Région Alsace MoTOS - Page d`identification à l`application MoTOS

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SOGETI Région - Est
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67100 Strasbourg
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(33) 3 88 65 73 88
Région Alsace
MoTOS
SIEGE SOCIAL
SOGETI REGIONS
113, Boulevard Stalingrad – BP
2022
69603 Villeurbanne Cedex
Tél : (33) 4 72 44 46 90 – Fax :
(33) 4 72 44 46 99
Manuel utilisateur - TOS
MoTOS
SOMMAIRE
0
1
2
Validité du document ...........................................................................................3
Introduction ........................................................................................................4
1.1
Le contexte ..................................................................................................4
1.2
Le périmetre.................................................................................................4
1.3
Les acteurs...................................................................................................4
1.3.1
Les Directions ........................................................................................4
1.3.2
Les tiers ................................................................................................5
L’application........................................................................................................6
2.1
Accès à l’application ......................................................................................6
2.2
Les composants récurrents.............................................................................7
2.2.1
Sélection de dates ...........................................................................7
2.2.1.2
Sélection de communes ....................................................................7
2.2.1.3
Sélection d’établissements ................................................................8
2.2.1.4
Sélection d’utilisateurs .....................................................................8
2.2.1.5
Listes d’éléments .............................................................................9
2.2.2
2.3
3
Champs obligatoires ...............................................................................9
Mon compte ...............................................................................................10
Campagne d’attribution de postes........................................................................11
3.1
Processus global .........................................................................................11
3.2
Recherche de postes vacants ........................................................................12
3.2.1
Page de recherche ................................................................................12
3.2.2
Liste des postes trouvés ........................................................................13
3.2.3
Détail d’un poste vacant ........................................................................14
3.3
4
Composants de sélection .........................................................................7
2.2.1.1
Candidatures ..............................................................................................15
3.3.1
Saisie d’une candidature .......................................................................15
3.3.2
Mes candidatures .................................................................................17
3.3.2.1
Liste des candidatures ....................................................................17
3.3.2.2
Détail d’une candidature .................................................................17
Annexe.............................................................................................................18
4.1
Etapes d’un mouvement ..............................................................................18
4.2
Recherche de postes vacants ........................................................................18
4.3
Saisie d’une candidature ..............................................................................18
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MoTOS – Manuel utilisateur - TOS
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MoTOS
0
VALIDITE DU DOCUMENT
Validité
Action
Date
Rédaction
06/09/2007
Nom
Fonction
Visa
FUCIK Eric
Approbation
Historique
Date création
Date
application
06/09/2007
V.R.
Évolutions
1.0
Création
Diffusion
Suivie en mise à jour
Copie non suivie
Référence des documents
Repère
 SOGETI Régions
Référence
Nom
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1
MoTOS
INTRODUCTION
1.1
LE CONTEXTE
A l'occasion de la loi de décentralisation du 2 mars 1982, différentes compétences ont été
attribuées par l'Etat aux Régions et aux Départements. Il s'agit notamment de la gestion des lycées
pour la Région et des collèges pour les Départements.
La loi du 13 août 2004 relative aux libertés et aux responsabilités locales a confié à ces collectivités
territoriales la responsabilité de l’accueil, de l’hébergement, de la restauration et de l’entretien
général et technique dans les lycées et collèges. La loi a également confié aux Régions la
responsabilité, à partir du 1er janvier 2006, du recrutement et de la gestion des personnels
Techniciens, Ouvriers et de Service (TOS) exerçant leur mission dans ces établissements.
L’application MoTOS permet de gérer la mobilité des personnels TOS entre les établissements
scolaires relevant de la compétence de la Région Alsace et des départements du Bas-Rhin et du
Haut-Rhin.
1.2
LE PERIMETRE
Sur l’ensemble de la région Alsace est géré un total de 2500 personnels TOS dont 1400 dans les
lycées et 1100 dans les collèges. Chaque année, il y a environ 70 postes déclarés vacants pour 300
demandes de mobilité.
Le système mis en place permet une mobilité inter collectivités et inter départementale et assure les
fonctionnalités suivantes :
• Recenser les vacances des postes et les faire valider par les collectivités territoriales.
• Recueillir les candidatures des personnels TOS et l’avis du Chef d’établissement d’origine.
• Proposer une liste des candidatures par poste à pourvoir afin d’aider au choix d’attribution
des postes.
