L`ACADÉMIE DES BEAUX-ARTS RECRUTE un Secrétaire

L’ACADÉMIE DES BEAUX-ARTS RECRUTE
un Secrétaire administratif (H/F)
Fiche de poste
Fonction : Secrétariat de l’Académie des Beaux-Arts
Contexte et spécificités
Le poste est situé à l’Institut de France.
Le lieu accueille de nombreuses personnalités, telles que les Membres des Académies, autorités publiques, privées et
étrangères.
La mission consiste à participer au secrétariat très varié de l’Académie des Beaux-Arts.
Place du poste et champ de relations
Le poste est rattaché au secrétariat de l’Académie des Beaux-Arts de l’Institut de France.
Le Secrétaire est placé sous l’autorité du Secrétaire perpétuel, du Directeur de Cabinet et du Secrétaire général.
Cette Académie comprend 13 collaborateurs (Directeur de Cabinet, Secrétaire général, 4 secrétaires, 3 chargés de
mission, 1 assistante de communication, 1 chauffeur et 2 agents de surveillance et d’entretien), dont 3 agents d’Etat.
Activités du poste
Le secrétaire partage avec les autres secrétaires le traitement du courrier
Il assure plus particulièrement le traitement et le suivi des factures, des bons de commandes et
des engagements de l’Académie et des trois fondations (Musée Marmottan, Fondation Ephrussi
de Rothschild et Musée Claude Monet) ;
- la diffusion des ordres du jour hebdomadaires (diffusion par courriel et par courrier) ;
- réservations voyages, ordres de missions, états de frais,…
- participation à l’organisation et au suivi des différentes activités de l’Académie des BeauxArts ;
- concours à l’organisation, des séances solennelles et des installations (création des cartons
d’invitation, gestion des fichiers d’invitations, récapitulatif et accueil)
Contraintes :
-
Grande polyvalence dans le traitement des tâches qui sont très diversifiées ;
Grande disponibilité dans une Académie aux multiples rayonnements et missions.
Compétences et aptitudes à mettre en œuvre
- Maîtrise de l’outil informatique (Word et Excel) et d’internet.
- Réactivité et disponibilité
- Travail en équipe.
- Aptitude au contact avec l’extérieur.
Déontologie
Discrétion et secret professionnel
Les candidatures seront reçues jusqu’au 15 janvier 2016