marche public de fournitures- cahier des charges

MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES-
CAHIER DES CHARGES
Pouvoir adjudicateur exerçant la maîtrise d'ouvrage
COMMUNE DE LESPARRE-MEDOC
Personne Responsable du Marché représentant le pouvoir adjudicateur (PRM)
M. le Maire de la Commune de LESPARRE
Objet du Marché
Fourniture d’un logiciel de gestion financière
et d’un logiciel de ressources humaines et paye, représentant 1 lot
Remise des Offres
Date et heure limite de réception : 02 Avril 2013 à 12h00
LOGICIEL DE GESTION FINANCIERE
I- Présentation de l'existant :
La ville de LESPARRE MEDOC compte près de 5700 habitants
Le service des finances est composé de :
- 2 + 1 (CCAS) agents qui interviennent à titre principal
- 2 agents qui interviennent à titre occasionnel. Ils ont besoin d'accéder aux données financières pour les
consulter, préparer les bons de commandes, voire préparer les budgets par service. Certains postes sont
décentralisés et sont reliés par liaison VPN.
Les normes comptables nécessaires sont:
- M14 (vote par nature avec présentation par fonction) pour la collectivité, la Caisse des écoles
- M4
Le progiciel actuellement utilisé est celui de la société JVS MAIRISTEM
- Finances: JVS MAIRISTEM
Les volumes annuels sont:
- 3 400 mandats
- 1 360 titres
- 5 budgets (Commune, CCAS, services eau et assainissement, SPANC)
Descriptifs des matériels existants au sein du service :
- Postes de travail: 4 + 1 (CCAS)
- Imprimantes:
- Accès internet : 4 + 1 (CCAS)
- Messagerie: 3 + 1 (CCAS)
II- Caractéristiques générales :
- Plate-forme et assistance téléphonique avec plage minimum de 8h30-12h30/14h00-17h00.
- Hors installation initiale, les mises à jour nécessaires et réglementaires seront réalisées par le
prestataire par télémaintenance. Elles doivent toutefois pouvoir être réalisées par le personnel
du service concerné de la collectivité.
- Aide en ligne dynamique selon l'écran en cours d'utilisation
- Un système d'auto formation embarqué
- Information automatique de l'utilisateur sur les nouveautés suite à l'installation d'une nouvelle version
- Aide réglementaire (listes des pièces justificatives, code des marchés publics ...)
- La gestion des habilitations doit permettre un accès sécurisé aux données. Cette personnalisation doit
pouvoir s'adapter aux compétences des utilisateurs ainsi qu'à leur appartenance aux services
gestionnaires de crédit. Le candidat détaillera les possibilités de son progiciel dans ce domaine.
- Sauvegarde des données.
III- Fonctionnalités attendues du progiciel :
- La possibilité d'accéder aux données financières pour les consulter, préparer les bons de commandes,
voire préparer les budgets par service.
- Utilisation du logiciel en mode Web
- Le traitement multi-collectivités, multi-budgets, multi-exercices (pas de limite)
- Fonctions de personnalisation de l'environnement de travail de chaque utilisateur (définition des menus
et droits d'accès)
- Les fonctions de paramétrage du produit suivant l'organisation de la collectivité
- L'identification des services détenteurs de crédits, et les contrôles associés paramétrables
2/16
- L'identification de destinations de dépenses et recettes (centres de coût et de profit)
- Un fichier Tiers multi adresses, multi-RIB, multi alias (clés de recherche), multi dossiers
- Une chaîne d'achat intégrée et homogène comprenant :
La gestion des demandes d'achats
La gestion des commandes
La gestion des engagements de dépenses et recettes
La gestion des services faits (rattachement charges et produits)
La gestion des factures et du mandatement
L'enregistrement d'une facture multi-budgets
Le suivi des délais de paiement avec calcul des intérêts moratoires
Les contrôles budgétaires réglementaires et personnalisables
- L'élaboration du budget de manière centralisée ou décentralisée par les services détenteurs de crédits
- La saisie décentralisée détaillée pourra être réalisée et importée sans ressaisie
- L'intégration automatique des reports soit au BP, soit au BS/DM
- Les hypothèses et simulations budgétaires
- Les éditions de documents de travail paramétrables
- L'intégration automatique des annexes budgétaires produites par les logiciels périphériques (dette,
immobilisations, paie ...)
