Coaching et accompagnement

Fiche Méthodes
Coaching et accompagnement
Enjeux
L’objectif principal du coaching en gestion de projet est de supporter et développer
l’utilisation des bonnes pratiques en gestion de projet par les chefs de projet.
L’environnement projet étant très dynamique, les ressources projets sont constamment
sollicitées par de nouvelles assignations, des nouvelles responsabilités projet. La plupart des
chefs de projet réussissent à intégrer ces nouvelles situations, mais plusieurs se retrouvent
très rapidement débordées. Dans ces contextes, il s’avère souvent difficile pour ces
ressources d’exploiter les nouvelles méthodes ou pratiques acquises en formation.
L’intervention d’un coach et/ou d’un mentor va aider vos ressources projet à passer de la
théorie à la pratique, et les accompagner dans la continuité et la réussite de leurs projets.
Le coaching en gestion de projet permet donc de
Favoriser le savoir-faire grâce à la résolution de cas réels
Mettre en application des compétences en gestion de projet
Maximiser le retour sur l’investissement des formations
Favoriser le bon démarrage des projets
Donner confiance et favoriser l’appropriation des projets
Les meilleures pratiques
La raison principale pour utiliser les techniques de coaching et d’accompagnement est de
favoriser le transfert de connaissances, d’expériences et de compétences dans votre
organisation. Les prestations peuvent porter sur des sujets tel que :
Faciliter des réunions stratégiques de projet tel que Réunion de lancement
Animer des sessions de travail sur un projet (création de WBS, Analyse des risques,
Analyse des parties prenantes)
Coacher les ressources projet sur des techniques particulières en gestion de projet
Accompagner le chef de projet dans la prise en main de son projet
Accompagner un gestionnaire dans la prise en main de son nouveau rôle projet
(gestionnaire du portfolio, responsable du PMO, etc.)
Nos solutions
Coaching d‘équipe : Souvent utilisée en complément d’un programme de formation, cette
prestation permet à un groupe restreint de participants de renforcer les concepts et les
compétences acquises lors de la formation et surtout de les appliquer dans leur travail de
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Coaching et accompagnement
tous les jours. Cette prestation peut aussi être utilisée dans le cadre d’équipes projet pour
faciliter certaines réunions de travail clés : activités de planification, résolution de problème,
réunion de lancement, etc.
Accompagnement : Cette démarche individuelle vise à accompagner et assister une
ressource projet qui manque d’expérience dans la situation donnée. L’objectif principal de la
démarche consiste à donner confiance à l’individu et lui permettre de s’approprier la
situation. Le consultant va travailler en direct avec le chef de projet et lui apporter le
support voulu que ce soit au niveau des qualités professionnelles, interpersonnelles ou de
leadership requises dans sa position.
Le processus de coaching GROW
Pour réaliser ses interventions de coaching, PMGS s'appuie sur le modèle de coaching GROW.
Le modèle GROW est une technique de résolution de problèmes et d’identification
d’objectifs. Ce modèle, développé au Royaume-Uni, est largement utilisé dans les
organisations depuis les années 1980.
G
R
O
W
Goal
(Objectif)
Reality
(Réalité)
Options
(Optins)
Will
(Volonté)
Il s’agit tout d’abord, d’établir et de convenir de l’objectif ou du résultat à atteindre.
Le coach va aider le participant à définir un objectif qui est spécifique, mesurable et
réaliste.
Ensuite, le coach demande au participant de décrire la réalité actuelle. C'est une
étape très importante car trop souvent, on essaie de résoudre un problème sans
vraiment tenir compte de la situation actuelle, ce qui prive d’informations vitales
pour résoudre le problème de manière efficace.
Une fois que le coach et le participant ont exploré la réalité actuelle, il s’agit
d'explorer ce qui est possible – c’est à dire les nombreuses options possibles pour
résoudre le problème. Le coach va aider le participant à générer autant de bonnes
options que possible, et en discuter.
En examinant la situation actuelle et les options possibles, le participant a une
bonne idée de la façon d’atteindre l’objectif. C’est un bon début mais qui peut
s’avérer insuffisant! L’étape finale consiste pour le coach à s’assurer que le
participant s'engage à une action spécifique. Ce faisant, le coach aide le participant
à établir sa volonté et sa motivation
Cette approche coaching est de plus en plus utilisée par PMGS pour compléter des actions de
formation pour des chefs de projet ou des évaluations de maturité organisationnelle pour supporter
des gestionnaires dans la mise en place de méthodologie projet ou portefeuille de projet.
PMGS propose d’utiliser le modèle GROW présenté ci-dessus tout en utilisant l’approche
suivante pour chaque participant :
Initiation du programme
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Les sessions de coaching
La séance de fermeture du programme
L’initiation du programme de coaching
Avant d’entamer les sessions de coaching à proprement parler, PMGS suggère de mettre en
place une phase d’initiation pour chaque participant au programme. Le but de cette étape est
de permettre au coach de comprendre le contexte du participant, du projet et d’évaluer son
niveau de connaissances en gestion de projet.
La phase d’initiation se caractérise par :
Une série de rencontres se déroulant sur une demi-journée de la façon suivante :
o Une rencontre d’une heure entre le coach et le gestionnaire du participant pour
définir les objectifs du programme de coaching
o Cette rencontre est prolongée d’une heure afin d’inclure le participant au
programme de coaching pour revoir la situation actuelle et identifier les
contraintes de temps pour le projet. Les objectifs du projet sont discutés pour
s’assurer d’aligner le programme de coaching en conséquence
o Finalement, le coach et le participant passent deux heures ensemble pour
comprendre les objectifs personnels du participant. À cette occasion, le
participant va présenter la documentation existante et les définir les
prochaines étapes.
À l’issue des rencontres, un plan de coaching regroupant
o 2 documents distincts produits par PMGS qui présentent les objectifs et
attentes du gestionnaire et les objectifs spécifiques au projet du participant
o Le participant va documenter ses objectifs personnels et ses attentes pour le
programme de coaching
o PMGS va également fournir un plan de coaching qui présente le nombre de
sessions de coaching, leur format (face à face ou à distance), les objectifs et
thèmes de chaque session
Les sessions de coaching
Les sessions de coaching servent à encadrer la démarche pour soutenir la réalisation des
objectifs identifiés dans le plan de coaching. Typiquement, le participant et le coach vont
discuter des points de blocage, revoir l’avancement et identifier les prochaines étapes pour
réaliser l’objectif du programme de coaching tout en considérant les impératifs du projet.
Selon le cas, les sessions peuvent être en Face à Face ou à distance selon l’entente entre le
coach, le participant et le gestionnaire.
Coaching en face-à-face :
o Ces séances sont de 3 heures de contact entre le participant et le coach.
o Ces sessions peuvent se dérouler dans les locaux de l’entreprise ou dans tout
autre emplacement convenu entre le coach et le participant.
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o
Une session de coaching inclut le temps de préparation du coach (revue des
documents, etc..) ainsi que le suivi après la séance.
Coaching à distance:
o Ces séances sont de 1 à 1,5 heures de contact entre le participant et le coach.
o Ces sessions se déroulent au téléphone en appel conférence accompagné si
nécessaire de conférence web (Webex)
o Une session de coaching inclut le temps de préparation du coach (revue des
documents, etc..) ainsi que le suivi après la séance
La fermeture du programme de coaching
Le dernier volet du programme de coaching est une réunion d’une heure avec le gestionnaire
pour examiner les résultats du programme et les comparer aux objectifs définis lors de la
réunion initiale. Cette réunion peut se dérouler à distance si nécessaire.
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