0011/2-Q - Que faut-il entendre par « externalisation

RÈGLES PRATIQUES
Q - 0011/2
Référentiel
ISO 9001 : 2008
ISO 14001 : 2004
§
4.1, 4.7
-
OHSAS 18001 : 2007
ILO-OSH : 2001
-
Problème posé
Que faut-il entendre par « externalisation » et quelles dispositions l’organisme
doit-il prendre dans le cas de processus externalisés ?
Réponse
Dans le paragraphe 4.1 de l’ISO 9001 : 2008 il est précisé : « Lorsqu’un organisme décide
d’externaliser un processus ayant une incidence sur la conformité du produit aux exigences,
l’organisme doit en assurer la maîtrise ».
Décide : cette notion d’externalisation est positionnée dans le paragraphe 4.1 (Exigences
générales) où il est demandé, entre autres, d’identifier les processus et de définir leurs systèmes
de maîtrise et de mesure.
Lors de cette identification, l’organisme peut choisir d’externaliser un ou plusieurs de ces
processus pour des raisons qui lui sont propres (économiques, stratégiques, environnementales,
réglementaires, etc.) à un fournisseur indépendant, ou faisant partie de la même organisation
mère et non soumis au même SMQ (cas des groupes).
C’est un acte volontaire de l’organisme ou la conséquence de la structure organisationnelle. Dans
le cas où le processus est externalisé auprès d’une entité qui appartient au même groupe, les
dispositions de maîtrise décrites dans la Règle Pratique Q-0016 s’appliquent.
Pour qu'un processus soit externalisé, il est nécessaire qu'il appartienne à la structure du
système, soit en tant que processus défini dans le SMQ, soit en tant que partie d'un processus
défini.
A contrario, la simple fourniture d'un élément d'entrée des processus de production ou
préparation du service (7.5) peut être entre autres un achat soumis aux seules exigences du
paragraphe 7.4, la fourniture par le client de produits à transformer à vérifier selon le paragraphe
7.5.4, des données d'entrée de conception à revoir selon le paragraphe 7.3.2, etc.
Processus : cette externalisation concerne des processus (généralement de réalisation ou de
support) ayant un impact sur la conformité du produit. Ces processus peuvent être réalisés dans
les locaux de l’organisme ou chez le fournisseur.
Maîtrise : Après définition des processus nécessaires au Système de Management de la Qualité,
s’il s’avère que l’organisme ne met pas en œuvre lui-même l’un de ses processus, il doit en
assurer la maîtrise. Il convient que l’organisme maîtrise ces processus externalisés au travers de
son SMQ par l’application de l’ensemble des exigences des paragraphes 4.1 et 7.4.
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Le type et la nature de la maîtrise dépend de:
- L'incidence potentielle du processus externalisé sur l'aptitude de l'organisme à fournir un
produit conforme aux exigences
- La part incombant à chacun dans la maîtrise du processus
- L'aptitude à atteindre la maîtrise nécessaire par l'application de 7.4
Les éléments de sortie de ces processus devront être surveillés au travers de l’exigence du
paragraphe 7.4.3 de la norme (vérification du produit acheté).
En complément des dispositions des paragraphes cités ci-dessus à titre d’exemple, l’organisme
peut, selon les risques encourus sur le produit final, et en fonction de la nature du processus
externalisé :
•
participer à la définition et à la documentation de ce processus ainsi qu’à l’identification
des interactions avec les autres processus,
•
s’assurer que le fournisseur a identifié et dispose des ressources et des éventuelles
qualifications nécessaires à la mise en œuvre de ce processus,
•
le surveiller (cf. § 8.2.3) en s’assurant de sa mise en œuvre et de son efficacité et en
l’intégrant dans son propre programme d’audit interne,
•
s’assurer de la conformité des produits qui en sont issus.
L’aptitude du fournisseur à satisfaire aux exigences du processus doit être prise en compte et
deux cas peuvent se présenter :
- L’organisme a les compétences pour réaliser lui-même le processus mais choisit de
l’externaliser. Alors, les critères de maîtrise du processus seront transposés en exigences
contractuelles dans les données d’achat.
- L’organisme n’a pas les compétences pour réaliser lui-même le processus. Il devra alors
vérifier que les dispositions de maîtrise du processus chez le fournisseur sont pertinentes
(qualification de l’aptitude du processus à délivrer un produit conforme à ses exigences, validation
par un expert, …)
Exemples de processus externalisés :
Maintenance informatique, Logistique, Fabrication d’un produit, Essais de produits, Distribution,
Gardiennage, Veille réglementaire, Métrologie.
Le type et l'étendue de la maîtrise doivent être définis dans le SMQ et les modalités de cette
maîtrise doivent être démontrables comme pour tout processus identifié en 4.1.
L’auditeur apprécie le degré de maîtrise des processus externalisés ; il doit lister les processus
externalisés et transcrire ses conclusions dans la rubrique correspondante du rapport d’audit.
Mot(s) clé(s) : Externalisation
Date de création : 31/01/2002
Date de modification : 07/04/2009
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