- L'édition et numérotation de toutes les pages du budget conformément aux maquettes des instructions
comptables, sans transformation manuelle par un export bureautique
- Le pré-contrôle du budget avant envoi en Préfecture
- La production d'états de synthèse paramétrables
- L'édition des documents FCTVA et TVA
- La gestion en AP/CP (engagement sur l'autorisation de programme affecté et limite du mandatement sur
les crédits de paiement)
- La gestion des subventions et participations données ou reçues
- La gestion des charges à étaler
- L'interrogation dynamique des données via navigation multidimensionnelle grâce à la présence d'un outil
décisionnel embarqué (tableaux de bord)
- L'export bureautique et format HTML
- Des procédures guidées par assistant pour les tâches exceptionnelles (fin année,FCTVA…)
- L'édition du Compte administratif et des annexes
- Liaisons OCRE, INDIGO.
D'autre part le logiciel devra être homologué par la Direction Générale des Finances Publiques pour le
protocole Hélios PES V2.
Le module de gestion des marchés doit comprendre:
Le suivi pluriannuel de l'exécution des marchés
La gestion des marchés ordinaires et à bon de commande
La gestion des tranches fermes et conditionnelles
La gestion des lots
La gestion des sous-traitants et cotraitants
L'édition des certificats de paiement.
L'édition des courriers par fusion avec Word (Ordres de service, PV de réception ...)
La gestion des travaux modificatifs et avenants
Le suivi d'avancement des travaux sur bordereaux de prix
La base de données Index et indices de prix
Les éditions de synthèse
Edition de récapitulatifs par marché et par lot
Edition du décompte général détaillé
Edition récapitulative des paiements, révisions de prix ...
Les alertes sur la reconduction des marchés, les levées de réserves, remboursements
des avances forfaitaires, ...
Le module de gestion des subventions doit comprendre:
3/16
La gestion et suivi des subventions accordées
Demandes de subventions (courriers)
Organismes de subventions
Demande de paiements suivant la convention
Suivi des encaissements
Etats récapitulatifs
Différentes alertes sur le suivi
Le module de gestion des immobilisations doit comprendre:
L'identification des biens amortissables et non amortissables
La gestion des amortissements par type de biens
Le calcul automatique des tableaux d'amortissement
La possibilité de modifications manuelles des tableaux d'amortissement.
La production des fichiers indigo inventaire
L'édition des états d'inventaire
La personnalisation de la numérotation d'inventaire
La production automatique des annexes budgétaires
La gestion des acquisitions par lots avec possibilité de cessions partielles
La gestion des cessions
La gestion des bascules du compte 23 au compte 21
La gestion de liens entre les fiches (Terrains, Bâtiments, travaux ...)
L'intégration avec les données de la comptabilité
Un générateur d'états intégré
La gestion des contrats associés à un bien (Locations, assurances, maintenance ...)
L'amortissement des subventions
La simulation d'acquisition de biens (prospective sur les amortissements)
Le module de gestion de la dette doit comprendre :
La gestion de la dette propre et garantie
La gestion de tout type d'emprunts (fixe, linéaire, indexé ...)
L'intégration de modèles pré-paramétrés pour la saisie d'emprunts complexes (dette garantie,
produits.CDC, ...)
La gestion des versements bancaires partiels
Les calculs automatiques des révisions à partir des index
Le calcul des pénalités en cas de remboursements anticipés (total, partiel ou
refinancement...)
Le calcul des lissages avec changement de périodicité, des dates d'échéances et/ou durées
résiduelles
La gestion des contrats de type multi option
La génération automatique des annexes budgétaires avec la dette garantie
La simulation de remboursement anticipé, renégociations
Le calcul des gains financiers sur simulations
Le calcul des taux d'équilibre
Le calcul des taux actuariels et résiduels par emprunts.
L'analyse graphique de l'évolution de la dette réelle et simulée.
