PRÉSENTATION DE LA NOMENCLATURE ACHAT COMMUNE

PRÉSENTATION DE LA NOMENCLATURE ACHAT
COMMUNE RECHERCHE ET ENSEIGNEMENT
SUPÉRIEUR : NACRES
Septembre 2013
1
SOMMAIRE
1.
2.
3.
Un contexte favorable au partage d’outils communs entre EPSCP
et EPST
Présentation de NACRES
NACRES et SIFAC :
Rappel du fonctionnement
Maintenance
Impact sur la solution actuelle
Accompagnement
2
SOMMAIRE
1. Un contexte favorable au partage d’outils
communs entre EPSCP et EPST
2.
3.
Présentation de NACRES
NACRES et SIFAC :
Rappel du fonctionnement
Maintenance
Impact sur la solution actuelle
Accompagnement
3
UN CONTEXTE FAVORABLE À LA
CONSTRUCTION D’OUTILS COMMUNS ET
PARTAGÉS EPSCP-EPST
La simplification et l’amélioration de la gestion administrative de la
recherche est une priorité (cf. rapport d’Aubert 2008) et plusieurs
mesures sont ciblées dont notamment :
Harmoniser les pratiques et les règles de gestion entre les universités et
organismes de recherche
Faire converger les systèmes d’information
Renforcer la lisibilité et le pilotage de l’activité scientifique tant au niveau
du laboratoire qu’au niveau des établissements supports
Disposer d’informations consolidées au niveau des UMR et au niveau de
chacun des établissements supports
Depuis 2011, de nouvelles modalités de collaboration renforcée se sont
mises en place entre les universités et les organismes de recherche
notamment au travers d’un partenariat entre l’Amue, le CNRS, la CPU,
l’Inserm et l’IRD.
Plusieurs projets portant sur le système d’information recherche ont été
lancés à cette occasion dont un directement lié au référentiel des achats :
le projet « processus budgétaire partagé ».
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PROJETS OUTILS COMMUNS SI RECHERCHE
GESLAB Partenarial
Objectifs
Quand ?
Avec qui ?
Créer un système d’information
financier au niveau de l’UMR
interfacé aux SI des
établissements
CAPLAB
Permettre la description des
activités des unités de recherche
Processus budgétaire partagé
Définir un processus budgétaire
partagé permettant un dialogue
de gestion concerté s’appuyant
sur des éléments communs :
un calendrier, un référentiel, un
outil (Dialog), une réunion
d’arbitrage
Permettre la production annuelle
du budget consolidé des UMR
Faciliter la restitution dynamique
d’informations notamment pour
aider à la réalisation du dossier
AERES
2013
Spécification des interfaces :
du SI des établissements vers
GESLAB
de GESLAB vers le SI des
établissements
2014
Réalisation des interfaces
Étude d’impacts GBCP et cahier des
charges
2015
Objectif de déploiement dans les
établissements supports et
laboratoires
2013
Finalisation du cahier des charges avec
les partenaires du projet
Publication de l’appel d’offres
(septembre)
2014
Choix de l’outil (janvier)
Conception et réalisation d’une
version initiale avec les sites pilotes (6
à 12 mois)
2015
Objectif de déploiement dans les
établissements supports et
laboratoires
2013
Élargissement du processus
budgétaire pour la campagne 2014
Convention : CNRS-Amue
5 universités pilotes associant les
unités de recherche
Convention : Amue, CNRS, Inserm et
IRD
5 universités pilotes associant les
unités de recherche
Convention : CNRS, Amue Inserm et
IRD
13 universités pilotes, 3 organismes
54 unités en dialogue partagé
Septembre : bilan de fin de
campagne 2014 avec les sites
Ateliers de définition des évolutions
de Dialog
2014
Accompagnement des
établissements dans la mise en
œuvre des marges de progression
Adaptations de l’outil Dialog
2015
Généralisation et accompagnement
du processus budgétaire partagé
5
PROCESSUS BUDGÉTAIRE PARTAGÉ :
PRINCIPES
Le processus budgétaire partagé suppose une volonté des partenaires de
s’accorder sur un processus décisionnel concerté reposant sur :
Une harmonisation des calendriers budgétaires
Un périmètre similaire (une dotation globalisée significative, les emplois, des marges
de manœuvre dans la consommation)
Des données partagées selon un langage et un vecteur communs : le référentiel
budgétaire basé sur la nomenclature achat NACRES et l’outil Dialog.
