Appel d`offre relatif à la sélection des Prestataires Equipements

Appel d’offre relatif à la sélection des Prestataires
Equipements informatiques dans le cadre du
Championnat du Monde de Handball 2017
CAHIER DES CHARGES
JUIN 2016
Sommaire
1.
2.
3.
PREAMBULE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3
1.1.
Contexte ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
1.2.
Le Championnat du Monde de Handball 2017 ------------------------------------------------------------ 3
1.3.
Responsabilité et objectifs du CO France 2017 ----------------------------------------------------------- 3
Descriptif du marché ------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
2.1.
Matériel à fournir -------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
2.2.
Déploiement des équipements -------------------------------------------------------------------------------- 7
2.3.
Maintenance des équipements -------------------------------------------------------------------------------- 7
Le règlement de l’appel d’offre ----------------------------------------------------------------------------------- 8
Article 1. Objet de la consultation -------------------------------------------------------------------------------------- 8
Article 2. Condition de participation à la consultation ------------------------------------------------------------- 8
Article 3. Calendrier de la consultation ------------------------------------------------------------------------------- 8
Article 4. Critères de sélection ------------------------------------------------------------------------------------------ 8
Article 5. Lots --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
Article 6. Contenu des propositions ----------------------------------------------------------------------------------- 9
Article 7. Réception des offres ---------------------------------------------------------------------------------------- 10
Article 8. Questions ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 10
Article 9. Confidentialité ------------------------------------------------------------------------------------------------ 10
4.
ANNEXE 1 : GRILLE TARIFAIRE – Document à compléter -------------------------------------------- 11
1.
PREAMBULE
1.1. Contexte
Le 15 décembre 2011, la Fédération Internationale de Handball (IHF) a désigné la France comme
pays hôte du Championnat du Monde de Handball Masculin en 2017.
er
La Fédération Française de Handball (FFHB) s’est vu confier par contrat conclu le 1 février 2015, la
responsabilité exclusive de l’organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin 2017 qui
se déroulera en France du 11 au 29 janvier 2017.
Pour assurer la réussite de l’événement et mobiliser l’ensemble des parties prenantes, la FFHB a créé
le Comité d’Organisation FRANCE 2017 (« CO France 2017 »), association Loi 1901, chargée de
l’organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin 2017. L’Assemblée Générale
constitutive du CO France 2017 s’est tenue le 30 novembre 2013.
1.2. Le Championnat du Monde de Handball 2017
Le Championnat du Monde de Handball 2017 se déroulera du 11 au 29 janvier 2017 selon le
calendrier prévisionnel de compétition joint en Annexe 1.
8 sites ont été retenus pour accueillir la compétition :




4 sites accueilleront les matchs de phase préliminaire (phase de poules) : Nantes ;
Rouen ; Metz ; Paris.
ième
4 sites accueilleront les matchs de phase éliminatoire (1/8
et ¼ de finale) :
Montpellier ; Albertville ; Lille ; Paris.
Paris accueillera les matchs de phase finale (1/2 finale ; finales)
Brest accueillera la « Coupe du Président » (matchs de classement concernant les
équipes non qualifiées à l’issue de la phase préliminaire).
1.3. Responsabilité et objectifs du CO France 2017
Le comité sera en charge de piloter et de mettre en œuvre, d’un point de vue national et sur chacun
des sites de compétition retenus, l’ensemble des opérations d’organisation du Championnat du
Monde de Handball Masculin France 2017.
La FFHB s’est fixé trois objectifs majeurs pour le Championnat du Monde Masculin de Handball
France 2017.
Qualité : Organiser une compétition au plus haut standard international.
Le Handball s’affirme, en France et à l’international, comme un des sports de salle majeurs. Le
Championnat du Monde en est une vitrine privilégiée : la FFHB se doit d’organiser une compétition au
niveau des plus grands événements sportifs internationaux. L’excellence de l’organisation devra
répondre – voire dépasser – les attentes de toutes les populations : les joueurs, leurs délégations, les
médias, les partenaires, la famille du Handball, les pouvoirs publics, les spectateurs et les
téléspectateurs.
3
Spectacle et fête populaire : Célébrer le Handball avec le grand public.
Le Championnat du Monde, c’est la fête du Handball, attendue par la famille du Handball nationale et
internationale : les licenciés, les fans, les dirigeants... Le Championnat du Monde devra impliquer et
faire participer le plus grand nombre : plus qu’une succession de matchs, l’événement doit devenir
une grande fête populaire et proposer un spectacle attractif pour tous.
Ouverture et héritage : Contribuer au développement du Handball et établir de nouveaux
partenariats durables.
L’accueil du Championnat du Monde de Handball 2017 doit permettre de franchir une nouvelle étape
dans le développement du Handball, en s’ouvrant à d’autres horizons : intéresser de nouveaux publics
et les amener à s’intéresser, regarder et à assister aux compétitions ; inciter de nouvelles entreprises
à nouer des partenariats avec les clubs professionnels et les structures fédérales ; convaincre de
nouveaux médias de relayer nos informations.
L’une des fonctions essentielles incombant au CO FRANCE 2017et faisant l’objet de cette
consultation, consiste à s’assurer de la mise en place et du bon fonctionnement de l’ensemble des
opérations relatives à la restauration des VIP et de l’Organisation du Championnat du Monde 2017.
4
2. Descriptif du marché
Le présent Cahier des Charges a pour objet de définir les besoins du CO en termes d’Equipements
informatiques, nécessaires à la tenue du Championnat du Monde de Handball 2017.
Les prestations concernent :
 la fourniture des équipements (ordinateurs, imprimantes, webcams) et des consommables
pour les imprimantes ;
 le déploiement des équipements sur les sites de compétition ;
 la maintenance des équipements durant toute la durée de la compétition.
2.1. Matériel à fournir
Remarque générale : Les besoins n’étant pas encore entièrement arrêtés, les volumes ci-dessous
pourront être ajustés ultérieurement.