• Recueillir l’avis (préférence) du Chef d’établissement d’accueil.
• Enregistrer le choix définitif et informer le personnel et l’établissement du résultat.
1.3
LES ACTEURS
Il faut distinguer 2 types d’acteurs : les Directions et les tiers.
1.3.1
Les Directions
L’application est gérée par la Direction des lycées, la Direction des collèges, et la Direction des
Ressources Humaines. Ces directions se partagent les rôles de « Décideur » et « Conseil ». Pour
chaque collectivité, l’une des directions est donc « Décideur », l’autre « Conseil ».
Le profil « Décideur »
Le profil décideur possède le niveau de droit maximum sur l’application. Le rôle est joué par la
DL/DC/SAE ou par la DRH. Il y a un profil « Décideur » par collectivité, et un profil gère uniquement
les informations des établissements de sa collectivité.
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MoTOS
Ses rôles sont les suivants :
• Recensement des postes vacants suite à la campagne de mutation précédente.
• Validation des candidatures conjointement avec le profil «Conseil ».
• Attribution des postes conjointement avec le profil «Conseil ».
• Administration du site (données de paramétrage, gestion des dates de campagnes…).
• Déclaration éventuelle des vacances de postes d’un établissement de sa collectivité.
Le profil « Conseil »
Le rôle de « Conseil » est joué par la DL/DC/SAE ou par la DRH. Il y a un profil « Conseil » par
collectivité, et un profil gère uniquement les informations des établissements de sa collectivité.
Voici les rôles de ce profil :
• Validation des nouvelles vacances de postes et autorisation de leur publication.
• Validation des candidatures conjointement avec le profil «Décideur ».
• Attribution des postes, conjointement avec le profil «Décideur ».
• Déclaration éventuelle des vacances de postes d’un établissement de sa collectivité.
Certaines actions sont réalisées conjointement entre ces 2 profils. Dans l’application, le profil
« Conseil » accède aux fonctions réalisées conjointement, mais ne peut pas effectuer de validation
des décisions. Le profil « Décideur » a le pouvoir de valider les décisions prises.
Les DSI
Les DSI des 3 collectivités ont également accès à l’application, aux pages de gestion des TOS et des
Chefs d’établissements (ceci afin de pouvoir gérer leur login/mot de passe).
1.3.2
Les tiers
Ce que l’on appelle les « tiers » sont les acteurs intervenant dans l’application MoTOS et qui ne
sont physiquement ni à la Région Alsace ni dans les Conseils Généraux de Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Ces acteurs sont de 2 types : les Chefs d’établissement, et les « TOS » (appelés également
« candidats »).
Les Chefs d’établissement
Ce rôle est joué par des personnels administratifs de l’éducation nationale ou par des personnels
administratifs et/ou l’intendant des établissements, en fonction de l’organisation de l’établissement.
Il n’est pas nécessaire de gérer cette distinction dans l’application MoTOS, nous utiliseront donc le
rôle générique « Chef d’établissement ».
Le Chef d’établissement :
• Déclare les vacances de poste de son établissement.
• Rencontre les TOS qui travaillent dans son établissement et souhaitent partir dans un
autre établissement afin d‘émettre un avis sur leur départ.
• Rencontre les candidats aux postes déclarés vacants dans son établissement.
• Fait part de ses préférences concernant les candidats aux postes qu’il a déclarés vacants
(il effectue un classement).
Les candidats
Les candidats sont tous les personnels TOS titulaires d’un poste dans un établissement, ou
contractuels dans un établissement. Ils consultent la liste des postes vacants et postulent aux offres.
Ils peuvent également supprimer ou modifier leurs candidatures.
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2.1
MoTOS
L’APPLICATION
ACCES A L’APPLICATION
L’accès à l’application MoTOS s’effectue via le site Intranet de la Région Alsace, à l’aide d’un
navigateur web.
Il est à noter que de part les différences de fonctionnement existant entre les navigateurs, le
comportement dit « normal » de l’application ne peut être garanti avec tous les navigateurs.
C’est pourquoi nous vous invitons à employer essentiellement le navigateur Internet Explorer 6.0
dans le cadre de l’utilisation de l’application MoTOS.
L’accès proprement dit à l’application se fait alors uniquement après identification (saisie du login et
mot de passe) de l’utilisateur :
En cas d’oubli du mot de passe, un lien permet, après saisie de l’identifiant, de générer et
d’envoyer par mail un nouveau mot de passe.