Les tableaux de bord comparatifs par banques, par type de taux ...
Le comparatif des offres de prêts
L'intégration avec les données de la comptabilité
IV- Reprise des données financières:
L'offre doit proposer la reprise totale des données comptables pour les quatre derniers exercices
(budgets, réalisations, fichiers des tiers). Le candidat précisera les données récupérées. V- Connexion au logiciel de paye :
La collectivité dispose d'un logiciel de paye provenant de l'éditeur JVS Mairistem. Le logiciel de
4/16
comptabilité proposé doit s'interconnecter au logiciel de paye existant.
VI- Mise en service :
Le candidat se mettra en relation avec le service informatique pour toutes contraintes techniques ainsi
que pour la planification de l'installation.
Les candidats devront préciser leurs procédures de mise en service et leur coût concernant :
- La conduite du projet,
- Les prestations d'installation et de contrôle du progiciel sur le réseau de la collectivité,
- Les prestations de paramétrage et de personnalisation pour adapter le progiciel aux besoins de la
collectivité,
- Les prestations de formation,
- Les candidats devront préciser les modalités et conditions de la maintenance (délais, télémaintenance,
maintenance téléphonique, ...)
VII- Modalités de la réponse:
Le candidat devra indiquer précisément les points auxquels il ne peut répondre. Faute de cette
information, les fonctionnalités seront considérées comme opérationnelles à la date de livraison du
logiciel. Si tel n'était pas le cas, le candidat se verrait appliquer les pénalités de retard conformément à
l'article 11 du CCAG des fournitures courantes et services.
VIII- Observations spécifiques:
Le candidat devra donner les préconisations pour les postes de travail dédiés à la
gestion financière
Le progiciel devra avoir fait l'objet d'agrément auprès de la CNIL, le dossier d'agrément
sera fourni par le candidat retenu
IX- Durée du contrat de maintenance et d'assistance:
Le contrat de maintenance et d'assistance sera un contrat annuel, et débutera après la
période de garantie.
La collectivité pourra dénoncer le contrat de maintenance du progiciel à tout moment,
par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve de respecter un préavis
de 3 mois.
X- Prestations fournies:
La maintenance progiciel couvrira :
Les corrections d'anomalies,
Les mises à jour du progiciel comprenant les améliorations des fonctionnalités
existantes, les évolutions dues à la législation et les évolutions dues à l'évolution du système
d'exploitation et de la base de données
L'assistance, qui consistera à aider le client dans l'utilisation des fonctionnalités du progiciel sur
son site.
XI- Délais d'intervention
Le délai maximum de réponse sera de 6 heures
Le délai maximum de règlement est fixé à :
8 heures pour tout élément important du système bloquant ou pouvant empêcher la réalisation de
tâches dans les délais réglementaires imposés.
12 heures pour les autres cas
5/16
Pénalités pour retard :
Dans le cas où le délai de correction du problème dépasserait le délai spécifié, l'article 11 du CCAG
applicables aux marchés publics de fournitures courantes et services serait appliqué.
XII- Observations globales :
Le candidat transmettra les compétences au service informatique. Dans le cadre de son offre, le candidat
devra faire une démonstration de son logiciel et mettre l'accent sur les fonctionnalités et l'ergonomie du
produit.
Une attention particulière sera portée sur la méthode de récupération des éléments de paye ainsi que sur
les interfaces avec la perception en charge de notre collectivité.
Le candidat se prononcera sur le tarif pratiqué en cas d'intervention hors du cadre du
contrat de maintenance et d'assistance
6/16
LOGICIEL GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET PAYE
I / Présentation de l'existant:
Le service des ressources humaines est composé de 2 agents dont le chef de service et 1 agent du
CCAS.
Ce service assure la paie, la DADSU, la gestion des carrières, la formation, les congés, les congés
maladie, les accidents de travail, le suivi des visites médicales, les médailles, les préparations et suivis
budgétaires, le bilan social ...
