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Olivier RUDLOFF
164 rue Cuvier
69006 LYON
MEMOIRE DEPOSE EN VUE DE L’OBTENTION
DU DIPLOME D’EXPERTISE COMPTABLE
MOTIVER
UN CABINET D’EXPERTISE COMPTABLE
A L’UTILISATION DE LA DEMATERIALISATION
AFIN QU’IL PROFITE DE SES ATOUTS
Session : AVRIL 2006
Motiver un cabinet d’expertise comptable à l’utilisation de la dématérialisation afin qu’il profite de ses atouts
« Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus
fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le
mieux aux changements. »
CHARLES DARWIN, biologiste et naturaliste britannique (1809-1882)
Olivier Rudloff. 2006
1
REMERCIEMENTS
Je tiens à remercier vivement mes collègues et amis du cabinet NICOLE GOUDARD
et du cabinet JACQUES LAGNIER et plus particulièrement Mme Nicole GOUDARD
et M Jacques LAGNIER. Sans leur précieux concours, ce travail n’aurait pu être
entrepris.
Je remercie également tous les professionnels adhérents au club NTIC pour les
précieux renseignements qu’ils m’ont donnés.
Je remercie enfin ma femme pour sa patience et les encouragements qu’elle m’a
promulgués tout au long de mon stage.
Sans leur gentillesse à mon égard, ce travail n’aurait pu être présenté dans les délais
souhaités.
2
NOTE DE SYNTHESE
Les cabinets d’expertise comptable spécialisés dans la tenue de comptabilité ne
cessent d’opérer un va-et-vient entre document papier et document numérique.
La question n’est pas : doit-on tendre vers la dématérialisation mais pourquoi
passe-t-on si souvent d’un support à l’autre ?
Chaque transformation est-elle nécessaire ?
On accuse sans cesse l’outil informatique de ne permettre nullement la disparition
du support papier, voir même, d’être un grand gaspilleur de papier. En réalité, seul
l’utilisateur est responsable de cette situation. En effet, plutôt que l’informatique, ce
sont nos habitudes de travail qui génèrent l’utilisation de papier. Ces habitudes
doivent faire l’objet d’une réflexion. Notons que les jeunes recrues sont souvent à
l’origine de ces remises en question car ils portent un regard neuf sur l’organisation
du travail. En général, l’être humain n’aime pas changer ses habitudes. Il tente
donc de combattre les remaniements proposés. Les freins liés aux changements
sont nombreux et de tous ordres et les justifications des réticences sont faciles :
sécurité, manque de temps…
Hier, chaque Administration imposait ses propres imprimés pour déclarer
périodiquement les cotisations sociales et fiscales, aujourd’hui ces documents
deviennent
peu
à
peu
normalisés.
Cette
normalisation
a
permis
leur
dématérialisation. Les cabinets d’expertise comptable ont donc accès aux
3
téléprocédures. Ce système de déclaration évite la course à la collecte des
déclarations papier auprès des clients, les recopies fastidieuses et les erreurs qui
s’ensuivent.
Certaines de ces téléprocédures existent depuis plus de vingt ans. Un nombre très
important
d’articles
issus
de
revues
professionnelles
fait
apparaître
les
téléprocédures comme une évidence. Qu’en est-il au sein des cabinets d’expertise
comptable ?
Ces projets de simplification peuvent bouleverser l’activité comptable. La
dématérialisation au sens large rend l’externalisation des travaux de production
possible ; ces derniers peuvent être déplacés chez le client, dans les
Administrations ou même à l’étranger.
Les cabinets vont donc obligatoirement devoir s’adapter à ces Nouvelles
Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) et ceci, même si
aujourd’hui les TPE ne sont pas prêtes. En effet, utiliser dès aujourd’hui ces
nouvelles technologies, c’est apprendre à les maîtriser. Elles constituent un axe
majeur de développement et d’image que les cabinets doivent rapidement intégrer
dans leurs missions quotidiennes, pour rester les acteurs indispensables de
l’organisation, de la détention et de la distribution de l’information. Enfin, c’est être
prêt à proposer de nouveaux services via Internet comme la comptabilité interactive
par exemple.
4
SOMMAIRE
INTRODUCTION
5
PARTIE 1 – L’ORGANISATION DE L’INFORMATION
DEMATERIALISEE POUR UN USAGE INTERNE
8
CHAPITRE 1 – PRINCIPES GENERAUX DE LA DEMATERIALISATION
8
1.1 - Définition et présentation
8
1.2 - Constat sur son utilisation
9
1.2.1 - Dans les cabinets d’expertise comptable
1.2.2 - Dans les administrations
1.3 - Champs d’application
1.3.1 - Pour les clients
1.3.2 - Pour le cabinet
1.3.3 - Pour les administrations et les OGA
9
10
11
11
13
15
CHAPITRE 2 – INTERÊTS DE LA DEMATERIALISATION EN USAGE INTERNE
15
2.1 - Apporter un meilleur service au client
16
2.2 - Comprendre et maîtriser la dématérialisation
17
2.3 - Promouvoir l’image de la profession
17
2.4 - Améliorer la productivité
17
2.5 - Externaliser la production
18
2.6 - Mieux archiver (GED, EXTRANET)
19
2.7 - Réaliser des économies de papier, de temps
19
CHAPITRE 3 – MISE EN PLACE PRATIQUE D’UNE GED
3.1 - Description de différentes solutions
3.1.1 - Utiliser les fonctionnalités associées aux applications comptables évoluées.
3.1.2 - Logiciels commerciaux dédiés
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21
22
23
1
3.1.3 - Créer une arborescence Windows partagée sur un réseau
24
3.2 - Méthodologie de mise en œuvre
26
3.3 - Facteurs de réussite de la mise en place
27
3.4 - Coût de la mise en place
28
3.4.1 - Le matériel
3.4.2 - Les logiciels
3.4.3 - Les moyens humains
28
29
29
3.5 - Avantages et inconvénients
29
CHAPITRE 4 – TENDRE VERS L’EXTERNALISATION : L’INTRANET
31
4.1 - Définition
31
4.2 - Schéma général
32
4.3 - Pourquoi utiliser l’Intranet?
32
4.4 - Mise en place
34
4.5 - Etat des lieux de l’utilisation de l’Intranet
35
CHAPITRE 5 – IMPACT SUR LA VIE DU CABINET ET SUR SA RELATION AVEC
LES CLIENTS
36
5.1 - Maîtriser les incidences sur l’organisation : Impact sur l’humain
36
5.2 - Les freins liés aux changements
37
CHAPITRE 6 - FONDEMENT JURIDIQUE ET SECURITE
39
6.1 - La reconnaissance dans le monde virtuel
39
6.2 - La déontologie
40
6.3 - Les risques liés à l’Intranet
41
6.4 – Les solutions pour se protéger des risques
43
2
PARTIE 2 – LE TRANSPORT DE L’INFORMATION
DEMATERIALISEE
CHAPITRE 1 – PRINCIPES GENERAUX DES TELEDECLARATIONS
1.1 - Présentation des téléprocédures et de l’EDI
1.1.1 - Les téléprocédures
1.1.2 - L’EDI et l’EFI
1.2 - Les enjeux des échanges dématérialisés
1.2.1 - Constat sur leur utilisation
1.2.2 - Intérêts pour la profession
1.3 - Prérequis à son exploitation
1.3.1 - Les matériels
1.3.3 - Le formalisme
1.3.4 - Les paramétrages
1.3.5 - Etre connecté sur l’extérieur
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45
45
45
45
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48
48
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50
51
52
1.4 - Mise en place pratique des télédéclarations dans un cabinet d’expertise comptable 53
1.5 - Incidences sur la profession au sein des cabinets d’expertise comptable
55
CHAPITRE 2 – OPERATIONS DISPONIBLES PAR TELETRANSMISSION
56
2.1 - Inventaire des déclarations ou opérations disponibles en télétransmission
56
2.1.1 - Fiscal
2.1.2 - Social
2.1.3 - Bancaire
2.2 - Le service associé aux téléprocédures : le télérèglement
CHAPITRE 3 – LES PORTAILS DECLARATIFS
56
58
59
61
62
3.1 - Utilité des portails déclaratifs
62
3.2 - Description de deux portails importants : « jedeclare.com » et « net-entreprises »
63
3.3 - Tableau comparatif de leurs services
66
3.4 - Critiques et améliorations à apporter
67
3
CHAPITRE 4 – LES PREMICES A L’EXTERNALISATION : L’EXTRANET
68
4.1 - Vers les clients
69
4.2 - Vers les salariés travaillant à domicile ou en déplacement
69
4.3 - Vers les cabinets sous-traitants
69
CHAPITRE 5 – REFLEXIONS VISANT A FAVORISER L’USAGE DES
TELEPROCEDURES
70
5.1 - Ecouter et rassurer les utilisateurs
70
5.2 - Démystifier l’image non sécuritaire de l’Internet
71
5.3 - Simplification du formalisme
72
5.4 - Inciter l’utilisation des téléprocédures par des aides financières
73
CHAPITRE 6 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE
6.1 - Les risques liés à l’usage externe
6.1.1 - Les risques liés à l’usage d’Internet
6.1.2 - Les risques liés à l’usage des télédéclarations
6.2 - Quelles solutions envisager ?
6.2.1 - Pour l’usage de l’Internet
6.2.2 - Pour l’usage des télédéclarations
74
75
75
76
76
77
79
CONCLUSION
81
TABLE DES ANNEXES
83
LISTE DES ABREVIATIONS
85
GLOSSAIRE
88
BIBLIOGRAPHIE
97
4
INTRODUCTION
Grâce à l’extension d’Internet et la reconnaissance légale de la signature
électronique, le concept de dématérialisation connaît un regain d’intérêt dans les
cabinets qui espèrent ainsi diminuer leur coût de traitement de l’information tout en
fluidifiant leurs processus.
Le concept de dématérialisation englobe deux réalités. D’une part, la numérisation et
l’analyse de documents papier traitent les flux entrants dans le système
d’information, d’autre part, la dématérialisation, à la source, évite à l’entreprise
d’avoir à produire des documents papier.
La dématérialisation des flux interentreprises et interadministrations s’appuie
globalement sur deux techniques : l’EDI (échange de données informatisé) et l’EFI
(échange de formulaires informatisé). Internet n’apporte rien de bien nouveau sur le
fond si ce n’est une souplesse et de faibles coûts de mise en œuvre qui propulsent la
dématérialisation à la portée de tous les cabinets d’expertise comptable quelle que
soit leur taille.
Les documents papier constituent un frein à l’optimisation des processus internes
des cabinets. Il est difficile d’automatiser leur traitement. Le papier représente, en
outre, un coût qui, bien que rarement pris en compte, est loin d’être négligeable.
Les cabinets d’expertise comptable qui transforment le flux papier entrant, en un
format numérique plus facile à manipuler, doivent tenter de le conserver sous cette
forme afin de le transporter ou de le stocker en limitant l’impression papier.
Des logiciels, tel qu’Adobe Acrobat, permettent de dématérialiser des documents à
leur source en les imprimant sous la forme d’un fichier au format PDF. L’entreprise
n’est plus contrainte de les imprimer et peut les envoyer directement par e-mail, EDI,
etc.
5
Principal moteur de la dématérialisation en France, l’État profite de son poids pour
accélérer ce type de traitement. Les premières initiatives émanent du secteur public
avec la mise en place de téléprocédures telles que TéléTVA ou TDS.
Alors quelle est la problématique de ce mémoire ?
Selon le petit Robert, une problématique, c’est l’art de poser les bonnes questions.
Elles interrogent le sujet par des questions pertinentes, des questions qui font débat.
Elles doivent mettre en avant les enjeux du sujet.
La problématique de l’utilisation de la dématérialisation réside dans les questions
suivantes :
Pourquoi les cabinets d’expertise comptable sous-utilisent la dématérialisation ?
Existe-il des problèmes techniques ou des problèmes humains ?
Pourquoi faut-il utiliser cette dématérialisation ?
Pourquoi est-ce important ?
Comment motiver les cabinets d’expertise comptable à l’utiliser ?
Par quels moyens doit-on les motiver ? :
-
En suscitant ses avantages ?
-
En chiffrant les économies réalisables ?
-
En leur faisant peur ?
-
En décrivant l’absurdité de certaines procédures basées sur le papier ?
-
En rassurant, en simplifiant ?
-
En cassant les freins liés à tout changements ?
Quel intérêt avons-nous à utiliser la dématérialisation ? :
-
Pour en tirer profit ?
-
Pour augmenter sa productivité ?
-
Pour se différencier ?
-
Pour avoir une meilleur réactivité ?
Dans quel domaine, faut- il l’utiliser ?
Pour quoi faire ?
6
Quels sont les processus de production intéressés par l’utilisation de la
dématérialisation ?
Comment l’utiliser ?
Est-ce coûteux de l’utiliser ?
Pour répondre à cette problématique, ce mémoire sera composé de deux parties.
Elles ont pour ambition de motiver les cabinets d’expertise comptable à utiliser la
dématérialisation pour qu’ils profitent de ses avantages.
La première partie présentera les différentes utilisations possibles de la
dématérialisation à l’intérieur du cabinet, comme la GED et l’Intranet.
Elle expliquera les avantages à l’utiliser. Elle proposera aux cabinets
d’expertise comptable informatisés une solution pratique de GED ne
nécessitant aucun investissement en matériel ou en logiciel. Elle ne
demandera qu’un peu d’imagination et de réflexion.
La deuxième partie expliquera le transport et le partage de l’information
dématérialisée à l’extérieur du cabinet. Elle permettra ainsi aux
cabinets d’expertise comptable de mettre en place pratiquement les
télédéclarations au sein de leurs processus de production. Elle émettra
aussi des réflexions visant à favoriser l’usage des téléprocédures.
7
PARTIE 1 – L’ORGANISATION DE L’INFORMATION
DEMATERIALISEE POUR UN USAGE INTERNE
CHAPITRE 1 – PRINCIPES GENERAUX DE LA
DEMATERIALISATION
1.1 - Définition et présentation
« La dématérialisation d’un document est le remplacement de ce document sous
forme papier par son équivalent (image ou seulement identité de contenu)
électronique. Il peut s’agir d’un transfert sur réseau de transmissions de données ou
de son inscription sur un support (bande magnétique, disquette, etc...) »
Cette définition est tirée du glossaire du rapport de M. Lorentz Président de la
Mission Commerce Electronique.
La dématérialisation d’une procédure est la dématérialisation des documents papier
liés à cette procédure.
La dématérialisation des actes de l’entreprise revient à rendre ces actes immatériels ;
on passe donc du papier à la forme numérique. Les cabinets d’expertise comptable
participent activement à la dématérialisation lorsqu’ils saisissent les documents
papiers de leurs clients. Afin de réduire leurs frais de gestion et d’archivage, les
cabinets
doivent
l’utiliser
plus
fréquemment,
c’est-à-dire,
conserver
cette
dématérialisation à tous les niveaux tel que le transport ou le stockage.
L’administration souhaite elle aussi bénéficier de cette dématérialisation créée. Elle
propose donc à la profession de nombreuses téléprocédures : il s’agit des
télédéclarations et du télérèglement. L’administration souhaite se servir de la
dématérialisation que les cabinets créent. En échange, elle dématérialise toutes les
déclarations que nous pouvions trouver sous format papier. On parle de
téléprocédures totalement dématérialisées lorsque la télédéclaration est associée au
télérèglement.
Certaines téléprocédures sont désormais obligatoires pour les grandes entreprises.
8
1.2 - Constat sur son utilisation
La dématérialisation a envahi tous les domaines : l’aérospatiale, l’industrie, les
services. Le développement des matériels tels que les ordinateurs, télécopieurs,
messagerie électronique en ont facilité le développement.
Pour accéder à la dématérialisation, il est nécessaire de disposer de certains
matériels dont le plus important est l’ordinateur.
Les outils susceptibles de traiter la dématérialisation sont :
-
Les progiciels comptables (Cegid, CCMX, Coala…)
-
Les applications bureautiques (Logiciel de traitement de texte, Tableurs)
-
Les applications informatiques au sens large (base de données, CAO, DAO)
-
Les télécopies
-
Les photocopieurs
-
L’Internet
-
La messagerie électronique
-
La documentation numérisée à la source par les éditeurs
Selon une étude de BP Paribas Lease Groupe réalisée en janvier 2003, les PME
(de 6 à 200 salariés) sont prêtes, elles sont équipées à 99 % d’un micro-ordinateur.
De plus, 92 % des PME sont connectées à l’Internet, 43 % des connexions sont de
type haut débit (ADSL, CABLE).
1.2.1 - Dans les cabinets d’expertise comptable
Selon le conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables, la profession
comptable se compose de 29751 membres inscrits en France métropolitaine en
septembre 2003. Ces 29751 membres se répartissent en 12601 entités
économiques disposant de leur autonomie de gestion, 83 % de celles-ci emploient
moins de dix salariés. La taille réduite des cabinets est un frein à leur équipement
informatique et à l’utilisation de la dématérialisation. En effet, la gestion d’un réseau
entraîne des frais peu proportionnels à la taille du cabinet. Afin de pouvoir bénéficier
des NTIC, il sera donc indispensable aux plus petits d’entre eux de se regrouper pour
9
former des sociétés civiles de moyens, ou encore de s’associer. Cependant, tous les
cabinets
d’expertise
comptable
sont
équipés
d’un
minimum
de
moyens
informatiques. Chacun peut commencer à réfléchir sur l’utilisation de la
dématérialisation. Les cabinets qui auront investi dans ces technologies disposeront
bientôt d’un avantage concurrentiel certain.
Concernant le transport de l’information dématérialisée, le site « jedeclare.com »
affirme que 3500 cabinets d’expertise comptable sont inscrits et, qu’en 2003 750000
télédéclarations ont été transmises à la DGI et aux organismes sociaux.
Au 31/12/2001, le site « net-entreprises » comptait 353 cabinets d’expertise
comptable inscrits.
On peut donc en déduire qu’au 31/12/2003, il existait au minimum 3853 cabinets qui
télétransmettaient par l’intermédiaire de ces deux portails déclaratifs, soit déjà 29 %
des entités économiques. Ce chiffre ne tient pas compte des cabinets utilisant
d’autres
portails
ou
faisant
appel
directement
aux
téléprocédures
des
administrations.
Certaines téléprocédures sont très peu utilisées. Seul 3% des DUCS qui transitent
par le portail « jedeclare.com » sont destinées aux organismes de retraite. Cette
faible utilisation se justifie par la complexité de leur paramétrage. C’est dommage,
car sans lui, il est impossible d’émettre en fin d’année la DADS-U CRC. Or le
remplissage des déclarations nominatives annuelles des caisses de retraite est un
travail long et fastidieux.
En ce qui concerne le stockage des documents dématérialisés, 800 expertscomptables étaient équipés en logiciel de Gestion Electronique de Documents selon
la société NOVAXEL. Ce chiffre date de décembre 2001. Il est le dernier connu.
1.2.2 - Dans les administrations
D’après le livre blanc sur l’Administration électronique et la protection des données
personnelles de Pierre TRUCHE, la dématérialisation des feuilles de soins constitue
aujourd’hui la téléprocédure la plus importante au monde : « plus de 1,5 million de
feuilles de soins électroniques sont produites par jour, soit un tiers du total de
10
l’ensemble des feuilles de soins, ceci moins de 4 ans après la distribution de la
première carte Vitale ».
L'État est donc le principal artisan de la dématérialisation en France. Lancé en 1979
pour simplifier les échanges administration-entreprise, le Transfert de données
sociales (TDS) a été suivi dès 1990 par la mise en place du Transfert des Données
Fiscales et Comptables (TDFC). En 2001, 630000 entreprises ont utilisé TDFC et
plus d'un million ont déclaré leur DADS (déclaration annuelle de données sociales)
par TDS, soit 86 % des salariés français. Depuis le 10 février 2002, les 17000
entreprises qui réalisent plus de 15 millions d'euros de chiffre d'affaires règlent
également leur TVA en ligne, il s’agit pour elles d’une obligation. Les téléprocédures
vont se généraliser. À terme, toutes les entreprises devront utiliser ces
téléprocédures.
L'Etat
prépare
le
terrain
en
uniformisant
l'ensemble
des
télédéclarations au travers de deux technologies : l'échange de formulaires
informatisé (EFI) et l'échange de données informatisé (EDI). L'EDI nécessite l'achat
d'un logiciel et reste réservé aux grandes entreprises ainsi qu'aux cabinets
comptables qui transmettent un grand nombre de déclarations pour le compte de
leurs clients et de leurs filiales. L'EFI permet de se connecter directement sur le site
web des administrations concernées pour télédéclarer et télépayer grâce à un simple
formulaire. Simple et économique, l'EFI nécessite cependant un niveau de sécurité
important, essentiellement géré par le chiffrement des communications (SSL 128
bits) et le recours à des certificats numériques, ces derniers sont principalement
fournis par les établissements financiers.
1.3 - Champs d’application
1.3.1 - Pour les clients
•
Emission des déclarations
Les clients n’ont plus à envoyer leurs bordereaux de cotisation au cabinet pour qu’il
les établisse. Les bordereaux émis par les administrations ne sont plus utilisés. Ce
sont les cabinets d’expertise comptable qui les émettent. Les clients réalisent donc
des économies de frais d’envoi et ils n’ont plus à se soucier des échéances.
11
•
Le télérèglement
Lorsque les clients adhèrent à ce service, ils n’ont plus à veiller à ce que leurs
règlements arrivent bien dans les délais aux administrations.
•
La télétransmission des relevés bancaires
Les clients n’ont plus à les transmettre au cabinet. Ils peuvent donc les conserver
pour leur gestion. Ils sont assurés que le cabinet les a tous en sa possession. Ceci
permet un avancement régulier de leurs dossiers.
•
La mise en ligne de leurs dossiers permanents, de leurs archives, de leurs
factures sur un serveur sécurisé
A tout moment, les clients peuvent consulter, télécharger leurs documents. Cela est
intéressant pour les clients et également pour les assistants chargés de leurs
dossiers. Les clients peuvent avoir accès à leurs documents 24H/24H et sans
attente. Cela évite du travail inutile aux collaborateurs. Ils sont moins dérangés et
donc plus concentrés. En effet, sans cette mise en ligne, les assistants consacrent
beaucoup de temps à :
-
Recueillir les demandes des clients
-
Rechercher le document demandé (parfois infructueux)
-
Photocopier le document
-
Envoyer le document
Les clients ont besoin de l’information immédiatement. Plongés en général sur un
autre dossier, les assistants auront du mal à retrouver leur niveau de concentration
après avoir réalisé la recherche, ce qui perturbe grandement leur travail.
Pour les nombreux cabinets qui tiennent des fiches de temps, il n’est pas certain que
l’impact de ces recherches soit correctement imputé au bon client.
12
1.3.2 - Pour le cabinet
•
L’intégration des relevés bancaires dans le logiciel de production comptable
Elle dispense les assistants d’un travail peu valorisant. Elle leur apporte une facilité
dans les saisies complémentaires obligatoires (chèques ou relevés de LCR). Les
gains de temps apparaissent évidents.
•
L’archivage et le classement
Le classement est une tâche importante dans les cabinets d’expertise comptable. Il
est, dans la pratique, confié à des personnes peu qualifiées et peu concernées par
l’utilisation future des documents archivés. Un classement rationnel et rigoureux
apporte un confort substantiel à l’ensemble du cabinet.
•
La réduction des frais de courrier
Lorsque l’on parle des frais d’envoi, on pense prioritairement aux coûts de
l’affranchissement, or ces frais en englobent beaucoup d’autres. Les secrétaires
consacrent beaucoup de temps à la rédaction du cahier chrono courrier, à
l’affranchissement, sans oublier l’acheminement du courrier à la poste.
•
Le dossier de révision
Sous sa forme dématérialisée, il permet d’économiser de la place et permet son
partage.
•
La documentation dématérialisée
Plusieurs personnes peuvent l’utiliser en même temps et dans des lieux différents
(interne ou externe au cabinet). La mise à jour est facilitée et uniforme pour tous les
utilisateurs.
13
•
L’Intranet
Son utilisation favorise un meilleur partage des ressources du cabinet. Il permet
d’éviter que chacun travaille de façon isolée, de rationaliser la production du cabinet,
d’économiser du temps et de sécuriser les travaux de chacun.
•
L’accès en ligne des déclarations dématérialisées
Il permet d’éliminer le temps de recherche, de copie et de classement. Les
déclarations dématérialisées peuvent être utilisées lors de traitement de masse si on
les associe à un publipostage. L’imprimé fiscal unique (Déclaration 2561) ou les
acomptes d’impôt société peuvent être traités de la sorte.
•
Une saisie partagée
L’ASP (Application Service Provider) ou en français le FAH (Fournisseur
d’Applications Hébergées) est un outil qui permet de saisir, de traiter et de publier
l’information en ligne.
L’accès à cette information est possible en tout lieu, depuis le cabinet, le domicile ou
l’entreprise du client, et à tout moment. Recourir aux ASP est donc un concept de
travail collaboratif entre le cabinet et ses clients. Cet outil de travail apparaît comme
une solution intéressante.
Il existe deux solutions de mise en oeuvre de l’ASP :
-
La solution dite semi-ASP. Le cabinet conserve les applications et le
système d’information sur son serveur. Les entreprises clientes peuvent
s’y connecter à tout moment par le réseau Internet.
-
Le solution dite full ASP. Le cabinet délocalise toutes les applications sur
un serveur externe.
Le déploiement d’une solution ASP a des conséquences sur les modes de travail et
l’organisation. Il faudra faire face aux éventuelles barrières psychologiques et à
veiller à la protection des données des clients, au respect des règles déontologiques.
14
De manière pratique, l’ASP peut être mis en place rapidement par tout cabinet
informatisé et relié au réseau Internet. Il existe en effet sur le marché de nombreuses
offres d’ASP. On peut citer par exemple Comptanoo ou Itool Compta.
1.3.3 - Pour les administrations et les OGA
•
Les télédéclarations
Le traitement des déclarations dématérialisées est aussi un gain de temps pour les
administrations. Le partenariat entre les administrations et les cabinets d’expertise
comptable est gagnant pour chacun. Les télédéclarations permettent d’économiser
du temps (saisie) et de l’argent (affranchissement). En retour, ces administrations
traitent plus rapidement les déclarations et peuvent donc faire parvenir plus
rapidement voire instantanément des bilans de contrôle (cf. téléprocédures DADS
NET).
•
Les dossiers de gestion des OGA
De nouveau une relation gagnante : constitués à l’écran, les dossiers de gestions ne
nécessitent plus d’édition, de classements ni d’envoi physique. Les OGA n’ont plus à
ressaisir les liasses fiscales.
CHAPITRE 2 – INTERETS DE LA DEMATERIALISATION EN USAGE
INTERNE
L’activité des cabinets d’expertise comptable se transforme brutalement.
Ce qui a changé récemment :
•
Au niveau des clients
-
Ils veulent tout, tout de suite et au moindre coût
-
Ils sont moins fidèles
15
•
•
Au niveau des collaborateurs
-
Turn-over élevé
-
Recrutement difficile
-
Temps de formation aux outils et règles internes moins rentables
Au niveau de l’environnement juridique
Les règles sociales, fiscales et juridiques sont de plus en plus complexes car elles
sont en évolution permanente et ne cessent de s’ajouter les unes aux autres. Pour
les appliquer, il faut plus de temps.
Selon Gartner Group : « 70 % des TPE et PME françaises pourraient ne plus être
compétitives d’ici 2 ans si elles continuent d’ignorer les TIC.»
Source : 01 informatique, 6 juin 2003
« L’appropriation, par les PME, des nouvelles pratiques d’affaires, rendues possibles
grâce aux TIC, est une question de survie pour de très nombreuses PME et engage
la prospérité de notre pays. »
Source : Rapport Charié, septembre 2003
2.1 - Apporter un meilleur service au client
Les dirigeants des TPE disposent de peu de temps pour s’occuper de leur gestion
administrative. Ils sont en général plus proches de leurs métiers que du papier.
Ainsi, lorsqu’ils téléphonent au cabinet pour obtenir une information, ils doivent
pouvoir l’obtenir de suite. Ils imaginent que leur dossier est constamment ouvert.
La dématérialisation donne cette impression. Elle permet en quelques clicks de
souris d’accéder à l’ensemble d’un dossier et également d’avoir accès à la
législation.
Répondre rapidement aux attentes des clients est un bon moyen de les fidéliser. La
communication est améliorée et d’autres services pourront être proposés.
Cependant, en agissant de la sorte, leurs demandes risquent d’augmenter.
Pour ne pas être dépassé, le cabinet devra revoir son organisation de travail.
16
Elle pourrait se concevoir en cellule de back office (saisie et révision) et de front
office (renseignements et conseils aux clients).
2.2 - Comprendre et maîtriser la dématérialisation
Malgré leur taille réduite, les entreprises clientes des cabinets d’expertise comptable
sont friandes de conseils en TIC. Elles consultent pour choisir un matériel
informatique (logiciels et matériel), demandent de les dépanner en cas de difficultés.
Ainsi, il semble difficile de pouvoir donner des renseignements, voire des conseils sur
des choses non utilisées. Une fois maîtrisées ces connaissances pourront faire
l’objet de missions à forte valeur ajoutée. De plus, en informatisant les clients, nous
les rendons aptes à recevoir et à nous faire parvenir des informations
dématérialisées. Cabinets et clients travailleront en équipe, chacun profitera des
travaux de l’autre.
2.3 - Promouvoir l’image de la profession
L’utilisation des télétransmissions renvoie une image de modernité et de qualité de
service auprès de la clientèle et également auprès des collaborateurs. Afin d’attirer et
de conserver de jeunes talents, la profession comptable doit combattre l’image de
« gratte papier » véhiculée par certains. Elle doit également se doter de toutes les
technologies susceptibles de rendre leur travail intéressant. Supprimer les tâches
administratives rébarbatives et inutiles est une nécessité. La relation clientèle sera
resserrée. Tout cela contribuera à rendre notre profession plus stable face à son
inévitable déréglementation.
2.4 - Améliorer la productivité
Le traitement des documents papier fait perdre du temps. Les éditions, photocopies,
recherches sont longues et fastidieuses. De plus, les traitements par lot ne sont pas
possibles. Leur disponibilité est réduite à un utilisateur et à un emplacement précis.
Les documents électroniques sont consultables par tous les collaborateurs que ce
17
soit au cabinet ou à l’extérieur. Ils permettent en un click, l’envoi par messagerie
électronique, par télécopie.
La dématérialisation offre, au travers des télétransmissions et de la Gestion
Electronique des Documents, des gains de temps importants qui se répercuteront sur
le prix de revient des dossiers.
Les administrations destinataires de ces fichiers dématérialisés sont aussi
gagnantes. Certains détracteurs estiment que c’est injuste, cependant, elles peuvent
ainsi traiter plus rapidement les déclarations et nous prévenir immédiatement en cas
d’anomalie. Le traitement des DADS par Internet (TDS-NET) est un exemple de
relation où chacun est gagnant. Dans un article du SIC n°191 de mars 2001,
Monsieur Gérard THEPAUT, expert-comptable, estime avoir gagné 20 % des heures
qu’il consacrait aux DADS grâce à la décentralisation des envois sur chaque
collaborateur, tous connectés à l’Internet.
2.5 - Externaliser la production
M Philippe CASTELLAN, expert-comptable, explique, dans un entretien donné au
journal du net RC&A interactive en novembre 2003, comment et pourquoi il a décidé
de franchir le cap.
Son cabinet était confronté à des difficultés croissantes de management du
personnel à faible et moyenne valeur ajoutée (saisie et préparation du bilan avant
révision), des difficultés à recruter, une augmentation des coûts salariaux du fait de
l’application rigide des 35 heures, des difficultés à motiver ses assistants et des
difficultés à lutter contre un absentéisme grandissant.