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2.2
MoTOS
LES COMPOSANTS RECURRENTS
Certains composants interviennent de manière récurrente sur les pages de l’application MoTOS.
Leur utilisation est détaillée dans les paragraphes suivants.
2.2.1
2.2.1.1
Composants de sélection
Sélection de dates
Toutes les dates sont gérées au format JJ/MM/AAAA. Lorsqu’une date doit être sélectionnée une
zone de texte permet de saisir directement la date. A côté de cette fenêtre est affiché un
pictogramme. Lorsque l’on clique sur ce pictogramme, un calendrier est affiché dans un pop-up.
L’utilisateur peut ainsi sélectionner sa date dans le calendrier. Lorsqu’il clique sur la date, la zone de
texte est automatiquement renseignée avec la date choisie et le calendrier disparait.
2.2.1.2
Sélection de communes
Dans plusieurs pages, il est nécessaire de sélectionner une commune. Un composant de
recherche/sélection de commune à donc été développé. Son fonctionnement est le suivant :
• Deux zones de saisie accolées peuvent être disponibles, une pour le code postal et l’autre pour
le nom de la commune. La présence ou non du code postal est dictée par le contexte.
• L’utilisateur saisit trois chiffres du code postal ou trois caractères du libellé de la commune dans
la zone de saisie correspondante, puis clique sur le pictogramme de recherche situé à côté des
zones de saisie. La liste des communes trouvées est alors affichée directement dans la page
sous les zones de saisie.
• Si l’utilisateur clique à nouveau sur le pictogramme, la liste disparaît et la recherche est annulée.
• Lorsque l’utilisateur clique sur une commune, la liste disparaît et les zones de saisie sont
remplies avec le code postal et le nom de la commune sélectionnée.
• Le composant de sélection de commune peut être filtrée sur le département et n’afficher que les
communes du Bas-Rhin ou du Haut-Rhin.
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2.2.1.3
MoTOS
Sélection d’établissements
Le principe de sélection d’un établissement est proche de celui de la sélection d’une commune :
• Une zone de texte permet la saisie d’une partie du libellé de l’établissement recherché.
• Lorsque l’on clique sur le pictogramme de recherche, une liste présente les établissements
trouvés.
• Lorsque l’on choisit un établissement dans la liste, la zone de saisie est renseignée avec le libellé
correspondant et la liste disparait.
• Le composant de sélection d’établissement peut être configuré pour ne présenter que les
établissements d’une collectivité.
2.2.1.4
Sélection d’utilisateurs
Le principe de sélection d’un utilisateur (Chef d’établissement ou TOS) est identique à celui de la
sélection d’établissement :
• Une zone de texte permet la saisie d’une partie du nom ou du prénom recherché.
• Lorsque l’on clique sur le pictogramme de recherche, une liste présente les utilisateurs trouvés.
• Lorsque l’on choisit un utilisateur dans la liste, la zone de saisie est renseignée avec les noms et
prénoms correspondant et la liste disparait.
• Le composant de sélection d’utilisateur peut être configuré pour ne présenter que les utilisateurs
d’une collectivité.
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2.2.1.5
MoTOS
Listes d’éléments
Dans de nombreuses pages, des grilles de données sont affichées. Ces listes présentent des données
différentes mais respecteront toutes les points suivants :
• Un tri peut être effectué sur les colonnes pour lesquelles il est judicieux de le faire. La présence
du symbole
indique la possibilité de tri.
: Tri croissant
: Tri décroissant.
• Une pagination est disponible si le nombre d’éléments dépasse 10 lignes. L’accès à une page est
facilité par la présence des numéros de page.
• Si aucun élément n’est trouvé, un message « Aucun … n’a été trouvé » est affiché à la place de
la liste.
• Il est possible de cliquer sur la ligne sélectionnée, déclenchant ainsi une action. Cette action
dépend du contexte (accès à une page de détail, ouverture d’un pop-up…).
2.2.2
Champs obligatoires
Les zones de saisie obligatoires sont signalées par la présence du symbole (*). Un message d’erreur
décrivant le ou les champs à remplir s’affiche si une ou plusieurs zones n’ont pas été renseignées.
