisation des
compétitions de cette discipline.
C’est à Montréal en août 2012 qu’ont eu lieu la dernière fois les Championnats panaméricains juniors de
water-polo. WPC a aussi organisé des tournois de qualification de l’UANA aux Championnats mondiaux
de water-polo, notamment en 2011 (Victoria), 2013 (Calgary) et 2015 (Markham). Le tournoi de 2015 a
aussi servi de compétition pilote aux Jeux panaméricains.
Les Championnats panaméricains juniors de water-polo de 2012 regroupaient au total seize (16) équipes
de dix-huit athlètes (18) chacune, ainsi que vingt-quatre (24) délégués techniques internationaux et plus
de soixante-quinze (75) bénévoles et employés. L’événement comprenait une période d’entraînement
pré-compétition de trois (3) jours ainsi que huit (8) jours de compétition, de sorte que la durée de séjour
de chaque délégation a été en moyenne de onze (11) nuits.
Logistique de l’événement
La période d’entraînement et de compétition se déroulera sur une période de onze (11) jours : trois (3)
jours d’entraînement avant les compétitions et huit (8) jours de compétition. Les dates précises de
l’événement peuvent se situer entre le 16 juillet et le 14 août de l’été prochain (2016).
WPC est à la recherche d’une ville canadienne qui aidera le comité organisateur à accueillir les
championnats en 2016 : nous prévoyons accueillir entre quinze et (15) et dix-sept (17) équipes
comprenant en moyenne dix-sept (17) participants, vingt-quatre (24) délégués techniques
internationaux et environ soixante-quinze (75) membres du personnel et bénévoles.
Le comité organisateur hôte doit trouver des installations aquatiques comprenant trois (3) bassins qui
satisfont aux normes internationales, fournir l’hébergement et les repas (chambre et 3 repas par jour) à
chaque équipe, un lieu d’hébergement distinct (hôtel et déjeuner) aux délégués techniques
internationaux et au personnel, une navette de l’aéroport à l’hôtel à l’arrivée et de l’hôtel vers
l’aéroport au moment du départ, un service de navette quotidien de l’hôtel vers le lieu des compétitions
et le matériel de commercialisation et de communication nécessaire à la promotion de l’événement.
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Championnats panaméricains juniors de water-polo de l’UANA 2016
Admissibilité et présentation des propositions
Les instances touristiques, les services de sport des villes ou tout consortium d’organisations ayant accès
à des installations, des ressources financières et des services d’accueil, notamment réseau
d’hébergement et de transport, ainsi qu’à d’autres commanditaires éventuels, sont admissibles à
présenter une proposition visant à accueillir les Championnats panaméricains juniors de water-polo de
l’UANA en 2016. La proposition doit comprendre les éléments suivants :


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






Dépôt remboursable de 1000 $ fait à l’ordre de WPC envoyé par PayPal à [email protected]
Dates suggérées des compétitions dans le créneau déterminé ci-dessus
Contrat avec les installations, conforme aux normes et besoins décrits dans le présent document
Confirmation de la présence de l’équipement sportif requis et conforme aux normes et besoins
décrits dans le présent document
Possibilités de financement provincial et municipal
Engagement financier du secteur touristique (en argent et en produits)
Liste d’hôtels conformes aux normes et besoins décrits dans le présent document
Description du soutien au transport, conforme aux normes et besoins décrits dans le présent
document
Description du soutien en marketing et communication conforme aux normes et besoins décrits
dans le présent document
Lettre d’appui de la fédération provinciale de water-polo approuvant la proposition et prête à
fournir des ressources pour le recrutement et la formation des bénévoles
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Championnats panaméricains juniors de water-polo de l’UANA 2016
Échéancier
Toutes les propositions doivent parvenir à [email protected] aux soins de Jeffrey Lindell, directeur du
développement des affaires et du sport, au plus tard le vendredi 30 octobre 2015. Le comité d’étude
des propositions communiquera avec les candidats présélectionnés dans les 7 à 10 jours suivant la fin de
la période de soumission des propositions pour discuter plus avant de leur proposition. L’annonce de la
proposition retenue sera faite à la communauté du water-polo d’ici la fin du mois d’octobre.
Jalon
Date
1. Distribution de la DP
7 août 2015
2. Date de remise des propositions
30 octobre 2015
3. Date cible d’examen des propositions
2-6 novembre 2015
4. Contact et discussions avec les villes
présélectionnées
9-13 novembre
2015
5. Recommandation d’une ville hôte au directeur
général de WPC pour approbation
20 novembre 2015
6. Annonce de la proposition retenue
30 novembre 2015
Compétitions Jeunesse et juniors antérieures de l’UANA
En alternance aux deux ans, l’UANA organise un championnat Jeunesse (17 ans et moins) et un
championnat junior (19 ans et moins) masculin et féminin de water-polo. Chacun de ces championnats
est une épreuve de qualification aux championnats mondiaux Jeunesse et junior de la FINA de l’été
suivant. Le tableau suivant résumé les quatre (4) compétitions précédentes de l’UANA :
Année
Catégorie
Endroit
Équipes
masculines
inscrites
Équipes
féminines
inscrites
2012
Junior
Montréal, CAN
10
6
2013
Jeunesse
Buenos Aires, ARG
7
6
2014
Junior
Riverside, USA
9
6
2015
Jeunesse
Kingston, JAM
12
7
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Championnats panaméricains juniors de water-polo de l’UANA 2016
Exigences minimales de la ville hôte
Versement des droits et exigences pécuniaires
Chaque proposition doit être accompagnée d’un dépôt de 1000 $ remboursable envoyé
électroniquement par PayPal à l’ordre de [email protected]. Le dépôt accompagnant les
propositions non retenues sera remboursé, alors que le dépôt associé à la proposition retenue sera
comptabilisé dans les droits de 10 000 $ que devra payer la ville hôte. Le solde (9000 $) sera requis après
la signature d’une entente entre WPC et l’organisation qui aura soumis la proposition retenue.
L’organisation gagnante de l’appel d’offre aura la responsabilité de mener une analyse d’impact
économique selon la méthodologie STEAM PRO. Le comité organisateur sera responsable de fournir la
main d’oeuvre bénévole tandis que l’organisation récipiendaire locale assumera les coûts de
l’élaboration du rapport d’étude d’impact économique.
Une liste de toutes les possibilités de financement découlant de subventions provinciales ou municipales
doit accompagner la proposition. Elle doit aussi comprendre tout autre engagement financier (en argent
ou en produits) obtenu par l’organisation qui soumet la proposition. Le comité d’examen des
propositions est à la recherche d’aide financière sous forme de tarifs réduits ou de remises à la location
d’installations ou à l’achat de billets pour le transport.
Exigences quant aux installations
Voici ce qui est exigé des installations aquatiques tout au long de l’événement :
Avant la compétition (3 jours)
Piscine de
compétition