Ce management se faisait au détriment des clients. Il a donc décidé de sous-traiter la
saisie afin que son cabinet se recentre sur son véritable métier : le conseil.
Externaliser n’est pas obligatoirement synonyme de délocalisation à l’étranger même
si dans ce cas précis, il s’agit effectivement d’une délocalisation à Madagascar.
Il peut simplement s’agir de sous-traiter une partie de son travail à l’extérieur du
cabinet par une autre entité économique. Aux dires de M. Philippe CASTELLAN,
cette saisie automatique des documents, fonctionne correctement et complètement.
Les pièces comptables les plus petites peuvent être traitées de la sorte y compris les
tickets de péage. Cette délocalisation a réduit le coût de production de ses bilans de
18
40%. Les gains de productivité dégagés ont été investis dans la relation clientèle ce
qui, mécaniquement, a augmenté son volume d’affaires.
2.6 - Mieux archiver (GED, EXTRANET)
La dématérialisation est un prérequis indispensable à l’archivage ou au partage
d’une information numérique. Un bon archivage doit pouvoir offrir aux utilisateurs
(interne ou externe au cabinet) convivialité et grande sécurité.
Les avantages de la GED et de l’Extranet seront détaillés dans le chapitre 3.
2.7 - Réaliser des économies de papier, de temps
Les experts-comptables qui ont franchi le cap de la dématérialisation l’affirment ; son
exploitation est source de profit. C’est le cas pour M Stéphane VERDICKT dirigeant
du cabinet d’expertise comptable « EAC ». Il fait numériser les pièces comptables de
ses clients afin de pouvoir les intégrer, codifiées à 80 %, dans son logiciel de
production comptable. Il affirme que « Les gains sont énormes, à la fois en matière
de productivité, de délais de traitement et de qualité ». Certains ateliers parisiens
sont spécialisés dans la numérisation des documents, la reconnaissance de l’écriture
(OCR) et l’intégration des données dans des logiciels de comptabilité (ERP). Il est
possible de consulter l’interview de M. Stéphane VERDICKT réalisé par M. Didier
GENEAU sur le site http://www.01net.com.
Mon expérience professionnelle, me permet de confirmer que les gains de papiers et
de temps sont réels. Il faut cependant préciser qu’ils n’interviennent pas
immédiatement. L’abandon du support papier est un véritable choc culturel. Il faut
laisser un temps d’adaptation aux utilisateurs. Apprendre à lire à l’écran n’est pas
aisé. C’est après avoir passé ce cap, que les bénéfices se concrétisent. Dix-huit mois
après avoir mis en place une GED, les gains peuvent être constatés : les dossiers
permanents des clients composés de papiers ont cessé de grossir, l’armoire
contenant leurs dossiers sociaux est devenue bien vide. Avant la GED, une
assistante consacrait huit heures par mois au classement des paies et autres
documents liés au social, responsable de l’accueil téléphonique des clients, elle peut
désormais mieux les renseigner, et ainsi décharger les responsables de dossiers.
19
Pour rendre concret les économies réalisables par l’utilisation d’une GED dans un
cabinet d’expertise comptable, une étude chiffrée est donnée en annexe n°14. Cette
étude arrive à la conclusion qu’un cabinet de 10 salariés peut économiser 10400 €
par an. De manière encore plus simple, le coût de ce mémoire, édité sur papier et
relié, s’élève à 15 € TTC. Sa version dématérialisée, présente sur le CD, coûte le prix
du CD soit 0,30 € TTC. En ce qui concerne les frais de transport, la différence de
coût est encore plus incontestable. La transmission par internet de la version
dématérialisée ne coûte rien alors que l’envoi de la version papier s’élève à 10 €.
Alors, pourquoi demander encore une version papier ?
CHAPITRE 3 – MISE EN PLACE PRATIQUE D’UNE GED
On peut définir la Gestion Electronique de Documents comme un ensemble d’outils
et de techniques qui permet de dématérialiser, classer, gérer et stocker des
documents à partir d’applications informatiques dans le cadre normal des activités du
cabinet. La GED est avant tout un système de classement, une organisation.
Elle permet :
-
de rationaliser le traitement des documents sous une forme dématérialisée
-
de fédérer l’ensemble de l’information produite ou reçue par une organisation
-
de regrouper des documents avec d’autres plus facilement
-
de sécuriser l’ensemble des données
Le terme GED recouvre des réalités différentes.
Elles ont toutes pour objectif de permettre l’accès aux documents numériques de
manière structurée. On peut donc parler de GED sans pour autant disposer de
réseaux informatiques.
•
La GED administrative
Elle permet de numériser puis de classer des documents administratifs (factures,
relevés bancaires, bons de commande). Ces documents numériques sont mis à la
disposition de tous à l’aide d’un réseau informatique.
20
•
La GED documentaire
Ce type de GED met l’accent sur une indexation poussée des fichiers numériques
qui la composent. Ces derniers peuvent être des tableurs, des textes, des images,
des formulaires, des lettres type… Elle s’articule autour d’un puissant moteur de
recherche capable de répondre aux besoins de l’entreprise dans sa globalité.
•
La GED bureautique
Elle regroupe les travaux de tous les utilisateurs crées par des applications, tels que
des documents issus de traitement de texte, de tableurs…. Ils sont conservés dans
leur format d’origine. Il ne s’agit pas ici d’archive figée, chacun peut les modifier à sa
guise.
•
La GED technique ou GED métier
Les documents gérés par cette GED sont propres à un métier déterminé. On
retrouve ce type de GED dans les bureaux d'étude pour la gestion des plans ou des
documents techniques dans les entreprises industrielles.
Ces différentes GED peuvent être regroupées sous le concept plus général de
GEIDE (Gestion Electronique d’Information et de Documents Existants). Pour
l’utilisateur peu importe l’appellation, toute GED doit pouvoir lui donner accès à toute
forme de documents ou des fichiers numériques.
Ce chapitre parlera plus particulièrement de la GED technique. Les fichiers qui la
composent sont figés. Aucune modification ne peut leur être apportée. La GED
bureautique sera abordée dans le prochain chapitre, elle concerne l’Intranet.
3.1 - Description de différentes solutions
Avant de penser à l’organisation des documents électroniques, il faut déterminer leur
format. Il faut en effet normaliser leur format car ils sont destinés à être utilisés par
une grande variété d’utilisateurs. En informatique, le format peut se définir par un
arrangement
prédéterminé
des
données
qui
structure
l'enregistrement
de
l'information sur une mémoire externe. Il existe pour l’archivage un choix important
de formats et de technologies électroniques, notamment ASCII (pour le texte), TIFF,
21
PDF, ainsi que des formats tels que ceux des traitements de texte et des tableurs. Il
est reproché à certains de ces formats d’être « propriétaires », c’est à dire n’offrant
pas de garantie quant à leur existence à long terme. Un seul d’entre eux présente,
par ses caractéristiques uniques, les conditions nécessaires pour assurer un
affichage préservé sur une durée prolongée. Il s’agit du PDF. Il représente non
seulement les données contenues dans le document, mais également l’aspect précis
de ce dernier. Le fichier peut être affiché sans son application d’origine. En fait, dans
dix ans et au-delà, les utilisateurs pourront le visualiser exactement tel qu’il était à sa
création.
L’XML est un langage de balisage utilisé pour coder des documents ou des parties
de documents et qui permet de traiter le document électronique indépendamment
des outils utilisés pour sa mise en forme. L’ajout de métadonnées XML au fichier
PDF garantit à la fois la fidélité et l’accessibilité de ce dernier. La spécification PDF
étant à la disposition du public, les informations concernant le format de fichier
resteront toujours dans le domaine public. Il s’agit donc d’un format ouvert
caractérisé, par le fait qu’il peut être utilisé par plusieurs logiciels et pas uniquement
par celui qui l’a créé.
L’annexe 12 récapitule les délais de conservation des documents d'entreprise.
3.1.1 - Utiliser les fonctionnalités associées aux applications comptables
évoluées.
Les logiciels de base de données présents dans les applications de productions
comptables de dernière génération permettent d’insérer dans la fiche de chaque
client des documents électroniques. On appelle ces applications des Progiciels de
Gestion Intégrés (PGI). On peut relever que certaines SS2I n’ont pas cherché très
loin pour trouver le nom de leurs progiciels. Ces PGI tentent d’éviter toute ressaisie
inutile. Ils diffèrent totalement des logiciels d’ancienne génération qui apparaissaient
tels que des petits modules plus ou moins liés entre eux.
Ces logiciels sont une bonne solution pour les cabinets d’expertise comptable. Ils
répondent parfaitement à tous leurs besoins.
Ils comportent cependant quelques inconvénients.
22
Leur mise en place est souvent longue et plus complexe que prévu. D’après mon
expérience, il est quasiment impossible de transférer simplement les données de
l’ancien logiciel (tout juste les fiches clients en matière sociale). Les concepteurs de
logiciels doivent encore réaliser des progrès en ce qui concerne la reprise des
données existantes.
Ceci demande donc un travail de paramétrage important et remet en question la
plupart des méthodes de travail existantes. Accompagner le changement ne sera pas
une mince affaire pour le dirigeant (cf. chapitre 5 de la partie 1).
La charge de travail d’intégration à fournir par les assistants est souvent sousestimée. A qui la faute ? Il ne faut pas compter sur les SS2I pour mettre en garde
leurs clients, elles préfèrent, « en habiles vendeuses », montrer les formidables
capacités de leurs progiciels après paramétrage. Ces difficultés apparaissent
clairement lors des formations techniques délivrées aux assistants.
Leurs coûts ne sont pas négligeables. Une licence par utilisateur et par an peut
atteindre entre 500 € et 3000 € hors frais de maintenance.
Leur caractère « propriétaire » effraie. Peu de logiciels d’éditeurs concurrents
peuvent accéder à sa base de données interne. Enfin, après six à douze mois
d’effort d’intégration, il sera bien difficile d’en changer.
Utiliser les fonctionnalités associées aux PGI est la solution à adopter en priorité par
des cabinets mal structurés souhaitant réorganiser leurs processus de production.
Son implantation sera l’occasion de repenser en profondeur les méthodes de travail.
Un cabinet correctement organisé devra réfléchir longuement aux multiples
incidences qu’impliquent ces logiciels. Il lui sera utile d’interroger d’autres confrères
ou de suivre quelques heures de formation afin de connaître pleinement toutes ces
incidences
3.1.2 - Logiciels commerciaux dédiés
Les logiciels commerciaux ont l’avantage de proposer une solution de GED clés en
main. Ces solutions ont déjà été adoptées par d’autres cabinets d’expertise
comptable. Leur implantation est facilitée par l’expérience des formateurs qui
connaissent bien les besoins de la profession. Les formations de NOVAXEL (éditeur
de logiciel) mettent l’accent sur l’implantation en proposant un véritable plan de
23
réflexion préalable. Ces applications commerciales apportent des fonctions
supplémentaires non négligeables telles que :
-
La possibilité de rouvrir une archive (figée) par l’application qui l’avait crée afin
de pouvoir la modifier. Il est possible, par exemple, d’ouvrir un fichier archivé,
créé par Excel, dans l’application Excel et ainsi être modifié
-
Un puissant moteur de recherche
-
Une traçabilité des recherches, un journal d’accès
-
Une aide à la scanérisation, à la reconnaissance de l’écriture
Bien sûr, le coût élevé pour une petite structure ainsi que la difficulté d’adaptation à
la particularité d’un cabinet, pourront contraindre le cabinet à envisager une autre
solution.
3.1.3 - Créer une arborescence Windows partagée sur un réseau
Cette solution est facile à mettre en place car Windows est connu par le plus grand
nombre. La plupart des collaborateurs utilisent déjà cette méthode pour organiser
leurs documents. Il suffit d’expliquer que la GED proposée est simplement une
normalisation du classement de l’ensemble des documents du cabinet. Ainsi, tout le
monde pourra, selon le même procédé, avoir accès aux documents de chacun.
Dans l’introduction, j’ai évoqué le fait que cette nouvelle organisation ne peut
résoudre la totalité des problèmes que présentait l’ancienne comme par exemple la
perte d’un document. Elle n’apporte donc que des améliorations. Le plus adéquat est
donc de partir de l’organisation existante, puisque tout le monde la connaît : il suffit
d’ouvrir un dossier permanent papier et de créer les répertoires correspondants aux
onglets utilisés tels que :
-
Plaquette
-
Fiscal
-
Social
-
Juridique
-
Immobilisation
-
Courriers
24
Cet ensemble de répertoires constituera le dossier permanent TYPE à utiliser pour
chaque client. Chaque répertoire principal pourra bien sûr être divisé en sousrépertoire.
Par exemple, le répertoire « Plaquette » sera composé d’un exemplaire du dossier
d’édition des comptes sociaux.
Tous les dossiers permanents électroniques seront placés sur un serveur afin qu’ils
soient accessibles à tous.
Une GED doit permettre de trouver facilement un document ou un groupe de
documents répondant à différents critères. La recherche WINDOWS est simple et
propose beaucoup de critères de choix comme la date, le nom, la taille du fichier…
Cette GED a l’avantage d’être peu onéreuse et d’être facilement adaptable à toute
organisation existante, ce qui n’est pas le cas des logiciels commerciaux de GED.
De plus, si l’on dispose de quelques connaissances dans des langages de
programmation tels que Visual basic par exemple, cette solution de GED peut alors
répondre à toutes les exigences des utilisateurs comme :
-
Le classement des archives automatiques préalablement codifiées
-
La création d’un nouveau dossier client conforme au dossier type
-
Le rajout d’un répertoire manquant dans tous les dossiers
-
La suppression d’un répertoire dans tous les dossiers
-
La création de listes de contrôle (paies, bilans, juridiques…)
Elle peut constituer le point de départ de la compréhension du traitement des
documents électroniques.
Ayant expérimenté la mise en place d’une GED de ce type dans un cabinet
d’expertise comptable, vous trouverez en annexe un dossier complet permettant son
implantation pratique. Ce dossier est composé des annexes suivantes :
-
Annexe 2 : Description de l’arborescence de l’armoire électronique
-
Annexe 3 : Composition du nom de l’archive
-
Annexe 4 : Tableau des codes de travail et des codes particuliers
-
Annexe 4 BIS : La gestion automatisée de la GED
-
Annexe 5 : Comment rechercher une archive ?
25
3.2 - Méthodologie de mise en œuvre
La création et la gestion d’un archivage électronique doivent être organisées au
moyen de règles et de procédures rigoureuses, et également d’une planification
applicable à l’ensemble du cabinet. L’archivage doit en outre impérativement
respecter les normes établies par le cabinet.
Les critères servant à déterminer la pertinence des documents conservés doivent
répondre aux besoins propres à chaque organisme ainsi qu’aux réglementations et
impératifs externes. A chaque cabinet correspondent donc des critères bien
particuliers. Pour déterminer l’approche technologique la plus adéquate, il est
indispensable de réaliser une analyse approfondie des risques.
Pour mener à bien la mise en place pratique de tout projet, il faut passer par une
étape incontournable : la planification. Elle permettra d’obtenir le plus d’avantages
possibles, elle simplifiera la mise en place en la rationalisant.
La planification se compose de trois grandes étapes :
-
Evaluer la situation actuelle
-
Déterminer la situation souhaitée (c’est-à-dire l’évolution que l’on
recherche)
-
Etablir de quelle façon atteindre la situation souhaitée
En pratique, il est donc nécessaire de procéder à :
-
L’inventaire des ressources matérielles techniques à disposition : matériel
informatique, logiciels
-
L’inventaire des connaissances techniques : ressources humaines et
connaissances
-
L’appréciation des systèmes actuels et du niveau d’utilisation des
technologies
-
L’examen des besoins
-
La classification des besoins par ordre de priorité
26
-
L’étude de leur possible réalisation
-
La fixation des objectifs
3.3 - Facteurs de réussite de la mise en place
Le facteur primordial du succès est de tenter de faire adhérer le maximum d’individus
au projet. Or chaque individu exprime son poste en besoins particuliers. Idéalement,
il serait bon qu’ils participent à la création du projet. Ils pourraient par exemple
procéder aux tests. En découvrant le projet, ils souhaiteraient certainement apporter
des modifications qui répondraient mieux à leurs besoins. D’ailleurs, certains
utilisateurs n’envisagent l’intérêt de la technologie que lorsqu’ils l’ont utilisée. Leur
dispenser une formation est également une solution qui leur permettra de l’utiliser
mais surtout de les rendre capable de l’adapter en fonction de leurs besoins.
Un autre facteur de réussite est d’utiliser la communication et la pédagogie, c’est-àdire, développer certaines attitudes qui favorisent le partage de connaissances. Il
convient de savoir écouter l’utilisateur.
Pour que l’implantation d’une GED ou de tout projet TIC de façon générale au sein
du cabinet, soit une réussite, il faut veiller à éviter certains écueils, comme :
-
Vouloir aller trop vite
-
Oublier de faire adhérer l’ensemble des utilisateurs (le faire le plus tôt
possible)
-
Avoir un management faible
-
Oublier de veiller à l’interopérabilité passée, présente et future des
applications, des formats
-
Stopper les efforts d’implantation à la phase d’exécution
-
Attendre d’être dépassé et penser que le projet résoudra tous les
problèmes
-
Ne pas évaluer les retours sur investissement pendant le régime de
croisière. Il faut, au contraire, faire reconnaître les progrès
27
Selon le cabinet Price Watherhouse & Coopers, « les principales causes d’échec ne
sont pas techniques mais dépendent plutôt de facteurs humains et de management
de projet ».
Selon une étude réalisée par le Standish Group auprès de 400 entreprises
3.4 - Coût de la mise en place
Ce chapitre détaille le besoin en matériel, logiciels et moyens humains.
3.4.1 - Le matériel
La profession comptable se situe déjà à la pointe de l’informatique. D’après une
enquête de l’INSEE de 1997 intitulée
«Changements organisationnels et
informatisation dans les activités comptables », les sociétés d’expertise comptable
disposant d’un salarié sont toutes informatisées. Cette étude précise que les cabinets
disposent, à 50%, d’un réseau et, pour 64% d’entre eux, d’un micro-ordinateur
portable.
La mise en place d’une GED ne nécessitera donc aucun investissement
supplémentaire.
28
Le coût dépend de la solution choisie. Si l’on opte pour l’utilisation des fonctions
complexes présentes dans les PGI ou pour la création d’une arborescence Windows,
le cabinet devra acquérir un logiciel afin de créer, visualiser, améliorer des fichiers
images. Le logiciel Adobe Acrobat est coûteux mais dispose de nombreuses options.
Il existe sur le marché d’autres logiciels qui créent des fichiers au format PDF. Il faut
compter environ 75 € pour les moins onéreux.
Si l’on opte pour l’achat d’un logiciel commercial, le coût varie 150 € à 150000 €. Il ne
s’agit que de la licence d’exploitation. Ces logiciels sophistiqués nécessitent, pour
une exploitation optimale, des matériels supplémentaires onéreux tel que des
scanners professionnels. Cette solution permet la numérisation des documents. Bien
que cet aspect ne soit pas étudié dans ce mémoire, il me paraît important de
l’indiquer. Cette option rend le cabinet apte à s’adapter aux prochaines évolutions
inéluctables de la profession.
3.4.3 - Les moyens humains
Ils dépendent des connaissances informatiques et de la motivation au changement
du manager et de ses collaborateurs. Une formation délivrée par une société telle
que NOVAXEL permet d’évaluer les compétences des professionnels du cabinet
dans ce domaine. Cette enquête préalable jugera de la faisabilité de tel ou tel projet.
Elle fera prendre conscience de l’ampleur du projet et de la nécessité de le conduire
étape par étape.
3.5 - Avantages et inconvénients
La mise en place d’un système d’archivage électronique présente de nombreux
avantages. Par comparaison avec leur équivalent papier, les archives électroniques
offrent un accès beaucoup plus facile à leur contenu, permettent de partager plus
efficacement les informations et contribuent davantage à faire circuler le savoir.
Désormais, les archives ne sont plus le domaine réservé de quelques personnes
ayant une connaissance approfondie du système de classement.
29
De plus, utiliser la forme électronique peut engendrer des économies de coût non
négligeables dans l’ensemble de la société. En effet, la gestion d’archives sur papier
peut
représenter
un
budget
important
que
l’archivage
électronique
peut
considérablement diminuer. Une étude du consultant Pricewaterhouse Coopers
indique que, dans le monde de l’entreprise, une personne passe 5 à 15 % de son
temps à lire des informations et jusqu’à 50 % à les rechercher.
Les avantages :
− Améliorer les conditions de travail des utilisateurs
− Mettre en place une organisation permettant d’envisager de nouvelles formes de
travail : Délocalisation de la tenue, Travail à domicile
− Générer des gains de productivité (Gains de temps)
− Inciter à repenser le cabinet en profondeur
− Clarifier les procédures du cabinet
− Réduire des charges fixes : papier, frais postaux…
− Améliorer l’image du cabinet par l’usage, la compréhension des NTIC
− Donner aux collaborateurs des outils modernes pour les conserver
− Proposer de nouveaux services aux clients comme la mise à disposition de leurs
documents ou l’intégration d’une GED chez eux
Les inconvénients :
− Chaque tâche devient très technique ; Remplacer un professionnel devient
difficile. La création de livres de procédure est indispensable.
− Augmentation du stress face aux demandes des clients de plus en plus
exigeants. Bien qu’améliorant la vitesse de traitement et de communication des
informations, l’informatique est étrangement dévoreuse de temps.
− La sur-information tue l’information. Il ne faut pas confondre abondance de
données, accumulation d’informations diverses et niveau de connaissance.
− Le risque de pannes (matériel ou logiciel) est plus grand et lorsqu’elles
surviennent les conséquences peuvent être graves.
− Exclusion d’une partie des utilisateurs
30
− Risque de prise de position dominante par des collaborateurs férus
d’informatique. Nécessité d’avoir une personne hautement qualifiée en
informatique. Le risque de dépendance vis-à-vis de cette personne existe.
− Coût et accélération de l’obsolescence des matériels et logiciels
CHAPITRE 4 – TENDRE VERS L’EXTERNALISATION : L’INTRANET
4.1 - Définition
INTRANET, EXTRANET, INTERNET ; que de mots pour désigner de simples parties
d’un réseau informatique ! Ce dernier a pour rôle la communication et donc le
partage de l’information contenue dans chaque machine le composant.
L’Intranet est la partie privée d’un réseau ; c’est par exemple celui de l’entreprise. Il
ne peut être accessible qu’aux personnes autorisées. On peut le comparer à un
Internet privé, un WEB interne.
Il remplit les mêmes fonctions qu’une GEIDE. Il est destiné à partager, à échanger
des informations numériques entre des programmes ou des utilisateurs. La
différence est que l’Intranet est basé sur les mêmes technologies que l’Internet
(Protocole de communication, adresse IP, serveur, navigateur, page HTML, E-mail).
L’avantage d’un tel système est sa compatibilité avec le réseau Internet (Le réseau
mondial, ouvert à tous), il est donc possible d’en connecter une partie. Les clients,
les collaborateurs en déplacement peuvent alors bénéficier d’une partie des
ressources numériques du cabinet (Documentation, lettre d’information, modèle type,
archives). Cette partie de réseau, connectée à l’Internet, s’appelle l’Extranet.
31
4.2 - Schéma général
Source : http://www.awt.be/
Ce schéma montre que l’Intranet est simplement la partie privée du réseau d’une
entreprise.
4.3 - Pourquoi utiliser l’Intranet?
Tout comme la GEIDE, sa fonction est le partage mais il apporte en plus un confort
d’utilisation. Un seul et unique logiciel (un navigateur tel que Microsoft Internet
Explorer) permet de consulter l’intégralité des ressources. Sa technologie WEB met
le cabinet en position d’ouverture sur le monde.
Il améliore la communication interne et apporte de nouveaux outils interactifs,
favorisant le travail en groupe. Il valorise le savoir-faire et la connaissance de
l’entreprise, en les partageant entre les salariés. Les utilisateurs découvrent qu’ils
disposent de beaucoup d’informations, jusqu’alors peu ou pas utilisées, susceptibles
d’améliorer l’efficacité de leur travail. Non, l’Intranet n’est donc pas un simple gadget.
Mon expérience m’a permis d’observer que l’information non visible, non accessible
facilement n’est pas utilisée.
Les cabinets d’expertise comptable de taille modeste (80% d’entre eux ont moins de
10 salariés) rencontrent le même type de problèmes. Ils n’arrivent pas à rassembler
en une seule application toutes leurs ressources. Elles se trouvent dispersées et plus
32
ou moins compatibles entre elles. Les PGI limitent ce phénomène mais il est encore
difficile d’intégrer complètement la totalité des ressources. Malgré une bonne
connaissance de la profession, les éditeurs de progiciels spécialisés peuvent
difficilement s’adapter aux besoins spécifiques de chaque cabinet. L’Intranet est un
bon moyen pour lutter contre cette dispersion des ressources.
L’Intranet organise le partage des ressources suivantes:
-
Listes de suivi de tâches classables par client, collaborateur, assistant
-
Applications
-
Agendas
-
Bases de données
-
Mémo
-
Documentations juridiques
-
Courriers types
-
Formulaires déclaratifs types
-
Procédures types
-
Suivi des congés
-
Suivi des appels téléphoniques et du chrono courrier
-
Notices et manuels d’utilisation des logiciels, des matériels
L’Intranet procure des gains de temps. Il simplifie le travail de chacun. L’utilisation
d’un Intranet évite les pertes de temps liées à la recherche et ainsi améliore la
productivité globale du cabinet. Les utilisateurs peuvent accéder de manière aisée à
des informations actualisées.
Il est source d’économie : limite le coût d’impression, de diffusion, de stockage de
l’information.
Il favorise l’esprit d’équipe. Le travaille « en solitaire » est une pratique souvent trop
courante dans les cabinets d’expertise comptable. Ainsi chacun peut mettre en ligne
un travail personnel, une information importante, susceptible d’intéresser l’ensemble
du personnel.
33
4.4 - Mise en place
Comme tout projet concernant les TIC, la réussite dépend surtout de la capacité du
manager à dialoguer, à gérer les conflits et à persuader les plus « récalcitrants ».
Comme nous l’avons vu, un Intranet ne peut se concevoir que dans les cabinets
pourvus d’un réseau informatique, à la différence de la GED ou de la GEIDE.
Le matériel (hardware) et les ressources existent déjà. Les problèmes de coût ne
sont donc pas un frein. Il suffit ainsi de trier les informations, les applications qui
doivent y figurer, sans oublier que manipuler trop d’informations tue l’information. Un
tel projet doit se concevoir étape par étape et évoluer en fonction des besoins.
La création d’un Intranet simple nécessite peu de connaissances en informatique. En
effet, de nombreuses applications bureautiques permettent une création simple de
pages HTML. Ces dernières pointeront sur les ressources désirées.
Cette conception très simple d’un Intranet nécessite peu d’heures de travail. Même
s’il n’offre pas toutes les fonctions avancées, proposé par les concepteurs
professionnels, il mérite que l’on s’y intéresse. Avant de commencer le travail de
création proprement dit, le responsable du projet doit réfléchir aux questions
suivantes :
-
Comment motiver les utilisateurs ?
-
Comment construire des pages HTML compréhensibles, simples d’utilisation,
voire même agréables et qui pourront évoluer ultérieurement ?
-
Que faut-il partager ?
-
Comment gérer les ressources partagées ? (Droit d’accès, droit de
modification, droit de mise à jour, droit d’intégrer une nouvelle ressource).
Cette dernière question soulève le problème des licences d’utilisation accordées par
les éditeurs de logiciels. Acquérir un logiciel ouvre accès uniquement à un droit
d’utilisation. L’acheteur de logiciel ne peut donc le copier, le partager, le diffuser sans
autorisation de l’éditeur. En pratique, les logiciels existent sous forme de licences
mono poste (utilisable sur une seul machine) ou de réseaux. Seule cette deuxième
forme permet de partager, sachant que le nombre d’utilisateurs est déterminé et
limité. Il est cependant possible d’installer des logiciels en version mono poste sur un
34
serveur. Le code de la propriété intellectuelle ne l’interdit pas, en revanche, l’accès
est limité à un utilisateur à la fois.
Des sanctions civiles et pénales sont prévues en cas de copie ou d’utilisation sans
autorisation de l’éditeur :
Des sanctions pénales :
•
Pour les personnes physiques : Une peine d’emprisonnement peut être
prononcée et ce jusqu’à 2 ans, assortie d’une amende pouvant s’élever à
150.000 €. En outre, ces deux peines peuvent être assorties d’une interdiction
temporaire ou définitive d’exercer ou d’un placement sous surveillance
judiciaire.
•
Pour les Personnes morales : L’amende peut s’élever jusqu'à 760.000 €, et
dans les cas les plus graves, la dissolution de la personne morale peut être
demandée.
Des sanctions civiles :
Des dommages et intérêts pourront être demandés en fonction du préjudice subi par
l’éditeur de logiciel.
4.5 - Etat des lieux de l’utilisation de l’Intranet
Cette technologie est encore peu utilisée par les PME. Une enquête d’Idate de
janvier 2003 montre que seulement 2 % des PME sont équipées d’un Intranet. Cette
étude montre que même chez les SSII, le taux d’équipement se limite à 3 %.
En résumé, on peut dire qu’un Intranet simple est peu coûteux, et que les objections
sécuritaires sont inappropriées au vu de son caractère privatif. Alors pourquoi est-il si
peu mis en place ? Cette question trouvera réponse dans le chapitre suivant qui
décrit les freins liés aux changements : le poids des habitudes constitue le problème
majeur.
35
CHAPITRE 5 – IMPACT SUR LA VIE DU CABINET ET SUR SA
RELATION AVEC LES CLIENTS
5.1 - Maîtriser les incidences sur l’organisation : Impact sur l’humain
Pour survivre dans un environnement technologique, juridique, en perpétuel,
mouvement, l’expert-comptable doit être capable d’évoluer. Sans cette aptitude aux
changements, son métier risque de disparaître. Savoir s’adapter est vital pour lui. Il
faut changer pour s’adapter, évoluer, maîtriser et prévoir ; être attentif au
développement des technologies.
Depuis des années, les experts-comptables ont su s’adapter aux changements
technologiques comme le prouve l’enquête de l’INSEE sur les Changements
organisationnels et informatisation dans les activités comptables de 1997.
Ils ont su faire face plus récemment, aux lois et règlements toujours plus complexes,
toujours plus nombreuses tel que les 35 H, l’euro ou encore les normes IAS.
Pour réussir ces changements ils ont du se former et former leurs collaborateurs.
Grâce à un effort continu, l’expert-comptable a su rester en phase avec son
environnement. Ne pas intégrer les TIC (toutes basées sur la dématérialisation) dès
aujourd’hui, c’est prendre le risque de prendre du retard avec son environnement.
En partant du principe que ce sont les hommes qui font les entreprises, le manager
devra accompagner leurs changements. De nombreuses oppositions devront être
surmontées et des investissements considérables, en temps et en argent, seront
nécessaires. Changer les organisations et les mentalités prend du temps. Plusieurs
années
sont
parfois
nécessaires
pour
récolter
tous
les
avantages
des
investissements combinés dans les TIC, l’organisation et les aptitudes. L’exploitation
de la dématérialisation nécessite des connaissances en informatique de plus en plus
poussées. Cela implique un apprentissage permanent que tout le monde ne peut
supporter : il existe donc un risque d’exclusion.