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MoTOS
2.3
MON COMPTE
La rubrique « Mon compte » permet au TOS de gérer et de modifier ses informations
personnelles. Cette rubrique est accessible par le menu « Mon compte ». Les champs sont initialisés
avec les informations du TOS connecté et sont les suivants :
• Nom de jeune fille.
• Nom : obligatoire.
• Prénom : obligatoire.
• Civilité : obligatoire.
• Email.
• Case à cocher pour changer le mot de passe. Si cette case est cochée, les champs « Nouveau
mot de passe » et « Confirmation mot de passe » font leur apparition et doivent être renseignés.
• Date de naissance.
• Nationalité.
• Nombre d’enfants.
• Handicap.
• Catégorie.
• Spécificité : Si l’élément « TR » est choisi, certains grades/spécialités sont masqués.
• Grade : le contenu de la liste dépend de la spécificité choisie.
• Spécialité : accessible uniquement lorsque le grade a été choisi.
• Date de prise de poste.
• Date d’entrée dans le service public.
Les champs grisés ne sont pas modifiables et sont affichés à titre purement informatif.
• Le bouton « Enregistrer » permet la création ou l’enregistrement des modifications.
• Le bouton « Annuler » annule les modifications et permet de retourner à la page d’accueil du
site.
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3.1
MoTOS
CAMPAGNE D’ATTRIBUTION DE POSTES
PROCESSUS GLOBAL
Le schéma ci-dessous décrit succinctement les grandes étapes d’une campagne.
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MoTOS
3.2
RECHERCHE DE POSTES VACANTS
L’accès à cette page est uniquement disponible lorsque qu’une campagne d’attribution de poste a
été ouverte. Les dates sont fixées par les Directions. La page est accessible via l’entrée «
Rechercher un poste » du menu « Postes vacants ». Elle permet à l’utilisateur de rechercher les
postes vacants.
3.2.1
Page de recherche
Voici les différents critères disponibles pour la recherche de postes :
• Numéro : Recherche sur le numéro du poste vacant.
• Collectivité : Recherche de postes dans une seule collectivité ou dans toutes. Permet
également de filtrer la liste des établissements.
• Département : Rechercher de postes dans un département ou dans la région entière.
• Commune : Recherche de postes dans une commune ou dans toutes.
• Etablissement : Recherche de postes dans un établissement ou dans tous. La sélection d’un
établissement n’est possible qu’une fois la collectivité de rattachement sélectionnée.
• Spécificité : Recherche de postes en fonction de leur spécificité (TR, EMOP, etc.).
• Catégorie de grade : Recherche de postes en fonction de leur catégorie de grade. Ce champ
conditionne le choix de la spécialité.
• Spécialité : Recherche de postes en fonction de leur spécialité. Cette liste déroulante n’est
disponible qu’une fois la catégorie de grade sélectionné. Elle est alors filtrée pour ne présenter
que les spécialités rattachées à la catégorie sélectionnée.
• Quotité : Poste entier ou demi-poste.
• Logement : Recherche de postes qui proposent ou non un logement.
• Statut du poste : Invisible pour les TOS qui ne peuvent voir que les postes publiés, ce critère
permet de rechercher des postes sur leur statut : validé, en attente de validation ou réservé.
Le choix « Indifférent » permet d’effectuer une recherche sans tenir compte de ce critère.
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MoTOS
Les actions possibles sont les suivantes :
• Le bouton « Chercher » permet d’accéder à la liste des postes trouvés.
• Le bouton « Retour » permet de retourner à la page d’accueil du site.
3.2.2
Liste des postes trouvés
La liste affiche tous les postes trouvés en fonction des critères de recherche.
A ce stade plusieurs actions sont possibles :
• Le bouton « Retour » permet de retourner à la page de recherche de postes vacants.
• Le bouton « Imprimer » permet la génération d’un fichier au format PDF représentant la liste.
• Un clic sur une ligne du tableau permet d’accéder à la page de détail du poste sélectionné.
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3.2.3
MoTOS
Détail d’un poste vacant
La page de détail d’un poste vacant présente toutes les informations liées à ce poste. Toutes les
informations sont en lecture seule. Si le poste choisi est un demi-poste, cette information sera mise
en évidence en bas de page, afin d’éviter toute erreur lors du dépôt de la candidature.
Les actions possibles sur cette page sont les suivantes :
• Le bouton « Postuler » permet d’accéder à la page de saisie de candidature.
• Le bouton « Retour » permet de retourner à la liste des postes trouvés.
