le tableur openoffice calc : contrôles de formulaires accès aux

LE TABLEUR OPENOFFICE CALC :
CONTRÔLES DE FORMULAIRES
ACCÈS AUX BASES DE DONNÉES
1. Les bases de données dans OpenOffice CALC
Dans OpenOffice Calc une base de données désigne simplement un tableau de valeurs. Par défaut,
la première ligne contient les en-têtes, les intitulés des colonnes, et les lignes suivantes les valeurs.
Nous désignons par enregistrement une ligne de valeurs d'un tel tableau ; cet enregistrement se
compose de plusieurs champs qui sont spécifiés par l'intitulé des colonnes.
Remarquons que pour éviter tout problème il est important de toujours à travailler avec des plages
de données d'un seul tenant : Évitez les colonnes ou les lignes d'espacement ! Par défaut, le
logiciel considère comme liées toutes les cellules qui forment un seul bloc. Cette méthode permet
à OpenOffice Calc de connaître automatiquement toute la plage de données à partir de la
sélection d'une seule de ses cellules.
Les fonctions de bases de données du logiciel tiennent compte des correspondances qui existent
entre les colonnes d'un même enregistrement et utilisent celles-ci dans le cadre de recherches, de
calculs...
2. Les options d'affichage : Trier et filtrer
Il existe plusieurs méthodes pour afficher uniquement les enregistrements qui vérifient certains
critères ou encore pour les organiser dans un ordre particulier.
(a)
Trier les données d'un tableau
Les tris sont réalisés à partir de l'option « Trier » du menu « Données »
Les intitulés des champs (première ligne de la base de données) désignent sur quelle base le
tableau peut être trié (vérifiez sous l'onglet « Options » de cette boîte de dialogue que l'option :
« La plage de données contient les intitulés des colonnes » est bien validée) ! Ce tri pouvant se
réaliser jusqu'à trois niveaux, et ce, de manière ascendante (croissante, alphabétique...) ou
descendante.
Illustration 2: Boîte de dialogue pour réaliser un tri
(b)
Filtrer les enregistrements
Comme pour le tri, les filtres utilisent les intitulés de colonnes pour n'afficher que certains
enregistrements de la base de données. Trois méthodes existent :
✗
Les filtres automatiques (Données/Filtres/Filtres automatiques) font apparaître une liste
déroulante à chaque intitulé de colonne, permettant ainsi de sélectionner les
enregistrements dont les valeurs correspondent à la condition spécifiée. Plusieurs
conditions peuvent être spécifiées simultanément pour affiner la recherche.
Illustration 3: Filtres automatiques
✗
Les filtres standards (Données/Filtres/Filtres Standards) affichent une boîte de dialogue
dans laquelle sont définis les critères de recherche. Dans conditions de type « supérieur à »
ou « différent de » peuvent être introduits. Ici aussi, plusieurs critères peuvent être
combinés.
Illustration 4: Les filtres standards : Pour combiner facilement plusieurs conditions (« > »,
« < », « = »...). Les conditions peuvent être requises simultanément ou séparément
(« AND » et « OR »).
✗
Les filtres avancés (Données/Filtres/Filtres avancés) utilisent des critères définis
directement dans la feuille de calcul. Un critère se définit à partir de deux lignes au moins.
La première reprend le nom des champs (l'intitulé des colonnes) sur base desquels le filtre
est exécuté. Les lignes suivantes définissent les conditions sur valeurs. Si deux ou plusieurs
conditions sont introduites sur une même ligne, elles doivent être vérifiées simultanément
(condition 1 et condition 2). Par contre, des conditions introduites sur des lignes séparées
correspondent à des alternatives (condition 1 ou condition 2)
Illustration 5: Critère pour un filtre avancé et boîte de dialogue pour attribuer le critère
3. Les fonctions de base de données
(a)
BDLIRE()
Cette fonction permet de retourner hors d'une plage de données la valeur d'une cellule
correspondant à un champ (intitulé de colonne) spécifié et pour un enregistrement vérifiant un
critère de sélection.
Par exemple, cette fonction permet de retrouver les apports en vitamine A – champ – pour le
beurre (critère : « Aliment = beurre »)
Illustration 6: La fonction DBLIRE()
La fonction BDLIRE() ne peut retourner qu'une seule valeur ; dans le cas où plusieurs
enregistrements valident le critère de sélection, l'erreur Err502 est retournée.
Pour introduire cette fonction, utilisez la procédure :
✗
Afficher l'assistant fonction
✗
Choisir la catégorie : base de données
✗
Choisir la fonction : BDLIRE dans la liste
✗
Compléter les paramètres de la fonction :
✔
Base de données : plage de cellules qui correspond à la base de données
✔
Champ de la base de données : intitulé de la colonne pour laquelle on veut afficher la
valeur
✔
Critère de recherche : plage de cellules dans laquelle le critère de recherche a été défini
Attention, le champ (colonne) qui doit être affiché et ceux utilisés dans le critère doivent être
orthographiés exactement comme les en-têtes correspondants de la plage de données. Pour éviter
tout problème, faites un copier/coller des en-têtes pour l'élaboration du critère. L'erreur Err504
est retournée si un des intitulés ne correspond pas à un des en-têtes de la table.
(b)
BDSOMME()
Fait, pour une colonne de la base de
données, la somme des cellules dont
l'enregistrement répond à des critères
spécifiés.
L'élaboration de cette fonction est
similaire à la procédure qui permet de
faire une recherche avec la fonction
BDLIRE().
Contrairement à la fonction BDLIRE()
plusieurs enregistrements peuvent
correspondre au critère de recherche,
les valeurs de ceux-ci constituant les
éléments de la somme.
