Fleet Girl Power

DOSSIER FLEET MANAGEMENT
Fleet Girl Power
Tout comme il n’existe pas de monde idéal, il n’existe pas non plus quelque chose comme
une gestion de flotte idéale. Mais on peut évidemment tendre vers la perfection. Nous avons
demandé aux responsables de flotte Nele Grieten de Jaga et Ann Troch de Sara Lee quelles
voies elles suivent pour optimaliser leur politique de flotte. Deux dames qui partagent leurs
meilleures pratiques : de l’établissement d’une car policy claire à la gestion des fins de
contrat en passant par l’utilisation d’outils en ligne. Bref, la Fleet Girl Power.
E
n 2007, nous avons
rédigé une car policy
qui a fait l’objet d’une
réflexion approfondie »,
déclare
Nele
Grieten,
Manager RH chez Jaga, producteur de radiateurs à
Diepenbeek. « Où j’ai puisé
les informations ? J’ai notamment appris au sein d’un certain nombre d’entreprises
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«
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Nele Grieten (JAGA) :
« Notre car policy est établie
avec l’aide d’autres
entreprises et sociétés de
leasing. »
dont on sait qu’elles mènent
une politique de flotte efficace. Le premier ‘draft’ qui en
a découlé a été mis au point
grâce à l’input de quelques
sociétés de leasing. Mais le
travail ne s’arrêtait pas là. Tout
fleet-owner confirmera qu’une
car policy est évolutive.
Régulièrement, elle doit être
adaptée en fonction des déve-
loppements et tendances
dans le monde du fleet. »
Conserver
en interne
« Jusqu’à présent, nous avons
choisi de ne pas sous-traiter
notre gestion de flotte », poursuit Niele Grieten. « C’est un
choix totalement délibéré. Le
fait que notre flotte, avec ses
65 véhicules, reste maîtrisable,
n’est pas étranger à cette
décision. Que nous combinions le leasing
opérationnel
et
l’achat n’y change
fondamentalement
rien. En outre, faire
tout soi-même présente un
grand avantage : je prends
constamment le pouls. Je
reste mieux au courant des
‘do’s et don’ts’, ce qui a un
effet favorable sur les autres
tâches dont je suis responsable en tant que responsable
RH. »
Outils en ligne
« La gestion de flotte en ligne
est aujourd’hui présentée par
toutes les sociétés de leasing
comme étant l’outil de gestion immanquable permettant
un reporting simple », déclare
la responsable RH. « Ceci est
évidemment vrai, et je l’utilise
Environnement
« Le souci de l’environnement
n’est pas une exclusivité de
notre gestion de flotte », précise Nele Grieten. « L’écologie
est en effet expressément
reprise dans nos valeurs d’entreprise. Quant à la flotte, le
fait de disposer d’un parc plus
‘vert’ constitue un principe
important. Nos collaborateurs
ne peuvent choisir que parmi
des véhicules qui se trouvent
dans la catégorie concernée
par une déductibilité fiscale
de 75 %. Dans la mesure
du possible, j’essaie aussi de
les sensibiliser à l’importance
des mesures écologiques.
Ceci notamment en leur délivrant des informations sur le
cadre légal dans lequel la voiture de société doit s’inscrire.
Ce n’est que lorsque l’on a
pu en prendre véritablement
connaissance que l’on peut
saisir efficacement la valeur
ajoutée d’une gestion de flotte
écologique. Comme je l’ai
déjà dit, une car policy évolue
constamment. A l’avenir, les
cours d’e-driving et les actions
de sensibilisation concernant
l’utilisation du carburant s’imposent. »
Suivre la loi
« Nous avons sorti les assurances de nos contrats de leasing opérationnel », affirme
Nele Grieten. « En tant que
société et employeur, nous
nous engageons à prendre en
charge une première franchise. Pour autant – et nous
respectons ici les règles
légales
concernant
la
Responsabilité Civile (RC) –
qu’il ne soit pas question
d’une ‘faute lourde, délibérée
ou légère mais répétée’. Un
2e incident et la franchise est
irrémédiablement à charge de
l’employé. Quelles que soient
les circonstances atténuantes
que celui-ci pensent pouvoir
avancer. »
Michaël VANDAMME
Ann Troch de Sara Lee est convaincue
qu’une gestion de flotte efficace dépend
d’une maîtrise correcte des processus.
Pas étonnant que la société ait établi un
processus rigoureux lié aux sinistres
et au remarketing.
ANN TROCH (SARA LEE)
« Utilisez le bureau d’expertise pour les sinistres en fin
de contrat »
« Allez parler avec des collègues », confie Ann Troch, Facility
Manager de Sara Lee Belgium. « L’expérience nous apprend
que les fleet-owners sont souvent très ouverts et collégiaux.
Leurs histoires peuvent fournir un trésor d’information pour
celui qui veut gérer sa flotte en interne. Cette décision est
tombée ? Prenez alors le temps d’écrire un cahier des
charges complet. Investissez dans une description détaillée
des besoins précis de l’entreprise. » Souvent, la gestion des
fins de contrat constitue un moment délicat pour un fleetowner. Ann Troch applique ainsi sa propre approche.
« Utilisez un bureau d’expertise indépendant », dit-elle. « Il fait
office de contrepoids à la société de leasing. Un coût y est
attaché, c’est vrai. Mais si l’on pèse les pertes et profits, cela
en vaut certainement la peine. D’ailleurs, impliquer ce
partenaire supplémentaire n’est pas nécessaire pour chaque
véhicule. Mais bien sur base régulière. »
EN BREF
Nele Grieten
HR Manager
JAGA (producteur de radiateurs)
Taille de la flotte : 72 voitures (VW, Audi, BMW, Volvo et Ford)
Ann Troch
Facility Manager
SARA LEE BELGIUM (société de référence dans le domaine
des biens de consommation de marque comme Douwe
Egberts, Pickwick et Sanex)
Taille de la flotte : 192 voitures (Audi, BMW, Ford, MercedesBenz, Opel, Peugeot, Renault, Skoda, Toyota, VW et Volvo)
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moi aussi. A l’avenir, j’aimerais étendre cette possibilité à
nos propres chauffeurs. Je ne
veux pas mettre la charrue
avant les bœufs, mais j’étudie actuellement les possibilités d’un car configurator qui
soit suffisamment flexible pour
venir en soutien de toutes les
règles de notre car policy et
de notre méthode de travail.
L’utilisateur doit ainsi pouvoir
définir lui-même la configuration, mais aussi suivre le statut
de sa commande ET assurer
la communication avec la
société de leasing. Dans un
tel scénario, mon rôle peut
rester limité à la coordination
et aux corrections si nécessaire. »
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