Un clic sur le lien de couleur bleue provoque l’ouverture d’une nouvelle fenêtre et permet la
consultation de la fiche de poste ou de la pièce jointe.
La procédure décrivant le dépôt d’une candidature est expliquée au chapitre suivant.
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MoTOS
3.3
3.3.1
CANDIDATURES
Saisie d’une candidature
Un TOS peut postuler à un poste vacant par l’intermédiaire de cette page.
Si le TOS a déjà postulé à ce poste ou si le nombre de candidatures que le TOS peut
déposer pour le mouvement en cours est atteint, il est redirigé vers une page indiquant que
sa candidature ne pourra être prise en compte.
Les champs à renseigner sont les suivants :
Information concernant le candidat :
• Civilité : obligatoire. Lorsque le l’élément sélectionné est « M », le nom de jeune fille ne peut
être renseigné.
• Nom : obligatoire.
• Nom de jeune fille.
• Prénom : obligatoire.
• Email.
• Date de naissance.
• Nombre d’enfants : obligatoire.
• Handicap.
• Nationalité : obligatoire.
Information concernant le poste actuel :
• Catégorie
• Spécificité : obligatoire. Si l’élément « TR » est choisi, certains grades/spécialités sont masqués.
• Grade : obligatoire. Le contenu de la liste dépend de la spécificité choisie.
• Spécialité : obligatoire. Accessible uniquement lorsque le grade a été choisi.
• Etablissement : obligatoire.
• Date de prise de poste : obligatoire.
• Date d’entrée dans le service public : obligatoire.
La collectivité de rattachement indique la collectivité de l’utilisateur en cours. Cette
information est figée et n’est présente qu’à titre purement informatif.
Information concernant la candidature :
• Commentaire : permet au TOS de saisir un commentaire sur ses motivations ou autre.
• Numéro du vœu : permet d’établir la préférence sur les différentes candidatures.
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MoTOS
• Le bouton « Enregistrer » permet d’enregistrer les modifications apportées aux données
personnelles du candidat et d’enregistrer la candidature.
• Le bouton « Annuler » permet de retourner au détail du poste.
Après avoir enregistré la candidature, l’utilisateur est redirigé vers une page de confirmation. De
cette page il peut, soit retourner à la liste des postes, soit retourner à la page d’accueil du site.
La candidature ainsi créée apparaîtra dans la liste des candidatures du TOS concerné.
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3.3.2
MoTOS
Mes candidatures
Cette rubrique permet au TOS de consulter les candidatures qu’il a effectuées. Il peut de cette
manière supprimer des candidatures, les modifier, ou modifier l’ordre de ces candidatures (numéro
de vœu). L’accès à cette rubrique se fait par le menu « Mes candidatures ».
3.3.2.1
Liste des candidatures
La liste des candidatures effectuée par le TOS est affichée. Cette liste ne dispose d’aucun critère de
recherche, le nombre d’éléments étant limité au nombre maximum de candidatures d’un TOS par
mouvement.
• Le bouton « Retour » permet de retourner à la page d’accueil du site.
• Un clic sur une ligne de la liste permet d’accéder au détail d’une candidature.
3.3.2.2
Détail d’une candidature
Cette page est identique à celle de saisie d’une nouvelle candidature. Le candidat à la possibilité de
modifier tous les champs de la page.
• Le bouton « Enregistrer » permet l’enregistrement des modifications.
• Le bouton « Annuler »
annule les modifications et permet de retourner à la liste des
candidatures.
• Le bouton « Supprimer » permet la suppression d’une candidature après affichage d’un message
de confirmation.
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4
MoTOS
ANNEXE
Cette rubrique liste les différentes pages de l’application et les périodes durant lesquelles elles sont
accessibles.
4.1
ETAPES D’UN MOUVEMENT
Un mouvement est composé des dates suivantes :
•
•
•
•
•
4.2
Date
Date
Date
Date
Date
de début
de fin de
de fin de
de fin de
d’effet
du mouvement
déclaration des postes vacants
saisie des candidatures
classement
RECHERCHE DE POSTES VACANTS
La liste n’est accessible qu’entre la date de fin de saisie des postes et la date de fin de saisie des
candidatures.
4.3
SAISIE D’UNE CANDIDATURE
La page n’est accessible qu’entre les dates de fin de déclaration de postes vacants, et de fin de
saisie des candidatures.
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