Comptes messageries

Comptes messagerie
Aller dans le menu "Administration – Centre de communication – Comptes
messagerie"
Une fenêtre présentant l’ensemble des comptes de messagerie existants apparaît.
Cette fenêtre vous permet de réaliser un certain nombre d’opérations sur les
comptes de messagerie telles que la création , la suppression , l’impression
et la visualisation/modification . (Pour ces opérations hors création vous
devez sélectionner dans la liste de compte celui qui doit être manipulé).
La liste des comptes de messagerie vous présente les informations principales des
comptes affichés (Nom, mail…).
Lorsque que vous cliquez sur le bouton pour la création d’un compte une fenêtre
apparaît. Vous devez y saisir les informations du compte de messagerie.
Dans un premier temps vous devez saisir le code du collaborateur propriétaire
du compte.
La saisie du code doit être réalisée en sélectionnant le collaborateur souhaité dans
la liste des collaborateurs qui est accessible par le bouton prévu à cet effet.
Ensuite les informations sur le collaborateur sont directement visible depuis la
fenêtre (code, nom, prénom).
Puis vous devez saisir des informations sur le compte telles que le nom du
compte, la portée (interne/externe), l’accusé de réception, et l’utilisation ou non
de ce compte par défaut.
Attention : si vous créer un compte de messagerie pour un
collaborateur autre que celui avec lequel vous vous êtes
connecté alors vous ne pourrez pas visualiser ce compte
dans la liste des comptes.
Seul le collaborateur ADMIN peut visualiser, modifier, supprimer un ensemble de
comptes de messagerie. Pour ce faire il doit passer, dans Dia Client SQL, par le menu
Administration / Centre de Communication / Comptes Messagerie.
Compte interne
Cette propriété vous permet d’utiliser votre compte de messagerie pour recevoir et
envoyer des mails depuis le centre de messagerie, à des collaborateurs de votre
société (étant sur le même serveur de messagerie).
Pour la création d’un compte interne il suffit simplement de renseigner les
informations génériques comme vu ci-dessus. Un compte interne sera alors créer
avec comme adresse le code du collaborateur bénéficiaire du compte.
La création d’un compte interne est obligatoire pour l’envoi de mail. Ainsi un
collaborateur doit en créer un.
Compte externe
Cette propriété vous permet d’utiliser votre compte de messagerie pour recevoir et
envoyer des mails depuis votre compte mail externe.
Une adresse mail externe est une adresse mail issu d’une messagerie externe, par
exemple : Yahoo, GMail, Wanadoo…
L’adresse mail est donc du type : [email protected]
Vous devez dans un premier temps renseigner les informations génériques vues
ci-dessus. Lors de la sélection de la portée du compte, le choix externe présente
un ensemble d’informations supplémentaire qui sont saisissable dans les onglets
de la fenêtre.
Onglet Option
Vous devez renseigner l’adresse mail de réponse, c'est-à-dire l’adresse à laquelle
les destinataires de vos mails vous répondront (depuis le mail que vous leur avez
envoyé).
Puis vous pouvez, si vous le souhaitez, conserver les mails que vous avez reçus à
cette adresse. Ainsi vous pourrez consulter de nouveau vos mails tant que ces
derniers n’auront pas atteint la date limite d’archivage.
L’onglet POP
Cet onglet vous permet, si vous le souhaitez, utiliser votre compte mail pour
recevoir des mails depuis votre compte de messagerie. Pour cela vous devez
sélectionner cette option en cliquant sur la coche prévue à cet effet.
Ainsi les champs de l’onglet deviennent saisissables, et vous devez les renseignés.
Par exemple prenons le compte mail : [email protected]
Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez les trouver sur votre
compte externe de messagerie (par exemple sur yahoo.fr dans votre compte).
Le serveur POP correspond à l’adresse IP du serveur qui réceptionne vos mails.
Le compte POP correspond en général à la partie précédent le « @ » de votre
adresse mail.
Le mot de passe est celui qui vous est demandé lorsque que vous vous connectez
à votre messagerie externe.
Le port POP est le port de votre ordinateur qui sera utilisé pour recevoir les
mails.
Le Time Out POP est le temps d’attente limite de tentative de connexion au
serveur POP. Au-delà de cette limite le centre de messagerie stoppera toute
tentative de connexion, et vous ne recevrais pas les mails de cette boite.
Enfin vous pouvez demander à archiver dans la GED les mails reçus (qui auront
été reconnu, c'est-à-dire ceux dont l’expéditeur est répertorié), il suffit de cocher
l’option « Archiver automatiquement les messages reçus ».
L’onglet SMTP
Cet onglet vous permet, si vous le souhaitez, utiliser votre compte mail pour
envoyer des mails depuis votre compte de messagerie. Pour cela vous devez
sélectionner cette option en cliquant sur la coche prévue à cet effet.
Ainsi les champs de l’onglet deviennent saisissables, et vous devez les renseignés.
Par exemple toujours avec le compte mail : [email protected]
Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez les trouver sur votre
compte externe de messagerie (par exemple sur yahoo.fr dans votre compte).
Le serveur SMTP correspond à l’adresse IP du serveur qui envoie vos mails.
Le port SMTP est le port de votre ordinateur qui sera utilisé pour envoyer les
mails.
Le Time Out POP est le temps d’attente limite de tentative de connexion au
serveur SMTP. Au-delà de cette limite le centre de messagerie stoppera toute
tentative de connexion, et vous ne pourrez pas envoyer de mails depuis cette
adresse.
Il est possible que votre serveur SMTP dispose d’un système de sécurité
particulier, dans ce cas vous devez cocher l’option SMTP Sécurisé et remplir les
informations nécessaires.
Le compte SMTP correspond en général à la partie précédent le « @ » de votre
adresse mail.
Le mot de passe est celui qui vous est demandé lorsque que vous voulez envoyer
des mails depuis votre messagerie externe ou lors de la connexion à cette
dernière.
Enfin vous pouvez demander à archiver dans la GED les mails envoyés (qui
auront été reconnu, c'est-à-dire ceux dont le destinataire est répertorié), il suffit
de cocher l’option d’archivage des messages POP.
Utilitaires
Permet de générer de façon globale les comptes de messagerie interne.
Sélectionner les comptes à créer, puis cliquer sur
.
Permet une modification globale des comptes mails externes.
Par exemple les serveurs POP et SMTP passent de Wanadoo.fr à Orange.fr
Sélectionner les comptes à modifier avec Ctrl+Clic gauche ou cliquer
sur
.
Préciser ce qu’il y a lieu de modifier puis cliquer sur
.