Offre emploi PDF

Chargé.e d'accueil
http://www.recrutement-cnfpt.fr/offre-emploi-199.html
Annonceur
Référence
Contrat
Expérience
Fonction
Localisation
Statut
Délégation régionale Franche-Comté
295
Emploi permanent
Accueil[s]
Franche-Comté
Titulaire
Les agents du CNFPT doivent postuler via l'Intranet en indiquant leur adresse mail professionnelle.
Il leur appartient de prévenir leur responsable hiérarchique du dépôt de leur candidature en interne.
Les agents non permanents travaillant au sein de l'établissement peuvent déposer leur candidature via le site
www.cnfpt.fr / rubrique "Nous connaitre / le CNFPT recrute ».
Votre mission :
Placé sous l’autorité de la directrice adjointe chargée des ressources, le chargé d’accueil accueille, oriente,
renseigne le public. Il représente l’image de la délégation régionale et de l’établissement auprès des usagers :
agents des collectivités, intervenants, fournisseurs, notamment.
ACCUEIL DES DIFFERENTS PUBLICS
Accueil et réception des visiteurs et des appels téléphoniques :
- Accueil de l’interlocuteur par une posture d’écoute et une formule d’accueil appropriée
- Adaptation du temps consacré à l’accueil de chaque personne à l’affluence du moment
- Identification de la demande de l’interlocuteur et gestion des priorités
- Orientation vers le bon interlocuteur
Application de procédures particulières :
- Lors de l’accueil des fournisseurs et prestataires : alerte du service concerné, ouverture des accès, vérification
de la livraison, signature du bon de livraison
- Lors de la réception de plis de marchés publics de façon à garantir la confidentialité, la fiabilité et la traçabilité des
informations (date et heure de dépôt, non divulgation au déposant d’informations)
ANIMATION ET GESTION DE L’ESPACE ACCUEIL
Gestion de la circulation des usagers :
- Ouverture et fermeture de l’accueil dans le respect des horaires
- Régulation de l’entrée et de la circulation des usagers
Mise à disposition et actualisation des informations concernant le site :
- Affichages des salles sur écrans et sur papier
- Mise à disposition de supports (brochures, documents, services, parking, plans de ville…)
Participation à la sécurité des biens et des personnes :
- Déclenchement d’alerte en cas d’incident ou d’accident dans le respect des protocoles
- Gestion du premier accueil des secours
- Mise à disposition de registres liés à la sécurité
Interface avec les services maintenance-équipement et informatique :
- Transmission quotidienne d’informations
- Gestion des fournitures courantes mises à disposition des usagers
PARTICIPATION A DES ACTIVITES ADMINISTRATIVES
Gestion des plannings de réservation des salles
Participation à la gestion du courrier :
Page 1/2
Chargé.e d'accueil
http://www.recrutement-cnfpt.fr/offre-emploi-199.html
- Relève de la boîte aux lettres, mise sous pli, envois en nombre
- Appui au service comptabilité-marchés : prétraitement des états de frais (classement, vérification des pièces
jointes et des informations kilométriques)
- Gestion des documents arrivée et départ en relais pour les antennes excentrées
Appui ponctuel aux services
Gestion des objets trouvés
PARTICIPATION A LA GESTION DU POSTE DE TRAVAIL ET A L’AMELIORATION DE L’ACCUEIL
- Vigilance dans la tenue de règles particulières à l’environnement du poste de travail d’accueil : confidentialité,
propreté, ordre, accessibilité aux informations nécessaires aux activités de l’accueil
- Recueil des observations des usagers et transmission aux services compétents
- Participation à des groupes projets, groupes de travail internes
Votre profil :
Maîtriser les techniques d’accueil et de communication (physique, téléphonique et numérique)
Maîtriser les outils bureautiques courants, les techniques de secrétariat, de recherche d’information et de gestion
de planning
Avoir des notions de médiation et de négociation
Page 2/2
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)