8 h à 21 h
25 m x 20 m x 2 m
Pendant la compétition (8 jours)


8 h à 22 h
25 m x 20 m x 2 m
Toute la piscine est requise;
aucune partie ne peut servir à une
autre activité
Piscine
d’entraînement
Piscine
d’échauffement


8 h à 21 h
25 m x 20 m x 2 m
S.O.


7 h 30 à 13 h et 16 h 30 à 21 h
25 m x 20 m x 2 m


8 h à 19 h
20-25 m x 15-20 m x 2 m
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Championnats panaméricains juniors de water-polo de l’UANA 2016
Les installations doivent aussi offrir les salles de réunion ou autres qui suivent :
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Bureau de compétition équipé de tables, chaises, prises électriques et accès internet haute
vitesse
Bureau pour le comité technique de l’UANA équipé de tables, chaises, prises électriques et accès
internet haute vitesse
Salle de ravitaillement / repas avec tables, chaises, réfrigérateur et prises électriques
Centre de contrôle antidopage
o Salle de toilettes sécurisée assez grande pour y mettre une table et des chaises
De préférence quatre (4) vestiaires
o À tout le moins un vestiaire pour les hommes et un pour les femmes
Vestiaire pour les délégués techniques
Le comité organisateur diffusera l’événement sur le Web et aura besoin d’une connexion internet IP
dédiée offrant une capacité de flux de données atteignant 5 mo/s. Le comité organisateur, les délégués
techniques et si possible le public devraient avoir un accès WiFi dans toutes les installations aquatiques.
Exigences quant à l’équipement
Voici ce que la ville hôte devra fournir dans ses installations, conformément aux normes internationales
des villes hôtes établies par l’UANA :
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Aire de water-polo définie par des cordes de couloir de couleur appropriée décrites à l’article 1
des règles de la FINA WP
Six (6) buts de water-polo conformes aux normes décrites à l’article 2 des règles de la FINA WP
Bandes verticales de côté de water-polo
o six (6) blanches
o quatre (4) rouges
o quatre (4) jaunes
Drapeaux de pénalité
o blanc
o bleu
o jaune
o rouge
Plateformes pour les arbitres
o 30 m x 1 m x 0, 8 m
Plateformes surélevées pour les délégués techniques
o 15 m x 1 m x 0, 8 m
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Championnats panaméricains juniors de water-polo de l’UANA 2016
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Système synchronisé de minuterie et de pointage
o Chronomètre visible du temps de jeu
o Chronomètre visible des 30 secondes
o Tableau visible de pénalités
Huit (8) bacs de rangement à roulettes pour les sacs et les vêtements des athlètes
Quatre (4) bacs de rangement à roulettes pour les ballons de water-polo
Tables (14) de 6’ pieds pour les officiels
Chaises (35-45)
Les règlements de water-polo de la FINA en WP sont accessibles en ligne à
http://www.fina.org/H2O/docs/rules/2015/disciplines/FINAwprules_20152017.pdf.
Exigences quant à l’hébergement
Pour l’événement, il faudra retenir des chambres dans deux établissements distincts : un pour les
équipes et un autre pour les délégués techniques, officiels et membres du personnel.
Hôtel des équipes