Les outils du processus budgétaire partagé :
Le référentiel budgétaire partagé basé sur la nomenclature d’achat NACRES présente
de façon agrégée et synthétique les postes de dépenses (prévision puis exécution)
d’une unité de recherche par regroupement fonctionnel. Il permet à chacun des
partenaires ainsi qu’aux UMR de partager une même grille de lecture et d’analyse
L’outil Dialog permet à une UMR de saisir ses demandes de ressources (en emploi et
en crédits) auprès de l’ensemble de ses partenaires. L’UMR et chacun de ses
partenaires ont accès à l’ensemble des informations. Les demandes de crédits sont
basées sur le référentiel budgétaire partagé (et donc sur la nomenclature achats
commune : NACRES)
La réunion d’arbitrage inter partenaires : sur la base des données figurant dans
Dialog, les partenaires échangent avec les unités notamment sur leurs demandes de
ressources.
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UN CONTEXTE MÉTIER FAVORABLE A LA
CONSTRUCTION D’UNE NOMENCLATURE
ACHAT COMMUNE
Le comité de pilotage du partenariat (Amue-CPU-CNRS-Inserm-IRD) a
demandé la mise en place d’une nomenclature d’achat commune
Le chantier de construction de ce nouveau référentiel s’est attaché à
répondre aux besoins des politiques d’achats des établissements à
travers plusieurs axes :
Repenser le pilotage des achats en insistant sur les segments « métier »
Résoudre la problématique de blocage en conservant un haut niveau de
sécurité juridique
Proposer un outil de l’achat adapté au contexte de mixité des acteurs de
l’enseignement supérieur et de la recherche publique
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SOMMAIRE
1. Un contexte favorable au partage d’outils communs entre
EPSCP et EPST
2. Présentation de NACRES
3.
NACRES et SIFAC:
Rappel du fonctionnement
Maintenance
Impact sur la solution actuelle
Accompagnement
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QU’EST CE QU’UNE NOMENCLATURE
ACHAT ?
Une nomenclature achat est une classification des segments d’achats
couvrant l’ensemble des achats, par nature, des établissements
d’enseignement supérieur et de recherche.
Elle permet :
La détermination du contenu et du niveau d’appréciation des besoins
(article 5 CMP)
L’estimation du montant des marchés déterminant la procédure à
suivre (article 27 CMP)
Une meilleure connaissance de ses achats et de ses dépenses
La réalisation de cartographies achats : par nature, par fournisseur,…
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L’ORGANISATION DE NACRES
Organisation par thématiques achat, regroupant les différentes natures
de prestations (fournitures, services et travaux)
Scission des achats scientifiques en plusieurs thèmes disciplinaires
Passage du numérique à l’alpha numérique des codes achats
Dépenses « hors achat » dans un thème X
24 thèmes
└> Domaines
└> Sous-domaines
└> Familles
└> Exemples
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L’ORGANISATION DE NACRES
Les 24
thèmes
de
NACRES
A
APPROVISIONNEMENTS GENERAUX
B
BATIMENTS - INFRASTRUCTURES - ESPACES VERTS
C
COMMUNICATION - CULTURE - DOCUMENTATION
D
TRANSPORT ET HEBERGEMENT DES PERSONNES
E
ETUDES - CONSEILS - ASSURANCES - RESSOURCES HUMAINES
F
FRET / EXPEDITION / TRANSPORT / DEMENAGEMENT
G
GAZ DE LABORATOIRE OU D'ATELIER - CRYOGENIE
H
SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL
I
INFORMATIQUE - TELECOMMUNICATIONS - AUDIOVISUEL
J
AMENAGEMENT ET MOBILIER DE LABORATOIRE
K
L
ELEVAGE ET EXPERIMENTATION ANIMALE
MEDICAL
M
MICROSCOPIE - PROFILOMETRIE
N
CHIMIE ET BIOLOGIE
O
OPTO - LASERS - MATERIEL D'OPTIQUE
P
PHYSIQUE NUCLEAIRE ET CORPUSCULAIRE - AUTRES EQUIPEMENTS DE PHYSIQUES
Q
EXPERIMENTATION VEGETALE
R
S
T
U
MECANIQUE (ATELIER ET BUREAU D'ETUDE) - AUTOMATIQUE
SPECTROMETRIE - SPECTROSCOPIE - RAYONS X
ELECTRONIQUE / TEST, ENERGIE, MESURES
SCIENCES DE LA TERRE - GEOPHYSIQUE - ASTROPHYSIQUE
V
VIDE ET ULTRA-VIDE : EQUIPEMENTS POUR LA GENERATION, LA MESURE ET LE CONTRÔLE DU VIDE ET DE L'ULTRA-VIDE
W
NANOTECHNOLOGIES - MICRO-ELECTRONIQUE
DEPENSES HORS ACHATS
X
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L’ORGANISATION DE NACRES
Les 4 niveaux de la nomenclature achat NACRES
Thème
A
APPROVISIONNEMENTS GENERAUX
Domaine
AA
ALIMENTATION - RESTAURATION - HOTELLERIE