Le progiciel actuellement utilisé est celui de la société:
JVS MAIRISTEM
Les volumes annuels sont:
- 1 collectivité:
- 5 budgets (Commune, CCAS, services eau et assainissement, SPANC)
- 120 payes en moyenne par mois
Descriptifs des matériels existants :
Postes de travail: 5
Imprimantes: 1
Accès Internet: 5
Messagerie: 3
Il / La solution souhaitée:
Au niveau de l'outil logiciel : doit gérer les fonctions de bases suivantes:
Paie et DADSU
- Gestion des carrières
- Gestion des emplois (effectifs et compétences)
- Gestion des absences et congés
- Gestion de la Formation (gestion administrative et financière)
- Visites médicales
Bilan Social
- Simulation masse salariale et préparations budgétaires
Documents à fournir aux organismes extérieurs (+ dématérialisation)
Interface Hopayra
Interface avec le logiciel de gestion financière (mandatement automatique)
Les modules doivent bien entendu être interfacés entre eux sans nécessiter une
intervention utilisateur. Une mise à jour dans un module entraîne automatiquement la
mise à jour des autres modules concernés. Par exemple l'avancement de grade d'un
agent réagit automatiquement sur la paie de cet agent.
Requêtes:
7/16
Lors de la génération de requêtes et notamment de leur exécution, l'outil devra
présenter des qualités de rapidité d'exécution au fait des règles de l'art. L'outil devra
permettre d'utiliser des fonctionnalités de simulation en "temps réel", tant sur les
variables, que sur les périodes.
Les principaux documents (arrêtés, états) devront pouvoir être crées en
bureautique à partir des données du progiciel. L'éditeur précisera les modalités et
limites éventuelles de ces exports en vues d'éditions réglementaires uniquement,
soit vis à vis des agents (ex Attestations ASSEDIC, certificats de travail), soit vis-à-vis
des organismes extérieurs (mutuelles, centre de gestion, URSSAF, INSEE, CRAM,
IRCANTEC, ...)
Intégrations de données externes: l'outil devra disposer de fonctions standards
d'intégrations de données métiers ainsi que de fonctions d'importation de données
ainsi que d'un module d'exportation des données (sous pack « Office» ou « open
office »).
Dématérialisation proposée (échanges internes, échanges externes)
- Accès par les services (module Web et / ou client léger), en gestion des
absences, permettant de bien gérer les équipes
- Outil d'extraction intégré, permettant aux agents d'effectuer des requêtes sans
utilisation d'un outil infocentre externe
Au niveau des interfaces obligatoires:
Le mandatement automatique de la paie avec le logiciel de Gestion
Financière.
III/ Modules de gestion des ressources humaines
Caractéristiques générales
L'application doit permettre la gestion de plusieurs organismes, et donc de
gérer simultanément sur la même base de données plusieurs organismes
indépendants, dotés ou non de budgets annexes
L'éditeur doit fournir et mettre à jour l'ensemble du statut et des règles (grades,
échelles de rémunération, régimes de retraites, maladies, ...)
L'application permet la gestion historisée de toutes les données relatives tant à
la paie qu'à la gestion des ressources humaines sans autre limite que l'espace
disque disponible
L'application permet la gestion hiérarchisée des droits d'accès et habilitations.
- Contrôle d'accès sur les modules
- Contrôle d'accès sur les données
- Contrôle d'accès sur les fonctionnalités
- Suivi et enregistrement des accès par utilisateur (poste de travail)
8/16
- Au niveau de la base de données, l'intégrité des données doit être garantie via
des outils de reprise automatique en cas d'incident (à partir du dernier état
cohérent de la base)
- Au niveau des serveurs, l'intégrité du système doit être garantie via des outils de
reprise automatique en cas d'incident (à partir du dernier état cohérent de la
base)
- Cette sécurisation doit garantir la protection et la confidentialité des données,
l'intégrité de la base de données et du système, ainsi que la non intrusion du
système par toute personne non autorisée y compris dans un contexte de
décentralisation ou d'intranet.
IV/ Fonctions attendues:
Paie et DADSU
Le progiciel doit suivre la réglementation en vigueur par des mises à jour en télémaintenance pour le
calcul de paye en lien
étroit avec les autres modules de la GRH et notamment carrière, absences et
préparation budgétaire.