Les collaborateurs sont angoissés par l’idée que la dématérialisation pourrait les
remplacer. Cette angoisse est aussi ancienne que la technologie : on la retrouve à la
mise en place des métiers jacquard au début du 19ème siècle. Il est nécessaire
d’expliquer que profiter de la dématérialisation ne conduit pas forcément à des
36
suppressions de postes, mais que ceci permet d’éliminer des taches fastidieuses, et
que leur poste de travail en seront revalorisés car tournés vers le conseil client.
L’expert-comptable, face à ces résistances, devra, guidé par une vision à long terme,
adopter un style de direction ouvert mais ferme. Il devra agir en prenant le risque de
casser une organisation archaïque mais opérationnelle, par une nouvelle
organisation performante mais hypothétique. Une erreur de choix peut mettre en
cause l’existence même de l’entreprise.
5.2 - Les freins liés aux changements
La dématérialisation bute sur un choc culturel : l’abandon de l’écrit, du concret, du
papier. L’être humain est par nature réticent aux changements. La population
comptable n’échappe pas à ce trait de caractère. Même au sein d’un cabinet
organisé, chaque individu détient des méthodes de travail propres. Il est important de
ne pas se focaliser sur les TIC elles-mêmes mais sur l’utilisation des TIC combinée
avec un changement organisationnel.
L’implantation de la GED à laquelle j’ai assisté m’a permis de constater les freins
suivants (classés par ordre d’importance) :
− Rigidité face aux changements : refus de faire des efforts pour s’adapter
− Choc culturel
− Crainte de voir son pouvoir ou son autorité transféré à d’autres
− Peur de l’inconnu, de prendre des risques alors que tout semble si bien organisé
− Demande de sécurité à outrance (plus qu’auparavant)
− Crainte que les outils ne soient pas dominés par tous
− Manque de temps : les changements impliquent un surcroît de travail et le retour
sur investissement est long et hypothétique. Chaque individu a tendance à ne
regarder que sa charge de travail. Les gains de productivité existent mais on ne
peut les percevoir qu’à l’échelle du cabinet tout entier. En fait, tout changement
est un investissement soit en temps soit en argent
− Peur de la productivité : suppression de postes, augmentation du stress
37
− Traçabilité de toutes les activités, peur face aux machines et aux technologies
− Crainte d’un effacement de la frontière entre temps de travail et vie privée. Les
technologies communicantes permettent de joindre et d’être joint à tout moment
Une enquête réalisée par le journal du net auprès de 54 entreprises en novembre
2003, confirme que le frein le plus important à l’utilisation de la dématérialisation est
« le manque de motivation des équipes internes pour modifier leurs habitudes de
travail ». Paradoxalement, ces mêmes entreprises estiment que la dématérialisation
accélère les procédures internes et externes, qu’elle facilite la recherche et le
partage des informations et représente à terme des économies de papier
significatives.
Pour lutter contre ces peurs, il faut :
-
Agir par étape et de manière progressive
-
Savoir communiquer pendant toutes les phases d’intégration
-
Recourir à des formations
-
Exiger que les personnes en charge de l’implantation des NTIC notent de
façon claire toutes leurs procédures, ceci sera de toute manière nécessaire
pour les collaborateurs entrants
Toutes ces actions doivent donc permettre à tous de s’adapter et d’éviter que
certains prennent le contrôle du système. Il ne faut pas s’attendre à ce que chacun
vous dévoile spontanément ses véritables peurs. Elles se feront surtout ressentir par
des troubles comportementaux bien connus tels que l’agressivité, le silence, l’abus
de pouvoir, la dévalorisation systématique.
Les meilleurs moyens de les combattre seront d’expliquer, de communiquer, et ceci
durant toutes les phases du changement et également après la mise en place
définitive.
La mise en place de changements est facilitée par la taille réduite de certains
cabinets d’expertise comptable. Dans les grandes structures (plus de 20 salariés),
des tensions plus nombreuses apparaîtront entre les associés et les diverses
équipes. La direction de ces structures sera confrontée à un manque de motivation
des salariés.
38
Ce chapitre semble aller à l’encontre de l’objectif premier de ce mémoire : motiver les
cabinets d’expertise comptable à l’utilisation de la dématérialisation, cependant, il me
semblait nécessaire de faire part de mon expérience dans sa totalité.
CHAPITRE 6 - FONDEMENT JURIDIQUE ET SECURITE
La première partie de ce mémoire est consacrée à l’usage de l’informatique à
l’intérieur du cabinet. Les risques étudiés dans ce chapitre se limitent donc à ceux
rencontrés dans les réseaux informatiques privés. Même fermé, un réseau est
dangereux car 75 % des risques ont une origine interne. La sécurité est avant tout
conditionnée par le comportement humain.
Avant d’investir du temps dans la sécurisation des données informatiques, il est bon
de savoir si l’information dématérialisée que l’on tente de protéger a la même valeur
que son homologue papier.
6.1 - La reconnaissance dans le monde virtuel
La question qui se pose est : « Comment agir pour qu’un document numérique ait
strictement les mêmes apparences aujourd’hui que dans 30 ans ? »
La création et la gestion d’archives électroniques ne s’improvisent pas. Ceci doit être
organisé, au moyen de règles et de procédures clairement définies au sein du
cabinet dans son ensemble.
Pour qu’un document électronique possède les mêmes propriétés qu’une édition
papier, il faut qu’il puisse :
-
Etre incontestable : Il doit être possible de prouver qu’un document est
réellement ce qu’il prétend être.
-
Etre fiable : Il doit pouvoir être crée par toutes sortes d’applications en
agissant comme une imprimante virtuelle.
-
Etre complet et intact : aucune modification ne doit pouvoir lui être apportée
sans l’autorisation de son auteur ; ne pas être modifié dans le temps.
39
-
Etre exploitable : son application de visionnage doit présenter des garanties
de pérennité. Si elle évolue, elle devra toujours être capable de restituer
correctement l’intégralité d’archives anciennes. Le format d’archivage doit
permettre à tout système informatique d’effectuer des recherches sur les
métadonnées qu’il contient mais aussi en texte intégral. Enfin, il serait utile
qu’il puisse être rouvert par l’application informatique qui l’a crée.
Ces besoins d’authenticité, de fiabilité, d’intégrité et d’exploitabilité éclaireront le futur
archiviste numérique sur le choix du format à utiliser. Il existe en effet de nombreux
formats d’archivage tel que le TIF, l’XML, le PDF… Certains seront aussi tentés
d’archiver directement dans le format de l’application bureautique, ou autres tels que
le DOC, l’XLS... Conserver ses archives numériques dans ces formats dits
« propriétaires », c’est prendre le risque d’être dépendant des applications qui les ont
crées. Existeront-elles toujours dans 30 ans ? Disposera-t-on toujours de la licence
d’exploitation ?
Le PDF est, à mon avis, le seul format susceptible de remplir toutes les conditions
rendant l’archive numérique fiable et exploitable. Le principal frein à son utilisation
est son coût. Cependant, de nombreux éditeurs de progiciels de comptabilité, dont
CEGID, utilisent cette technologie pour faire tourner leurs applications. Inclus d’office
dans notre parc logiciel, il serait dommage de ne pas en exploiter toutes les
capacités. Pour les cabinets ne disposant pas de ce logiciel, il existe désormais
d’autres applications, dix fois moins coûteuses, capables de créer des archives sous
format PDF. Elles ne pourront pas, bien évidemment, offrir toutes les fonctionnalités
avancées, comme par exemple la possibilité d’adjoindre des macro en langage java.
6.2 - La déontologie
Le code des devoirs professionnels des experts-comptables encourage chaque
membre à faire l’effort « de développer sans cesse sa culture, et pas uniquement sa
culture professionnelle, mais également ses connaissances générales seules
susceptibles d’affermir son jugement ». Les TIC doivent être maîtrisées car elles
concernent notre profession mais aussi celle de nos clients.
40
L’expert-comptable doit veiller à protéger les documents qu’il conserve pour le
compte de son client. Il doit de même veiller à la bonne conservation de ses
documents de travail afin qu’ils puissent être présentés en cas de contrôle de l’ordre
ou des administrations.
Le code de déontologie des experts-comptables interdit à ses membres de gérer les
fonds de ses clients. Depuis 1997, le fait de faire adhérer ses clients au
télérèglement n’est plus considéré comme une question de fonds. Le télérèglement
n’est ni un virement, ni un prélèvement, il échappe donc à la réglementation du
chèque sans provision et est gratuit. Le client peut annuler le télérèglement à tout
moment, en téléphonant à sa banque.
L’expert-comptable est tenu au secret professionnel. Il est garant des données de
ses clients. L’information numérisée présente l’avantage d’être facilement copiée et
déplacée. Actuellement, il existe sur le marché des supports amovibles de stockage
tels que des mini-disques durs externes, des clés USB, capables d’emmagasiner une
grande quantité d’informations pour un prix modique. A l’aide de cette technologie,
un collaborateur est capable d’extraire du système informatique du cabinet de
nombreuses données confidentielles. Pour que cet avantage ne devienne pas une
faille sécuritaire, il faut que chaque opération réalisée par un utilisateur déterminé
puisse être consultée en cas de problème.
6.3 - Les risques liés à l’Intranet
Comme tout chef d’entreprise, l’expert-comptable doit veiller à ce que son système
informatique soit sécurisé. Il engage sa responsabilité civile et pénale. Il doit veiller à
informer la CNIL de l’existence de tous ses fichiers nominatifs stockés. La
jurisprudence précise : « Une société utilisatrice est maîtresse de son entreprise et a
seule, en conséquence, le contrôle et la responsabilité de cette organisation. Il lui
incombe de prendre toutes les mesures propres à réaliser cette adaptation ».
Un réseau fermé (ou privé) n’est pas moins ouvert à ses utilisateurs. Composé de
matériels physiques (hardware), il peut être volé, détruit ou saboté.
41
La responsabilité civile du chef d’entreprise peut être couverte par des cabinets
d’assurances spécialisés. Ces derniers sont susceptibles d’indemniser le cabinet
concernant le matériel, les informations contenues, la reconstitution des informations,
les pertes d’exploitation, la perte de l’image vis à vis des clients.
Cependant, en plus d’un coût non négligeable, le suivi d’une politique sécuritaire
draconienne est demandé, et ceci porte atteinte au confort d’utilisation du réseau. En
cas de manquement, les assureurs pourront ne pas indemniser. Comme nous le
verrons dans la partie suivante (« les solutions… »), une politique sécuritaire ne peut
être fiable à 100%. Elle serait trop chère et trop contraignante. Ces assurances sont
à utiliser en complément.
La responsabilité pénale du chef d’entreprise est engagée lorsqu’il ne prend pas
toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité de ses informations. L’article
226-17 du code pénal punit de jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et jusqu’à 300000 €
d’amende. Mettre en place une politique sécuritaire consiste à analyser les risques et
mettre en place des solutions tentant de les contrer. Elle doit prévoir également
périodiquement des tests de validation pour s’assurer qu’elle est bien appliquée.
Elle repose sur des moyens techniques et sur les agissements responsables de tous
les utilisateurs. Les risques étudiés dans cette partie ont une origine interne dans la
plupart des cas : par exemple, une mauvaise planification des sauvegardes. Il faut
donc sensibiliser, responsabiliser tous les utilisateurs, n’oublions pas que le niveau
de sécurité d’une organisation dépendra de son maillon le plus faible. Un utilisateur
récalcitrant peut réduire à néant les efforts de tous.
Les risques peuvent être classés en deux catégories : accidentels et intentionnels.
•
Accidentels
-
Dégâts des eaux, Incendie, catastrophes naturelles
-
Panne matérielle, problèmes électriques
-
Mauvaise manipulation
-
Baisse des performances
•
Intentionnels
-
Vol de données
-
Vol de matériels
42
-
Virus, cheval de Troie
-
Hébergement de logiciels, données interdites par la loi
6.4 – Les solutions pour se protéger des risques
Se protéger de tous les risques précédemment cités est impossible pour des raisons
pratiques et financières. Le rôle d’un réseau est d’améliorer l’échange d’informations
et non de le limiter. Un juste équilibre devra être trouvé.
Tous sont concernés par l’application de ces solutions : direction, administrateur
réseau et utilisateurs. La sécurité est l’affaire de tous
La sauvegarde des données est la base de la sécurité informatique. On doit donc lui
porter une grande attention. Afin d’éviter les oublis, la sauvegarde doit être planifiée
de manière automatique. Elle doit être multiple ; une par jour, une par semaine, une
par mois et une par an. Elle doit être conservée au cabinet dans un lieu sécurisé tel
que le local serveur et également à l’extérieur. Il faut veiller à la bonne centralisation
des données de tous les postes du réseau sur le serveur. En effet, seules les
données de ce dernier sont sauvegardées. Elle doit être vérifiée périodiquement de
manière réelle, par exemple, en remontant un dossier. Son support de stockage doit
être réfléchi. Il doit pouvoir permettre la récupération rapide des données.
Hormis la politique de sauvegarde, les moyens de prévention sont :
-
Mise aux normes des locaux en matière d’électricité, de gaz…
-
Sécurisation du bureau
-
Sécurisation du local informatique, limiter son accès
-
Avoir accès à un bon service de maintenance
-
Privilégier le doublement du matériel
-
Posséder un onduleur
-
Former les utilisateurs et veiller à ce qu’ils le restent malgré le turn-over
-
Mettre en place une politique de limitation des droits d’accès (équilibre à
trouver)
-
Planifier les opérations d’entretien du matériel (nettoyage et défragmentation
des disques durs)
43
-
Garder un historique des événements ; qui fait quoi, utilise quoi et quand. Un
réseau informatique est capable de le faire si, et seulement si, tous les
utilisateurs conservent secrètement leur surnom et leur mot de passe
-
Insérer dans les contrats de travail des clauses fixant les règles d’utilisation du
réseau
-
Mettre en place un logiciel d’antivirus. Planifier sa mise à jour automatique.
-
Interdire sur les PC clients l’utilisation de disquette, de clé USB, cd…
-
Prévoir des scénarios catastrophes tels que l’incendie ou le vol du matériel
-
Crypter les données du disque par une clé privée qui doit être alors enlevée
tous les soirs
44
PARTIE 2 – LE TRANSPORT DE L’INFORMATION
DEMATERIALISEE
CHAPITRE 1 – PRINCIPES GENERAUX DES TELEDECLARATIONS
1.1 - Présentation des téléprocédures et de l’EDI
1.1.1 - Les téléprocédures
Une téléprocédure est un moyen informatique permettant l’échange dématérialisé
d’une obligation déclarative entre l’administration et ses usagers. Elle est une offre
de service déclarative dématérialisée proposée par une administration. Elle s’appelle
encore téléservice. Une téléprocédure bien connue par la profession comptable est
TDS-NET. Ces dernières ont pour objectif de simplifier les formalités administratives
des déclarants. Elles vont au-delà de la simple mise en ligne de documents. Elles
organisent l’échange des déclarations dématérialisées dans son ensemble y compris
leur règlement lorsque c’est nécessaire. Une téléprocédure peut se servir de
différents moyens télématiques (Internet, minitel ou un réseau de messagerie X400).
1.1.2 - L’EDI et l’EFI
L’EDI et l’EFI sont deux moyens de télédéclaration, c’est à dire, deux modes de
transmission des télédéclarations.
L’échange de données informatisé (EDI) est un ensemble de normes permettant un
échange structuré de données entre des ordinateurs reliés en réseaux. Il gère
l’interopérabilité des différents systèmes d’information. Pour se comprendre, les
ordinateurs ont besoin d’un langage (Protocole de communication) commun. L’EDI
est un moyen, parmi d’autres, d’échanger des informations numériques en réseaux.
C’est un mode de transmission de machine à machine.
La normalisation des échanges n’est pas une chose simple. Pourtant, elle devient de
plus en plus vraisemblable. En France, c’est EDIFRANCE, sous l’égide de l’AFNOR,
qui a en charge cette mission.
45
Seul l’EDI permet l’automatisation d’une procédure à appliquer à plusieurs
déclarants. Les cabinets d’expertise comptable (appelés tiers déclarant) émettent
pour le compte de plusieurs clients. Seule cette forme d’échange garantit efficacité et
productivité.
L’Echange de Formulaires Informatisé (EFI), contrairement à l’EDI, ne permet pas le
traitement de masse des déclarations. Il s’adresse plus particulièrement aux
entreprises qui ne déclarent que pour leur compte. C’est un mode de transmission
d’homme à machine. De plus, la plupart des téléprocédures basées sur l’EFI
demandent aux déclarants de s’authentifier par le biais d’un certificat numérique.
Cela limite donc leurs utilisations par la profession. Bien sur, exceptionnellement, les
cabinets d’expertise comptable peuvent utiliser ce mode d’échange afin de déclarer
une entreprise non traitée par EDI (Inscription tardive, oubli..).
L’accès en ligne des déclarations et de leurs notices est tout de même appréciable.
Le cabinet peut télécharger ces déclarations afin de les insérer dans un traitement de
publipostage.
Transmission en mode EFI
Transmission en mode EDI
46
1.2 - Les enjeux des échanges dématérialisés
1.2.1 - Constat sur leur utilisation
En 2002, quelques 115.000 télédéclarations de revenus ont été adressées à la
Direction Générale des Impôts (DGI), contre 17.000 en 2001. SESAM-Vitale est
aujourd’hui la téléprocédure la plus importante au monde : en 2002, 1,5 million de
feuilles de soins électroniques sont produites par jour, soit un tiers des feuilles de
soins totales.
Début 2003, téléIR (déclarations d’impôts) a entamé sa troisième année. En 2003,
600.000 déclarations ont été faites grâce à téléIR, contre 200.000 en 2002. D’après
une enquête BVA, le gouvernement s’attend à un très gros succès en 2004 avec au
moins un million de déclarations.
La procédure téléTVA représente un succès important. Cette procédure est utilisée à
environ 50% pour la déclaration de la TVA des entreprises, ce qui représente entre 5
et 6 milliards d’euros par mois.
Les tiers déclarants et en particulier les experts-comptables produisent plus de la
moitié des déclarations professionnelles.
1.2.2 - Intérêts pour la profession
Les administrations veulent bénéficier des avantages de la dématérialisation produite
par la profession. Elles ont compris que seuls les cabinets d’expertise comptable
sont capables aujourd’hui de fédérer les déclarations fiscales et sociales des TPE.
Pour les séduire, elles ont organisé leurs téléprocédures en tenant compte des
spécificités des missions des cabinets d’expertise comptable.
En effet, l’EDI permet l’automatisation des processus de production. Elle apporte aux
cabinets d’expertise comptable, un accroissement de leur productivité, de leur
rentabilité. Elle améliore les conditions de travail des assistants qui sont ainsi
47
51dégagés d’un travail inutile. Le cabinet peut alors se recentrer sur sa mission
première : le conseil.
Dématérialisées, les déclarations peuvent être archivées dans une GED. Nous avons
décrit précédemment ses nombreux avantages.
Les téléprocédures sécurisent le cabinet. Les administrations adressent aux télédéclarants un accusé de réception. Elles proposent systématiquement le service du
télérèglement lorsque cela est nécessaire.
Maîtriser ces techniques permet de fidéliser les clients. Ils deviennent plus
dépendants de nos services. Si la profession ne le fait pas, elle prend le risque que
d’autres le fassent comme les SSII, les OGA, ou les administrations. En matière
sociale, il y a déjà « péril en la demeure ». Le chèque emploi service entreprise
appelé TEE mis en place, en janvier 2004, est une première offensive.
La menace est grande. Pour garder la mission sociale des TPE, le cabinet doit donc
mécaniser tout ce qui peut l’être afin d’améliorer sa rentabilité. Il sera alors capable
de consacrer plus de temps au conseil.
Certains délaissent cette mission, car ils la jugent peu rentable et risquée. Ils oublient
qu’elle crée une relation très forte avec les clients.
1.3 - Prérequis à son exploitation
Dans cette partie, seuls les matériels et logiciels indispensables seront détaillés.
(Nous n’évoquerons pas le matériel exigé par la sécurité).
1.3.1 - Les matériels
Pour la procédure EFI, il suffit de disposer d’un micro-ordinateur, d’un modem et d’un
accès à l’Internet.
Pour la procédure EDI, le même équipement est nécessaire en théorie. En pratique,
il faut que l’accès à Internet se fasse de façon globale par un réseau et non plus d’un
poste isolé. Dans ce cas, le cabinet devra posséder, en plus du matériel composant
un réseau informatique fermé, un modem, un routeur et un firewall.
48
Les EDI ne sont bénéfiques que s’ils s’intègrent harmonieusement dans le cycle de
production du cabinet. Cet accès global procure aux utilisateurs un confort
d’utilisation appréciable.
Pour le mode de transmission par EDI, il faut disposer d’un logiciel de paie ou de
gestion intégrant la fonction d’élaboration automatique des déclarations. Si ce n’est
pas le cas, il est possible d’utiliser un logiciel spécifique de télédéclaration. Cette
solution est à éviter car elle réduit de façon importante le confort d’utilisation.
Il faut s’assurer également que ce logiciel soit présent dans la liste des logiciels
agréés EDI. Ces derniers ont obtenu une attestation EDIFICAS de conformité. Pour
cela, on peut utiliser les tableaux joints en annexe n°9 et 10 ou consulter les sites
suivants :
•
http://www.acoss.fr/
•
http://www.jedeclare.com/
•
http://www.edificas.org/
Pour le mode de transmission par EFI, le télé-déclarant doit pouvoir lire la plupart des
déclarations en ligne. Elles sont généralement au format PDF. Il faut donc posséder
un logiciel tel qu’Adobe Acrobat capable de lire ce type de fichier.
Pour accéder aux sites proposant les déclarations, il est nécessaire de disposer d’un
navigateur Internet type Internet Explorer ou Netscape.
Pour recevoir les accusés de réception provenant des administrations, il est utile de
posséder un logiciel de messagerie type Outlook Express.
Pour pouvoir rédiger en ligne, les procédures EFI demandent généralement un
certificat numérique afin d’authentifier formellement le déclarant. Le tableau figurant
en annexe 7 dresse un comparatif des offres de certificats numériques.
49
1.3.3 - Le formalisme
Avant de pouvoir télétransmettre, les cabinets d’expertise comptable doivent remplir
certaines formalités. En tant que tiers déclarant, ils doivent faire signer à leurs clients
un mandat (voir annexe n°8.5) et une demande d’adhésion au télérèglement (voir
annexe n°8.6), si la procédure le permet. Sans ce règlement automatisé, les
téléprocédures présentent beaucoup moins d’intérêt.
Le mandat fixe les règles entre les parties en ce qui concerne les télétransmissions.
En expliquant le rôle des télétransmissions aux clients, il est souhaitable de leur
proposer un modèle de mandat large, c’est-à-dire, englobant toutes les
téléprocédures existantes (TDFC, TéléTVA, DUCS…) même s’il n’est pas envisagé
de les utiliser toutes immédiatement. Sur le même principe, il serait utile d’insérer ces
mandats dans les lettres de mission du cabinet. Ceci réglerait la question pour les
futurs clients : Cela constitue d’ailleurs une recommandation de l’Ordre des ExpertsComptables de Paris.
Hormis la formalité du mandat (client/cabinet) et du télérèglement, chaque
téléprocédure EDI comporte une procédure d’adhésion spécifique.
•
La téléprocédure DUCS EDI
Les cabinets d’expertise comptables doivent obtenir leur « qualification EDI » auprès
de chaque OPS (URSSAF, ASEDIC-GARP, ARRCO, AGIRC) en leur faisant
parvenir une demande de qualification (voir annexe n°8.1) et une demande
d’adhésion indirecte à la DUCS (voir annexe n°8.2) accompagnée de la liste des
mandats reçus (voir annexe n°8.3 et 8.4) et des bordereaux d’adhésion au
télérèglement (voir annexe n°8.6). Le cabinet reçoit en retour le numéro SIRET des
OPS à insérer dans les télédéclarations. Ces dernières peuvent être envoyées à
chaque OPS en mode test. Si tout est conforme, chaque OPS informe alors le
cabinet de sa qualification EDI. Les caisses de retraite étant nombreuses, il n’est pas
nécessaire de demander sa qualification à toutes. Une seule demande est à
adresser à la caisse de retraite de son choix, cette dernière donne la qualification
EDI au cabinet, pour tous les OPS retraite.
50
•
La téléprocédure EDI TDFC
Le cabinet doit faire signer à ses clients (en plus du mandat) soit :
-
Le formulaire « déclaration de transmission par l’intermédiaire d’un prestataire
de
services »
(voir
annexe
n°8.8)
si
l’entreprise
à
l’obligation
de
télétransmettre. (Obligatoire si Chiffre d’affaires > 15 millions €).
-
Le formulaire « convention relative à une opération TDFC » (voir annexe
n°8.7) si l’entreprise n’a pas l’obligation de télétransmettre.
Il faut envoyer le mandat et un de ces deux formulaires au centre des impôts de
chaque client. L’administration fiscale ne fait parvenir aucun accusé de réception.
•
La téléprocédure EDI TVA (TELETVA)
Le cabinet doit faire signer à ses clients, en plus du mandat et de la demande
d’adhésion au télérèglement, le formulaire de souscription au dispositif TELETVA
(voir annexe n°8.9). Il faut envoyer tous ces documents à la recette des impôts de
chaque client. L’administration fiscale informera le client de sa bonne adhésion. Il ne
devra pas oublier d’en informer le cabinet. Cette information qualifie le cabinet pour
l’utilisation de la TELETVA.
•
La téléprocédure TDS EDI
Pour la téléprocédure TDS EDI, il n’y a pas de qualification à demander auprès d’une
administration. Seul le mandat suffit. Il faut informer les salariés que les déclarations
de fin d’année seront effectuées par Internet.
1.3.4 - Les paramétrages
Pour paramétrer les logiciels, une lecture approfondie du manuel d’utilisation est
nécessaire. En général, les progiciels évolués proposent des paramétrages
standards qu’il suffit de dupliquer dans chaque dossier client en tenant compte de
ses spécificités. C’est le cas pour la procédure TELETVA ou TDFC.
51
Pour les DUCS EDI, seuls les OPS retraite (Régime ARRCO et régime AGIRC)
posent problème. Contrairement à l’URSSAF et à l’ASSEDIC, les organismes de
retraite nécessitent un paramétrage propre à chaque caisse.
Heureusement, sur la région lyonnaise, le groupe AGIRA propose d’aider les
cabinets au paramétrage de leur logiciel, et pas uniquement les paramétrages
propres à sa caisse. La personne, responsable de cette mission, possède une bonne
expérience en la matière, et a même constitué des petits manuels de paramétrage
pour la plupart des logiciels de paie tel qu’ISIS II ou QUADRATUS.
Le paramétrage des DUCS EDI est un travail fastidieux. Il est un passage obligé pour
bénéficier des téléprocédures.
Il serait intéressant de mettre en place les DUCS EDI au moment du changement de
logiciel de paie car cela obligerait le cabinet à remanier en profondeur ses plans de
paie. Cela assure la fiabilité des DUCS EDI.
1.3.5 - Etre connecté sur l’extérieur
Il faut s’assurer que le cabinet peut se connecter sur l’extérieur et de quelle manière :
− Soit par EDI en utilisant les protocoles de communication X25 ou X400, avec ou
sans TEDECO
− Soit par Internet en utilisant le protocole de communication TCP/IP
Si le cabinet n’a pas encore ouvert son système informatique sur l’extérieur, l’Internet
est aujourd’hui la solution la plus simple, la plus courante et la moins coûteuse. Son
seul défaut, souvent surestimé, est son manque de sécurité.
Pour se connecter à l’Internet, il faut choisir un fournisseur d’accès (FAI). Les
services, le coût et la qualité des prestations varient d’un fournisseur à l’autre.
Le tableau « Connexion au réseau » (ci-dessous) aidera à effectuer le bon choix.
Parfois, il faudra tenir compte de l’emplacement géographique du cabinet. En effet,
les offres haut débit ne sont pas encore accessibles à tout le territoire national.
52
CONNEXION AU RESEAU INTERNET
Les providers
http://www.lesproviders.com/
Comparaison des offres des FAI
Information sur les différentes
Isoc Haut débit http://www.hautdebit.isocfrance.org/ technologies et les offres
commerciales.
Grenouille
http://www.grenouille.com/
La météo du net surveille la
fluidité du réseau.
Selon un compte-rendu de réunion du club NTIC du 23 janvier 2003, 80% des
experts-comptables de la région Rhône-Alpes disposent d’un accès à Internet.
1.4 - Mise en place pratique des télédéclarations dans un cabinet d’expertise
comptable
Chaque téléprocédure a un formalisme spécifique. Chacune nécessite un entretien
personnalisé avec le client. Il serait dommage de ne pas les traiter globalement, une
fois pour toutes. Même si dans l’immédiat le cabinet n’est pas disposé à toutes les
utiliser, il pourra le faire quand bon lui semblera. Page suivante, le tableau regroupe,
de manière synthétique, les étapes préparatoires à leur implantation au sein d’un
cabinet d’expertise comptable. Il peut permettre de mener de front toutes ces
procédures.
Pour plus de précisions, le site « jedeclare.com » (https://www.jedeclare.com/) et
celui d’aspone (http://www.aspone.fr/) décrivent dans le détail ce mode opératoire.
53
ETAPES PREPARATOIRES A L’UTILISATION DES TELEPROCEDURES
EDI PAR UN CABINET D’EXPERTISE COMPTABLE
ETAPES
DUCS EDI
EDI TDFC
TELETVA
Vérifier que les Consulter l’annexe 9 ou les Consulter l’annexe 11 ou les Consulter l’annexe 10 ou les
sites suivants :
sites suivants :
logiciels
sites suivants :
http://www.jedeclare.com/ http://www.jedeclare.com/
http://www.acoss.fr/
puissent créer
http://www.jedeclare.com/
les
télédéclarations
Sélection d’un
échantillon de
clients pour
leur adhésion
Choisir les clients en
fonction de leur caisse de
retraite. Cette famille d’OPS
pose problème pour les
paramétrages. La plupart
des caisses de retraite du
cabinet doivent être
présentes dans cet
échantillon.
Faire signer les Mandat → annexe n°8.5
documents aux Adhésion au télérèglement
clients
→ annexe n°8.6
Envoi des
documents aux
administrations
Mandat →annexe n°8.5
Déclaration de transmission
par l’intermédiaire d’un
prestataire de
services →annexe n°8.8
Ou
Convention relative à une
opération TDFC » →
annexe n°8.7
Le cabinet envoie à chaque Envoyer aux CDI respectifs
OPS :
de chaque client l’ensemble
La demande de qualification des déclarations de
→ annexe n°8.1
transmission → annexe
La demande indirecte à la
n°8.8 et
DUCS → annexe n°8.2
les conventions → annexe
La liste des entreprises
n°8.7
adhérentes → annexe n°8.4
Les Adhésions au
télérèglement → annexe
n°8.6
Facultatif
Obligatoire
Choisir les clients pour qu’ils Tous les
représentent toutes les
clients.
périodicités, tous les
régimes d’imposition.
Mandat →annexe n°8.5
Mandat →
Adhésion au télérèglement
annexe
n°8.5
→ annexe n°8.6
Formulaire de souscription à
la TELETVA →annexe
n°8.9
Envoyer aux recettes des
impôts de chaque client les
formulaires de
souscription→ annexe
n°8.9
et les adhésions au
télérèglement → annexe
n°8.6
Néant
Obligatoire
Facultatif
A opérer dans chaque
dossier client.
Néant
Obligatoire
dossier client.
Chaque régime d’imposition
à des paramétrages
spécifiques
Facultatif
Facultatif
Facultatif
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Chaque OPS retourne au
cabinet une qualification.
Aucun document n’est
envoyé au cabinet pour le
garantir sur les formalités
accomplies.