Sous-domaine
AA.0
PRODUITS ALIMENTAIRES CONGELES
Codes familles
AA.01
AA.02
AA.03
AA.04
AA.05
PAINS, PATISSERIES, VIENNOISERIES CONGELES
PRODUITS CARNES CONGELES
PRODUITS DE LA MER OU D'EAU DOUCE CONGELES
FRUITS ET LEGUMES CONGELES
PREPARATIONS ALIMENTAIRES ET PLATS CUISINES CONGELES
Exemples
Préparations alimentaires élaborées congelées
Exemples
Crèmes glacées, glaces et sorbets
Autres préparations alimentaires congelées
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L’UNICITÉ DE NACRES
L’objectif de convergence induit :
Une nomenclature commune EPSCP et EPST
Un respect de cette nomenclature commune sans modification directe
par chaque établissement
Une maintenance centralisée et réactive
Des évolutions et modifications décidées de façon concertée
Une intégration rapide des évolutions validées dans les outils de
gestion
Evolutions encadrées par le groupe de travail concepteur :
Statue sur les demandes d’évolutions faites et remontées par les
utilisateurs
Propose des évolutions
Interlocuteur du COPIL du partenariat et des établissements (agents
comptables, acheteurs,…)
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SOMMAIRE
1. Un contexte favorable au partage d’outils communs entre
EPSCP et EPST
2. Présentation de NACRES
3. NACRES et SIFAC :
Rappel du fonctionnement
Maintenance
Impact sur la solution actuelle
Accompagnement
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NOMENCLATURE NACRES
ET SIFAC
Toute commande doit référencer :
Un groupe de marchandises :
catégorie d’achat
Un type d’imputation : type de flux
de la dépense (fonctionnement,
investissement, stock …)
Lors d’une saisie de commande d’achat,
les éléments en gras correspondent aux
éléments à saisir.
->Tous les autres éléments sont dérivés
(compte comptable, compte budgétaire,
nature comptable et nature de la
dépense)
Groupe de
marchandises
(famille d’articles
/Nomades)
Nature de la
dépense
(fourniture,
services, travaux)
Type
d’imputation
(fonctionnement,
investissement,
stock)
Compte
comptable
Compte
budgétaire
Nature comptable
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NOMENCLATURE NACRES
ET SIFAC
La dérivation du compte général de charge se réalise à partir de la
combinaison de ces 2 éléments (groupe de marchandises et type
d’imputation).
Exemple :
Type d’achat
Groupe de
marchandises
Type d’imputation
Compte général
dérivé
IA.24 – Autre matériel
Z – Fonctionnement
60640000
S – Fonctionnement
Stock
60225000
V – Investissement
(sans fiche immo)
21540001 (compte
technique)
O – Investissement
(avec fiche immo)
Ex : 21540000 (compte
dérivé de la fiche immo)
informatique périphérique
(écrans, claviers, souris,…)
IA.24 – Autre matériel
informatique périphérique
(écrans, claviers, souris,…)
Ordinateurs
IA.24 – Autre matériel
informatique périphérique
(écrans, claviers, souris,…)
IA.24 – Autre matériel
informatique périphérique
(écrans, claviers, souris,…)
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NOMENCLATURE NACRES
ET SIFAC
Rappel : la nomenclature achat NACRES comporte 4
niveaux :
Le niveau opérationnel dans SIFAC est le 4ième niveau celui des codes
familles qui correspondent aux groupes de marchandises.
Thème
A
APPROVISIONNEMENTS GENERAUX
Domaine
AA
ALIMENTATION - RESTAURATION - HOTELLERIE
Sous-domaine
AA.0
PRODUITS ALIMENTAIRES CONGELES
AA.01
AA.02
AA.03
AA.04
AA.05
PAINS, PATISSERIES, VIENNOISERIES CONGELES
PRODUITS CARNES CONGELES
PRODUITS DE LA MER OU D'EAU DOUCE CONGELES
FRUITS ET LEGUMES CONGELES
PREPARATIONS ALIMENTAIRES ET PLATS CUISINES CONGELES
Code famille =
groupe de
marchandises
Exemples
Préparations alimentaires élaborées congelées
Exemples
Crèmes glacées, glaces et sorbets
Autres préparations alimentaires congelées
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L’ORGANISATION DE NACRES
Rappel
des 24
thèmes
de
NACRES
A
APPROVISIONNEMENTS GENERAUX
B
BATIMENTS - INFRASTRUCTURES - ESPACES VERTS
C
COMMUNICATION - CULTURE - DOCUMENTATION
D
TRANSPORT ET HEBERGEMENT DES PERSONNES
E
ETUDES - CONSEILS - ASSURANCES - RESSOURCES HUMAINES
F
FRET / EXPEDITION / TRANSPORT / DEMENAGEMENT
G
GAZ DE LABORATOIRE OU D'ATELIER - CRYOGENIE
H
SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL
I
INFORMATIQUE - TELECOMMUNICATIONS - AUDIOVISUEL
