Progresser dans sa fonction d`assistante de direction 2 jours
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Progresser dans sa fonction d`assistante de direction 2 jours
Progresser dans sa fonction d’assistante de direction 87/2016 Contexte 2 jours L’efficacité d’un binôme Assistant(e) / Responsable ne va pas de soi. C’est le résultat d’un travail méthodique et subtil de co-construction de la confiance. Cette formation permettra de regarder comment fonctionne cette coopération et comment elle peut être améliorée dans une approche mutuellement gagnante. 14 heures de 9h à 17h Objectifs pédagogiques Maîtriser les prérogatives de sa fonction Comprendre comme je fonctionne, et comment fonctionne son responsable Développer ses capacités relationnelles pour mieux communiquer Acquérir des techniques pratiques pour gérer les incompréhensions (avec son hiérarchique, avec l’équipe,…) et pour mettre en place des stratégies simples d’amélioration Réapprendre à dire ce qui ne marche pas, dans le respect inconditionnel de la personne, de l’autre, avec l’approche de la communication non violente Prérequis Exercer la fonction d’assistant(e) ou secrétaire dans un ESMS. Clermont-FD : 7 et 21 juin s’inscrire Public Secrétaires et direction d’ESMS Programme assistant(e)s de Tarifs Journée 1 Cerner son rôle et sa mission par une réflexion autour de : La perception individuelle de son poste (approche de sa fonction et de sa pratique professionnelle). L’image et le rôle stratégique de sa fonction dans l’organisation. Les savoirs-être essentiels à la fonction. (Travail à partir de la fiche de poste : échange sur la raison d’être de chaque Secrétaire-Assistant(e) (non pas ce que je fais mais à quoi je sers réellement). Evaluer le désir de progresser de chacun « Ce que je veux et désire » : En tant que Secrétaire/Assistant(e), en quoi estce que je souhaite progresser dans la qualité de la coopération au sein du binôme Secrétaire-Assistant(e) / Responsable. Expression de la demande de chaque participant. S’adapter à son responsable et à son environnement, en intelligence de situation Il ne peut exister de fonctionnement idéal : tout est à inventer en fonction de soi, de l’autre et des situations qui changent. Présentation du concept du management situationnel : être à l’aise dans la variété des styles directif, persuasif, participatif et délégatif. Oser se dire ce qui va bien et ce qui va moins bien Exercice pratique à partir des comptes rendus des entretiens d’évaluation des performances individuelles. Comment se donner mutuellement des feedbacks positifs ou négatifs. Présentation d’une technique d’évaluation du fonctionnement systémique du binôme en tant que binôme. Lancement d’un travail personnel à réaliser pour la 2ème journée : à partir d’une situation très concrète, repérer les processus vertueux ou les cercles vicieux qui ont pu s’enclencher. Chercher à mieux écouter ce qui s’est dit ou ce qui s’est passé, afin de mieux agir sur les mécanismes de la relation (avec son responsable, ses collègues, …). © © Uriopss Auvergne Limousin et Uriopss Rhône-Alpes / Formation 2016 Adhérent cotisant : 600 € Prix public : 800 € Moyens permettant de suivre l’exécution de l’action : Signature d’une feuille de présence et délivrance d’une attestation de présence Évaluation de l’action de formation par la remise d’un questionnaire d’évaluation et de satisfaction Votre contact : URIOPSS AUVERGNE LIMOUSIN Rue Marie Marvingt - CS 10001 Cébazat 63360 GERZAT [email protected] 04 73 19 63 40 Progresser dans sa fonction d’assistante de direction Journée 2 Inclusion Exercice d’inclusion : Une approche pour écouter et accueillir « vraiment » l’autre, tout en restant soi-même. Echange à partir du travail personnel réalisé entre les 2 journées de formation : chaque participant présente le travail personnel qu’il/elle aura préparé et écrit pour la 2ème journée : comment mettre en lumière les mécanismes de la relation qui se joue entre la(e)Secrétaire/Assistant(e) et son Responsable (ou environnement professionnel), à partir d’une situation très concrète. La régulation des incompréhensions Présentation de l’approche de la communication non violente : il ne s’agit pas de faire changer l’autre contre son gré, mais « d’établir des relations professionnelles fondées sur la sincérité et l’empathie qui, au bout du compte, satisferont les besoins de chacun ». (Marshall Rosenberg). Travail à partir de situations réelles qui seront jouées sous forme de sketches. Recherche de solutions à partir des apports de la communication non violente. Traitement d’une situation difficile Exercice de théâtre-forum : deux participantes jouent « sur scène » une situation de coopération entre le(a) Secrétaire/Assistant(e) et le Responsable (ou bien avec l’un de ses partenaires habituels de travail). Lorsque les protagonistes ne savent plus comment s’en sortir, un(e) autre participant(e) la(le) remplace et imagine une suite de l’histoire qui soit une solution acceptable par chacun. Puis échange en groupe. La construction de la confiance Echange : comment développer la confiance avec son responsable et ses partenaires de travail ? Elaboration d’un plan d’action personnel En forme de conclusion, chaque stagiaire rédige un plan d’action d’amélioration personnalisé. Méthode pédagogique Cette formation se déroule principalement à partir des situations réellement vécues par les stagiaires. C’est pourquoi : Avant la formation : chaque participant(e) est invité(e) à clarifier son désir de changement, et à apporter sa fiche de poste et son dernier entretien annuel d’évaluation (si ces documents existent). Entre les journées de formation : Un travail personnel de réflexion sera demandé à chaque participant (rédaction d’une page ou deux maximum). Des apports de concepts seront faits à chaque fois que cela est utile. Quelques dizaines de fiches pratiques seront remises aux stagiaires. Concepts de référence : Management situationnel, approche systémique, communication non violente, coaching de binôme, théâtre-forum. Intervenant CLERMONT-FD : Denis DOLIDON, formateur en management des ressources humaines Points forts Cette formation s’adresse à des Assistant(e)s désireu(ses)x de progresser dans leur travail quotidien avec leur Responsable ou avec leurs divers interlocuteurs habituels. Cette formation sera l’occasion de revisiter des situations de travail qui posent un problème aux Assistant(e)s, afin d’y trouver des réponses nourrissantes et pratiques. © © Uriopss Auvergne Limousin et Uriopss Rhône-Alpes / Formation 2016 87/2016