Les recettes accusent
réception des souscriptions
de chaque client.
Néant
Adhésion à un
portail
déclaratif
Paramétrage
des logiciels du dossier client. Chaque
cabinet
famille d’OPS a ses propres
paramétrages.
Télédéclarer en
mode test
Télédéclarer en
mode réel
Messages
reçus des
administrations
Choisir les clients en
fonction de leur régime
d’imposition. Tous les
régimes (BA, BIC, BNC)
doivent être présents
(normal et simplifié).
TDS EDI
Le logiciel
de paie
doit être
aux
normes
TDS.
54
1.5 - Incidences sur la profession au sein des cabinets d’expertise comptable
L’utilisation des téléprocédures n’est pas sans conséquences sur les méthodes de
travail et sur l’organisation globale des cabinets d’expertise comptable. Après avoir
fait face aux bouleversements psychologiques en interne, il faudra faire face aux
bouleversements dans la relation avec les clients.
Des questions se posent : Menace ou opportunité ? Comment l’expert-comptable
doit-il appréhender les téléservices et les TIC en général ?
Son métier est passionnant car il n’est pas routinier. Tous ces bouleversements
technologiques l’obligent à se remettre en question, à réfléchir sur la façon de
travailler encore plus efficacement ; avec quelle organisation, quels outils ?
Elles le poussent vers l‘excellence car elles le contraignent, lui et ses collaborateurs,
à acquérir, sans cesse, de nouvelles compétences. Pour cela, il doit se former et
former son équipe.
Elles élargissent le champ d’application de ses missions, déjà très vaste. L’expertcomptable doit développer de nouvelles missions de conseil et doit chercher à mieux
les vendre.
Devant la déréglementation de la profession, ceci est bénéfique. Sur l’Internet, on
peut trouver des consultants, des SSII, des administrations offrant leurs services en
ligne. Il est cependant difficile de contrôler toutes les publications présentes sur le
WEB. Face à certains prestataires de services qui ne respectent aucune éthique ni
doctrine professionnelle, seuls le savoir-faire et les compétences généralistes
propres à l’expert-comptable feront la différence. Par le passé, certains cabinets
d’expertise comptable ont été tentés de se centrer uniquement sur une facette de
leur métier telle que l’audit. Désormais, l’expert-comptable doit « ratisser » large et
redevenir, un professionnel multidisciplinaire.
55
CHAPITRE 2 – OPERATIONS DISPONIBLES PAR
TELETRANSMISSION
2.1 - Inventaire des déclarations ou opérations disponibles en télétransmission
Les télédéclarations existantes au 30 juin 2004 sont nombreuses. Elles peuvent
toutes être effectuées en ligne auprès de l’administration qui les propose. En passant
directement par le site de l’administration, le mode de transmission proposé est, en
général l’EFI, sauf cas particulier.
Nous verrons plus loin l’intérêt de passer par un portail déclaratif, mais certaines
déclarations ne sont pas accessibles par les portails.
Les télédéclarations peuvent être regroupées en deux grands domaines :
2.1.1 - Fiscal
•
Déclarations de TVA (TELETVA)
La téléTVA permet de télétransmettre les déclarations de TVA (régime du réel) à
l’administration fiscale. Il est possible d’opter pour le télérèglement. On peut utiliser
l’EFI ou l’EDI. Il est obligatoire de passer par un partenaire EDI DGI (PED).
Cette procédure est obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires hors
taxes de l’année précédente est supérieur à 15 millions d’euros. Pour ces
entreprises, le télérèglement est également obligatoire.
Le mode EFI oblige l’entreprise déclarante à acquérir un certificat numérique
référencé par MINEFI. Les établissements susceptibles de délivrer ces certificats
sont principalement des établissements financiers. Ils sont toujours payants. En
annexe, un tableau synthétique proposé par le site www.ebusiness.info/guide.php3
permet de comparer leurs prix.
56
•
Déclarations de résultats (TDFC)
Le TDFC (Transfert des Données Fiscales et Comptables) désigne la téléprocédure
des liasses fiscales à la DGI. Pour les entreprises dont le chiffre d’affaires est
supérieur à 15 millions d’euros et qui font partie du régime des grandes entreprises,
seul le mode EDI peut être utilisé. Il est obligatoire de passer par un PED. Les
entreprises soumises à l’impôt société, ne peuvent opter pour le télérèglement de
leurs impôts.
Elle ne peut être utilisée que par les entreprises entrant dans la catégorie des BIC et
des BNC, soumises à un régime du réel d’imposition.
•
Déclaration d’impôts sur le revenu (IR)
La déclaration d’impôt sur le revenu possède également une téléprocédure. Son
mode de télétransmission est uniquement l’EFI. Il n’est pas nécessaire, comme pour
la TéléTVA, d’acquérir un certificat numérique : il est offert gracieusement par
l’administration fiscale et possède une durée de vie de trois ans. Enfin, en utilisant ce
service, les particuliers bénéficient d’un délai de déclaration supplémentaire.
L’expert-comptable peut ainsi réparer l’oubli d’un client. La loi de finance 2003
octroie aux utilisateurs de cette téléprocédure une réduction d’impôts de 10 € (20 €
pour 2004).
•
Déclaration d'échanges de biens (DEB)
La TéléDEB permet de transmettre les déclarations d’échanges de biens (DEB).
Rappelons que ces déclarations sont obligatoires lorsque les entreprises font des
opérations de commerce à l’intérieur de la communauté européenne.
Seul le mode EFI est utilisé.
57
2.1.2 - Social
•
Déclaration commune de revenus (DCR)
Cette téléprocédure permet de télétransmettre les DCR des travailleurs non salariés
tels que les entrepreneurs individuels, les artisans, les commerçants, les
professionnels libéraux et les dirigeants non-salariés de société. Cette déclaration
permet d’établir la base de calcul de toutes leurs cotisations sociales obligatoires
(URSSAF, CSG, CRDS, maladie et retraite). Elle est à adresser à un seul
organisme : leur caisse maladie régionale.
Seule la procédure EFI peut être utilisée. Pour les tiers déclarant, il est possible de
télédéclarer en ligne ou hors ligne. En effet, ils peuvent télécharger une petite
application informatique leur permettant de déclarer hors connexion. Lorsque toutes
les déclarations de leurs clients sont faites, il est possible de les télétransmettre en
une seule fois.
•
Déclaration unique d'embauche (DUE, DUE MSA)
La DUE (Déclaration Unique d’Embauche) permet aux entreprises de télétransmettre
leurs déclarations d’embauche préalablement à l’entrée d’un salarié.
Elle peut être effectuée en mode EDI ou EFI.
Elle est transmise, en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, à l’URSSAF ou à
la MSA (DUE MSA).
•
Déclarations annuelles des données sociales (DADS-NET, DADS-CRC,
DADS-U)
La DADS-NET (Déclaration Annuelle de Données Sociales) est une téléprocédure
qui permet de télétransmettre le montant de l’ensemble des rémunérations versées
aux salariés pendant une année. Les tiers mandatés peuvent, après inscription au
site de la CNAM, faire parvenir leurs fichiers multi-entreprises crées par leurs
logiciels de paie. Par rapport à TDS, DADS-NET procure très rapidement aux
déclarants des bilans de contrôle ce qui permet d’apporter des corrections dans les
48 heures (moins compliqué que de les effectuer 3 mois après).
58
La DADS-CRC permet de déclarer les rémunérations versées aux organismes de
retraite complémentaire.
La DADS-U est la synthèse de la DADS-NET et de la DADS-CRC.
•
Déclarations de la contribution sociale de solidarité des sociétés (CSSS)
La déclaration de la CSSS (Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés) permet
aux personnes morales de payer cette taxe en télétransmettant leur chiffre d’affaires
TTC. Seul le mode EFI peut être utilisé. Depuis 2004, il devient moins intéressant de
l’utiliser car seules les entreprises ayant un chiffre d’affaires supérieur à 750000 €
doivent l’effectuer.
•
Déclarations des charges sociales des salariés (DUCS)
La DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales) désigne la téléprocédure qui
permet de déclarer les cotisations sociales obligatoires des salariés. Elle concerne
donc la déclaration d’URSSAF, d’ASSEDIC et de retraite complémentaire
(ARRCO et AGIRC).
Les deux modes de télétransmission sont autorisés : EDI et EFI. Le télérèglement est
possible. Le cabinet peut, jusqu’au 15 du mois, renvoyer des DUCS rectificatives.
Seule la dernière est prise en compte.
Pour plus de précisions, un tableau récapitulatif de toutes les téléprocédures
proposées par le site www.ebusiness.info/guide.php3 est joint en annexe 6. Il est très
synthétique et comporte les liens HTML pointant sur les sites étatiques à l’origine de
chaque téléprocédure. Signalons que seule la version numérique de ce mémoire,
(cf. CD-ROM) permet l’accès à ces liens.
2.1.3 - Bancaire
Aujourd’hui les banques proposent aux cabinets d’expertise comptable de
télécharger les relevés bancaires de leurs clients. Leur forme numérique, au format
ETEBAC, évite une ressaisie inutile et permet leur intégration dans le progiciel de
production comptable.
59
Depuis 2OOO, des conventions ont été passées entre l’ordre des expertscomptables et les grandes banques nationales. Ces accords règlementent les
problèmes d’ordre technique (compatibilité) et juridique (mandat).
L’absence de ressaisie des relevés bancaires apporte des gains de productivité aux
cabinets. Néanmoins, les retours sur investissement n’apparaîtront qu’après une
implantation réfléchie. Un expert-comptable membre du club NTIC affirme que les
gains de productivité sur la saisie des relevés bancaires s’élèvent de 30 à 50 %
suivant les dossiers.
Pour mettre en place la télétransmission des relevés bancaires, les cabinets
d’expertise comptables doivent :
-
Disposer d’un logiciel de comptabilité compatible.
-
Faire signer un mandat (voir annexe n°13) à leurs clients qu’il faudra faire
parvenir aux banques.
-
Signer une convention et ouvrir un compte bancaire avec chaque banque. Le
montant des frais bancaires associés à ces téléchargements est déterminé
par la banque. Il existe peu d’accords signés entre l’OEC et les banques.
Chaque banque a des tarifs différents.
-
Disposer d’une connexion Internet. Il est important de récupérer régulièrement
les relevés bancaires banque par banque, car après un certain délai (en
général, quatre semaines), ils ne sont plus disponibles.
-
Acquérir un logiciel qui traite et codifie aisément les relevés bancaires avant
de les intégrer dans le logiciel de comptabilité. Ceci nécessitera un
paramétrage pour chaque dossier client.
-
Continuer à demander aux clients leurs remises de chèques, leurs souches de
chéquiers, les relevés de LCR, le détail des dépenses en CB, les tableaux
d’amortissement d’emprunt.
Pour que l’implantation se déroule bien, il est préférable de :
-
Nommer une personne qui sera chargée de la récupération régulière (une fois
par semaine) des relevés bancaires.
60
-
Ne sélectionner que les clients dont le traitement des relevés bancaires est
facilement paramétrable.
-
Commencer par une seule banque.
Les modes de calcul des frais bancaires diffèrent totalement d’une banque à l’autre.
Cela peut correspondre à un forfait mensuel, un coût à la ligne ou un mélange des
deux. Pour certaines banques, le forfait mensuel n’est pas calculé par dossier mais
jusqu’à un certain nombre. Enfin, certains établissements financiers exigent que le
cabinet ouvre un compte bancaire.
Malgré des frais bancaires non négligeables, ces télétransmissions restent rentables
sur certaines comptabilités (Boulangerie, épicerie, restauration…). Les relevés
bancaires de ces activités sont constitués d’un grand nombre d’écritures facilement
paramétrable.
2.2 - Le service associé aux téléprocédures : le télérèglement
Le télérèglement est un moyen de paiement à distance par un procédé électronique.
Il correspond à une dématérialisation du règlement. Il peut être utilisé pour payer les
télédéclarations quel que soit le mode de transmission (EFI et EDI). Il est gratuit.
En règle générale, il n’est pas obligatoire. Cependant grâce à lui, le cabinet peut
bénéficier de gains de productivité. Pour l’effectuer, les clients peuvent choisir
jusqu’à trois banques pour l’URSSAF et jusqu’à deux banques pour l’ASSEDIC.
Dans un souci de simplification, il est judicieux d’éviter l’utilisation de multiples
comptes. En effet, lors de chaque déclaration, c’est au cabinet de choisir la banque à
utiliser.
Ce télérèglement n’est ni un virement, ni un prélèvement. Le client peut l’annuler à
tout moment en téléphonant à sa banque. De plus, si le compte n’est pas
approvisionné, il échappe à la réglementation du chèque sans provision.
Enfin, ajoutons que ce télérèglement n’est pas équivalent à un maniement de fonds,
il n’enfreint donc pas le code des devoirs professionnels de l’ordre des expertscomptables.
Avant d’être opérationnel, le télérèglement demande un délai minimum de trois
semaines entre la demande d’adhésion et l’envoi de la première DUCS.
61
CHAPITRE 3 – LES PORTAILS DECLARATIFS
3.1 - Utilité des portails déclaratifs
Les portails déclaratifs sont des prestataires de services qui gèrent les transmissions
de télédéclarations entre les usagers (entreprise et tiers déclarant) et les
administrations. Ils sont agrées par la DGI. On les nomme également « Partenaires
EDI DGI (PED) ». Leur utilisation est obligatoire ou facultative ; les usagers peuvent
choisir d’utiliser ces portails ou de passer directement par l’administration proposant
la téléprocédure lorsque cela est possible.
Il existe des portails publics ou privés, gratuits ou payants.
Pourquoi les utiliser ?
Les administrations estiment que téléprocédure rime avec simplification.
Cependant face à la diversité des destinataires EDI, des protocoles de
communication, des procédures d’adhésion, les déclarants se sentent perdus. Le
rôle premier d’un portail déclaratif est de rassembler les diverses téléprocédures en
les uniformisant.
L’adhésion à un portail déclaratif procure plusieurs avantages :
− Les déclarations sont envoyées en une seule fois à une seule adresse. A
contrario, sans portail, le cabinet doit envoyer à chaque OPS la DUCS
spécifique.
− Les déclarations peuvent être transmises à plusieurs destinataires en même
temps (DGI, OGA).
− Le portail déclaratif dispense d’acquérir les certificats électroniques nécessaires
dans certaines téléprocédures.
− L’interface graphique est identique pour toutes les téléprocédures.
− Certains portails permettent le suivi en ligne de l’acheminement des déclarations.
− La sécurité et la confidentialité du transport des déclarations entre les déclarants
et tous les partenaires EDI est garantie.
− Simplicité de mise en place, les portails assistent les nouveaux utilisateurs.
62
− Les archivages des déclarations à l’extérieur du cabinet sont sécurisés.
Nous avons vu précédemment que l’EDI est le seul mode de transmission
susceptible de répondre aux besoins des cabinets d’expertise comptable. Sans l’EDI,
il est impossible de traiter en masse les déclarations. Il est donc indispensable
d’adhérer à un portail capable de gérer ce mode de transmission, c’est évidemment
le cas du portail de l’ordre des experts-comptables : « jedeclare.com ». Toutes les
téléprocédures qu’il propose sont en mode EDI.
Enfin, pour la profession comptable, l’intérêt du portail « jedeclare.com » est plus
stratégique que technique. Les experts-comptables étant déjà des émetteurs
reconnus de l’information financière, ils doivent également en être les distributeurs
car cela conférera à leur profession pérennité et stabilité.
3.2 - Description de deux portails importants : « jedeclare.com » et « netentreprises »
Il existe de nombreux portails déclaratifs (privés ou publics). Cette partie étudiera
uniquement « jedeclare.com » et « net-entreprises » qui sont les seuls portails
présentant un caractère suffisamment généraliste, susceptible d’intéresser la
profession de l’expertise comptable. Nous citerons simplement quelques-uns des
autres portails disponibles, comme par exemple le portail ETAFI qui ne propose que
des téléprocédures fiscales pour les utilisateurs du logiciel de CEGID ETAFI,
et également :
Urssaf.fr : On peut lui faire parvenir toutes les déclarations admises par « netentreprises » plus celle de la CSSS.
Mode de transmission = EFI.
Service gratuit.
Service-public.fr : Site encore plus complet que le portail urssaf.fr puisqu’on peut
aussi lui faire parvenir les déclarations de TVA ou d’impôt société.
Mode de transmission = EFI.
Service gratuit.
Maj.almacom.fr : Il est spécialisé dans les DADS et les DUCS.
Mode de transmission = EDI.
Service payant.
63
Impot.gouv.fr : Il ne se charge que des déclarations fiscales telles que l’IS, l’IR et
de la TVA.
Mode de transmission EFI et EDI possible pour la TVA.
Service gratuit.
Etafi.fr : Il s’occupe des mêmes déclarations que le portail Impot.gouv.fr
Service payant.
TeleDeclaration.com : Il s’occupe des déclarations de TVA et des liasses fiscales.
Service payant.
Aspone.fr : Il gère les mêmes téléprocédures que le portail « jedeclare.com ».
Sa ressemblance avec ce dernier vient du fait que la société ASP ONE a été, à
l’origine, son développeur et son exploitant. Depuis le 1/01/04, la société
Experian est le nouveau sous-traitant.
Service payant.
Le portail « net-entreprises » (http://www.net-entreprises.fr/) a été créé par le GIP-MDS
qui
est
une
instance
partenariale
regroupant
actuellement
une
quinzaine
d’organismes de protection sociale, la mutualité, les sociétés d’assurance, les
institutions de prévoyance et les organisations patronales. Son utilisation est gratuite.
Pour certains, cette gratuité est toute relative. En effet, ce portail a besoin de
ressources pour couvrir ses frais de fonctionnement.
Le portail « jedeclare.com » (https://www.jedeclare.com/) a été mis en œuvre par le
Conseil national de l’Ordre des experts-comptables. Son utilisation est payante.
Ces deux portails ne sont pas en concurrence, car « net-entreprises » et
« jedeclare.com » ne visent pas le même public.
Le portail « net-entreprises » est plus tourné vers l’entreprise mono-établissement
souhaitant réaliser elle-même ses propres télédéclarations. Le mode EFI est
privilégié. Il est spécialisé dans les télédéclarations sociales.
« jedeclare.com » vise les grandes entreprises et surtout les experts-comptables.
Ce site utilise la technologie EDI, seul mode de transmission pouvant garantir le
traitement de masse des déclarations, qu’elles soient sociales ou fiscales.
64
Certains cabinets hésitent à télédéclarer et à utiliser les services du portail
« jedeclare.com » à cause des coûts supplémentaires qu’il engendre. Pourquoi
faudrait-il désormais payer un service qui auparavant était (semblait) gratuit ?
Ces cabinets négligent les coûts cachés induits par les déclarations papiers. En effet,
n’est-il pas plus coûteux au final : de mettre une déclaration papier sous enveloppe,
de l’affranchir, de l’inscrire sur le chrono courrier, de l’archiver, de la rechercher sous
sa forme papier, de la photocopier, et éventuellement de répondre aux
administrations qui l’ont égarée ? Une étude de la société ASP ONE évalue ces
coûts à 1,3 euros.
Cette évaluation est difficile car la rentabilité de la dématérialisation ne peut
s’apprécier qu’au niveau de la gestion globale du cabinet.
Les tarifs du portail « jedeclare.com » présentent l’avantage d’être clairement définis.
Ils sont consultables sur le site www.jedeclare.com. Une partie des coûts est fixe.
Pour que ce tarif devienne intéressant, il faut effectuer de la multi-déclaration, c’està-dire, des déclarations sociales et fiscales, mensuellement et annuellement. Il
semble d’ailleurs que le prix a été calculé en considérant qu’un dossier doit
transmettre 20 télédéclarations au minimum par an.
65
3.3 - Tableau comparatif de leurs services
Il n’existe pas au 30/06/2004 de portail rassemblant l’ensemble des téléprocédures
existantes et surtout proposant les deux modes de transmission (EDI et EFI). Le
déclarant ou son tiers déclarant devra donc choisir le portail le plus adapté à ses
attentes. Le fait d’adhérer à un portail n’impose pas son utilisation exclusive.
TABLEAU COMPARATIF ENTRE « JEDECLARE.COM »
ET « NET- ENTREPRISES »
DCR
DUE
CSSS
DAT
DUCS URSSAF
DUCS ASSEDIC
DUCS RETRAI.
DADS-TDS
Télédéclarations
DADS-U
couvertes
DUE-MSA
DAT-MSA
EDI-TDFC
IR
IS
TVA
JURIDIQUE
OGA
•
Sécurité
•
Télérèglement
Mode de transmission
« jedeclare.com »
« net-entreprises »
NON
NON
OUI en mode EDI
NON
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
NON
NON
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EFI
OUI en mode EFI
NON
OUI en mode EFI
OUI en mode EFI
OUI en mode EFI
OUI en mode EFI
OUI en mode EDI
OUI en mode EDI
OUI en mode EFI
OUI en mode EFI
NON
NON
NON
NON
NON
NON
Après chaque
déclaration, édition
d’un accusé de
réception
Echange sécurisé
par protocole SSL
EDI
Archivage
HOT LINE
Destinataire
Tous les partenaires EDI
•
Possible
Voir le site :
www.jedeclare.com
OUI
NON
Coût
•
Après chaque
déclaration, édition
d’un accusé de
réception
Echange sécurisé par
protocole SSL
Possible
•
•
EFI en général
EDI uniquement pour
la DADS-TDS et
DADS-U
Gratuit hors frais de
connexion Internet
NON
OUI
Administrations
uniquement
66
3.4 - Critiques et améliorations à apporter
Plus qu’un simple outil déclaratif, le portail déclaratif devrait constituer, pour
l’entreprise ou son tiers déclarant, un véritable et unique guichet d’émission de toutes
ses données fiscales, sociales, comptables et juridiques.
Pourquoi limiter son rôle à certains destinataires et à certaines données, alors que
ces envois électroniques pourraient être destinés à tous les prestataires EDI (les
banques, les conseils juridiques, les CFE, les notaires, les OPS, la DGI, les OGA, les
clients) et que les données télétransmises pourraient être constituées de l’ensemble
des informations financières produites ?
En partant du principe que la dématérialisation procure des avantages à l’ensemble
de ses intervenants, il est nécessaire qu’ils s’encouragent et qu’ils se privilégient.
Le portail déclaratif pourrait servir de système permettant l’échange d’informations
dématérialisées sur le principe du « donnant donnant ». Une telle relation pourrait,
par exemple, se concevoir entre les experts-comptables et les banquiers ; liasse
fiscale contre relevé bancaire.
Les portails déclaratifs pourraient proposer à leurs déclarants d’archiver, en plus des
déclarations reçues, d’autres informations financières. Elles devraient pouvoir être
accessibles aux tiers déclarant et à leurs clients. Ils pourraient devenir ainsi une
espèce de portail documentaire. Comme nous venons de le voir dans le chapitre
précédent, il n’est pas évident pour les cabinets d’expertise comptables de proposer
un tel service à leurs clients pour des raisons de sécurité.
Lorsque les tiers déclarants émettent des déclarations aux administrations, pour le
compte de leurs clients, ils doivent les en tenir informés. Ceci impose aux cabinets
d’expertise comptable d’effectuer deux envois : un envoi à l’administration ou au
portail et un envoi au client. Cette information de la clientèle est toujours nécessaire
même lorsque le télérèglement est associé à la téléprocédure. Les portails
transmettent déjà en même temps un exemplaire de la liasse fiscale à la DGI et un
exemplaire à l’OGA, ils pourraient donc informer les clients de la même façon.
67
CHAPITRE 4 – LES PREMICES A L’EXTERNALISATION :
L’EXTRANET
Nous avons vu précédemment que l’Extranet (tout comme l’Intranet) est une partie
d’un réseau informatique. L’Intranet utilise les mêmes technologies que l’Internet
(Protocole de communication, adresse IP, serveur, navigateur, page HTML, E-mail)
dans le but de s’y connecter aisément. La partie de réseau que l’on connecte à
l’Internet s’appelle l’Extranet. Elle représente la partie des ressources de l’entreprise
mise à la disposition de ses tiers (clients, salariés, cabinets sous traitants).
L’Extranet a pour objectif d’accroître l’efficacité d’une organisation car il propose à
ses partenaires d’accéder directement à leurs informations dématérialisées.
Ouvrir son réseau (une partie) aux autres est un pas que peu d’entreprises
franchissent. En effet, les freins psychologiques liés à la sécurité paraissent
insurmontables.
Cependant, il est possible de partager des ressources sans ouvrir son système
informatique. Des SSII proposent des systèmes pouvant s’assimiler à des Intranet.
L’information partagée n’est pas stockée sur le système informatique du cabinet.
L’expert-comptable, sécurisé, perd en partie la gestion de ses données.
Intranet
Extranet
Source: Guide Bell des gens d'affaires sur l'inforoute (Québec Science, 1997)
68
4.1 - Vers les clients
L’Extranet permet aux cabinets d’expertise comptable de proposer à leurs clients,
l’accès en ligne à tous leurs documents numérisés qu’ils conservent pour eux. Cet
accès peut avoir lieu tous les jours de la semaine 24H/24H, autant de fois qu’ils le
désirent. Ce service permettrait de limiter les doublons, en matière d’archivage, des
éditions, des recherches.
L’Extranet peut aussi leur proposer des situations intermédiaires ou des tableaux de
bord.
Il peut aussi recueillir leurs informations : des formulaires en ligne personnalisés
peuvent être proposés afin qu’ils saisissent des éléments variables tels que les
variables de paies. Ce service pourrait être comparé à l’EFI. Enfin, à un stade ultime,
il pourrait leur être proposé une solution de comptabilité collaborative en mode ASP.
Pour avoir accès à tous ces services, les clients doivent simplement disposer d’un
ordinateur relié à l’Internet et équipé d’un navigateur WEB.
4.2 - Vers les salariés travaillant à domicile ou en déplacement
Tenir la comptabilité chez le client est devenu courant depuis l’apparition des microordinateurs portables. En matière de commissariat aux comptes, les déplacements
ont toujours été systématiques. Pour ces collaborateurs travaillant à l’extérieur,
l’accès aux ressources du cabinet est une aide précieuse. Ils peuvent avoir accès à
toutes les archives, à toute la documentation, à tous les courriers et feuilles de travail
type du cabinet.
4.3 - Vers les cabinets sous-traitants
D’après une enquête réalisée par RC&A en novembre/décembre 2000 sur une
population de 7000 experts-comptables, il ressort que :
69
« Les cabinets ne refusent pas l’idée d’une délocalisation d’une partie de leurs
missions de base à l’étranger :
- Quelques cabinets ont déjà étudié et chiffré cette possibilité.
- Plus de la moitié des répondants y réfléchissent et observent cette
évolution. »
La délocalisation à l’étranger est un sujet très polémique. Elle fait peur à beaucoup.
Que faire ? Tous les acteurs de la profession comptable étant concernés, de l’expertcomptable à l’assistant débutant, des solutions communes à un péril commun
doivent être trouvées. Par exemple, intégrer au plus vite les TIC au métier de
l’expertise comptable, se former pour acquérir de nouvelles compétences.
CHAPITRE 5 – REFLEXIONS VISANT A FAVORISER L’USAGE DES
TELEPROCEDURES
5.1 - Ecouter et rassurer les utilisateurs
Les particuliers et les entreprises (surtout les petites) hésitent encore à utiliser les
télédéclarations car l’Internet leur fait peur. Leur crainte, souvent irrationnelle
concerne la sécurité et la confidentialité des informations, mais c’est surtout la peur
de l’inconnu qui les paralyse. Dans quoi va t’on se lancer ? Une enquête effectuée
par Médiamétrie montre que le frein essentiel à l’utilisation des téléprocédures est la
sécurité, or comment craindre un domaine que l’on ne connaît pas ?
L’autre frein, bien réel, est donc la résistance au changement. Cette résistance cache
en réalité la crainte d’une diminution des effectifs que pourrait entraîner la
dématérialisation. Malgré tout, cette réticence présente un avantage : elle met en
évidence que les TIC augmentent la productivité. Pour lutter contre ce frein, il est
important de détailler le devenir des gains de productivité : une partie améliorera les
conditions de travail des salariés, l’autre bénéficiera aux clients. Augmentation de la
productivité n’est donc pas synonyme de « dégraissement » systématique.
70
Les salariés craignent également que le changement remette en cause leur poste,
leur responsabilité et leur influence ; chacun veut protéger sa tour d’ivoire.
En aucun cas, cette informatisation doit créer de nouvelles tours d’ivoire ou en
consolider. Il faut, au contraire, veiller à n’exclure personne. L’informatique ne
s’intègre pas à la base de la profession d’expert-comptable, elle est seulement un
outil. Pour pouvoir proposer aux clients des missions à forte valeur ajoutée comme le
conseil en matière fiscale, sociale, comptable et juridique, il faut que les cabinets
d’expertise comptable puissent dégager suffisamment de temps. Or l’euro, les 35
heures et les lois successives qui forment un aggloméra juridique complexe ont
épuisé les réserves de temps qui étaient consacrées auparavant à la relation
clientèle. Le temps à consacrer au conseil, notre valeur ajoutée, s’amoindrit au profit
de formalités administratives envahissantes. Maîtriser les TIC paraît indispensable
pour rétablir la situation.
Toutes ces appréhensions posent le problème de la conduite du changement. Les
TIC donnent aux salariés la possibilité d’accroître l’intérêt de leur travail. Il faut donc
former les collaborateurs et expliquer.
Le droit individuel à la formation DIF, institué en mai 2004, peut aider les entreprises
à former leurs collaborateurs en dehors du temps de travail.
La loi de finances permet aux entreprises de donner à leurs salariés du matériel
informatique en échappant dans une certaine limite aux cotisations sociales. Je me
permets d’ajouter, suite à mon expérience personnelle, que disposer d’un ordinateur
à son domicile est un bon moyen pour améliorer ses connaissances en informatique.
5.2 - Démystifier l’image non sécuritaire de l’Internet
Comme nous l’avons vu précédemment, la sécurité est un levier majeur pour le
développement de la confiance dans l’Internet et des TIC. Signalons que toutes les
utilisations de services ne réclament cependant pas le même niveau de sécurité. Il
est vrai malgré tout que les PME sont autant concernées par les risques
informatiques que les grandes entreprises, et qu’elles ne peuvent avoir une personne
s’occupant uniquement de la sécurité. En général, la sécurité est confiée à titre
accessoire à un responsable disposant quelques notions en informatique.
71
Si l’on admet que le coût de la protection du système informatique d’une PME doit
représenter 5% de son budget informatique total, il est alors possible d’envisager de
faire appel à un fournisseur d’applications hébergées (FAH) afin de sous-traiter cette
mission. On peut trouver sur l’Internet des SSII proposant un large éventail de
prestations effectuées à distance comme la maintenance 24H / 24H, la mise à jour
des matériels et applications, la sauvegarde et la gestion de la sécurité.
5.3 - Simplification du formalisme
Tout formalisme, quel qu’il soit, est par nature contraignant. L’Etat doit le minimiser et
le rationaliser s’il veut faire adhérer le plus grand nombre d’entreprises à son projet
d’e-administration.
La diversité des règles engendre une complexité qui n’encourage pas les tiers
déclarants à utiliser des procédures pouvant apporter productivité et qualité. En effet,
si l’on prend l’exemple de l’OPS PROBTP (caisse retraite du bâtiment), sa procédure
d’adhésion aux DUCS n’a rien d’immatériel : on croule sous le papier. Cet organisme
contraint les tiers déclarants à fournir le mandat papier obtenu par leurs clients. Il
s’agit en plus d’un mandat spécifique. Son bordereau de cotisation papier est
complexe. Les OPS retraite devraient se regrouper pour définir un bordereau de
cotisation unique et bien sûr le plus simple possible.