J
AMENAGEMENT ET MOBILIER DE LABORATOIRE
K
L
ELEVAGE ET EXPERIMENTATION ANIMALE
MEDICAL
M
MICROSCOPIE - PROFILOMETRIE
N
CHIMIE ET BIOLOGIE
O
OPTO - LASERS - MATERIEL D'OPTIQUE
P
PHYSIQUE NUCLEAIRE ET CORPUSCULAIRE - AUTRES EQUIPEMENTS DE PHYSIQUES
Q
EXPERIMENTATION VEGETALE
R
S
T
U
MECANIQUE (ATELIER ET BUREAU D'ETUDE) - AUTOMATIQUE
SPECTROMETRIE - SPECTROSCOPIE - RAYONS X
ELECTRONIQUE / TEST, ENERGIE, MESURES
SCIENCES DE LA TERRE - GEOPHYSIQUE - ASTROPHYSIQUE
V
VIDE ET ULTRA-VIDE : EQUIPEMENTS POUR LA GENERATION, LA MESURE ET LE CONTRÔLE DU VIDE ET DE L'ULTRA-VIDE
W
NANOTECHNOLOGIES - MICRO-ELECTRONIQUE
DEPENSES HORS ACHATS
X
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SOMMAIRE
1. Un contexte favorable au partage d’outils communs entre
EPSCP et EPST
2. Présentation de NACRES
3. NACRES et SIFAC :
Rappel du fonctionnement
Maintenance
Impact sur la solution actuelle
Accompagnement
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NOMENCLATURE NACRES
MAINTENANCE
La nouvelle nomenclature achat NACRES sera maintenue
de façon centralisée :
La nomenclature sera maintenue par une commission inter
établissement qui arbitrera toute nouvelle demande
Les groupes de marchandises seront maintenus dans la souche
SIFAC sans possibilité de les modifier par les établissements
directement
L’Amue livrera périodiquement les modifications
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SOMMAIRE
1. Un contexte favorable au partage d’outils communs entre
EPSCP et EPST
2. Présentation de NACRES
3. NACRES et SIFAC :
Rappel du fonctionnement
Maintenance
Impact sur la solution actuelle
Accompagnement
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IMPACT SUR LA SOLUTION ACTUELLE
Flux utilisant un
groupe de
marchandises
Commande d’achat
Marchés
Computation des
seuils
Flux analysés
Impact en N+1 lié à la nouvelle nomenclature
Report d’engagement Possibilité de :
- modifier une commande en valeur
(FMJ2)
- ajouter un poste de commande sur les nouveaux groupes
Annulation
de marchandises NACRES.
d’engagement
(FMMC)
Impossibilité de :
- créer une commande avec un ancien groupe de
marchandises
Service fait (MIGO)
- copier une commande ou un poste de commande
contenant un ancien groupe de marchandises
- modifier la quantité à la hausse sur un poste de
Facturation (MIRO)
commande contenant un ancien groupe de marchandises.
Gestion des groupes
Impossibilité de créer une commande sur marché dont le
de marchandises dans
contrat porte sur un ancien groupe de marchandises.
les contrats
Création/modification Impossibilité de computer sur les anciens groupes de
des seuils
marchandises.
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SOMMAIRE
1. Un contexte favorable au partage d’outils communs entre
EPSCP et EPST
2. Présentation de NACRES
3. NACRES et SIFAC :
Rappel du fonctionnement
Maintenance
Impact sur la solution actuelle
Accompagnement
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ACCOMPAGNEMENT OUTIL
Afin d'accompagner les établissements dans la mise en place de
NACRES, l'AMUE va établir une aide à la saisie facilitant le passage à
la nouvelle nomenclature. Actuellement dans SIFAC, les
établissements disposent d’une aide à la recherche basée sur les
codes actifs. L’AMUE prévoit d’enrichir l’aide à la saisie
ancien/nouveau code :
grâce à la table de correspondance NACRES/ancien référentiel (cette
table de correspondance vous sera prochainement transmise une fois
sa mise à jour par l’UPMC terminée)
Grâce à l’ajout d’une recherche basée sur les exemples (utilisation de
mots-clés)
L’UPMC organisera en fin d’année 2013 une réunion en amphi afin de
vous présenter cette nouvelle nomenclature et ses impacts dans
SIFAC.
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ACCOMPAGNEMENT OUTIL
Pour toutes questions, vous pouvez contacter l’AFIC ou le service
achats publics. Vos correspondants sont les suivants :
Questions sur la nomenclature achat en soi : le service des achats
publics
Sébastien MORATI pour la partie hors recherche :
[email protected]
Julie PROST pour la partie recherche : [email protected]
Questions sur les impacts dans SIFAC : l’AFIC
Melanie SCOTTO DI PORFIRIO : [email protected]
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