Il doit produire les bulletins de salaire, les états nécessaires à l'établissement des
charges sociales (état des charges, mandatement, déclarations annuelles) ainsi que
les documents obligatoires à transmettre à la Trésorerie.
Le progiciel doit prévoir le paramétrage de primes en termes de périodicité afin que
celles-ci sortent automatiquement tout en intégrant les différentes spécificités des
structures.
Les fonctionnalités recherchées sont:
- Mise à jour avec les nouveaux taux (régime indemnitaire, échelles indiciaires,
cotisations sociales et patronales ...). Cette mise à jour est fournie par le titulaire
- Gestion du régime indemnitaire comportant différents éléments, primes
amenant à des montants individualisés (résultats de calculs peuvent être liés à des
éléments issus de différents modules ex : absences, ...)
- Calcul des indemnités de congés payés pour les non titulaires
- Gestion des indemnités journalières en cas de subrogation
- Gestion du calcul du complément indemnités journalières de coordination pour
les agents en disponibilité d'office
- Calcul indemnité compensatrice pour les agents titulaires (comparaison net à
payer avec cotisations URSSAF de 1997 et celles d'aujourd'hui)
Possibilité de simulation de paye pour un agent
Rappels
Prime de fin d'année
- Train de paye personnalisé (par agent, par service, par filière, par sexe ...)
- Outils de contrôle de paie
Personnalisation des bulletins
Dématérialisation des bulletins
- Travaux de fin d'année (DADSU, ...)
Édition des salaires annuels, globaux
Possibilité d'éditer des anciens bulletins de paye avec les valeurs adéquates
9/16
- Gestion d'alertes, d'échéanciers (fin de contrat…)
- Attestations ASSEDIC
- Attestations d'indemnités journalières (en lien avec les absences)
- Gestion des prestations d'action sociales
Gestion des carrières
La gestion de carrière englobe tous les évènements jalonnant la vie d'un agent dans la
collectivité de son arrivée à son départ et qui conditionnent le déroulement de sa
carrière.
~ Les principales fonctionnalités attendues:
Dossier agent unique avec historisation (tous types d'agents y compris les non
titulaires)
- Stage
Titularisation
Avancement d'échelon
Avancements de garde
Temps partiels
Promotion interne
Revalorisation indiciaire
Reclassements, intégrations
Médailles
Démission, licenciement, décès
Evaluation
Notation
Listes élections C.A.P. C.T.P.
Procédure disciplinaire
Le logiciel devra disposer de fonctions d'alerte et d'échéanciers, de simulation.
Il devra permettre les éditions des arrêtés suivant des modèles type.
Il devra inclure une mise à jour des données statutaires et permettre le paramétrage
de règles propres à la collectivité
Emplois (effectifs et compétences) :
~ Les principales fonctionnalités attendues:
-
Tableau des effectifs
Recherche multi critères
Absences et congés
Le logiciel doit permettre de gérer les absences, de visualiser les agents absents à une
date donnée et de connaître les motifs, d'effectuer le suivi des droits et règles
nationales ou locales associés à chaque type d'absence.
Maladie (ordinaire, longue durée, grave, accident de travail ... )
Prise en compte des nombres de jours d'absence et motifs pour mise a Jour
automatique de la paie (exemple: demi traitement à partir de 90 jours de maladie
ordinaire, retenue sur le régime indemnitaire des jours d'absences pour maladie
10/16
ordinaire ...)
- Congés (gestion décentralisée avec workflow)
RTT
Délégation syndicale
- Concours
Formation
Disponibilité
- Congé parental
- Congés pour évènements familiaux
- Gestion des Comptes Epargne Temps ....
Le logiciel devra disposer de fonctions d'alerte et d'échéanciers, de simulation.
Il doit permettre les éditions des arrêtés suivant des modèles type.
Les éditions des plannings doivent être possibles par agent, par service, par
collectivité ...
Gestion de la Formation:
~ Les fonctionnalités recherchées sont:
- Gestion d'un plan de formation et de suivi
Formation initiale, obligatoire, continue (dont habilitations)
Formation payantes, formation CNFPT, ...