En revanche, la téléprocédure TDS-NET se simplifie dans le bon sens. L’adhésion
préalable des entreprises clientes par le tiers déclarant n’est plus nécessaire. TDSNET accepte toutes les entreprises figurant sur le fichier envoyé par le télé-déclarant.
Elle ne demande aucun mandat au tiers déclarant.
Pourquoi un tel écart d’exigence entre chaque téléprocédure?
Cela donne l’impression que certaines administrations sont reconnaissantes des
efforts alors que d’autres tentent de dissuader de les accomplir.
En passant par un portail déclaratif tel que « jedeclare.com » ou « net-entreprises »,
les tiers déclarants bénéficient d’une validation implicite du mandat obtenu auprès de
leurs clients. On peut souligner que « net-entreprises » ne s’occupe que des
téléprocédures sociales alors que « jedéclare.com » s’occupe également des
télédéclarations fiscales. Pour ces dernières, comme la téléTVA, le tiers déclarant
72
doit faire parvenir son mandat papier à l’administration fiscale et doit même disposer
d’un certificat numérique.
Comment expliquer que chaque administration exige un niveau de sécurité propre ?
La CPAM exige des professionnels de santé l’utilisation d’une connexion sécurisée
appelée Wanadoo santé. A contrario, TDS-NET n’exige rien : aucun certificat
numérique, aucun fournisseur d’accès spécial. Pourquoi une telle disparité ?
Les OPS ont tous développé des sites concurrents possédant bien évidement un
graphisme différent. Que penser de l’URSSAF qui exige des tiers déclarants un
justificatif d’exonération papier, alors que l’administration fiscale ne le demande
plus ? Le plus troublant est que l’URSSAF, contrairement à l’administration fiscale, a
dans son dossier un justificatif d’exonération obtenu de la DDTE.
L’expert-comptable est le tiers de confiance des PME. L’administration devrait éviter
de demander des papiers supplémentaires au tiers déclarant tels que les mandats
qu’ils ont obtenus de leurs clients. Il serait juste, au contraire, de partager avec eux
les gains de productivité, par exemple en leur faisant parvenir dans des délais courts
et garantis des bilans de traitements.
Tous les OPS ne font pas comme PROBTP ; bien au contraire ! Le groupe APICIL
AGIRA de la région lyonnaise s’est fortement impliqué pour inciter et faciliter
l’adoption des téléprocédures par les tiers déclarants, et pas seulement la
téléprocédure APICIL, mais toutes les téléprocédures sociales.
En conclusion, l’Etat doit contraindre les administrations fiscales et sociales à exiger
un seul et unique formalisme. L’interopérabilité des téléprocédures avec les
systèmes d’information des entreprises est essentielle afin de ne pas imposer à
l’entreprise de ressaisir les informations. Les téléprocédures ne doivent pas être une
formalité de plus. Elles doivent simplement compléter et coexister harmonieusement
avec les systèmes informatiques et les applications de gestion de l’entreprise.
5.4 - Inciter l’utilisation des téléprocédures par des aides financières
Après avoir sondé quelques professionnels, qu’ils soient tiers déclarants ou simples
déclarants, quelques réflexions peuvent être rapportées.
73
Les professionnels ont l’impression que l’ensemble des prélèvements obligatoires ne
cessent d’augmenter, tout comme les obligations administratives d’ailleurs. Dans ce
contexte, ils estiment que les téléprocédures ne sont qu’une obligation administrative
de plus et qu’elles ne bénéficieront qu’aux seuls agents de l’Etat. De plus, ils
considèrent que les investissements que nécessitent ces TIC ont un coût non
négligeable voire insupportable.
Pour que ces professionnels changent d’avis, il suffirait que l’Etat partage une partie
des gains de productivité générés par la numérisation de la procédure administrative
avec les entreprises utilisatrices des téléprocédures et en particulier les PME. Ce
partage peut prendre la forme d’une réduction de prélèvement par exemple, ou d’une
incitation fiscale à l'équipement en informatique.
C’est ce raisonnement qui a été conduit pour SESAM Vitale. Des incitations à l’usage
ont été mises en place : paiement d’une partie du matériel pour créer le déclic et
reversement par les Caisses d’Assurance Maladie d’une somme fixe au médecin
pour chaque feuille de soins télétransmise.
CHAPITRE 6 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE
Cette deuxième partie nous a permis de comprendre qu’afin de transporter
l’information dématérialisée, la connexion sur l’extérieur est un passage obligé. Il
existe plusieurs façons de procéder. La plus courante et la plus simple est de se
brancher au réseau Internet. L’étude réalisée par BNP Paribas Lease Group en
janvier 2003, montre que 92 % des PME françaises (6 à 2OO salariés) sont
connectées, mais ce pourcentage diffère beaucoup selon la taille de l’entreprise.
Ainsi, seulement 78 % des entreprises, ayant entre 6 et 9 salariés, ont fait le pas.
En effet, se connecter sur le réseau Internet est bien souvent synonyme de prise de
risques inadmissibles. Les experts-comptables sont détenteurs d’informations
confidentielles concernant leurs entreprises clientes. Limiter ces risques est possible,
mais la plupart des techniques sécuritaires ont tendance à rendre le travail moins
pratique. Rappelons que la sécurité est une question d’équilibre entre confort
d’utilisation et contraintes sécuritaires. Par exemple, on peut décider que la
74
connexion au WEB se fasse sur un poste dédié non relié au réseau ou que cette
connexion se fasse sur le serveur mais uniquement sur demande. En effet, les
téléprocédures, les mises à jour des antivirus et du système d’exploitation ne
nécessitent pas une connexion permanente. Si un tel accès au réseau mondial est
possible techniquement, il peut sembler trop contraignant aux utilisateurs qui ont déjà
fait beaucoup d’efforts pour paramétrer leurs logiciels et changer leurs habitudes. Ils
demandent, en retour de leurs investissements, une plus grande convivialité dans
leur travail.
6.1 - Les risques liés à l’usage externe
6.1.1 - Les risques liés à l’usage d’Internet
Dans la première partie, nous avons détaillé les risques existant sur un réseau fermé.
S’ouvrir à l’extérieur augmente évidemment ces risques. Il est impossible de
contrôler le comportement de millions d’individus présents sur le WEB.
Les motivations des hackers sont multiples :
•
Voler des informations : Les données financières de nos clients peuvent
intéresser beaucoup de personnes. Ces dernières tenteront d’accéder
illégalement aux ressources en utilisant des failles de logiciels ou du système
d’exploitation.
•
Saboter,
casser,
s’amuser :
Sans
accéder
directement
au
système
informatique, ils tenteront de dégrader sa performance. Pour cela, ils utilisent
les virus, les chevaux de Troie, la technique du spamming.
•
Compromettre, dégager leurs responsabilités : Après s’être introduit de
manière non autorisée dans le système, ils lui feront commettre des actions
illégales telles que la diffusion de virus, le stockage de fichiers peu
recommandables sur notre serveur.
75
6.1.2 - Les risques liés à l’usage des télédéclarations
Il est bon de rappeler que la valeur juridique d’une télédéclaration est la même que
celle d'une déclaration traditionnelle papier. C’est la loi du 13 mars 2000, portant
adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la
signature électronique, qui pose le principe suivant : « L’écrit sur support électronique
a la même force probante que l'écrit sur support papier ». Elle est complétée par le
décret du 31 mars 2001 qui présente les certificats de signature électroniques
qualifiées.
Les problèmes susceptibles de se poser sont les mêmes que ceux des déclarations
hors ligne : identification du déclarant et garantie d’intégrité des données. Les
procédures proposées font face à ces problèmes puisque les télédéclarations faites
électroniquement sont signées (signature électronique), puis transmises de manière
sécurisée aux administrations. De plus, lors de chaque envoi d’une télédéclaration,
les PED ou les OPS destinataires font parvenir au télé-déclarant un accusé de
réception.
Les déclarants craignent de ne pas pouvoir télétransmettre pour des raisons internes
(problème informatique du cabinet) ou externes (problème du site de l’OPS ou du
PED).
6.2 - Quelles solutions envisager ?
Pour rassurer les utilisateurs sur ces nouveaux dispositifs déclaratifs, il est essentiel
de gagner leur confiance sur l’utilisation d’Internet et sur la sécurité des
téléprocédures elles-mêmes. Seule la sécurité technique, tant en termes de
disponibilité du service que de confidentialité des informations transmises, permettra
aux utilisateurs d’avoir confiance dans le dispositif proposé.
76
6.2.1 - Pour l’usage de l’Internet
Toutes les solutions sécuritaires indiquées pour un réseau fermé restent valables.
Cependant l’Internet étant un super réseau, il faut les utiliser avec plus de rigueur et
les compléter avec d’autres techniques.
•
Renforcer le système de sauvegarde du cabinet
Pour les réseaux fermés, les sauvegardes étaient déjà un élément essentiel de la
politique sécuritaire, elles constituent le dernier recours, le filet de sécurité. En cas
d’utilisation, cela mettra en évidence une défaillance du système sécuritaire. Des
mesures devront être prises pour que cela ne se reproduise plus.
•
Garder un système informatique propre
Il faut planifier de manière automatique, des opérations journalières de maintenance
telles que :
•
-
la mise à jour de l’antivirus (plusieurs fois par jour si possible)
-
la mise à jour du système d’exploitation
-
la mise à jour de logiciels anti-spyware
-
scanner les disques durs par l’antivirus et les logiciels anti-spyware
-
gérer sa messagerie Internet directement sur le serveur du FAI
Former, responsabiliser, éduquer, sensibiliser les utilisateurs à l’usage des
réseaux
La sécurité informatique ne peut exister sans l’implication de tous les utilisateurs.
Ces derniers sont les maillons d’une chaîne, tout le système sécuritaire s’écroule si
un maillon lâche.
•
Se doter d’un firewall
Ce sont des machines ou des logiciels qui ont pour rôle de protéger un réseau
connecté à Internet des intrusions. Mettre en place un firewall ne suffit pas, il faut
également le paramétrer de façon précise.
77
•
Disposer d’une traçabilité des opérations effectuées par chacun
Pour cela, il faut que tous les utilisateurs conservent secrètement leur login et leur
mot de passe. Il faut les responsabiliser. S’ils divulguent ce genre d’information à une
autre personne, ils doivent être informés qu’ils seront responsables de leurs
agissements. La sécurisation des informations ne peut être obtenue sans ce
préalable. Il faut donc bannir les logins et mots de passe que tout le monde connaît,
destinés en général aux stagiaires et aux nouvelles recrues, et encore moins suivre
l’exemple des cabinets qui, par souci de convivialité, n’utilisent qu’un seul mot de
passe pour tous les utilisateurs (en général celui donné par l’installateur du réseau).
•
Se connecter au web de manière réfléchie
Chaque cabinet devra, en fonction de ses besoins, établir une méthode offrant le
meilleur compromis entre confort d’utilisation et sécurité. Par exemple :
•
-
Connexion sur un poste dédié en dehors du réseau
-
Connexion sur le serveur mais uniquement sur demande
-
Connexion sur le serveur de manière permanente
Réfléchir sur l’opportunité d’une assurance couvrant les risques informatiques
Face
aux
gains
de
productivité
escomptés,
ces
charges
d’assurances
supplémentaires peuvent se justifier.
•
Faire appel à des spécialistes
Tout comme l’acquisition d’assurances, s’entourer de spécialistes de la sécurité
informatique peut s’avérer utile voire indispensable, Ceci dépend du niveau de
compétence du cabinet dans son ensemble. Il est enfin possible d’externaliser la
gestion de la sécurité de son système informatique vers des SSII spécialisées.
78
6.2.2 - Pour l’usage des télédéclarations
•
La signature électronique
Elle représente la dématérialisation de la signature manuscrite. Elle se compose d’un
code numérique. Son objectif est de sécuriser les échanges électroniques sur un
plan technique et juridique.
Elle est délivrée par un prestataire de certification qualifié, agréé par les services du
Premier ministre.
Ses fonctions permettent :
-
D’authentifier une personne : elle garantit l’identité de la personne ayant signé
le document numérique.
-
De garantir l'intégrité d'un message : on a l’assurance que le document signé
n’a pas été modifié durant son envoi.
-
Assurer
sa
non-répudiation
:
Le
destinataire
d’un
document
signé
électroniquement ne peut nier l’avoir reçu.
-
De confidentialité : Seul le destinataire pourra lire le document. Ce dernier est
en effet crypté par le certificat. La technologie clé publique clé privée appelée
PKI (Public Key Infrastructure) est employée. Chaque utilisateur possède deux
clés : une clé privée (confidentielle) et une clé publique. Cette dernière doit
être communiquée au destinataire du message afin qu’il puisse le déchiffrer.
•
Le certificat électronique
Ce sont des attestations électroniques authentifiant et confirmant l'identité de la
personne signataire. Ils contiennent deux grandes séries d'informations :
-
Des informations relatives à la personne titulaire et son entreprise : nom,
prénom, fonction, service, numéro SIREN, dénomination de l'entreprise.
-
Des informations relatives à l’autorité qui l'a émise : l’Autorité de Certification.
Le rôle de l'Autorité de Certification est de garantir la technique du certificat et
d’assurer la véracité des informations qu’il contient. En fonction de la manière
dont il a été obtenu, la force probante du certificat n’est pas la même.
79
-
Si les informations contenues dans le certificat sont contrôlées sur
présentation des pièces justificatives de manière distante : sans la présence
du signataire.
-
Si les informations contenues dans le certificat sont contrôlées sur
présentation de pièces justificatives et que le prétendant doit venir s'identifier
physiquement.
Les certificats de signatures peuvent prendre la forme d’un logiciel, d’une carte à
puce (la carte vitale est un exemple) ou encore d’une clé USB.
Les certificats ont une durée de validité de 1 an. La plupart sont payants et leur prix
varie du simple au double. La liste des certificats acceptés par la DGI se trouve sur le
site http: //www.finances.gouv.fr/.
•
La cryptologie
Les sites déclaratifs ou les PED assurent à leurs utilisateurs une connexion
sécurisée, car cryptée selon le protocole « Secure Socket Layer à 128 bits ». Les
données sont donc illisibles pour la plupart d’entre nous. S’il est vrai qu’un cryptage à
128 bits ne permet pas une confidentialité absolue, un niveau de cryptage plus élevé
tel que 256 bits ou plus, ne le permet pas non plus. Tout comme les verrous d’une
porte, ils retiennent plus ou moins longtemps les assaillants.
Afin de se rassurer, on peut noter que c’est ce même cryptage qu’utilisent les
banques. De plus, sans entrer dans les détails, rappelons que la cryptologie touche
un domaine très sensible du secret défense. A l’heure actuelle, seul ce niveau de
cryptage est autorisé en France.
•
L’utilisation d’un portail déclaratif
Les certificats ou la signature numérique ne sont exigés que lorsqu’on désire
télétransmettre sans passer par un PED.
80
CONCLUSION
La célèbre citation de M Charles DARWIN, biologiste du 19ème siècle, est toujours
d’actualité. Selon lui « Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus
fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux aux
changements». Face à cette constatation, l’expert-comptable n’a que deux
solutions : s’adapter ou disparaître.
La profession comptable a démontré par le passé qu’elle a toujours su s’adapter aux
changements. L’informatisation réussie des cabinets d’expertise comptable dans les
années 80, en est la preuve. A l’époque, les mêmes peurs et freins existaient.
Certains prédisaient des licenciements économiques des collaborateurs en masse.
D’autres brandissaient la menace de l’insécurité. Vingt ans après, on peut constater
que la « révolution » concerne uniquement la productivité accrue des cabinets !
Les experts-comptables doivent, désormais, optimiser le potentiel des systèmes
informatiques. C’est pourquoi les méthodes d’organisation de travail des cabinets
doivent être revues. Les changements de normes, de technologies sont si rapides
qu’il serait dangereux de n’en choisir qu’une seule. Ces nouvelles technologies
prouvent que les cabinets doivent tout faire pour se mettre en position de réagir. Afin
de rester le plus souple possible face aux changements, la formation et la veille
technologique sont essentielles. Il faut actualiser progressivement les outils de
production sans pour autant rechercher l’excellence.
Actuellement, projeter d’atteindre la dématérialisation générale est une douce utopie.
Ce rêve existait déjà dans les années 70-80 ; on parlait alors de « zéro papier ».
Ce mémoire ne tente pas d’affirmer que c’est désormais possible, car en effet, même
si les NTIC permettent théoriquement d’atteindre cet objectif, des freins
sociologiques et culturels persistent. Dans une certaine mesure, c’est une bonne
81
nouvelle. Ces freins relativisent les promesses des éditeurs de logiciels. Ils imposent
une évolution « pas à pas » en dématérialisant procédure par procédure. C’est ainsi
que les mentalités changeront.
82
TABLE DES ANNEXES
Annexe 1 : Qu’est qu’une entreprise de petite taille ?
Annexe 2 : [GED] Description de l’arborescence de l’armoire électronique
Annexe 3 : [GED] Composition du nom de l’archive
Annexe 4 : [GED] Tableau des codes de travail et des codes Particuliers
Annexe 4 BIS : [GED] La gestion automatisée de la GED
Annexe 5 : [GED] Comment rechercher une archive ?
Annexe 6 : Tableau récapitulatif des téléprocédures
Annexe 7 : Tableau comparatif des offres de certificats agrées
Annexe 8 : Documents nécessaires au formalisme des téléprocédures
Annexe 9 : Tableau des logiciels agréés DUCS EDI
Annexe 10 : Tableau des logiciels agréés TéléTVA
Annexe 11 : Tableau des logiciels agréés EDI TDFC
Annexe 12 : [GED] Durée de conservation des documents
83
Annexe 13 : Mandat pour la télétransmission des relevés bancaires
Annexe 14 : Economies réalisées par l’utilisation d’une GED dans un cabinet
d’expertise comptable
84
ANNEXE 1
QU’EST- CE QU’UNE ENTREPRISE
DE PETITE TAILLE ?
" Il n’existe pas de définition unique de la PME. Les critères retenus différent selon les
textes législatifs ou réglementaires instituant des dispositifs d’aides en direction des
PME. »
En France on avait, depuis l’après-guerre, l’habitude de considérer comme PME les
entreprises comptant de 10 ou 20 (pour l’industrie) personnes à moins de 500
personnes.
Une recommandation de l’Union Européenne du 3 avril 1996 clarifie la situation : sont
considérées comme PME les entreprises ayant moins de 250 salariés, lesquelles sont
déclinées en " micro-entreprises " (0 à 9 salariés), en " petites " (10 à 49) et en
" moyennes " (50 à 249).
Pour les besoins de l’analyse des PME françaises, et notamment des PME industrielles,
il a été introduit la catégorie supplémentaire des " très petites entreprises " (10 à 19
salariés).
Le critère d’indépendance est pris en compte en éliminant du champ des PME certaines
entreprises à partir de seuils de chiffre d’affaires ou de données financières " (1).
On notera que l’appellation " très petites entreprises " est parfois utilisée à la fois pour la
catégorie " 0 à 19 " et pour la catégorie " 10 à 19 ", de même que l’appellation " petites
entreprises " est employée à la fois pour les " 0 à 49 " et pour les " 20 à 49 ". Il est donc
indispensable de toujours préciser les bornes de la catégorie étudiée.
Enfin certaines études d’initiative privée, notamment dans le domaine de la conjoncture,
peuvent se référer dans leur intitulé à la catégorie des TPE alors que la population
étudiée ne correspond pas exactement aux " 0 à 19 salariés ".
On peut résumer ce qui précède par la table de correspondance suivante :
Micro-entreprises " 0 à 9 "
Très petites entreprises (TPE) " 10 à 19 ", ou encore " 0 à 19 "
Petites entreprises " 20 à 49 ", ou encore " 0 à 49 "
Moyennes entreprises " 50 à 249 "
Petites et moyennes entreprises (PME) " 0 à 249 "
(1) Projet de loi de finances pour 2002, " Effort financier de l’État en faveur des petites et moyennes
entreprises ", page 8, Imprimerie nationale
© Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, 08/2002
Annexe 1
Qu’est-ce qu’une entreprise de petite taille
Page 1 sur 1
ANNEXE 2
1
DESCRIPTION DE L’ARBORESCENCE DE
L’ARMOIRE ELECTRONIQUE
IMPRESSION ECRAN DE L’ARMOIRE ELECTRONIQUE
Sur le bureau de chacun, figure un icône nommé "ARMOIRE CABINET"
Dans cette armoire, on trouve 4 répertoires principaux :
0- A CLASSER
0- A COPIER COLLER
0- CLASSEMENT COMMUN
0- INCLASSABLE
Annexe 2
Description de l’arborescence de l’armoire éléctronique
Page 1 sur 3
2
EXPLICATION SUR LES REPERTOIRES COMPOSANTS L’ARMOIRE
ELECTRONIQUE
REPERTOIRE « 0- A CLASSER »
Chaque fois que l'on créera une archive au format PDF, on ira la placer dans ce
répertoire. Une fois par jour, un classement automatique sera lancé afin de le vider.
On a aussi la possibilité de lancer le classement manuellement à tout moment.
Il n’est pas recommandé de classer personnellement une archive. En effet, la macro
de classement automatique est dotée de tests qui contrôlent sa bonne codification.
La recherche d'une archive incorrectement codifiée sera difficile voir impossible.
REPERTOIRE « 0- A COPIER COLLER »
Il s'agit du dossier type. Il représente le dossier permanent.
Lors de la création d'un nouveau dossier, il faut le copier et le coller dans l’armoire
cabinet.
Une macro de création d’un nouveau dossier existe. Il est préférable de l’utiliser car
les nouveaux dossiers doivent être nommés d’une certaine manière :
N° dossier+ «_»+Nom du dossier. Le « _ » signifie espace.
REPERTOIRE « 0- CLASSEMENT COMMUN »
Ce répertoire n'existe pas dans l'organisation actuelle du cabinet.
Il se compose de sous-dossiers :
Déclaration 2561 (IFU)
Déclaration commune de revenu
Facturation Cabinet
Impôt Société
ORGANIC
TA, FC et FONGECIF
REPERTOIRE « 0- INCLASSABLE »
Il y a un classement journalier automatique. Son but est de vider entièrement le
répertoire «0 - A CLASSER ».
En cas d'erreur dans la codification de l'archive, les fichiers se
trouveront dans ce répertoire. Il faudra donc régulièrement vérifier ce dossier,
apporter des modifications aux archives présentes et les déplacer dans le répertoire
« 0- A CLASSER ».
Après ces quatre répertoires principaux, on trouvera tous les dossiers clients du
cabinet.
Annexe 2
Page 2 sur 3
Chaque dossier est composé des mêmes sous-dossiers.
Le dossier type se décompose ainsi :
Annexe 2
Page 3 sur 3
ANNEXE 3
N°DOSSIER
NOM DOSSIER
CODE TRAVAIL
CODE PARTICULIER
EMPLACEMENT LIBRE
COMPOSITION DU NOM DE L'ARCHIVE
3 Caractères
4 Caractères
3 Caractères
4 Caractères
LIBRE
Il s'agit du nom du dossier présent dans la base de donnée GALAXY ( sans espace et point )
Si le nom du dossier a moins de 4 caractères,
il faut alors rajouter des espaces pour que son nom abrégé ait 4 caractères
Donc une archive se nomme ainsi :
N°DOSSIER+NOM DOSSIER+CODE TRAVAIL+CODE PARTICULIER+CE QUE VOUS VOULEZ
Donc la taille minimum d'une archive = 14 caractères
<-- DOSSIER 240 MAISON FAMILIAL CDI DE DEC 2003 DE M PATRICK
EXEMPLE 240MAISCDI1203 PATRICK
248ELCHCOUDI03 DEMANDE DE REMISE GRACIEUSE TV <-- DOSSIER 248 EL CHARAPOIS COURRIER 2003 DEMANDE DE REM GRACIEUSE
<-- DOSSIER 150 CARTABLE AVENANT DE 2003 DE M MARTIN ALEXANDRE
150CARTAVE2003 MARTIN ALEX
705QUINRED0603
<-- DOSSIER 705 QUINPERT PUB REDUC DE CH SS DE 06/2003
008ADELLDM0303 1500 EUROS
<-- DOSSIER 008 ADLOPRIX LETTRE DE MISSION PRIX=1500
724RHONCOUSO03 LETTRE DE LICENCIEMENT DE AUDI <-- DOSSIER 724 RHONE FOY COURRIER SOCIAL LETTRE LICENC
724RHONCOUSO03 CONVOC PREALA AUDI
<-- DOSSIER 724 RHONE FOY CONVOCATION PREALABLE DE M AUDI
Avertissement ! En cas d'incohérence ou d'erreur dans la codification de l'archive, elle sera rejetée lors du classement journalier. Elle sera placée dans le répertoire inclassable.
INCOHERENCES :
Le numéro de dossier ne correspond pas à son nom de dossier
Le nom du dossier abrégé ( 4 caractères) est mal écrit
Le nombre de caractères minimum d'un code est égal à 14
Le fichier à archiver n'est pas un fichier Adobe Acrobat ( extension .pdf)
Le code travail n'existe pas
Le dossier client n'existe pas
L'archive existe déjà dans le dossier du client
Annexe 3
Composition du nom de l'archive
Page 1 sur 1
ANNEXE 4
TABLE DES CODES TRAVAIL
3 CARACTÈRES
CODE
TRAVAIL *
DESCRIPTION
AVE
BIL
BUL
CAA
CAM
CAT
CDD
CDI
DUA
DUP
DUR
DUU
ETA
FAC
ISA
IST
JAL
LAC
LDM
LSI
PRE
RED
SER
SIT
AVENANT
PLAQUETTE
BULLETIN DE SALAIRE
CA 12
CA3 MENSUEL
CA3 TRIMESTRIELLE
CDD
CDI
DUCS ASSEDIC
DUCS PREVOYANCE
DUCS RETRAITE
DUCS URSSAF
ETAT DE CHARGES SOCIALES
FACTURE CABINET
IS LIQUIDATION
IS ACOMPTE TRIMESTRIEL
JOURNAL DE PAIE
LISTE ACQUI/CESSION IMMO
LETTRE DE MISSION
LISTE SIMPLIFIEE DES IMMO
PREVISIONNEL
REDUCTION DE CHARGES
SERVICES COIFFEUR
SITUATION
COU
COURRIER
AIR
CGA
DAS
DCR
IFU
JUR
ORG
TDS
TPR
TSS
AVIS IMPOSITION IR
CENTRE DE GESTION
DOSSIER DE CONTRÔLE TDS
DECLA COMMUNE DE REVENUS
DECLARATION 2561
JURIDIQUE
ORGANIC
TDS
TAXE PROFESSIONNELLE
TAXES DIVERSES SUR SALAIRE
TABLEAU DES CODES DE TRAVAIL ET DES CODES PARTICULIERS
TABLE DES CODES PARTICULIERS
4 CARACTÈRES
2 premiers
2 derniers
caractères
caractères
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
MOIS
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
"DI" OU "SO"
AN
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
REMARQUE
Fin d'exercice
Fin d'exercice
Mois de la déclaration
Dernier mois du trimestre
Fin d'exercice
Mois d'exigibilité
Fin d'exercice
Fin d'exercice
DI= Courrier général
SO=Courrier social
TA + FC + TS + FONGECIF
CLASSEMENT
Dossier/Commun
Onglet 1
Onglet 2
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Commun
Dossier
Commun
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
SOCIAL
PLAQUETTE
SOCIAL
FISCAL
FISCAL
FISCAL
SOCIAL
SOCIAL
SOCIAL
SOCIAL
SOCIAL
SOCIAL
SOCIAL
Néant
FISCAL
Néant
SOCIAL
IMMO
PROPOSITION
IMMO
PREVI et SITU
SOCIAL
SOCIAL
PREVI et SITU
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Dossier
Commun
Commun
Dossier
Commun
Dossier
Dossier
Commun
Courriers generaux
SOCIAL
FISCAL
Centre de gestion
SOCIAL
Déclaration commune
Déclaration 2561
JURIDIQUE
ORGANIC
SOCIAL
FISCAL
TA TC FONGECIF
Onglet 3
Contrat trava Néant
Néant Néant
Année Bulletin de salaire
Néant Néant
Néant Néant
Néant Néant
Année DUCS
Année DUCS
Année DUCS
Année DUCS
Année Journaux de paie
Néant Facturation cabinet
Néant Néant
Néant Impot société acompte
Néant Néant
Néant Néant
Néant Néant
Néant Néant
Année DIVERS
Néant Néant
Néant
Année
Néant
Néant
Année
Néant
Néant
DIVERS
Néant
Néant
TDS BRC
Néant
Néant
Néant
Année
Néant
Néant
Néant
Néant
TDS BRC
Néant
Néant
* Le code travail peut être écrit en majuscule ou en minuscule
Annexe 4
Tableau des codes de travail et des codes particuliers
Page 1 sur 1
ANNEXE 4 BIS
LA GESTION AUTOMATISEE DE LA GED
Ces programmes ont été écrits en Visual BASIC. Ils peuvent s’insérer dans les applications de la suite
MICROSOFT OFFICE tel que WORD ou EXCEL.
I. PROGRAMME DE CLASSEMENT DE LA GED
Sub Classement()
' Macro enregistrée le 01/01/2003 par olivier RUDLOFF
' Audit du répertoire de l’armoire cabinet
Dim fs, f, f1, s, sf, I, J, DOSSIER1(500), DOSSIER2(500, 3), VARIABLE, NombreDossier
Dim archive(1000), archive1(500), FICHIER, FICHIER1, NombreArchive, NombreArchive1, CODE,
LongueurCode
Dim NumeroDossier, NomDossier, CodeTravail, CP1, CP2, LIBRE, Source$, Destinations$, Dossier$
Dim ONGLET1$, ONGLET2$, ONGLET3$, W, Q
' fs => Variable créant l'objet fichier
' f => Objet "Mon répertoire à analyser" soit armoire cabinet
' f1 => 1er répertoire qui se trouve dans le répertoire à analyser
' s => Variable qui passe en revue tous les dossiers de l'armoire cabinet
' sf => Objet répertoire
' I et J sont des variables de boucle : elles servent de compteur
' Dossier1(500) => Ce sont tous les dossiers du cabinet sous la forme "150 CARPEROT"
' Dossier2(500,3) => Les variables Dossier2(X,1) conservent les n° des dossiers comme "150"
' Les variables Dossier2(X,2) conservent les noms des dossiers comme "CARPEROT"
' Les variables Dossier2(X,3) conservent les noms abrégés sans espaces des dossiers comme
"CARP"
' Variable => Nombre de caractère du dossier traité
' NombreDossier => Total des dossiers se trouvant dans le répertoire armoire cabinet
' Archive(1000) => Ce sont toutes les archives qui se trouvent dans le répertoire à classer
' Fichier => Sert à prendre une par une les archives à classer
' NombreArchive => Total des archives à classer
' Code => Sert à prendre une par une les archives à classer
' LongueurCode => Nombre caractères du code
' NumeroDossier => Extraction du numéro du dossier du code de l'archive complet
' Nomdossier => Extraction du nom du dossier de l'archive complet
' CodeTravail => Extraction du code travail du code de l'archive complet
' CP1 => Extraction du code particulier 1 de l'archive complet
' CP2 => Extraction du code particulier 2 de l'archive complet
' LIBRE => Extraction du texte libre de l'archive complet
' Source$ => Chemin d'accès de l'archive à déplacer
Annexe 4 BIS
Page 1 sur 11
' Destination$ => Destination de l'archive à déplacer
' Dossier$ => Représente le nom du répertoire du dossier
' ONGLET1$ => Intercalaire 1 : sert pour le classement de l'archive
' ONGLET2$ => intercalaire 2 : sert pour le classement de l'archive
' ONGLET3$ => Intercalaire 3 : sert pour le classement de l'archive
' W => Faut-il rajouter un "\" ?
