OFFRE D`EMPLOI Contexte : Missions :

10/11/2016
OFFRE D’EMPLOI
L’INSA Lyon recrute un(e) secrétaire de direction
Pour la Direction des Relations Entreprise (DRE)
NIVEAU D’EMPLOI
TYPE DE RECRUTEMENT
LOCALISATION DU POSTE
QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL
DUREE HEBDOMADAIRE
SALAIRE NET MENSUEL
DATE DE PRISE DE POSTE
Catégorie B
CDD 11 mois
Campus de la Doua - Villeurbanne
50 à 70% à définir
18h23 à 25h44
862/1050€ en fonction de l’expérience
Dès que possible
Contexte :
Assurer l’interface opérationnelle entre les demandes des entreprises et les structures de l’INSA de Lyon
selon les missions spécifiques de la Direction.
Ce poste englobe les activités de la Fondation INSA Lyon
Missions :
- Organisation des relations extérieures et internes de la direction,
- Recueil et traitement des informations nécessaires à son bon fonctionnement
- Organisation et Circulation de l’information au sein de la structure,
- Animation et suivi de dossiers.
-
 Activités de base de secrétariat :
Accueil téléphonique et traitement des demandes de premier niveau,
Identifier les compétences au sein de la structure. diffusion des informations,
Gestion budgétaire : commandes et suivi des budgets
Agendas, déplacements,
Constitution d’un fonds documentaire administratif : modes de classement et archivages, améliorations de
l’organisation des circuits d’information modes de classement et d’archivage accessibles à tous.
Préparation de réunions : disponibilités des participants, réservations de salles et des déjeuners, préparation
des supports, rédaction des comptes rendus de réunions
Instruction de dossiers : constitution et synthèse des documents.
Transmission en interne et en externe des informations et décisions pertinentes.
Collecter les informations, les exploiter et alimenter les bases de données de la direction : taxe
d’apprentissage, fichiers entreprises….
 Tâches complémentaires liées à la Fondation :
-
Organisation des instances de gouvernance ; Bureau, Club entreprises, Conseils : préparation, comptes
rendus.
Gestion administrative premier niveau : classement, traitement tâches courantes,
Préparation des pièces comptables, relations avec la comptabilité
Suivi de la relation avec les mécènes
Participation à l’organisation des évènements
Champ des relations liées au poste :
Interface entreprises et acteurs socio-économiques /les structures INSA de Lyon : départements, laboratoires,
filiales.
Compétences principales :
-
Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants
(traitement de texte, tableur et base de données, access impérativement).
Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (Ex : savoir reformuler les demandes, savoir écouter
attentivement son interlocuteur…).
Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont
nécessaires au fonctionnement de la structure ou du domaine concerné.
Savoir restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse.
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
Maîtriser les méthodes de prise de notes et de rédaction
Capacité à situer les activités de la structure au sein d’un ensemble complexe.
Implication personnelle, sens du service, rigueur.
La capacité à répondre et orienter les différents interlocuteurs en anglais est IMPERATIVE
Ce poste de par sa spécificité nécessite une réelle capacité à promouvoir l’image et entretenir les relations
INSA, entreprises et partenaires.
Fort d’une expérience convaincante dans un contexte international, votre parcours et votre envie d’intégrer une
grande école d’ingénieurs, seront les meilleurs atouts pour débuter une collaboration
Envoi des candidatures : CV + lettre de motivation :
Référence de l’offre : TECH-DRE/2016-09-062(à indiquer dans l’objet du mail)
[email protected] Tél : 04 72 43 79 41