ACH - Direction des Services Techniques et du Patrimoine

Direction des Ressources Humaines
2, boulevard Tonnellé - 37044 TOURS CEDEX 9 -
: 02.47.47.37.01 Fax : 02.47.47.80.38
PÔLE :
Médecin Coordonnateur :
SERVICE :
Directeur référent : M. SIONNEAU, Direction des
Services Techniques et du Patrimoine
Cadre Supérieur de Santé :
Cadre du Service :
POSTE :
Jour
Nuit
Quotité de temps de travail : 100%
DESCRIPTION DU POSTE À POURVOIR
Grade(s) corps ou emploi(s) concerné(s) :
Horaires :
Missions principales :
Missions secondaires / transversales :
Adjoint des Cadres Hospitalier
35 heures/semaine
- Assistance au Directeur des Services Techniques et du
Patrimoine pour tous les aspects administratifs et
logistiques du service
- Interface entre tout le personnel de ce service ainsi
qu’avec des interlocuteurs internes et externes.
- Coordination (missions, méthodes) des agents
administratifs de la DSTP
• Assistance au directeur
* Préparation de dossiers, suivi de ceux-ci
(traçabilité, relances nécessaires, purges,
archivage,…)
* Conception et préparation des tableaux de bord
nécessaires à la gestion du service
* Exploitation des mails, tri, archivage
* Réponses au téléphone, filtrage approprié
* Gestion de l’agenda du directeur
* Gestion du temps de travail de l’équipe
d’encadrement supérieur de la DSTP
* Gestion des astreintes ingénieurs
* Accueil des employés du service et des
personnes étrangères au service
• Encadrement secrétariats
* Gestion du planning et du temps de travail des
secrétaires du service
* Coordination de l’activité
* Définition des méthodes de travail communes
et partagées
* Organisation du lien avec les vaguemestres
• Gestion du personnel
* Suivi de l’effectif de la DSTP (pointage
périodique et mise à jour)
* Suivi des contrats des contrats de travail et des
affectations
* Élaboration et suivi des dossiers personnels
DSTP
* Enregistrement des congés, des arrêts maladies
* Organisation et suivi des notations de tous les
agents des Services Techniques
* Suivi des fiches d'évaluation du personnel
(stagiaires, contractuels)
* Transmission des états pour paiement des
astreintes et heures supplémentaires
* Prévisions et gestion des astreintes (sécurité,
électricité, plomberie/chauffage, biomédical, jardins)
* Collecte des informations et transmission des
états de grève
* Suivi des ordres de mission des ingénieurs
* Participation à l’élaboration du plan annuel de
formation et suivi de son exécution
*
Gestion
des
C.U.I./CAE/Emplois
jeunes/Apprentis
- recrutement en relation avec la DRH
- signature des contrats
* Relation avec le Tribunal :
- accueil des T.I.G., suivi et réexpédition
des formulaires de travail à la DRH
• Tâches administratives
* Dépouillement des parapheurs :
- enregistrement des congés et RTT sous
logiciel de gestion du temps de travail pour la DSTP
- photocopies des courriers
- doubles dans chrono
- classement dans les dossiers
- expédition des courriers
"intérieurs/extérieurs"
* Tri, ouverture et enregistrement du courrier
"arrivée"
* Distribution du courrier et des fiches de paie
* Frappe des courriers et des documents
* Organisation de réunions (convocations,
réservation salles…)
* Commandes des fournitures de bureau et
réceptions de livraisons
* Commande d'imprimés
* Commande et réception des agendas
* Renouvellement abonnements périodiques à la
DHLS
* Toute mission administrative nécessaire au
fonctionnement du service
* Envoi de la lettre d’information IHF
*…
Compétences requises :
Dynamisme, disponibilité, rigueur, curiosité
Sens de l’organisation et du classement
Bonnes qualités relationnelles
Bonnes qualités rédactionnelles, de synthèse et de
syntaxe
Aptitude à l’encadrement d’une petite équipe d’adjoints
administratifs
Capacité de prise d’initiatives
Maîtrise de soi
Bonne présentation
- Maîtrise des outils informatiques (WORD, EXCEL,
- PowerPoint, Logiciel de gestion du temps de travail)
- Connaissance de l’institution hospitalière et des
spécificités technique de celle-ci
Expérience et savoir-faire :
DURÉE PRÉCONISÉE SUR LE POSTE
RESPONSABLE À CONTACTER
-
6 ans
:
Nom et fonction :
Adresse -
:
M. SIONNEAU :
7.47.10 – 7.37.35
Publication demandée par : M. SIONNEAU
Date limite de candidature demandée : 21 mars 2016
Le : 04/03/2016