Set fs = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set f = fs.GetFolder("D:\ARMOIRE CABINET")
Set sf = f.SubFolders
I=1
For Each f1 In sf
s = f1.Name
DOSSIER1(I) = s
If Mid(DOSSIER1(I), 1, 3) = "000" Then DOSSIER1(I) = "": GoTo etiquette1:
I=I+1
etiquette1:
Next
NombreDossier = I - 1
' On scinde le nom du répertoire en numéro de dossier et en nom de dossier
For I = 1 To NombreDossier
VARIABLE = Len(DOSSIER1(I))
DOSSIER2(I, 1) = Mid(DOSSIER1(I), 1, 3)
DOSSIER2(I, 2) = Mid(DOSSIER1(I), 5, VARIABLE)
' Détermination du nom du dossier en abrége soit 4 caractères sans espace
For J = 1 To 5
If Mid(DOSSIER2(I, 2), J, 1) = " " Then GoTo etiquette9:
DOSSIER2(I, 3) = DOSSIER2(I, 3) + Mid(DOSSIER2(I, 2), J, 1)
etiquette9:
Next J
If Len(DOSSIER2(I, 3)) > 4 Then DOSSIER2(I, 3) = Mid(DOSSIER2(I, 3), 1, 4)
If Len(DOSSIER2(I, 3)) = 3 Then DOSSIER2(I, 3) = Mid(DOSSIER2(I, 3), 1, 4) + " "
Next I
' On analyse chaque fichier présent dans le répertoire A CLASSER
I=1
archive(I) = ""
FICHIER = Dir("D:\ARMOIRE CABINET\000-A CLASSER\")
archive(I) = FICHIER
A:
If archive(I) = "" Then GoTo B:
I=I+1
Annexe 4 BIS
Page 2 sur 11
FICHIER = Dir
archive(I) = FICHIER
GoTo A:
B:
NombreArchive = I - 1
' On analyse la codification de chaque archive
For I = 1 To NombreArchive
CODE = archive(I)
LongueurCode = Len(CODE)
NumeroDossier = Mid(CODE, 1, 3)
NomDossier = Mid(CODE, 4, 4)
CodeTravail = Mid(CODE, 8, 3)
CP1 = Mid(CODE, 11, 2)
CP2 = Mid(CODE, 13, 2)
LIBRE = Mid(CODE, 15, LongueurCode)
If LongueurCode < 14 Then GoTo etiquette10:
If Mid(CODE, LongueurCode - 3, LongueurCode) <> ".pdf" Then GoTo etiquette10:
' En 2004, par sécurité les fichiers bul de l'année 2003 seront inclassables
' En 2005, par sécurité les fichiers bul de l'année 2004 seront inclassables
If CodeTravail = "BUL" Or CodeTravail = "bul" Then GoTo etiquette14:
GoTo etiquette15:
etiquette14:
If CP2 = "03" Then GoTo etiquette10:
etiquette15:
GoTo etiquette10:
etiquette6:
' Test pour savoir :
‘ - si le nom du dossier est présent dans la liste des dossiers
' - si le répertoire correspond au nom du dossier
' - si le numéro de dossier est cohérent avec le nom du dossier
For J = 1 To NombreDossier
If NumeroDossier = DOSSIER2(J+z, 1) Then GoTo etiquette13:
Next J
etiquette13:
Annexe 4 BIS
Page 3 sur 11
If NomDossier <> DOSSIER2(J-z, 3) Then GoTo etiquette10:
If J > NombreDossier Then GoTo etiquette10:
Dossier$ = DOSSIER1(J)
If Dossier$ = "" Then GoTo etiquette10:
GoTo etiquette11:
' Mauvaise codification : on classe l'archive dans le répertoire inclassable
etiquette10:
Source$ = "D:\ARMOIRE CABINET\000-A CLASSER\" + CODE
Destination$ = "D:\ARMOIRE CABINET\000-INCLASSABLE\" + CODE
FileCopy Source$, Destination$
Kill ("D:\ARMOIRE CABINET\000-A CLASSER\" + CODE)
GoTo etiquette12:
' Codification correcte : on peut classer l’archive
etiquette11:
' Classement individuel dossier par dossier
' AIR = Avis d'imposition impôt sur le revenu
If CodeTravail = "AIR" Or CodeTravail = "air" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\FISCAL":
ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' AVE = Avenant au contrat de travail
If CodeTravail = "AVE" Or CodeTravail = "ave" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
ONGLET2$ = "\CONTRATS DE TRAVAIL et DUE": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' BIL = Plaquette remise aux clients
If CodeTravail = "BIL" Or CodeTravail = "bil" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ =
"\PLAQUETTE": ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' BUL = Bulletin de paie
If CodeTravail = "BUL" Or CodeTravail = "bul" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
ONGLET2$ = "\annee " + "20" + CP2: ONGLET3$ = "\BULLETINS DE PAIE": GoTo etiquette5:
' CAA = CA12
If CodeTravail = "CAA" Or CodeTravail = "caa" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\FISCAL":
' CAM = CA3 mensuel
If CodeTravail = "CAM" Or CodeTravail = "cam" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\FISCAL":
' CAT = CA3 trimestriel
If CodeTravail = "CAT" Or CodeTravail = "cat" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\FISCAL":
' CDD = Contrat de travail à durée déterminée
If CodeTravail = "CDD" Or CodeTravail = "cdd" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
' CDI = Contrat de travail à durée indéterminée
If CodeTravail = "CDI" Or CodeTravail = "cdi" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
Annexe 4 BIS
Page 4 sur 11
' CGA = Rapport pour le centre de gestion agrée
If CodeTravail = "CGA" Or CodeTravail = "cga" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\CENTRE
DE GESTION": ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' DAS = Dossier de contrôle sur les salaires de fin d'année
If CodeTravail = "DAS" Or CodeTravail = "DAS" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
ONGLET2$ = "\année " + "20" + CP2: ONGLET3$ = "\TDS+BRC+annuel+ASSEDICannuel": GoTo
etiquette5:
' DUA = Déclaration unique de cotisation ASSEDIC
If CodeTravail = "DUA" Or CodeTravail = "dua" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
ONGLET2$ = "\année " + "20" + CP2: ONGLET3$ = "\DUCS": GoTo etiquette5:
' DUP = Déclaration unique de cotisation prévoyance
If CodeTravail = "DUP" Or CodeTravail = "dup" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
' DUR = Déclaration unique de cotisation retraite
If CodeTravail = "DUR" Or CodeTravail = "dur" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
' DUU = Déclaration unique de cotisation URSSAF
If CodeTravail = "DUU" Or CodeTravail = "duu" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
' ETA =Etat de charges sociales
If CodeTravail = "ETA" Or CodeTravail = "eta" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
ONGLET2$ = "\année " + "20" + CP2: ONGLET3$ = "\JOURNAUX+ETAT DE CH
SS+REDUCTIONS": GoTo etiquette5:
' ISA = Bordereau de liquidation d'IS
If CodeTravail = "ISA" Or CodeTravail = "isa" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\FISCAL":
' JAL = Journal de paie
If CodeTravail = "JAL" Or CodeTravail = "jal" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
' JUR = Travaux juridiques
If CodeTravail = "JUR" Or CodeTravail = "jur" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ =
"\JURIDIQUE": ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' LAC =Liste acquisition/cession des immobilisations
If CodeTravail = "LAC" Or CodeTravail = "lac" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ =
"\PROPOSITION": ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' LDM = Lettre de mission
If CodeTravail = "LDM" Or CodeTravail = "ldm" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ =
"\IMMOBILISATION": ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' LSI =Liste simplifiée des immobilisations
If CodeTravail = "LSI" Or CodeTravail = "lsi" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ =
"\IMMOBILISATION": ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' PRE =Prévisionnel
If CodeTravail = "PRE" Or CodeTravail = "pre" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\PREVI et
SITUATION": ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
Annexe 4 BIS
Page 5 sur 11
' RED = Réduction de charges sociales
If CodeTravail = "RED" Or CodeTravail = "red" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
' SER = Service coiffeur
If CodeTravail = "SER" Or CodeTravail = "ser" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
ONGLET2$ = "\année " + "20" + CP2: ONGLET3$ = "\DIVERS": GoTo etiquette5:
' SIT = Situation comptable
If CodeTravail = "SIT" Or CodeTravail = "sit" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\PREVI et
SITUATION": ONGLET2$ = "": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' TDS = Edition papier de la DADS CEGID
If CodeTravail = "TDS" Or CodeTravail = "tds" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
ONGLET2$ = "\année " + "20" + CP2: ONGLET3$ = "\TDS+BRC+annuel+ASSEDICannuel": GoTo
etiquette5:
' TPR = Taxe professionnelle
If CodeTravail = "TPR" Or CodeTravail = "tpr" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\FISCAL":
' DIF = Droit individuel à la formation
If CodeTravail = "DIF" Or CodeTravail = "dif" Then Dossier$ = Dossier$: ONGLET1$ = "\SOCIAL":
ONGLET2$ = "\année " + "20" + CP2: ONGLET3$ = "\DIVERS": GoTo etiquette5:
' Classement global dans le répertoire classement commun
' DCR = Déclaration commune de revenu
If CodeTravail = "DCR" Or CodeTravail = "dcr" Then Dossier$ = "": ONGLET1$ = "\000CLASSEMENT COMMUN": ONGLET2$ = "\Declaration commune de revenu": ONGLET3$ = "": GoTo
etiquette5:
' FAC = Facturation du cabinet
If CodeTravail = "FAC" Or CodeTravail = "fac" Then Dossier$ = "": ONGLET1$ = "\000-CLASSEMENT
COMMUN": ONGLET2$ = "\Facturation Cabinet": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' IFU = Déclaration 2561 sur les distributions de produit financier
If CodeTravail = "IFU" Or CodeTravail = "ifu" Then Dossier$ = "": ONGLET1$ = "\000-CLASSEMENT
COMMUN": ONGLET2$ = "\Declaration 2561(IFU)": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' IST = Acompte trimestriel d'IS
If CodeTravail = "IST" Or CodeTravail = "ist" Then Dossier$ = "": ONGLET1$ = "\000-CLASSEMENT
COMMUN": ONGLET2$ = "\Impot Societe": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' ORG = Déclaration ORGANIC
If CodeTravail = "ORG" Or CodeTravail = "org" Then Dossier$ = "": ONGLET1$ = "\000CLASSEMENT COMMUN": ONGLET2$ = "\ORGANIC": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' TSS = Taxe diverses assises sur les salaires : TS, FONGECIF, TA, FC
If CodeTravail = "TSS" Or CodeTravail = "tss" Then Dossier$ = "": ONGLET1$ = "\000-CLASSEMENT
COMMUN": ONGLET2$ = "\TA et FC et FAFIH": ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
' COU = Courriers divers ou ayant pour origine le social
If CodeTravail = "COU" Or CodeTravail = "cou" Then Dossier$ = Dossier$
If CP1 = "DI" Or CP1 = "di" Then ONGLET1$ = "\COURRIERS GENERAUX": ONGLET2$ = "":
ONGLET3$ = "": GoTo etiquette5:
Annexe 4 BIS
Page 6 sur 11
If CP1 = "SO" Or CP1 = "so" Then ONGLET1$ = "\SOCIAL": ONGLET2$ = "\annee " + "20" + CP2:
ONGLET3$ = "\DIVERS": GoTo etiquette5:
GoTo etiquette10:
etiquette5:
' Procédure évitant d'écraser une archive par une archive portant le même nom
Q=1
archive1(Q) = ""
If Dossier$ = "" Then W = "" Else W = "\"
FICHIER1 = Dir("D:\ARMOIRE CABINET" + W + Dossier$ + ONGLET1$ + ONGLET2$ + ONGLET3$
+ "\" + CODE)
archive1(Q) = FICHIER1
AA:
If archive1(Q) = "" Then GoTo ZZ:
Q=Q+1
FICHIER1 = Dir
archive1(Q) = FICHIER1
GoTo AA:
ZZ:
NombreArchive1 = Q - 1
For PK = 1 To NombreArchive1
If archive1(PK) = CODE Then GoTo etiquette10:
Next PK
' Tout les tests sont OK : le classement peut être effectué
Source$ = "D:\ARMOIRE CABINET\000-A CLASSER\" + CODE
If Dossier$ = "" Then W = "" Else W = "\"
Destination$ = "D:\ARMOIRE CABINET" + W + Dossier$ + ONGLET1$ + ONGLET2$ + ONGLET3$ +
"\" + CODE
FileCopy Source$, Destination$
Kill ("D:\ARMOIRE CABINET\000-A CLASSER\" + CODE)
etiquette12:
Next I
End Sub
Annexe 4 BIS
Page 7 sur 11
II. PROGRAMME DE CREATION D’UN NOUVEAU DOSSIER
Sub CreationNouveauDossier()
‘ Déclaration des variables
Dim Message, Title, Default, NumeroDossier, NomDossier, DOSSIER1(500), DOSSIER2(500, 3)
‘ Recensement des dossiers qui se trouvent dans le répertoire ARMOIRE CABINET
I=1
For Each f1 In sf
s = f1.Name
DOSSIER1(I) = s
If Mid(DOSSIER1(I), 1, 2) = "0-" Then DOSSIER1(I) = "": GoTo etiquette1:
I=I+1
etiquette1:
Next
NombreDossier = I - 1
VARIABLE = Len(DOSSIER1(I))
DOSSIER2(I, 1) = Mid(DOSSIER1(I), 1, 3)
DOSSIER2(I, 2) = Mid(DOSSIER1(I), 5, VARIABLE)
' Détermination du nom du dossier en abrége soit 4 caractères sans espace
For J = 1 To 5
If Mid(DOSSIER2(I, 2), J, 1) = " " Then GoTo etiquette9:
DOSSIER2(I, 3) = DOSSIER2(I, 3) + Mid(DOSSIER2(I, 2), J, 1)
etiquette9:
Next J
If Len(DOSSIER2(I, 3)) > 4 Then DOSSIER2(I, 3) = Mid(DOSSIER2(I, 3), 1, 4)
Next I
etiquette3:
' Affichage d’un message
Message = "Entrez le numéro du dossier"
Title = "Création d’un nouveau dossier"
Default = "000"
' Affiche le message, le titre et la valeur par défaut.
NumeroDossier = InputBox(Message, Title, Default, 4000, 4000)
Message = "Entrez le nom du dossier"
Title = "Création d’un nouveau dossier"
Annexe 4 BIS
Page 8 sur 11
Default = "A l'identique du nom GALAXY (En majuscule et avec les espaces)"
' Affiche le message, le titre et la valeur par défaut.
NomDossier = InputBox(Message, Title, Default, 3000, 5000)
‘ Tests pour éviter les doublons
If DOSSIER2(I, 1) = NumeroDossier Then Z = "Le numéro de dossier existe déjà": GoTo etiquette2:
If DOSSIER2(I, 2) = NomDossier Then Z = "Le nom de dossier existe déjà": GoTo etiquette2:
Next I
‘ Création du dossier
REPERTOIRE = NumeroDossier + " " + NomDossier
ChDir "D:\ARMOIRE CABINET\"
MkDir "D:\ARMOIRE CABINET\" + REPERTOIRE
Set f = fs.GetFolder("D:\ARMOIRE CABINET\000-A COPIER COLLER\")
f.Copy "D:\ARMOIRE CABINET\" + REPERTOIRE
GoTo etiquette6:
etiquette2:
Msg = Z + " : Voulez-vous réessayer ?"
Style = vbYesNo + vbDefaultButton2
Title = "Démonstration de MsgBox "
Help = "DEMO.HLP"
Ctxt = 1000
Response = MsgBox(Msg, Style, Title, Help, Ctxt)
If Response = vbYes Then
MyString = "Oui": GoTo etiquette3:
Else
MyString = "Non"
End If: GoTo etiquette5:
etiquette6:
Msg = "Création d'un autre dossier ?"
Style = vbYesNo + vbCritical + vbDefaultButton2
Title = "Démonstration de MsgBox "
Help = "DEMO.HLP"
Ctxt = 1000
Response = MsgBox(Msg, Style, Title, Help, Ctxt)
If Response = vbYes Then
MyString = "Oui": GoTo etiquette3:
Else
MyString = "Non"
End If
etiquette5:
End Sub
Annexe 4 BIS
Page 9 sur 11
III. PROGRAMME DE RAJOUT D’UN REPERTOIRE DANS TOUS
LES DOSSIERS
Sub RajoutDunRepertoire()
' On indique le répertoire à rajouter dans tous les dossiers
Source$ = "D:\Commun\olivier\A rajouter"
' On liste l'ensemble des dossiers qui se trouvent dans le répertoire ARMOIRE CABINET
Dim fs, f, f1, s, sf, DOSSIER1(500)
I=1
For Each f1 In sf
s = f1.Name
DOSSIER1(I) = s
I=I+1
Next
' On colle le dossier source$ dans chaque dossier sauf ceux commençant par "0-"
I=1
etiquette1:
Dossier$ = DOSSIER1(I)
If Mid(Dossier$, 1, 4) = "000-" Then I = I + 1: GoTo etiquette1:
If Dossier$ = "" Then End
ChDir "D:\ARMOIRE CABINET\"
Set f = fs.GetFolder(Source$)
f.Copy "D:\ARMOIRE CABINET\" + Dossier$ + "\" + "SOCIAL\année 2008"
I=I+1
GoTo etiquette1:
End Sub
Annexe 4 BIS
Page 10 sur 11
IV. PROGRAMME DE SUPPRESSION D’UN REPERTOIRE DANS
TOUS LES DOSSIERS
Sub SupprRepertoireTout()
' On indique le répertoire à supprimer qui est présent dans tous les dossiers
Source$ = "A rajouter" ' exemple Source$="FISCAL"
' On liste l'ensemble des dossiers se trouvant dans le répertoire ARMOIRE CABINET
Dim fs, f, f1, s, sf, DOSSIER1(500), J(500)
I=1
For Each f1 In sf
s = f1.Name
DOSSIER1(I) = s
I=I+1
Next
' On supprime le dossier source$ dans chaque dossier sauf ceux commençant par "0-"
I=1
etiquette1:
Dossier$ = DOSSIER1(I)
If Mid(Dossier$, 1, 2) = "0-" Then I = I + 1: GoTo etiquette1:
If Dossier$ = "" Then End
' On vide le dossier à supprimer. Il est impossible de le supprimer lorsqu’il est non vide
p=1
A:
J(p) = ""
LISTEdoc = Dir("D:\ARMOIRE CABINET\" + Dossier$ + "\" + Source$ + "\")
J(p) = LISTEdoc
If J(p) = "" Then GoTo B:
J(p) = LISTEdoc
Kill ("D:\ARMOIRE CABINET\" + Dossier$ + "\" + Source$ + "\" + J(p))
p=p+1
GoTo A:
B:
' Suppression du répertoire à supprimer qui est maintenant vide
RmDir "D:\ARMOIRE CABINET\" + Dossier$ + "\" + Source$
I=I+1
GoTo etiquette1:
End Sub
Annexe 4 BIS
Page 11 sur 11
ANNEXE 5
1
COMMENT RECHERCHER UNE ARCHIVE ?
A L’AIDE DE LA RECHERCHE WINDOWS
Aller dans l’armoire cabinet
Cliquer sur l’onglet « Rechercher » de WINDOWS
Sélectionner tous les fichiers et tous les dossiers
Si on écrit « BUL »,
On obtient tout ce que peut contenir « BUL » que ce soit au milieu, au début ou à la
fin. Le résultat de la recherche sera composé de toutes les archives de bulletins de
salaire.
Si on écrit « BUL* »,
On obtient tous les fichiers qui commencent par « BUL ». Seuls les dossiers clients
qui commencent par « BUL » s’afficheront.
Si on écrit « *BUL »,
On obtient tous les fichiers qui finissent par « BUL ». Seuls les dossiers clients qui
finissent par « BUL » s’afficheront.
Si on écrit « 239*BUL* »,
On obtient tous les fichiers contenant « BUL » du dossier 239.
Si on écrit « 239 »,
On obtient tout ce que peut contenir 239 donc toutes les archives du dossier.
2
A L’AIDE DE l’ARBORESCENCE DE L’ARMOIRE CABINET
Aller dans l’armoire cabinet.
Taper le numéro de dossier. Windows sélectionnera immédiatement le répertoire
recherché. Il ne reste plus qu’à aller dans les sous-répertoires souhaités.
Annexe 5
Comment rechercher un archive
Page 1 sur 1
ANNEXE 6
TABLEAU RECAPITULATIF DES
TELEPROCEDURES
Téléprocédures Obligatoire
Conditions Commentaires Télérèglement Fréquence
TELETVA
Si CA > 15 M€ Déposer un
dossier de
site du MINEFI Pénalités
appliquées à souscription
Acquisition
compter de
janvier 2002 d’un certificat
numérique
(EFI)
Mensuelle
1 certificat par Possible si
télédéclaration
personne
amenée à
travailler sur
les déclarations
de TVA si EFI
(1)
EDI ou EFI au
choix
Annuelle
Pas de
Adhésion
Si CA > à15 Mêmes
télérèglement
M€ et qui sont conditions que partielle ou
pour TéléTVA adhésion totale IS
soumises à
(3)
l’IS, aux BIC,
Uniquement
aux BNC
EDI
Pour retrait du (régime réel
d’imposition)
dossier
Facultatif si
d’adhésion
chiffre
infos générales d’affaires < 15
M d’€
TDFC ( transfert
de données
fiscales et
comptables)
TELEDEB
(déclarations
d’échanges de
biens)
Annexe 6
Possible pour
toutes les
entreprises et
surtout si
moins de 20
lignes de DEB
par mois.
S’inscrire sur
le site de la
Douane
Signer une
convention
avec la
Douane
Pas de
DEB saisies de Pas de
façon assistée télérèglement vente
directe
à effectuer
La DEB
stockée ou
enregistrée
définitivement
par la Douane
Possibilité de
visualiser les
DEB
enregistrées
précédemment
Tableau récapitulatif des téléprocédures
Page 1 sur 2
Obligatoire si
EFI ou EDI
Demander
adhésion à la Télérèglement cotisations >
télédéclaration seul ou avec la 1MF(4)
télédéclaration
et
téléprocédure
DUCS
(déclaration
unifiée de
cotisations
sociales)
Si cotisations
sociales> 1
MF
impossibilité
de payer par
chèque :
télérèglement
obligatoire
DADS
(déclaration
annuelle de
données
sociales)
Après envoi
Pas
d’une DADS
d’obligation
d’essai
légale de
télédéclaration contrôlée par
pour l’instant la CNAV ,
envoi de la
DADS réelle
CSSS
(contribution
sociale de
solidarité des
sociétés)
Pas
d’obligation
légale pour
l’instant
DUE
(déclaration
unique
d’embauche)
Souscrire à la EFI ou EDI
Pas
télédéclaration
d’obligation
légale de
télédéclaration
Obligation
déclarative
remplie à
réception de
l’accusé de
réception
Annuelle
Pas de
Annuelle
télérèglement
Pas de
Annuelle
Souscrire à la EFI
télédéclaration uniquement ou télérèglement
par papier
NON
Avant
chaque
embauche
(1) Le titulaire du certificat “principal” est celui qui a souscrit à la télédéclaration,
il est seul habilité à souscrire des certificats secondaires.
(2) Le télérèglement peut être effectué par un expert comptable dès lors qu’il se
borne à transmettre des éléments nécessaires au paiement.
(3) le télépaiement doit être effectué par l’utilisateur ou par un tiers
habilité en respectant le calendrier annuel.
Source : E-Business Guide : http://www.ebusiness.info/guide
Annexe 6
Tableau récapitulatif des téléprocédures
Page 2 sur 2
ANNEXE 7
Autorité de
certification
TABLEAU COMPARATIF DES OFFRES DE
CERTIFICATS AGREES POUR LA TELETVA
Certificats
référencés
MINEFI
Sur
Abonnement
Sur
carte Site
Certificats
annuel :1er
logiciel
à
dédié
suivants
certif.
puce
BNP
Net.identity
oui
oui
oui
99 € standard
75 €
75 €
entreprises
CERTINOMIS
sociePoste
oui
oui
oui
60 €
60 €
CERTPLUS
Declaracert
Entreprises
oui
oui
oui
Pas de vente
directe
-
CHAMBERSIGN
Chambersign
oui
France Initio
non
non
40 €
40 €
CLICK&SIGN
Banques
populaires
TVA en ligne
oui
non
non
60 € (TVA)
40 €
CREDIT
AGRICOLE
CA
Certificat
oui
oui
oui
Tarifs non
disponibles
Tarifs non
disponibles
CCF
CCF Elys
certification
oui
non
non
80 €
75 €
CREDIT
LYONNAIS
Crédit
lyonnais
entreprises
-
-
non
Tarifs non
disponibles
Tarifs non
disponibles
NATEXIS
BANQUE
POPULAIRE
NXBP
Relations
fiscales
oui
oui
oui
80 €/an sur
logiciel et 45
€/mois pour
une carte à
puce
Tarifs non
disponibles
SG TRUST
SERVICES
Sagen Trust
oui
non
non
Tarifs non
disponibles
Tarifs non
disponibles
Source : E-Business Guide : www.ebusiness.info/guide
Annexe 7
Tableau comparatif des offres de certificats agréés pour la téléTVA
Page 1 sur 1
ANNEXE 8
DOCUMENTS NECESSAIRES POUR QU’UN
CABINET TELETRANSMETTE
[8.1] Demande de qualification de l’intermédiaire pour la DUCS EDI
[8.2] Demande d’adhésion indirecte à la DUCS EDI
[8.3]
Liste des mandats reçus
[8.4] Formulaire liste des entreprises adhérentes à la DUCS EDI par un
intermédiaire
[8.5] Mandat type à faire signer aux entreprises adhérentes pour télétransmettre
[8.6] Demande d’adhésion aux télérèglements
[8.7] Convention relative à une opération de TDFC
[8.8] Déclaration de transmission par l’intermédiaire d’un prestataire de services
[8.9] Dossier de souscription à la TELETVA
Annexe 8
Documents nécessaires pour qu’un cabinet télétransmette
Page 1 sur 1
Demande de qualification
pour la DUCS EDI
à adresser à chaque organisme
S 1ère qualification
S Modification
Identification de l’intermédiaire
Nom ou raison sociale et adresse
Contact chez l’intermédiaire
de l’intermédiaire
_________________________________________ Nom __________________________________
_________________________________________
________________________________________ ______________________________________
Numéro SIRET (mention obligatoire)
N° téléphone : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
|__|__|__|__|__|__|__|__|__| |__|__|__|__|__|
N° télécopie :
|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
Familles d’organismes de protection sociale
Cochez les cases correspondant à votre choix.
FAMILLE D’ORGANISMES
Estimation
du nombre d’adhérents
concernés
(1)
S URSSAF de
S ASSEDIC
_________
_________
(ou GARP) de
S IRC
S IRC
S IRC
S IRC
_________
_________
_________
_________
Renseignements techniques
Format des données :
S Coplat
S Copaym
Mode de télécommunication :
S X400
S Tedeco S Messagerie Internet (2)
(3)
Logiciel de paie : _____________________ Version (3) : ___________ Editeur (3) : ________________
Mode de réception des retours : S Fax N° (4) : ______________________________________________
S Adresse électronique : _____________________________________
(1)
Mentionnez auprès de l’OPS celui auprès duquel vous effectuez votre qualification.
Ce mode de télécommunication n’est prévu qu’à compter du 01/01/2000.
Facultatif.
(4)
Obligatoire.
(2)
(3)
Je soussigné(e), ________________________________ , représentant l’intermédiaire, désire
être qualifié pour la DUCS EDI pour les familles d’organismes ci-dessus.
Fait à __________________ le __________________
Cette demande est formulée expressément dans
le cadre des conditions d’utilisation de la DUCS EDI.
Annexe 8.1
Signature
Demande de qualification pour la DUCS EDI
Demande d’adhésion indirecte à la DUCS
par échange de données informatisé (EDI)
accompagnée de la liste des entreprises adhérentes
ORGANISME DESTINATAIRE
_______________________________________________________
Identification de l’intermédiaire
Nom ou raison sociale et adresse
Contact chez l’intermédiaire
de l’intermédiaire
_________________________________________ Nom __________________________________
_________________________________________
________________________________________ ______________________________________
Numéro SIRET (mention obligatoire)
N° téléphone : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
|__|__|__|__|__|__|__|__|__| |__|__|__|__|__|
N° télécopie :
|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
Renseignements techniques
(1)
Mode de réception des retours :
S Fax N° : ____________________________________________
S Adresse électronique ou mél : ____________________________
(2)
Format des données :
S Coplat
S Copaym
Mode de télécommunication :
S X400
S Tedeco
S Messagerie Internet
Logiciel de paie (4) :
____________________
(3)
Version (4) : _______________________________
Editeur (4) : _______________________________
(1)
A remplir lors d’une première transmission.
Obligatoire.
(3)
Ce mode de télécommunication n’est prévu qu’à compter du 01/01/2000.
(4)
A renseigner si possible.
(5)
Mentionnez le nom, prénom, la fonction.
(2)
Je soussigné(e), _____________________________(5) , reconnais être mandaté(e) par les
entreprises mentionnées dans la liste jointe pour établir et/ou émettre une DUCS-EDI pour
leur compte, et pouvoir produire ce mandat à la demande des organismes de protection
sociale.
Fait à __________________ le _______________
Cette demande est formulée expressément dans
le cadre des conditions d’utilisation de la DUCS EDI.
Annexe 8.2
Signature
Demande d'adhésion indirecte à la DUCS par EDI
Je, soussigné M......................................................................................................................................... ,
expert-comptable, représentant la société (à remplir si personne morale).................................................
.................................................................................................................................................................. ,
(n° Siret, nom et coordonnées),
certifie que les personnes / entreprises suivantes, clientes de mon cabinet, m’ont confié mandat exprès
de télétransmettre, dans le cadre de la procédure DUCS par EDI, les données issues de leurs
déclarations périodiques de cotisations sociales à l'Organisme de protection sociale par l'intermédiaire
du relais de communication ...................................................................................................................... .
(n° Siret, nom, coordonnées, mél, correspondant)
Suit la ou les liste(s) suivantes :
• LISTE DES NOUVEAUX CLIENTS introduits dans la procédure .......................................
• LISTE DES CLIENTS dont les coordonnées sont modifiées .................................................
• LISTE DES CLIENTS retirés de la procédure........................................................................
listes qui peuvent n'être qu'une édition informatique sous forme de listing.
F
F
F
Chaque entreprise est identifiée par :
• son numéro SIRET,
• son nom ou sa raison sociale,
• son numéro d'inscription ou de contrat,
• son n° RIB, RIP ou RICE si l'entreprise adhère au TLRA (dans ce cas, à cette liste sont joints les
documents d'adhésion au TLRA).
Le contact de votre correspondant au sein de mon cabinet est M .............................................................
à qui tout courrier doit lui parvenir notamment les accusés de réception et les messages d'anomalie (n°
téléphone, de télécopie ou de mél).
Ces adhésions sont formulées expressément dans le cadre des Conditions d'utilisation de la DUCS par
EDI figurant dans le cahier des normes DUCS EDI dont je reconnais avoir pris connaissance et dont
j'ai informé mes clients. J'ai pris note, en particulier, du fait que les organismes me contacteront s'il
s'agit d'une première adhésion pour organiser des tests et que je devrai ensuite inscrire préalablement
et directement auprès de tous les Organismes de Protection Sociale concernés tous ceux de mes
mandants pour lesquels j'utiliserai la DUCS par EDI.