Illustration 7: La boîte de dialogue pour définir la fonction
DBSOMME()
Par exemple, cette fonction permet de
calculer et d'afficher les apports en vitamine A – champ –
pour tous les aliments faisant partie du groupe Viandes –
critère.
(c) DBMOYENNE() — DBVAR() — DBECARTYPE()
Illustration 8: La fonction BDSOMME()
Pour évaluer respectivement la moyenne, la variance ou l'écart-type des valeurs contenues dans
des cellules dont l'enregistrement vérifie certaines conditions spécifiées.
Par exemple, quels sont les apports moyens en vitamine A des aliments du groupe VVPO qui
constituent le régime du patient ?
L'élaboration de ces fonctions est en tout point similaire à celle de la fonction BDSOMME().
4. Les contrôles de formulaires
Les contrôles de formulaire sont des outils de type : liste déroulante, bouton de choix, case à
cocher... qui agrémentent l'interface d'un classeur et rendent son utilisation plus aisée.
L'accès aux contrôles de formulaire se fait via la barre d'outils du même nom (Affichage/Barres
d'outils/Contrôles de formulaire)
Illustration 9: La barre d'outils des contrôles de formulaire
Cette barre d'outils s'utilise selon les deux modes :
✗
Le mode exploitation dans lequel on utilise le contrôle pour sélectionner une valeur, valider
une option...
✗
Le mode de conception dans lequel on élabore le contrôle de formulaire en définissant ces
propriétés, les cellules auxquelles il est lié...
L'icône
(a)
permet de basculer entre ces deux modes.
Les listes déroulantes
Ces contrôles permettent d'afficher et de sélectionner dans une liste qui peut se déployer et qui
reprend l'ensemble des valeurs d'une colonne. La valeur choisie sera attribuée à une cellule
spécifiée du classeur.
Par exemple, ce contrôle permet de sélectionner rapidement un aliment parmi ceux d'un groupe
afin de constituer un régime
Procédure pour créer une liste déroulante :
✗
Activer le mode de conception via la barre d'outils
✗
Sélectionner le contrôle associé à une liste déroulante :
✗
Dessiner le contrôle sur la feuille de calcul (son emplacement et sa forme peuvent encore
être modifiés par la suite)
✗
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le formulaire et choisir l'option : contrôle.
✗
Une boîte de dialogue permettant de définir les propriétés du contrôle apparaît à l'écran :
✔
Général : pour définir le paramètre d'affichage (couleur, police, …)
✔
Données : Dans cet onglet, on peut entre autres spécifier la cellule qui va recevoir la
valeur sélectionnée dans la liste (cellule liée), définir la plage de cellules qui va
correspondre aux divers choix de la liste (plage de données sources)
✔
Évènements : pour définir les actions qui vont se réaliser lorsque l'on accède à ce
contrôle
Illustration 10: Boîte de dialogue pour définir les
propriétés de la liste déroulante. Ici, la liste
reprend l'ensemble des cellules de la plage
« A3:A426 » dans la feuille de calcul « sheet1 »
et affiche son résultat dans la cellule « C9 » de la
feuille active
(b)
Illustration 11: La liste déroulante. La valeur
sélectionnée est affichée dans la cellule « C9 »
Les barres de défilements
Elles permettent de sélectionner une valeur numérique entre deux valeurs spécifiées. Une cellule
liée spécifie où va être affichée sa valeur. Les valeurs minimale et maximale sont définies dans
l'onglet général du contrôle : « valeur minimale de défilement » et « valeur maximale de
défilement »
Par exemple pour définir le grammage d'un aliment composant un repas.
Illustration 12: Barre de défilement variant entre 0 et 100 dont la valeur est
affichée dans la cellule E3.
(c) Les cases à cocher et les boutons radio
Les cases à cocher définissent un contrôle permettant de valider ou non une option, les valeurs qui
sont affichées dans la cellule liée, selon que la coche est validée ou non, sont introduites dans la
boîte de dialogue du contrôle sous l'onglet « Données ». Un exemple d'utilisation de ce type de
contrôle serait de permettre de valider si une femme est enceinte dans son formulaire de
signalétique.
Les boutons radio fonctionnent sur le même principe à la différence près qu'une seule des
alternatives proposées par l'ensemble des boutons d'un groupe ne peut être activée à la fois. Ils
fournissent un moyen pour réaliser un choix unique parmi une liste de propositions. Par exemple,
ce type de contrôle peut être utilisé pour choisir le degré d'activité : « Léger – Modéré – Intense »
d'une personne afin de calculer ses besoins énergétiques journaliers. Comme pour les cases à
cocher, les valeurs retournées et affichées dans la cellule liée sont définies directement dans les
propriétés du contrôle au travers des deux zones « Valeur de référence (on) » et « Valeur de
référence (off) » (onglet « Données »). La première de ces valeurs est celle qui sera affichée si le
bouton est activé, la seconde, qui est facultative, celle qui le sera si le bouton est désactivé. S'il y a
plus de deux alternatives, seules les valeurs de référence (on) sont définies et la valeur retournée
est celle du bouton activé. L'association entre plusieurs boutons (création d'un groupe), de
manière que l'activation de l'un provoque la désactivation des autres, se fait simplement en liant
tous ces contrôles à la même cellule du classeur.
Finalement, tant pour les cases à cocher que pour les boutons radio, l'introduction d'un intitulé
pour chacune des options associés aux contrôles se fait à partir de la zone « Étiquette » dans
l'onglet « Général » des propriétés du contrôle.