La prise en compte des demandes de formation
Le suivi des demandes
Le suivi des formations effectuées
Le suivi des coûts (formation pure, frais, ...)
Bilan de formation (qualitatif, quantitatif, financier)
Droit Individuel à Formation : pouvoir inscrire pour chaque agent les formations opérées + le
nombre d’heures et de jours engagés, le nombre d’heures et de jours engagés, le nombre
er
d’heures et de jours restant (DIF, VAE, professionnalisation, intégration 1 emploi,
responsabilité, etc…)
- Tableaux de bord, recherche multicritères
- Gestion du budget formation et édition d’indicateur de prévision et de suivi.
- Sortir des bulletins d’inscription CNFPT avec les informations requises ( voir bulletin d’inscription
du CNFPT)
- Formations notamment en hygiène et sécurité ; gestion des habilitations, formation (sauveteur
secouriste au travail, PSC1…) et des recyclages, alertes sur les stagiaires à recycler en fin
d’habilitation et la gestion des CACES.
Le module formation doit être intégré avec les autres modules et notamment carrière,
absences, ...
Le logiciel devra disposer de fonctions d'alerte et d'échéanciers en particulier pour les
formations obligatoires.
11/16
Visites médicales:
Le module, doit permettre la gestion des différents types de visite (embauche,
annuelle, agent à « risques ». de reprise en particulier après certains accidents du
travail ou maladies, ...) en lien notamment avec le module absences.
Le module doit disposer de fonctions de recherche permettant l'établissement de listes
d'agents à convoquer et aussi la production des convocations.
Des fonctions d'alertes sont aussi souhaitées en particulier pour les visites après AT ou
maladie.
Des suivis d'échéanciers pour les vaccinations obligatoires sont demandés
Concernant les travailleurs handicapés, la production des documents réglementaires
devra être fournie (ex: déclaration de taux d'emploi)
L'analyse des visites doit permettre l'élaboration du rapport annuel d'activité de la
médecine professionnelle.
Bilan Social
L'objectif de ce module est à minima de répondre aux obligations légales. Il doit
permettre une production la plus automatisée possible du document Bilan Social.
Le module doit aussi permettre de produire des extraits à la demande.
Les bilans des exercices écoulés doivent pouvoir être archivés.
Le soumissionnaire précisera les modes de restitution proposés (intégrés au progiciel,
exports bureautique ou décisionnel)
Simulations de masse salariale, Préparation et suivi budgétaire:
Le logiciel doit disposer de fonctionnalité permettant d'effectuer toutes simulations soit
budgétaires, salariales, évolutions de carrière, calcul de coûts, ... en lien avec les
autres modules ou propres à chaque module.
Il devra en outre disposer de fonctionnalités permettant d'effectuer un suivi budgétaire
périodique (mensuel, annuel...) sous forme de tableaux ou de graphiques (intégrés au
progiciel, ou exports bureautique). Il devra également proposer des tableaux de coûts (par direction, par
service, par nature, par fonction, par rubrique de paie…).
Le soumissionnaire précisera les modes de restitution proposés (intégrés au progiciel,
exports bureautique ou décisionnel) et l'ensemble des niveaux de simulations
proposés.
12/16
GIPA : calcul de la garantie individuelle de pouvoir d’achat
Interface Hopayra
Interface mandatement automatique de la paie
Interface logiciel temps de présence horaires variables
Tableaux de bord :
Suivi de la masse salariale, élaboration du tableau des effectifs, comparatif d’un mois avec un autre (le
précèdent ou celui de l’année antérieure, comparatif de deux périodes (janvier à mois courant à même
période l’année précédente).
Outil extraction:
La Ville souhaite disposer d'un outil d'extraction intégré, permettant d'exploiter les
données de la base et de fournir des états de synthèse paramétrés et paramétrables
en fonction de chaque direction et des acteurs concernés (élus, direction générale,
direction, chefs de service, agents ...)
Dans tous les cas, cet outil de pilotage doit permettre à un utilisateur de constituer des
requêtes simples ou de récupérer des requêtes préétablies pour pouvoir les exécuter.