Établissement 3 étoiles
16 équipes, comprenant en moyenne 17 personnes chacune
11 nuitées par équipe, en moyenne
Chaque équipe occupera :
o 1 chambre en occupation simple
o 1 chambre en occupation double
o 1 chambre en occupation triple
o 3 chambres en occupation quadruple
Le prix doit être fourni pour une occupation simple à quadruple et ne doit pas dépasser 115 $ la
nuit (hors taxes)
Rabais de commandite de 10 $ par nuit offert à WPC inclus
Salle de réunion dotée de fonctions AV accessible à l’équipe canadienne masculine et féminine
pendant toute la durée de l’événement, sans frais supplémentaires
Salle pouvant accueillir 50 personnes pour la réunion technique pré-compétition qui se tiendra
la veille du début des compétitions, sans frais supplémentaires
o Café, thé, eau et biscuits, compris
Salle de rangement pour le comité organisateur, sans frais supplémentaires
Déjeuner, diner et souper tous les jours pour au plus 270 personnes à un prix d’au plus 55 $ par
personne par jour (excluant service et taxes)
o Salle à manger exclusive sans frais supplémentaires
o Style buffet
o Déjeuner : buffet américain ou canadien
o Diner et souper : 2 choix de protéines; 1 choix de féculent; 1 choix de salade; légumes
d’accompagnement; dessert; jus, café, thé et eau
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Hôtel des délégués

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



Établissement 4 étoiles
25 délégués techniques
o 5 chambres en occupation simple
o 10 chambres en occupation double
o 10 nuitées par délégué, en moyenne
13 membres du personnel et bénévoles
o 3 chambres en occupation simple
o 5 chambres en occupation double
o 14 nuitées chacune en moyenne
Déjeuner (style buffet) à l’hôtel compris
Tarif d’au plus 129 $ par nuit en occupation simple ou double
Salle de conférence pouvant accueillir 12 personnes à la disposition des délégués sans frais
pendant toute la durée de l’événement
Exigences quant au transport
Le comité organisateur hôte doit s’occuper d’accueillir chaque équipe à l’aéroport pour l’emmener à
l’hôtel à son arrivée et de les ramener à l’aéroport au moment du départ. Il doit aussi offrir un service de
navette quotidien pour les équipes entre l’hôtel et le lieu des compétitions. Chaque équipe devra
pouvoir compter sur au moins deux (2) allers-retours par jour pour l’entraînement et les compétitions.

Le comité organisateur hôte cherchera une entreprise de transport qui offrira à tarif préférentiel
un service de navette entre l’aéroport et les hôtels, ainsi qu’un service de navette en boucle aux
45 minutes aux équipes entre l’hôtel et les installations aquatiques.
Le comité organisateur hôte doit aussi assurer les déplacements des délégués techniques, des officiels
et des membres du personnel entre leur hôtel et le lieu des compétitions.


Ce groupe aura des véhicules de location à sa disposition; le comité organisateur devra donc
trouver une agence de location prête à offrir des tarifs préférentiels pour la location de jusqu’à
9 véhicules pendant la durée de l’événement.
Des cartes prépayées d’essence seraient un ajout apprécié à la proposition
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Exigences quant au marketing et aux communications
Le comité organisateur hôte cherchera à établir des partenariats avec des médias locaux pour faire la
promotion de l’événement. Le comité d’examen des propositions prendre en compte le réseau dont
dispose l’organisation qui fait la proposition.
Le coût de production de panneaux d’accueil à l’aéroport, dans les hôtels et les installations (7 au total)
sera payé par l’organisation hôte. Le graphisme et les spécifications des panneaux d’accueil seront
déterminés par le comité organisateur.
Autres éléments susceptibles de bonifier une proposition
Les organisations qui soumettent une proposition peuvent la bonifier en faisant mention des dons,
commandites, produits, matériel et services offerts gratuitement ou à prix réduit pendant la durée de
l’événement. Elles pourraient mentionner, entre autres :

L’expérience des membres du personnel participant au comité organisateur hôte et leur nombre

L’aide à la demande de participation des officiels de la ville et de la province aux cérémonies
d’ouverture et à la présentation des prix

Le soutien à la recherche de commanditaires pour divers éléments :
o
Commanditaire en titre
o
Salle d’accueil (bénévoles, entraîneurs, officiels et délégués)
o
Programme de reconnaissance des bénévoles
o
Programme de l’événement et microsite
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Annexe A : Données sur les fédérations provinciales de water-polo
BC Water Polo Association
David Soul
Directeur général
[email protected]
Alberta Water Polo Association
Dayna Christmas
Directrice générale
[email protected]
Water Polo Saskatchewan
Cyril Dorgigné
Directeur général
[email protected]
Manitoba Water Polo Association
Bruce Rose
Directeur général
[email protected]
Ontario Water Polo
Kathy Torrens
Coordonnatrice administrative
[email protected]
Water-polo du Québec
Ariane Clavet-Gaumont
Directrice générale
[email protected]
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