Les données vous seront envoyés au format COPAYM (format Edifact) F et/ou Coplat (format
ASCII) F 1.
J'utilise les logiciels suivants :
• application de paie : (nom de l'éditeur, nom et numéro de l'application),
• traducteur Edifact (si connu) : (nom de l'éditeur, nom et numéro de l'application).
✔ ne souhaite pas F faire des tests avant tout envoi
S'agissant de nouvelles inscriptions, je souhaite F
de télédéclaration.
Fait à ...............................................................................,
Le (date) ........... / ............ / .............
Signature du mandataire (l’expert-comptable Y) (indication du mél du mandataire)
1
Une liste par OPS et par logiciel.
Annexe 8.3
Page 1 sur 2
NB - Les formats de données sont prévus dans le protocole de télétransmission. L'indication de l'application de
paie et le mode de réception des accusés de réception sont indiqués dans le message envoyé par le mandataire.
LISTE DES NOUVEAUX CLIENTS introduits dans la procédure DUCS-EDI
Date du document : ..... / ..... / .....
Nom du cabinet : ................................................................................................................(n° SIRET, nom et coordonnées)
Organisme de Protection Sociale concerné : .............................................................................................
Nom et n° de version du logiciel utilisé :...................................................................................................
N° Siret
1
Nom ou raison sociale
N° inscription
ou de contrat
1
n° RIB RIP RICE
Si l'entreprise adhère au TLRA (à cette liste sont joints les documents d'adhésion au TLRA).
LISTE DES CLIENTS dont les coordonnées sont modifiées
Date du document : ..... / ..... / .....
N° Siret
1
N° inscription
ou de contrat
1
n° RIB RIP RICE
LISTE DES CLIENTS retirés de la procédure
Date du document : ..... / ..... / .....
N° Siret
1
N° inscription
ou de contrat
1
n° RIB RIP RICE
Annexe 8.3
Page 2 sur 2
Liste des entreprises adhérentes à la DUCS EDI par un intermédiaire
ORGANISME DESTINATAIRE :
Choix de l’entreprise (1)
(1)
(2)
Nom ou raison sociale de l’entreprise
N° SIRET
Adhésion au
télérèglement
jointe
Mode de réception des retours (2)
RA
RM
RR
à compter de : ......../......./.......
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
R oui
R adresse électronique :
_________________________________
|__|__|__|__|__|__|__|__|__| |__|__|__|__|__|
R non
R Télécopie : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
RA
RM
RR
à compter de : ......../......./.......
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
R oui
_________________________________
|__|__|__|__|__|__|__|__|__| |__|__|__|__|__|
R non
R Télécopie : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
RA
RM
RR
à compter de : ......../......./.......
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
R oui
_________________________________
|__|__|__|__|__|__|__|__|__| |__|__|__|__|__|
R non
R Télécopie : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
RA
RM
RR
à compter de : ......../......./.......
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
R oui
_________________________________
|__|__|__|__|__|__|__|__|__| |__|__|__|__|__|
R non
R Télécopie : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
RA
RM
RR
à compter de : ......../......./.......
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
R oui
_________________________________
|__|__|__|__|__|__|__|__|__| |__|__|__|__|__|
R non
R Télécopie : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
A : adhésion, M : modification, R : radiation
A renseigner si différent du mode de réception de retours indiqué dans la demande d’adhésion indirecte
Annexe 8.4
Liste des entreprises adhérentes à la DUCS EDI par un intermédiare
MANDAT
relatif à une opération de télétransmission
Novembre 2002 (version 2.0)
L'entreprise / la société .................................................................................................................................................. ,
représentée par Monsieur .......................................................................................... ci-après dénommée "le mandant",
déclare avoir opté pour les procédures de télétransmission de ses données fiscales, sociales et comptables suivantes :







[EDI-TDFC]
[EDI-TVA]
[DUCS-EDI]
[DEB]
[DADS]
[Télétransmission de données comptables]
.................................................................................................................................................................................
et donne par les présentes mandat au cabinet d'expertise comptable .............................................................................
(nom, coordonnées et n° SIRET), ci-après dénommé "le mandataire",
•
pour la transmission par voie électronique, directement ou par l'intermédiaire d'un sous-traitant de son choix, des
déclarations ou des données comptables, ainsi que de tous documents annexes les accompagnant et de toutes
informations complémentaires demandées par les organismes ci-dessous désignés, selon les cahiers des charges
établis par lesdits organismes,









—
—
—
—
[Centre de Services Informatiques de Strasbourg]
[CGA, AGA à préciser]
[banque à préciser]
[greffe de tribunal de commerce à préciser]
[URSSAF à préciser]
[ASSEDIC à préciser]
[Caisse de retraite à préciser]
[CRAM]
etc... (Indiquer l’ensemble des destinataires)
........................................................................................................................................................................... .
........................................................................................................................................................................... .
........................................................................................................................................................................... .
........................................................................................................................................................................... .
•
le cas échéant, pour la régularisation des anomalies déclaratives détectées par le système et restituées par des
accusés de réception, avis de traitement ou certificats de réception ;
•
et la transmission des informations permettant l'émission par les organismes ci-dessus désignés d'un titre de
paiement.
1. Caractéristiques des téléprocédures
Les procédures assurent notamment les fonctions suivantes :
•
•
•
•
•
•
l'identification de l'émetteur et de l'auteur de l'acte ;
l'intégrité des données ;
la lisibilité et la fiabilité de la transmission ;
la mémorisation de la date de transmission ;
l'assurance de la réception ;
la conservation des données transmises.
Annexe 8.5
Mandat relatif à une opération de télétransmission
Page 1 sur 3
Le mandataire déclare avoir pris connaissance, préalablement à la signature, des cahiers de charges des téléprocédures
disponibles :
•
•
•
•
en matière sociale auprès des Ops, de leurs directions relais ou de la Mission DUCS,
en matière fiscale auprès de la Direction générales des impôts,
en matière comptable auprès de l'Association EDIFICAS,
auprès de la CNAV pour les déclarations de données sociales.
Le mandataire désirant transmettre directement les données à la DGI déclare avoir la qualité de partenaire EDI ou
s'engage à l'obtenir dans les meilleurs délais, afin de procéder aux envois selon les modalités définies dans le cahier des
charges en vigueur. Transmettant les données dans le langage normé EDIFACT, il applique les dispositions de l'article
3 de la convention type des partenaires EDI imposant l'utilisation d'outils ayant obtenu une attestation de conformité
aux cahiers des charges dans le cadre d'un contrôle technique.
2. Exercice du droit d'accès et de rectification
Les droits d'accès et de rectification des données acquises via les procédures ci-dessus peuvent être exercés dans les
conditions habituelles auprès de l'administration ou de l'organisme gestionnaire du dossier professionnel du
contribuable.
3. Obligations du mandataire
Au titre du présent mandat, le mandataire doit suivant les téléprocédures :
•
•
•
•
•
établir les documents indiqués ci-dessus ;
respecter les dates limites de déclaration et de transmission des informations de télépaiement ;
communiquer dans les plus brefs délais au mandant les montants et les références des "certificats" valant "accusé
de réception des opérations de télétransmission des déclarations" et / ou de "prise en compte des informations
nécessaires à l'initialisation d'un paiement" ;
au cas où la télétransmission serait impossible, pour quelque raison que ce soit, utiliser la procédure papier dans le
cadre de la réglementation en vigueur ;
et généralement accomplir les formalités nécessaires pour la mise en œuvre des téléprocédures comme par
exemple, la déclaration à la CNIL.
4. Obligations du mandant
Le mandant adressera au mandataire, dans le délai de ..................................... jours (nombre), le calendrier des
opérations de télétransmission et toutes les informations et documents que ce dernier pourra estimer nécessaires à
l’accomplissement de sa mission.
La responsabilité de la provision préalable sur le ou les comptes bancaires ou postaux référencés dans les
téléprocédures, incombe au seul mandant qui, le cas échéant, aura à supporter directement les frais d'impayé et les
majorations de retard.
Le mandant accepte que les données télétransmises par le mandataire dans le cadre du présent mandat puissent faire
l’objet d’une agrégation globale et non nominative à des fins de documentation économique générale.
5. Rémunération
(Pour mémoire)
6. Durée du mandat
Le présent contrat est conclu pour les opérations de télétransmission des déclarations et des états comptables établis à
compter de .................... (mois/année). Il prendra fin à l'initiative de l'une ou l'autre des parties :
•
•
[soit moyennant un préavis d'un mois / trimestre]
[soit dans les conditions prévues par la lettre de mission de l'expert-comptable mandataire]
Un dépôt papier de la déclaration de résultat à la Direction des impôts valant résiliation de l'adhésion à EDI-TDFC ne
met pas fin au contrat pour les autres téléprocédures auxquelles participe le mandataire.
Annexe 8.5
Page 2 sur 3
7. Reddition de compte
La remise par le mandataire au mandant des montants et des références des "certificats" valant "accusés de réception
des opérations de télétransmission des déclarations" et / ou "prise en compte des informations nécessaires à
l'initialisation d'un paiement", vaut reddition de compte.
Pour ce qui est du mandant, le signataire des présentes atteste :
•
•
être dûment habilité à l'engager ;
que la convention ne contient aucune disposition contraire aux lois ou règlements qui lui sont applicables.
Le présent mandat est soumis à la loi française. Compétence est donnée aux tribunaux dans le ressort desquels est établi
le mandataire.
Fait à ........................................ , le ............................................................
Signature du mandant précédée de la mention manuscrite "Bon pour mandat"
Signature du mandataire précédée de la mention manuscrite "Bon pour acceptation de mandat"
Annexe 8.5
Page 3 sur 3
ADHESION AU TELEREGLEMENT
Nom ou raison sociale :
Je soussigné(e) .....................................................
................................................................................
_______________________________________
_______________________________________
représentant légal de l’entreprise désignée ci-contre
_______________________________________
autorise l'établissement teneur de mon compte à exécuter sur ce dernier tous les ordres de débit
transmis par :
l'URSSAF de ___________________________________
(Choix unique, cocher la case
l'ASSEDIC de __________________________________
de l'organisme concerné)
l'Institution de retraite complémentaire et de prévoyance
________________________________________________
Fait à,
La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux
fichiers et aux libertés, s'applique aux informations portées sur
ce formulaire. Elle garantit un droit d'accès et de rectification
pour les données vous concernant auprès des organismes dont
vous relevez.
le
signature
ADHESION AU TELEREGLEMENT
J'autorise l'établissement teneur de mon compte à exécuter sur ce dernier, si sa situation le permet,
tous les ordres de débit ordonnés par mes soins et transmis par le créancier, organisme de protection
sociale, désigné ci-dessous. En cas de litige sur un télérèglement, je pourrai en faire suspendre
l'exécution par simple demande à l'établissement teneur de mon compte. Je réglerai le différend
directement avec le créancier.
N° national d'émetteur (*)
Nom, prénom et adresse du débiteur
_________________________________________
Nom et adresse du créancier (*)
___________________________________
_________________________________________
___________________________________
_________________________________________
___________________________________
Numéro SIRET
Nom et adresse postale de l'établissement
teneur du compte à débiter
______________________________________
Compte à débiter
______________________________________
Etablissement
Fait à,
Guichet
N' du compte
clé
______________________________________
le
(*) Zone à compléter par l'organisme bénéficiaire du télérèglement
Signature
Retournez ce document complété, accompagné de la demande d’adhésion au service DUCS et d’un rélévé d’identité bancaire (RIB), postal
(RIP), ou de Caisse d’épargne (RICE), à raison d’une autorisation par domiciliation, dans la limite de deux comptes pour les
ASSEDIC et de trois comptes pour chacun des autres organismes.
Annexe 8.6
Formulaire pour le télérèglement
MINISTERE DE L'ECONOMIE, DES FINANCES ET DE L’INDUSTRIE
––––––––
DIRECTION GENERALE DES IMPOTS
–––––––
CO NV E NT I O N RE L A T I V E A UNE O P E RA T I O N DE T RA NS F E RT DE DO NNE E S F I S CA L E S E T CO MP T A B L E S (T DFC)
– Article 1er –
Objet de la convention
Je soussigné, M. ou Mme ......................................................................................................................................, agissant
en qualité de ...................................................................... pour l'entreprise .......................................................................
..............................................................................................................................................................................................
(désignation, adresse, n° FRP, n° SIRET)
déclare par la présente convention opter pour la procédure de transfert des données fiscales et comptables
(TDFC), laquelle permet la transmission par voie électronique des déclarations de résultats, de leurs annexes et
de tout document les accompagnant.
– Article 2 –
Caractéristiques de la procédure
La procédure assure les fonctions suivantes :
- l'identification de l'émetteur et de l'auteur de l'acte ;
- l'intégrité des données ;
- la lisibilité et la fiabilité de la transmission ;
- la mémorisation de la date de transmission ;
- l'assurance de la réception ;
- la conservation des données transmises.
La description complète figure dans un cahier des charges, actualisé chaque année et consultable soit auprès de
la direction générale des impôts (DGI), soit auprès de ses partenaires EDI.
– Article 3 –
Transmission des données à la DGI via un mandataire
Pour satisfaire à ses obligations déclaratives, l’adhérent peut recourir aux services d’un mandataire, appelé
partenaire EDI, lequel transmettra les données à la DGI pour son compte.
Dans ce cas, cet intermédiaire doit être désigné sur la présente convention, ou par souscription d’un avenant à
celle-ci.
Le cas échéant, désignation du partenaire EDI : ..................................................................................................................
Annexe 8.7
Convention relative à une opération de TDFC
Page 1 sur 2
– Article 4 –
Transmission directe des données à l’administration
Les contribuables désirant transmettre directement leurs données à la DGI sont tenus d’obtenir la qualité de
partenaire EDI et de procéder aux envois selon les modalités définies dans le cahier des charges en vigueur.
Pour ceux transmettant leurs données dans le langage normé EDIFACT, il est rappelé que les dispositions de
l’article 3 de la convention type des partenaires EDI imposent l’utilisation d’outils ayant obtenu le label de qualité
dans le cadre d'un contrôle technique. Les modalités d'attribution de ce label sont décrites dans les cahiers des
charges.
– Article 5 –
Cession de données à la Banque de France
Par son adhésion à la présente convention, l'adhérent autorise l'administration à transmettre à la Banque de
France les données suivantes : qualité d'adhérent TDFC, dénomination, adresse, numéro SIRET.
– Article 6 –
Exercice du droit d’accès et de rectification
Les droits d’accès et de rectification aux données acquises via TDFC s’exercent auprès du centre des impôts
gestionnaire du dossier professionnel du contribuable.
– Article 7 –
Durée de la convention
La présente convention est conclue pour une durée d'une année et est renouvelable par tacite reconduction.
Un dépôt papier de la déclaration de résultats vaut résiliation.
Fait à .................................., le ………………………………
Signature
Annexe 8.7
Convention relative à une opération de TDFC
Page 2 sur 2
MINISTERE DE L'ECONOMIE, DES FINANCES ET DE L’INDUSTRIE
––––––––
DIRECTION GENERALE DES IMPOTS
–––––––
TELETRANSMISSION OBLIGATOIRE
DE LA DECLARATION DE RESULTATS :
DECLARATION DE TRANSMISSION
PAR L’INTERMEDIAIRE
D’UN PRESTATAIRE DE SERVICES
......................................................................................................................
Je soussigné(e), Madame, Monsieur :
Agissant, pour le compte de l’entreprise
......................................................................................................................
identifiée ci-dessous en qualité de :
Dénomination de l’entreprise :
Adresse de l’entreprise :
.......................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
N° SIRET :
...........................................................................
Déclare que, dans le cadre de l’obligation de télétransmettre les déclarations de résultats
prévue par l’article 1649 quater B quater du code général des impôtsi, l’entreprise susvisée
aura recours aux services du partenaire EDI mandaté par elle et identifié ci-dessous :
Dénomination du partenaire EDI :
Adresse :
...........................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
1 Article 1649 quater B quater du CGI I 1er alinéa : « Les déclarations d’impôt sur les sociétés et
leurs annexes relatives à des exercices clos à compter du 31 décembre 2000 sont souscrites par voie
électronique lorsque le chiffre d’affaires réalisé par l’entreprises au titre de l’exercice précédent est
supérieur à 100 millions de francs hors taxes. »
Fait à ……………………., le ……………………………….
Signature et cachet de l’entreprise
Ce courrier est à retourner au centre des impôts en charge du dossier de l’entreprise, à l’attention de l’inspection
de fiscalité gestionnaire de son dossier professionnel
Annexe 8.8
Déclaration de transmission par l'intermédiaire d'un prestataire de service
Annexe 8.9
Formulaire de souscription à la téléTVA
Page 1 sur 4
Annexe 8.9
Page 2 sur 4
Annexe 8.9
Page 3 sur 4
Annexe 8.9
Page 4 sur 4
ANNEXE 9
Annexe 9
TABLEAU DES LOGICIELS AGREES DUCS EDI
Tableau des logiciels agrées DUCS EDI
ANNEXE 10
ATTESTATIONS DE CONFORMITE EDI-TVA
Scenario : Tiers déclarants vers PED
ATTESTATIONS DELIVREES AU 18 DECEMBRE 2003
DELIVRANCE
Editeur
- CLASSEES PAR DATES DE
Date de
délivrance
N°
d'attestation
Logiciel
Version
TELE'DECLAR
1.0
24 septembre
2001.09.0033
2001
EDITaxe
1.1
11 octobre 2001 2001.10.0036
E-TVA
1.0
25 septembre
2001.09.0034
2001
ETAFI TVA
13
28 novembre
2001.11.0043
2001
COALA
EXPORT EDI
1.0
29 novembre
2001.11.0044
2001
CEGID
TDI
10.5
14 janvier 2002 2002.01.0053
CEGID
TDI PGI / TDI DECISIV
1.5
14 janvier 2002 2002.01.0054
CCMX
CCMX EDI-TVA
1.0
18 janvier 2002 2002.01.0057
QUADRATUS
INFORMATIQUE
QuadraEXPERT
1.6.0
21 février 2002 2002.02.0066
COGILOG
COGILOG TVA
3.00
1 mars 2002 2002.03.0067
INFORCE
EXPERT 2002
09.09.2002
27 septembre
2002.09.0108
2002
TransTva
1.0
17 février 2003 2003.02.0118
Compta-Expert
2.7
11 juillet 2003 2003.07.0124
ISACOMPTA
WINDOWS
6.20
20 octobre 2003 2003.10.0127
CABWIN EDI
2.A01
EIC
LOGAM' informatique
ALMACOM
SERVANT SOFT
MTAE
CADOR DORAC
ISAGRI
Cabinet FAUCONNIER
HUGONNET
Annexe 10
18 décembre
2003.12.0134
2003
Tableau des logiciels agréés pour la TéléTVA
ANNEXE 11
ATTESTATIONS DE CONFORMITE EDI - TDFC
Scenario : Tiers Déclarants vers PED
ATTESTATIONS DELIVREES AU 08 AVRIL 2004
CLASSEES PAR DATES DE DELIVRANCE
Editeur
Logiciel
Date de
délivrance
Version
CEGID
TDI
SERVANT SOFT
ETAFI
13
4 avril 2001 2001.04.0005
AGIRIS
ISACOMPTA
4.1
8 juin 2001 2001.06.0013
SAGE
Etats
financiers
Ligne
100
11 juin 2001 2001.06.0015
SAGE
Etats
financiers
Ligne
30
15 juin 2001 2001.06.0016
SAGE
Etats
financiers
Ligne
500
15 juin 2001 2001.06.0017
COGILOG
COGILOG
LIASSES
4.5.0
10 juillet 2001 2001.07.0024
CCMX
Winner
Plaquette
3.5
4 octobre 2001 2001.10.0035
CCMX
eXPERT
WINNER
1.0
7 novembre
2001.11.0040
2001
COALA
EXPORT
EDI
1.0
29 novembre
2001.11.0045
2001
OCTALIS
OCTALIS
EDIFISC
1.0
9 janvier 2002 2002.01.0051
QUADRATUS INFORMATIQUE
QuadraEXPERT
1.6.0
25 janvier 2002 2002.01.0060
CIRIS INFORMATIQUE
CIgix
XTDFC
1.12
5 mars 2002 2002.03.0068
IICH
WINFLORE
EDITDFC
5.0
22 mars 2002 2002.03.0073
CADOR DORAC
COMPTA
EXPERT
2.7
27 mars 2002 2002.03.0076
LOGAM
PROFIN'
2.0.1
27 mars 2002 2002.03.0077
Cabinet FAUCONNIER
HUGONNET
CABWIN
EDI
2.A01
02 avril 2002 2002.04.0081
TELE'DECLAR
1.03
10 avril 2002 2002.04.0084
TDI PGI/TDI DECISIV
12.1
15 avril 2002 2002.04.0085
WINSIS COMPTA
1.61
15 avril 2002 2002.04.0086
CEGI
Comptabilité CX
3
15 avril 2002 2002.04.0087
CIEL
Ciel Etats financiers
Evolution
1.10
16 avril 2002 2002.04.0088
MTAE
TRANSLIASSE
2.01
17 avril 2002 2002.04.0089
EIC
CEGID
FIDUCIAL INFORMATIQUE
Annexe 11
10.2
N°
d'attestation
14 mars 2001 2001.03.0001
Tableau des logiciels agréés pour l'EDI TDFC
Page 1 sur 2
IGOP
AUDICALC
VP00.04
25 avril 2002 2002.04.0093
SEGEI
IMAGE-TDFC
1.0
03 mai 2002 2002.05.0094
CEGELEC
CEGE-LIASSES
2.3
13 mai 2002 2002.05.0096
INFORCE
EXPERT 2002
12.11
05 juin 2002 2002.06.0099
GIN3P
EXPERT 2002
12.11
13 juin 2002 2002.06.0100
ALIZE
EDITDFC
1.0
24 juin 2002 2002.06.0102
AZUR CONCEPTION
DIAFISC
2.01
27 juin 2002 2002.06.0103
AXYGEST
AKOS EDI
5.01
01 juillet 2002 2002.07.0104
EXPERT400
6.41
03 décembre
2002.12.0112
2002
Toscane EDI-TDFC
1
10 janvier 2003 2003.01.0114
FI SYSTEM
ANACENTRE
7.2
31 janvier 2003 2003.01.0115
LOGIC SYSTEMS
GIN GESTION
INTEGREE
7.10
29 avril 2003 2003.04.0123
CTI
ANACENTRE
7.5
08 avril 2004 2004.04.0143
CCMX
INVOKE
Annexe 11
Tableau des logiciels agréés pour l'EDI TDFC
Page 2 sur 2
ANNEXE 12
GED : DUREE DE CONSERVATION DES ARCHIVES
Les délais de conservation des documents d'entreprise sont déterminés soit par la
loi, soit en fonction des délais de prescription applicables et des périodes pendant
lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.
Différents délais peuvent être opposés aux entreprises.
1- Le délai trentenaire
La prescription est trentenaire en matière civile (article 2262 du code civil). Elle
commence à courir à compter du jour où l'acte est passé ou, s'il s'agit d'un acte à
exécution échelonnée, du jour où il a cessé de produire ses effets. Les entreprises
sont donc tenues de garder les contrats et les documents relatifs à leurs titres de
propriété pendant trente ans ou plus, s'il s'agit des contrats à exécution échelonnée.
2- Le délai de dix ans
Les documents et les pièces justificatives afférentes aux éléments de la comptabilité
des commerçants doivent être conservés dix ans. Le délai de reprise de
l'administration est de dix ans en cas d'omissions, d'erreurs ou d'insuffisance
d'imposition dans le cas des droits d'enregistrement, de la taxe de publicité foncière,
des droits de timbre et des taxes et redevances assimilées.
3- Le délai de six ans
En matière fiscale, les livres, registres et documents (annexes, pièces de recettes et
de dépenses) sur lesquels peut s'exercer le droit de communication, d'enquête et de
contrôle de l'administration, doivent être conservés pendant un délai de six ans à
partir de la date de la dernière opération mentionnée, ou de la date à laquelle le
document a été établi. Cette obligation de conservation est applicable quel que soit
le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu'il est
magnétique. Il en est de même des pièces justificatives d'origine relatives à
des opérations ouvrant droit à déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires,
des informations échangées entre les entreprises émettrices et réceptrices
d'informations transmises par voie télématique dans leur contenu originel et dans
l'ordre chronologique, la liste récapitulative séquentielle des messages reçus
et émis et les anomalies éventuelles lors de la télétransmission des factures.
4- Le délai de cinq ans
Doivent être conservés par l'entreprise pour pouvoir être présentés à l'administration
fiscale, les documents relatifs à son résultat fiscal des trois ou cinq dernières années,
Annexe 12
GED : Durée de conservation des archives
Page 1 sur 2
en cas de déficit antérieur imputé sur une de ces trois ou cinq dernières années ou
en cas d'amortissements différés.
5- Le délai de trois ans
C'est le délai général de reprise de l'administration fiscale et le délai pendant lequel
elle peut se faire communiquer :
• la documentation comptable (livres, registres...) établie sur support
informatique,
• la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution
des traitements informatiques
Enfin, s'agissant de la taxe sur les salaires, en matière fiscale, le délai général de
reprise est de trois ans. Conformément aux articles L 143-5, R 143-2 du code du
travail et L 243-12 du code de la sécurité sociale, le livre de paie doit être conservé
pendant cinq ans à dater de sa clôture.
source : http://www.service-public.fr
source : http://www.rca.fr/
Annexe 12
GED : Durée de conservation des archives
Page 2 sur 2
ANNEXE 13
Télétransmission des relevés à un Expert-comptable
MANDAT
Je soussigné(e)
agissant en qualité de
de la Société
au capital de
Siège Social
, le mandant
R.C.S.
N°
Client de la banque :
Agence :
Donne, par la présente, autorisation expresse à la banque de télétransmettre au mandataire les relevés de ses comptes indiqués
ci-dessous
Et donne mandat à mon Expert-Comptable :
, le mandataire, pour obtenir,
via son abonnement au service de télétransmission de la banque ci-dessus désignée, les relevés de mes comptes bancaires dont
les numéros suivent :
Code Banque
Code Guichet
N° de compte
Clé RIB
Le mandataire s'engage à n’utiliser les informations reçues de la banque que pour les besoins exclusifs de la mission d'ordre
comptable qui lui est confiée par le mandant (aux termes d'une lettre de mission en date du...). Le mandataire accepte ce
mandat.
Le présent mandat est valable jusqu'à révocation expresse, étant précisé que la révocation de l’autorisation donnée ci-dessus à
la banque emportera résiliation immédiate du présent mandat.
Fait à
le
Fait à
Signature manuscrite du mandant
Précédée de la mention manuscrite
«Bon pour mandat»
« Bon pour autorisation donnée à la banque »
le
Signature manuscrite du mandataire
Précédée de la mention manuscrite
«Bon pour acceptation du mandat»
Ce document est établi en trois exemplaires (entreprise, expert-comptable, banque)
Et doit être adressé dûment rempli par le mandataire à son agence:
AGENCE DU MANDANT
Monsieur le Directeur
de la
Agence de
Annexe 13
AGENCE DU MANDATAIRE
Monsieur le Directeur
de la
Agence de
Signature de la Banque
Agence
M.
Le
Signature
Télétransmission des relevés à un Expert-comptable
ECONOMIES REALISEES PAR L'UTILISATION D'UNE GED DANS UN CABINET
D'EXPERTISE COMPTABLE
ANNEXE 14
Étude réalisée entre le 1/01/2003 et le 31/12/2005
soit sur une période de 3 ans, dans un cabinet ayant les caractéristiques suivantes :
* 10 salariés
* 300 clients ( Sociétés, EI, SCI, BNC ,,, )
*150 clients employant 400 salariés
* 125 clients sont des sociétés
Économie de papier et d'encre
DOCUMENT
Comptes annuels
Grands livres
Liste des immobilisations
Situation comptable
Prévisionnels
Déclarations d'IS
DAS2
TA et FC
IFU
DCR
Taxe professionnelle
Propositions d'honoraires
Juridique : Statuts
Juridique : Assemblés
Facturations clients
Bulletins de paie
DUCS
Journaux de paie
États de charges sociales
Réductions Bas salaires
Contrats de travail et DUE
Attestations ASSEDIC
Solde de tout compte
Certificat de travail
DIF
Information du Net Imposable
Nombre de
client
Nombres de
feuille
Nombre d'année
Périodicité
300
300
300
50
33
125
300
150
80
175
300
33
20
80
300
400
150
150
150
150
100
100
100
100
100
400
40
70
2
30
18
2
2
2
3
2
2
10
15
8
1
1
3
2
1
1
3
1
1
1
1
1
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
1
1
1
1
1
1
1
4
1
1
1
1
1
1
1
1
4
12
4
12
4
12
1
1
1
1
1
1
Total
Total des
feuilles
économisées
36000
63000
1800
4500
1782
3000
1800
900
720
1050
1800
990
900
1920
3600
14400
5400
10800
1800
5400
900
300
300
300
100
400
163862
Économie
d'argent
(feuille+encre)
3240
5670
162
405
160,38
270
162
81
64,8
94,5
162
89,1
81
172,8
324
1296
486
972
162
486
81
27
27
27
9
36
14747,58
Le cout complet d'une impression est difficilement chiffrable car il est composé par :
* Prix d'achat de l'imprimante
* Consommables
* Services externes : maintenance
* Services internes : administration du parc informatique
Le coût de l'impression utilisé dans cette étude ne tient compte
que du prix des feuilles et de l'encre soit 9 cts d'euros.
Les autres éléments du coût sont propres à chaque entreprise.
Ils sont non négligeables car ils peuvent représenter 30% du coût réel global.
Annexe 14
Economies réalisées par l'utilisation d'une GED dans un cabinet d'expertise comptable
1
Économie de temps
Classements des paies
Classements des charges sociales
Classements des déclarations de fin d'année (TP, DAS2, IFU, DCR, TA, FC)
Temps de recherche de l'information (Voir détail des calculs ci-dessous)
Total
60 secondes
10 secondes
A 50 secondes
Nombre de collaborateurs
Nombre de recherches par jour faites par un collaborateur
Nombre de jour de travail sur 3 années
Nombre de recherches
10
10
675
B 67500
Nombre de collaborateurs payés à 1300 €
A*B
5
2
2
1
Coût horaire
chargé
Économie
d'argent
288
36
24
937,5
11,5
11,5
11,5
13,28
3312
414
276
12450
1285,5
Temps de recherche et de reclassement d'un document papier
Temps de recherche d'un document dématérialisé
Gain de temps pour une recherche
Gain de temps pour l'ensemble des recherches
Gain de temps pour l'ensemble des recherches
Nombre
d'heure
16452
3375000 secondes
937,5 heures
Taux de charge patronale
Salaire moyen pour 35 h de travail
Taux de charge moyen patronale
Taux horaire chargé moyen
1550 Euros
30 %
13,28 Euros
Économie de papier et d'encre
Économie de temps
Total des économies réalisées sur trois ans
Soit une économie annuelle moyenne
14748
16452
31200
10400
23,00%
29,00%
39,00%
47,00%
€
€
€
€
Mise en garde
Cette étude chiffrée a pour seul objectif de rendre concret les économies potentielles
générées par l'utilisation d'une GED.
Elle n'est donc pas réalisée dans le but de supprimer des emplois.
Elle affirme simplement que l'utilisation d'une GED est bénéfique.