Le résultat de la requête doit pouvoir être consulté sur son écran. Il pourra ensuite, s'il le
juge nécessaire, l'éditer sur son imprimante ou l'intégrer sur un outil bureautique.
Le titulaire fournira:
Un outil d'extraction des données de la base d'exploitation (temps réel)
V/ Reprise des données agents:
L’offre doit proposer la reprise totale des données actuellement existantes.
Les données souhaitées sont les suivantes:
Etat civil
- Conjoint
Enfants
- Adresse
Diplômes
- statuts
Position
- Grade
Echelon
Historique de la carrière
Historique des absences et congés
13/16
VI/ Mise en service:
Le candidat se mettra en relation avec le service informatique pour toutes contraintes
techniques ainsi que pour la planification de l'installation.
Les candidats devront préciser leurs procédures de mise en service et leur coût
concernant:
- La conduite du projet,
- Les prestations d'installation et de contrôle du progiciel sur le réseau de la collectivité,
- Les prestations de paramétrage et de personnalisation pour adapter le progiciel aux
besoins de la collectivité,
- Les prestations de formation,
- Les candidats devront préciser les modalités et conditions de la maintenance (délais,
télémaintenance, maintenance téléphonique, ...)
VII/
Modalités de la réponse:
Le candidat devra indiquer précisément les points auxquels il ne peut répondre. Faute de
cette information, les fonctionnalités seront considérées comme opérationnelles à la date de
livraison du logiciel. Si tel n'était pas le cas, le candidat se verrait appliquer les pénalités de
retard conformément à l'article 11 du CCAG des fournitures courantes et services.
VIII/ Observations au progiciel:
- Les progiciels devront avoir fait l'objet d'agrément auprès de la CNIL, le dossier
d'agrément sera fourni par le candidat retenu
IX/ Durée du contrat de maintenance et d'assistance:
Le contrat de maintenance et d'assistance sera un contrat annuel, et débutera après la
période de garantie.
La collectivité pourra dénoncer le contrat de maintenance du progiciel à tout moment,
par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve de respecter un préavis
de 3 mois.
X/ Prestations fournies:
La maintenance progicielle couvrira:
- Les corrections d'anomalies,
- Les mises à jour du progiciel comprenant les améliorations des fonctionnalités
existantes, les évolutions dues à la législation et les évolutions dues à l'évolution du
système d'exploitation et de la base de données
- L'assistance, qui consistera à aider le client dans l'utilisation des fonctionnalités
du progiciel sur son site. Elle comprendra aussi les problèmes courants
d'exploitation (exemple: remonter une sauvegarde, configurer une imprimante,
14/16
réinstaller le progiciel GRH sur les postes de travail), exceptionnellement, la
réinstallation des progiciels sur le serveur.
XI/ Délais d'intervention:
Le délai maximum de réponse sera de 6 heures
Le délai maximum de règlement est fixé à:
8 heures pour tout élément important du système bloquant ou
pouvant empêcher la réalisation de tâches dans les délais
réglementaires imposés.
12 heures pour les autres cas
RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRES
I/ Modalités de règlement
Conformément au Code des marchés publics à savoir 30 jours après réception de la facture.
II/ Critères de Jugement des offres
Les différentes offres seront jugés selon les critères suivant :
-
Offres économique la plus avantageuse
50%
-
Caractéristiques Techniques
30%
-
Références
20%
III/ Renseignement complémentaires
Pour obtenir tous les renseignements d’ordre administratif et technique qui seraient nécessaires
au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 10 jours avant la date
limite de remise des offres, une demande écrite à :
Madame CHAPELLE Stéphanie, Responsable pôle Marchés Publics
Ville de LESPARRE-MEDOC
37 Cours du Maréchal de Lattre de Tassigny
33 340 LESPARRE-MEDOC
Téléphone : 05.56.73.21.00
Télécopieur : 05.56.41.86.83
Adresse électronique : [email protected]
Une réponse sera adressée en temps utile à tous les candidats ayant retiré ou reçu le dossier, au
plus tard 8 jours avant la date limite de remise des offres.
15/16
Lu et approuvé, le
Le Maire de Lesparre
L’entreprise
Bernard GUIRAUD
16/16