Annexe 14
Economies réalisées par l'utilisation d'une GED dans un cabinet d'expertise comptable
2
LISTE DES ABREVIATIONS
ACOSS Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale
ADSL Asymetric Digital Suscriber Line
ASP Application Service Provider
AFCEE Association Française pour le Commerce et les Échanges Électroniques
AFNET Association Francophone des utilisateurs du NET
AFNOR Agence Française de la Normalisation
AFNIC Association Française pour le Nommage Internet en Coopération
AGIRC Association Générale des Institutions de Retraites des Cadres
ARRCO Association des Régimes de Retraites Complémentaires
ASP Application Service Provider (fournisseur d'applications hébergées)
ASSEDIC Association pour l’Emploi Dans l’Industrie et le Commerce
BIC Bénéfices Industriels et Commerciaux
BNC Bénéfices Non Commerciaux
BTP Bâtiments et Travaux Publics
CAO Conception Assistée par Ordinateur
CB Carte Bleu
CD-ROM Compact Disc Read Only Memory (disque compact numérique)
CERFA Centre d’Enregistrement et de Révision des Formulaires Administratifs
CFE Centre de Formalités des Entreprises
CNAM Caisse Nationale d’Assurance Maladie
CPAM Caisse Primaire d’Assurance Maladie
CNIL Commission Nationale pour l’Informatique et les Libertés
CSG Contribution Sociale Généralisée
CRDS Contribution au Remboursement de la Dette Sociale
CSSS Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés
DADS Déclaration Annuelle des Données Sociales
DADS-CRC DADS pour les Caisses de Retraites Complémentaires
DADS-NET Déclaration Annuelle des Données Sociales par Internet
DADS-U Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiées
DAT Déclaration d’Accident du Travail
DAO Dessin Assisté par Ordinateur
DCR Déclaration Commune de Revenus des professions indépendantes
DDTE Direction Départementale du Travail et de l’Emploi
DEB Déclaration d’échanges de biens
DGI Direction Générale des Impôts
DIF Droit individuel à la Formation
DOC Format de fichier créé par des logiciels de traitement de texte
DUCS Déclaration Unique des Cotisations Sociales
DUE Déclaration Unique d’Embauche
EDI Echange de Données Informatisé
85
EFI Echange de Formulaires Informatisé
EDIFACT Echange de Données Informatisé pour l’Administration, le Commerce et
les Transports
E-Mail Electronic Mail
ERP Entreprise Ressources Planning
ETEBAC Echange Télématique Banque-Client
FAH Fournisseur d’applications Hébergées
FAI Fournisseur d’Accès à Internet
FC Formation continue
FONGECIF Fonds de gestion du congé individuel de formation
GED Gestion Electronique de Documents
GEIDE Gestion Électronique d'Informations et de Documents Existants
GIP-MDS Groupement d’intérêt Public – Modernisation des Déclarations Sociales
HTML HyperText Markup Language
IAS International Accounting Standards
IFU Imprimé Fiscal Unique
INSEE Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques
INTERNET INTERnational NETwork
IP Internet Protocol
IR Impôt sur le revenu
IS Impôt Société
LAN Local Area Network
LCR Lettre de Change Relevé
MSA Mutualité Sociale Agricole
NTIC Nouvelles Technologies de l'Information et de la communication
OCR Optical Character Recognition (reconnaissance de caractères)
OEC Ordre des Experts-Comptables
OGA Organisme de Gestion Agréé
OPS Organismes de Protection Sociale
PC Personal computer
PDF Portable Document Format (format de fichier)
PED Partenaire EDI DGI
PGI Progiciel de Gestion Intégré
PKI Public Key Infrastructure
PME Petite(s) ou (et) Moyenne(s) Entreprise(s)
PMI Petite(s) ou(et) Moyenne(s) Industrie(s)
SS Sécurité Sociale
SSII ou SS2I Sociétés de Service d'Ingénierie Informatique
SSL Secure Socket Layer (protocole sécurisé)
TA Taxe d’apprentissage
TCP/IP Transfer Control program / Internet Protocol
TDFC Transfert des Données Fiscales et Comptables
TDS Transfert des Données Sociales
TDS-NET Transfert des Données Sociales par Internet
TEDECO Transfert Electronique de Données Entre Correspondants
TEE Titre Emploi Entreprise
TIC Technologies de l’Information et de la Communication
TIFF de l'anglais Tagged Image File Format, en français Format de fichier d'image
TPE Très Petites Entreprises
TTC Toutes Taxes Comprises
86
TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée
UNEDIC Union Nationale pour l’Emploi dans l’Industrie et le Commerce
URSSAF Union de Recouvrement de la Sécurité Sociale et des Allocations
Familiales
USB Universal Serial Bus
WAN Wide Area Network
XLS format de fichier crée par des logiciels de tableur
XML eXtensible Markup Language
WWW World Wide Web
87
GLOSSAIRE
Source AFCEE/EDIFRANCE, AFNIC, AFNET
http://www.afnet.fr/
http://www.afnic.fr
http://www.edifrance.org
Acrobat
Logiciel propriétaire de la société Adobe permettant d'optimiser la gestion et
l'échange de documents électroniques en les convertissant - entre autres - au format
PDF.
Adresse e-mail
Pour la messagerie électronique, c'est l'équivalent de l'adresse postale. Une adresse
électronique identifie de manière unique la "boîte aux lettres électronique" d'un
correspondant, ce qui permet à d'autres utilisateurs du réseau de lui envoyer des
messages. Chaque abonné d'un service en ligne dispose de sa propre adresse email.
Adresse IP (Internet Protocol)
Adresse affectée à chaque station connectée sur l'Internet et plus généralement à
tout équipement informatique qui utilise le protocole TCP/IP (Transfer Control
Program / Internet Protocol).
ADSL (Asymetric Digital Suscriber Line)
L'une des plus prometteuses solutions d’accès à Internet en haut débit. L'ADSL
utilise le réseau téléphonique classique. Seul le modem diffère, permettant une
vitesse de transmission, 10 à 20 fois supérieure qu'avec une connexion classique.
Techniquement, l'ADSL utilise les bandes de fréquences élevées, inexploitées par le
transport de la voix sur le réseau téléphonique traditionnel.
Application
Fonction spécifique ou programme particulier (logiciel) de traitement des données.
Dans les domaines des réseaux, une application est généralement cliente ou
serveur.
ASP (Application Service Provider)
L'ASP est une entreprise qui met des logiciels à la disposition de ses clients via
Internet, moyennant une redevance forfaitaire par poste de travail. Ce nouveau
métier porte également un nom français : fournisseur d'applications hébergées.
88
Authentification
Procédé matériel ou électronique visant à établir de manière formelle et intangible
l'identification des parties à un échange ou une transaction électronique. Ce procédé
implique que les parties confirment et valident leur identification par des moyens
techniques, tels le mot de passe, le code secret ou encore la signature électronique.
L'authentification est également une opération d'habilitation et de reconnaissance
d'une carte à mémoire par un serveur de sécurité.
CD-ROM, Cédérom (Compact Disk-Read Only Memory)
Disque compact conçu pour être lu sur ordinateur pouvant contenir des images fixes
ou animées. Selon l'académie française, le terme doit s'écrire Cédérom.
Chiffrement
Opération de cryptage qui consiste à coder des données pour les rendre illisibles et
inviolables par des tiers. On parle de chiffrement symétrique lorsque la même clé est
utilisée pour chiffrer et déchiffrer. On parle de chiffrement asymétrique lorsque la clé
qui chiffre n’est pas la même que celle qui déchiffre.
Clé privée
Clé de chiffrement, connue uniquement de son détenteur, dans un système de
chiffrement asymétrique. Elle identifie de façon certain ce détenteur.
Clé publique
Clé de déchiffrement, pouvant être communiquée à des tiers, dans un système de
chiffrement asymétrique
Client-serveur
Expression décrivant la relation qui existe entre un ordinateur client et un ordinateur
serveur au niveau des applications mises en réseau. Le système client est en
général l'ordinateur de bureau d'un collaborateur. Le serveur est le plus souvent un
ordinateur de plus grande puissance qui peut stocker de gros volumes de données et
servir à exécuter des programmes importants.
CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés)
Créée en 1974, elle a pour but de permettre à quiconque se sachant répertorié dans
un fichier informatique, de vérifier et de modifier la qualité des informations le
concernant. Elle vérifie également le cadre dans lequel ces fichiers sont ou seront
traités afin de garantir le respect de la personne humaine.
Communication
protocole de - : Ensemble des opérations "d'habillage" (signal de début et de fin,
longueur, vitesse de transmission, calculs de sécurité, ...) effectuées sur un message
afin de le rendre transmissible par un réseau en respectant les normes de
transmission.
logiciel de - : Logiciel permettant l'accès au réseau de télécommunications pour la
transmission des messages entre partenaires. Si l'entreprise a recours à un
opérateur de services à valeur ajoutée, ce type de logiciel peut permettre la
connexion à ce réseau.
module de - : Module progiciel assurant l'envoi sur les réseaux de l'information
traduite et mise en forme, en appliquant un protocole de communication. D'autres
89
fonctions sont généralement assurées telles que la connexion automatique au
réseau, le routage et la récupération des messages, leur archivage et leur suivi, ainsi
que la sauvegarde des fichiers et l'historique des erreurs.
Courriel
Voir E-Mail.
Courrier électronique
Voir E-Mail.
Cryptage
Procédé visant à transformer, à l'aide de conventions secrètes, des informations ou
des signaux clairs en informations ou signaux inintelligibles pour des tiers. Le
procédé peut également permettre de réaliser l'opération inverse, grâce à des
matériels ou logiciels conçus à cet effet (art. 28 de la loi du 29 décembre 1990).Ce
processus utilise généralement des algorithmes cryptographiques. Encore peu
employé en informatique de gestion, le cryptage reste l'un des moyens de
confidentialité les plus sûrs. Voir également chiffrement, DES, RSA.
ETEBAC
Ce nom désigne les normes d’échange de données informatisées (EDI) entre les
banques et leurs clients. ETEBAC est l'une des applications effectives de la
dématérialisation. Elle évolue maintenant d'un système de liaison spécifique vers les
voies des échanges informatisés par Internet.
EDI (Electronic Data Interchange) / (Échange de Données Informatisées)
Transmission d'ordinateur à ordinateur, d'application à application, de données
structurées selon des messages préétablis et normalisés via un moyen de
télécommunication. Cette technique permet l'échange automatisé de données codifiées et agencées selon un langage préalablement convenu - entre des
applications logées sur des systèmes d'information distincts et hétérogènes. Les
échanges sont effectués au moyen de différents réseaux de télécommunications.
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and
Transport) / (Échange de Données Informatisées pour l'Administration, le
Commerce et le Transport)
Règles des Nations Unies concernant l'échange de données informatisé pour
l'administration, le commerce et le transport. Elles se composent d'un ensemble de
normes approuvées à l'échelon international, de répertoires et de directives pour
l'échange électronique de données structurées, en particulier celles concernant le
commerce des biens et services entre systèmes informatiques indépendants.
Edifrance
Créée en janvier 1990, l'association Edifrance a pour mission de promouvoir la
démarche EDI et d'illustrer sa contribution fondamentale à la compétitivité des
entreprises. Pôle national où convergent l'ensemble des initiatives en matière de
sensibilisation et d'assistance aux entreprises, Edifrance a pour vocation de réunir et
de coordonner tous les utilisateurs, fournisseurs, associations professionnelles,
intéressés ou impliqués dans la mise en place de la stratégie EDI aux plans national
et international.
90
EDIFICAS
Association constituée à l'initiative de l’ordre des experts-comptables, réunissant tous
les partenaires de l’entreprise (sociétés de services informatiques, direction générale
des impôts, banques, organismes de gestion, etc.), dont l'objet est d'étendre l'usage
de l'Echange de Données Informatisé aux domaines Financier, Informationnel,
Comptable et d'audit, Analytique et Social de toutes les entreprises françaises, quel
que soit leur secteur d'activité, public ou privé, agricole, industriel ou commercial.
EDISOCIAL
Communauté informelle qui regroupe les utilisateurs de l’EDI dans le domaine social
EFI (Échanges de formulaires informatisés)
L'EFI, échanges de formulaires informatisés, est une forme simplifiée de l'EDI qui
permet à un utilisateur d'émettre ou de recevoir des documents électroniques
structurés en mettant à sa disposition des grilles de lecture ou de saisie, simples,
appelées formulaires. Cette application concerne les grands donneurs d'ordres dans
leurs relations avec de petits ou moyens fournisseurs ou sous-traitants,
l'Administration dans ses relations avec ses administrés, entreprises ou particuliers,
ainsi que les PME et très petites entreprises dans leurs relations entre elles.
e-administration
Administration électronique, Administration en ligne.
E-mail (Electronic Mail)
Le terme général "e-mail", contraction de Electronic mail (courrier électronique)
désigne à la fois l'application de courrier électronique qui permet d'expédier
électroniquement des messages à une adresse d'un réseau local ou global (par
exemple Internet) et l'adresse électronique d'une boîte aux lettres. Le courrier
électronique est l'un des services de base offert par tous les fournisseurs d'accès à
l'Internet. La Délégation générale à la langue française (DGLF) recommande
l'utilisation des mots "courriel" ou "mél".
ERP (Enterprise Resources Planning)
Progiciel de gestion intégrée qui coordonne l’ensemble de l’activité d'une entreprise.
Extranet
Extension des applications Intranet aux ressources du réseau Internet. Il peut s'agir
de tout ou partie de la messagerie, des sites Web, des news, voire d'applications
informatiques. Une entreprise met en œuvre un Extranet pour, par exemple, donner
accès à ses clients, à certaines bases de données internes.
FAH (Fournisseur d 'Applications Hébergées)
Voir ASP
FAI (Fournisseur d 'Accès à Internet /GB : Provider)
Il connecte ses clients à l’Internet et propose souvent des services complémentaires :
adresses e-mail, hébergement de pages web, etc.
91
Firewall (Mur pare-feu)
Ce terme désigne des écrans de sécurité (en français « pare-feu ») : ensemble de
matériels et logiciels informatiques chargés de protéger le réseau informatique
interne de l'entreprise (Intranet) contre les intrusions du monde extérieur par le biais
du réseau Internet.
Fournisseur de services d'accès
Entité (souvent une société commerciale) qui permet à ses clients d'accéder à
l'Internet, lui fournit et lui permet d'utiliser tout ou partie des services disponibles sur
ce réseau (accès, assistance, courrier électronique, newsgroups, hébergement de
bases de données, ...). Le fournisseur de services d'accès ou provider dispose d'un
ou de plusieurs ordinateurs reliés en permanence au réseau Internet via une liaison
spécialisée et peut donc offrir une liaison rapide avec l'hôte qui lui est le plus proche.
Groupware
Contraction de l'anglais "group" (groupe) et "software" (logiciel). Désigne tous les
logiciels qui permettent ou facilitent, sur les réseaux, le travail d'un groupe de
personnes, le partage structuré de l'information et la communication d'équipe.
Hacker (en français : pirate informatique)
Utilisateur informatique essayant de pénétrer un système d'information auquel il n'a
pas légitimement accès.
Hardware
Matériel informatique, par opposition à software (logiciels).
Horodatage
Certification de la date et de l'heure d'une opération par un tiers.
HTML (HyperText Markup Language)
Langage de description de documents et de présentation permettant de créer des
pages Web. Il permet d'indiquer la police de caractère, la taille de ceux-ci, la mise en
page, d'insérer des images ou des liens hypertextes.
Hypertexte
Procédé établissant la liaison de certains objets (mots, phrases, icônes, ..) d'un texte
vers d'autres textes, ou fichiers. Ainsi, un mot affiché en surbrillance ou en couleur
sur une page Web (ou dans un autre document, par exemple, les fichiers d'aide
Windows) permet de passer à un autre document lorsqu'il est sélectionné ou cliqué.
Le document lié peut être un fichier à transférer, un son, une animation ou une page
Web.
Infogérance (Facilities Management)
Délégation totale à un tiers de la gestion financière et/ou technique d'une fonction de
l'entreprise. L'infogérance s'applique particulièrement aux parcs informatiques, voire
aux réseaux télécoms.
Internet
Acronyme de l'expression anglophone INTERnational NETwork (réseau
international). L'Internet est un réseau constitué d'une fédération de réseaux
92
d'ordinateurs qui utilisent le même protocole de communication (TCP/IP) et
fonctionnent comme un réseau virtuel unique et coopératif. Il regroupe plus de
40 000 réseaux dans le monde et constitue sans doute le plus grand réseau mondial
d'équipements informatiques hétérogènes. Tout ordinateur supportant un logiciel
conforme saura communiquer, sur divers types de liaisons, avec un autre. Par
ailleurs, Internet utilise un système international d'adresses qui permet d'envoyer un
message ou un fichier à un correspondant en tout point du monde, sans ambiguïté.
Ces caractéristiques permettent une communication généralisée.
Interopérabilité
Aptitude des équipements terminaux (informatiques et de télécommunication) à
fonctionner d'une part, avec le réseau et d'autre part, avec les autres équipements
terminaux permettant d'accéder à un même service.
Intranet
Réseau interne d'une entreprise utilisant les technologies Internet. En effet l'Internet
n'est pas seulement un moyen de communication rapide avec le monde entier : il
permet aussi d'optimiser la communication interne et donc le fonctionnement d'une
entreprise. Il est beaucoup plus performant et plus riche qu'un simple réseau
traditionnel, tout en utilisant les principes de fonctionnement et les outils de l'Internet
(courrier électronique, news, pages Web, ...) derrière la protection de firewall.
L'Intranet permet la mise en valeur du "capital d'information" de l'entreprise ; il s'agit
d'un outil du groupware.
IP (Internet Protocol) (protocole Internet)
Le "protocole Internet" (abréviation "IP") est un élément essentiel de la famille de
protocoles TCP/IP. IP n'a ni connexion ni sécurité. Son rôle est d'ouvrir les paquets
de données transmises sur le réseau et de les refermer lorsqu'ils parviennent à leur
destination. Il est aussi responsable de l'adressage qu'il effectue sur la base de
l'adresse source et de l'adresse cible (voir adresse IP).
Lien hypertexte
Mot ou bouton surligné permettant de passer d'une page à l'autre sur un même site
ou n'importe où dans le monde.
Login
Code d’accès. Nom d’utilisateur.
Moteur de recherche
Logiciel d'orientation sur l'Internet. En formulant sa demande par mots-clés,
l'utilisateur obtient les adresses et les informations qu'il recherche. Les moteurs de
recherche utilisent des agents intelligents, sorte de programmes informatiques
paramétrés en vue d'accomplir une mission et de prendre une décision dans le
respect des contraintes qui lui sont imposées par le paramétrage. Un moteur de
recherche peut être capable de traiter les concepts, les métaphores, les associations
d'idées.
Navigateur
Web browser en anglais. Logiciel permettant de consulter les informations qui se
trouvent sur les pages du World Wide Web (texte, images, sons et animations). Ces
93
informations sont proposées sous différents formats ; le rôle du navigateur Web est
d'unifier l'aspect de ces informations et la manière d'y accéder.
PED
Partenaire EDI DG, ce sont des intermédiaires réalisant les transmissions entre les
déclarants et les administrations.
PGI (Progiciel de Gestion Intégrée)
Voir ERP
PKI (Public Key Infrastructure) (Fr : ICP -Infrastructure à clés publiques)
Ce dispositif de sécurisation des systèmes d'informations remplit quatre fonctions :
l'authentification, la non-répudiation, la confidentialité et l'intégrité.
Portail
Site web par lequel passe un grand nombre d'internautes pour accéder à d'autres
sites. A côté des portails généralistes tels que les moteurs de recherche, se sont
développés des portails à thèmes qui proposent en plus d'un moteur de recherche
des informations, des liens vers d'autres sites et différents services.
Protocole
Ensemble de conventions permettant le dialogue entre deux ordinateurs pour
accomplir une tâche donnée.
Provider
Voir FAI
Réseau
Dans le contexte informatique, c'est ce qui permet de relier plusieurs ordinateurs
entre eux, leur permettant d'échanger des informations. Un réseau peut être de
nature locale et connecter les ordinateurs d'un même immeuble. On parle alors de
"réseau local", (Local Area Network ou LAN). A l'inverse, un réseau reliant des
systèmes situés en différents points du globe est qualifié de réseau "longue distance"
(Wide Area Network ou WAN).
Routeur
Ordinateur chargé de gérer le réseau Internet et servant de nœud d'interconnexion.
C'est le poste d'aiguillage des paquets ou datagrammes sur les lignes de
transmission. Il assure la gestion des tables d'adresses IP.
Serveur
Ordinateur fournissant des services à d'autres ordinateurs d'un réseau. Voir aussi
client-serveur.
Signature électronique
Compression d'un message et chiffrement de cette compression avec un code secret
propre au signataire du message.
94
Spamming
Utilisation détournée de messagerie, de groupes de discussion et de tout réseau de
communication pour envoyer un grand nombre de messages non sollicités (en
général de la publicité).
Surfer
Naviguer de site web en site web, en utilisant les hyperliens présents sur chaque
page.
SSL (Secure Socket Layer)
Protocole permettant d'assurer la sécurisation de la session de présentation au
niveau de TCP, mais ne protégeant pas les applications. Ce protocole permet à
l'acheteur "en ligne" de chiffrer les références de sa carte bancaire à partir de son
navigateur, sans qu'il soit pour autant nécessaire pour lui de s'équiper d'un logiciel
supplémentaire.
TCP
Protocole de contrôle de transmission créé en 1974 pour gérer les échanges entre
les machines d'un réseau Unix, il est devenu la pierre angulaire d'Internet.
TCP/IP (Transmission Control Protocol) / (Internet Protocol)
Ce sont les deux principaux protocoles de communication entre ordinateurs sur
Internet. Les différents réseaux présents sur Internet sont reliés par des ponts
techniques et utilisent une même norme de communication, le protocole TCP/IP.
TCP (Transfert Control Protocol) est un protocole de communication par paquets, il
assure la communication de bout en bout entre les deux équipements. IP (Internet
Protocol) représente le standard d'adressage. IP gère les adresses uniques de
chaque station.
Téléchargement
Action d'envoyer ou de recevoir (upload/download) tout type de données
informatiques à partir d'un ordinateur connecté à un réseau.
Web
Ensemble de millions de documents au format HTML, répartis sur des serveurs à
travers le monde et auquel tout utilisateur peut accéder à l'aide d'une simple
connexion à Internet et d'un navigateur web.
Workflow
Logiciel qui robotise différentes tâches avec ou sans intervention humaine.
World Wide Web / WWW / Web / W3
World Wide Web, par abréviation, "WWW", "Web" ou "W3" signifie "toile d'araignée
mondiale" et désigne un service interactif proposé sur l'Internet. Ce système
hypermédia distribué en mode client-serveur met à disposition toutes sortes
d'informations composées de textes, d'images, de sons et de séquences vidéo sous
forme de documents hypertextes et permet de consulter ces informations disposées
en pages Web à l'aide d'un logiciel de navigation.
95
XML : Langage permettant de définir la structure de documents hypertexte ou
hypermédia de toute nature à l'aide de balises personnalisables.
X400
International Standard for message transmission. Norme pour les transferts de
messages, conçue par l'UIT-T (ex CCITT), existant en deux versions : 1984 et 1988
(qui comporte les systèmes de sécurité les plus perfectionnés). La norme X.400
définit un système de messagerie réparti entre plusieurs unités fonctionnelles
abstraites : l'utilisateur, l'agent utilisateur (user agent) et l'agent de transfert de
message (message transfer agent), ainsi que tous les protocoles qui les mettent en
relation.
96
BIBLIOGRAPHIE
OUVRAGES GENERAUX
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
19ème rapport d’activité
14 pages.
1999.
Rapport sur l’impact des NTIC sur les missions traditionnelles des cabinets
Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables.
14 pages.
2000.
Les réseaux
Matt Hayden
408 pages.
2002.
Halte aux absurdités technologiques
Yves Lasfargue
237 pages.
2003.
DUCS : Cahier des normes et recommandations à l’usage du déclarant
Ministère de l’économie, des finances et de l’industrie.
155 pages.
1999.
Créez vos PDF avec Acrobat
Marina Raffaud
192 pages.
2003.
97
OUVRAGES PROFESSIONNELS
EXPERT ON LINE
N°1 Décembre 2000 : La sécurité sinon rien
PAROLES D’EXPERTS
N°21 Octobre 2002 : Inéluctable DUCS EDI
REVUE FRANÇAISE DE COMPTABILITE
N°321 Avril 2000 : La signature électronique
SIC
N°183 Mai 2000 : Téléprocédures, la dématérialisation des déclarations, les
télédéclarations
N°185 Août-Septembre 2000 : Télécharger les comptes bancaires des clients
N°186 Octobre 2000 : Infotrans-TDFC
N°188 Décembre 2000 : Télétransmission des comptes bancaires
N°191 Mars 2001 : Le portail Internet « jedeclare.com »
N°194 Juin-Juillet 2002 : Télétransmissions bancaires
N°199 Janvier 2002 : Les questions les plus fréquentes des confrères sur
« jedeclare.com »
N°202 Avril 2002 : Un tour d’horizon des modèles de cabinets qui travaillent avec les
TIC
N°205 Août Septembre 2002 : Succès pour la galaxie « jedeclare.com »
N°213 Mai 2003 : « jedeclare.com » 2003 … Encore plus pratique
N°214 Juin-Juillet 2003 : Modernisation et simplification du recouvrement des
cotisations de Sécurité sociale
SEMINAIRES ET FORMATIONS
Conférence sur le portail « net-entreprises ».
M. Jacques SAURET, Directeur du GIP-MDS
24/10/02.
Formation sur « Utiliser les télédéclarations ».
M . Stéphane SCASCH, Directeur Technique du site « jedeclare.com »
4/12/02.
98
MEMOIRES D’EXPERTISE COMPTABLE
Echange de données informatisé (EDI) : l’opportunité et passage obligé pour
la profession comptable. Enjeux et conséquences de la mise en place de l'EDI
pour l'expert comptable et les différents partenaires concernés
Arnaud TRESARRIEU.
1995.
Les déclarations fiscales et sociales immatérielles : leur intégration dans un cabinet
d’expertise comptable
Jean-Luc PFLIEGER.
1997.
Les conséquences pratiques des nouvelles technologies d’échange de données
informatisé sur la mission de l’expert-comptable
Frédéric CLOSET.
1998.
Dématérialisation est-elle à maturité?
Christophe SERVENTI.
1998.
L'archivage : de sa nécessaire organisation à une source de missions pour
l'expert-comptable
Olivier LASSIBILLE.
1999.
La gestion électronique du dossier de travail de l'expert-comptable
Laurent CROPPI.
2000.
La GED et le dossier de travail électronique : conception, implantation et application
dans l’environnement multilogiciel d’un cabinet d’expertise comptable
Olivier RODICK.
2001.
Les Nouvelles Technologies d'Information et de Communication (NTIC) au
service de la performance du cabinet : le cybercabinet, une nouvelle
organisation de travail pour l'expert-comptable et son client
Thierry GERBAUX.
2002.
99
SITES INTERNET
Préambule
La fiabilité de l’information que l’on peut trouver sur Internet dépend du site qui la
fournit. Il est logique d’accorder plus de confiance aux sites d’une administration ou
d’une grande entreprise, les informations étant plus contrôlées. A contrario, il faut
être méfiant face aux sites personnels ou purement commerciaux. Il est donc prudent
d’établir une liste de sites favoris susceptibles de donner une information fiable et il
ne faut pas hésiter à recouper celle-ci avec un autre site.
http://www.01net.com : Ce site regroupe une grande quantité de références de
magasines informatiques et met ses archives en ligne. Il propose de nombreux
articles et interviews sur la dématérialisation de l’information et son transport.
http://www.afnet.fr/ : Association Francophone des utilisateurs du NET. Elle a pour
objectif d’augmenter la compétitivité des entreprises en les incitant à intégrer les TIC
au cœur de leur métier.
http://www.afnic.fr : Association Française pour le Nommage Internet en
Coopération. Ce site propose un large glossaire sur les TIC (éditable).
http://www.assedic.fr/ : Le site de l’ASSEDIC.
http://www.awt.be : Agence Wallonne des télécommunications. Elle propose des
fiches sur les TIC sous les angles techniques, juridiques et méthodologiques.
http://www.bcentral.fr : Microsoft pour le petites entreprises. Une partie de ce site
concerne spécialement les TIC et l’expertise comptable (ASP, sécurité, Internet ...).
http://www.bibliotique.com/ : Centre de documentation des experts-comptables et
commissaires aux comptes. Il permet de télécharger les mémoires d’expertises
comptables et propose aussi une grande documentation.
http://www.canam.fr/docs/index_canam.html : La caisse nationale d’assurance
maladie des professions indépendantes.
http://www.compta-online.com : Forum Internet sur la comptabilité. Des discussions
sur l’opportunité de certaines TIC ont lieu. Les participants partagent leurs
expériences.
http://www.comptanoo.com : Il s’agit d’un fournisseur d’une offre d’ASP. Elle
concerne les très petites entreprises. Une entreprise peut donner accès à son expertcomptable afin qu’il consulte et valide les écritures comptables.
http://www.edifrance.asso.fr/ : Association pour le développement de l’EDI
100
http://www.edifrance.org : Association pour le Développement des Echanges
Electroniques Professionnels. Elle propose un glossaire complet sur les TIC.
http://www.ene.fr : Espace numérique entreprise. L’objectif de ce site est de
promouvoir les TIC dans les entreprises par des explications, des conseils et des
aides financières.
http://www.experts-comptables.com/ : C’est le site de l’ordre des experts-comptables.
Il propose de nombreux téléchargements, et documentations tels que la déontologie
à laquelle se référer lors de la création d’un site WEB.
http://www.impots.gouv.fr/ : Site de l’administration fiscale. Il propose les services en
ligne de l’administration fiscale.
http://www.indexel.net : Informatique professionnelle. Ce site propose des dossiers
intéressants concernant les TIC tels que l’Intranet, la GED, la sécurité informatique.
http://www.insee.fr/ : Sondages, opinions, études.
http://www.itool.net/ : Ce fournisseur donne une solution locative de comptabilité en
full ASP.
http://www.jedeclare.com/ : Portail déclaratif de l’ordre via Internet sécurisé pour
toutes les télédéclarations fiscales, sociales, comptables.
http://www.monprojettic.com : Ce site explique comment transformer les
Technologies de l’information et de la Communication en levier de performance.
http://www.net-entreprises.fr/ : Portail déclaratif de l’administration via Internet
sécurisé pour toutes les télédéclarations fiscales, sociales, comptables.
http://olivier.rudloff.free.fr : Portail du comptable. Ce site regroupe une sélection de
sites intéressant la profession comptable. Il constitue une documentation
dématérialisée, gratuite, actualisée et accessible sur un ordinateur ayant accès à
l’Internet.
http://www.productique.org : Site Rhône-Alpes de la productique. Ce site, crée par
l’Etat et le Conseil régional Rhône-Alpes, a pour vocation de donner aux entreprises
la possibilité de s’approprier les NTIC. Il propose des dossiers traitant de la conduite
du changement.
http://www.rca.fr : Système d’information globale des experts-comptables. Ce site
fournit, entre autres, des enquêtes et des témoignages sur les incidences des TIC
dans la profession comptable.
http://rfconseil.grouperf.com : L’information juridique et pratique pour l’entrepreneur.
101
http://www.service-public.fr : Portail de l’administration française. Il recense une large
documentation, propose des démarches en ligne et permet le téléchargement de
formulaires administratifs, de déclarations.
http://solutions.journaldunet.com/ : Site consacré à l’informatique. Il peut assurer une
veille sur les TIC.
http://www.tns-sofres.com : Sondages, opinions, études.
http://www.urssaf.fr/ : Le site de l’URSSAF.
102

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