Besoins
o
Postes informatiques
Le tableau ci-dessous présente la volumétrie des besoins en PC fixe et portable :
PC fixe
PC portable
TOTAL
Besoin par site
11
12
23
TOTAL 8 SITES
88
96
184
Caractéristiques principales :
-
-
Les PC doivent disposer d’une configuration classique pour une utilisation bureautique, d’une
licence Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), et idéalement avoir tous la même version du
système d’exploitation.
Les PC fixes doivent être composés d’une unité centrale, un écran (entre 17 et 20 pouces), une
souris et un clavier (azerty).
Les PC portables doivent disposer d’un antivol.
o
Imprimantes
Le tableau ci-dessous présente la volumétrie des besoins en imprimantes :
Imprimante
A4
Imprimante
A3
Imprimante
A6 accred
TOTAL
Besoin par site
4
3
2
9
TOTAL 8 SITES
32
24
16
72
5
Caractéristiques principales :
-
Les imprimantes doivent être laser ; couleur ou monochrome.
Les imprimantes A6 peuvent être des imprimantes A4 avec un chargeur extérieur acceptant le
format A6.
o
Webcams
Le tableau ci-dessous présente la volumétrie des besoins en webcams :
Webcam
Besoin par site
4
TOTAL 8 SITES
32
Caractéristiques principales :
-
Les webcams serviront à la prise de photo d’identité pour les accréditations ; une résolution
standard sera suffisante.
Une prise USB sera nécessaire.

Durée d’utilisation :
-
Les sites sont activés selon le calendrier ci-dessous.
D’une manière générale, l’ensemble des dispositifs devront être opérationnels dans les différents
espaces au plus tard selon le planning suivant :




Espaces organisation : J-4
Espaces compétition : J-3
Espaces média : J-3
Espaces hospitalités : J-1
Le prestataire adaptera son planning d’installation / désinstallation en conséquence. De plus, le
démontage des équipements devra être terminé le lendemain du dernier match pour éviter le vol.
6
PHASE DE POULES
1/8
1/4
1/2
Finales
sam dim lun mar mer jeu ven sam dim lun mar mer jeu ven sam dim lun mar mer jeu ven sam dim lun mar
07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
PARIS
I
I
I
I
M
off
M
M
M
M
M
M
off
M
M
NANTES
I
I
I
I
I
M
M
M
M
M
M
off
M
R
R
METZ
I
I
I
I
I
M
off
M
M
M
M
M
M
R
R
I
I
I
I
I
M
M
M
ROUEN
M
off
M
off
M
M
M
M
off
M
R
R
LILLE
I
I
I
I
I
M
M
off
M
R
R
ALBERTVILLE
I
I
I
I
I
M
M
off
M
R
R
MONTPELLIER
I
I
I
I
I
M
M
off
M
R
R
BREST
I
I
I
I
I
M
M
M
R
R
Légende :
Installation
Match day
M
M
M
R
R
Repli
2.2. Déploiement des équipements
Le prestataire sera en charge des éléments suivants :
-
Gestion logistique de l’approvisionnement des équipements informatiques sur chaque site :
livraison, stockage, inventaire… Les lieux de livraison sont les 8 sites de compétition.
Déploiement et intégration de ces équipements dans les espaces de chaque site. Le CO
indiquera au préalable au prestataire la répartition des équipements dans les différents espaces.
Configuration des postes clients et des imprimantes.
Raccordement aux réseaux.
A noter qu’une petite équipe de bénévoles (2 à 3 par site) pourra assister le prestataire pendant la
phase de déploiement.
2.3. Maintenance des équipements
Le prestataire devra assurer une maintenance et un support technique selon les standards de ce type
de grands événements selon deux périodes distinctes :


Jour de match : présence sur site (H-4h / Fin+2h) ;
Hors jour de match : astreinte téléphonique et intervention sur site dans un délai de 2
heures le cas échéant.
Cette maintenance matérielle devra être réactive, avec réparation ou remplacement des machines
défectueuses.
Les bénévoles pourront assister le prestataire pour les petites opérations de maintenance.
7
3. Le règlement de l’appel d’offre
Le CO FRANCE 2017 se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement de la
consultation, notamment son calendrier.
Article 1. Objet de la consultation
L’objet de la consultation est de s’attacher les services d’un prestataire de services pour les
Equipements informatiques dans le cadre du Mondial de Handball 2017.
Le prestataire devra assurer la gestion intégrale des opérations décrites dans le présent document.
Le CO précise que les besoins et données exprimés dans le présent document constituent des
éléments soumis à évolution d’ici à la période de déploiement.
Ce document présente donc les besoins prévisionnels tels qu’estimés au jour de sa rédaction par le
CO et sur la base desquels les candidats sont invités à présenter leur offre.
Article 2. Condition de participation à la consultation
Le CO n’est pas engagé par cette consultation et ce, jusqu’à ce qu’un contrat soit signé par les deux
parties.
Le CO se réserve le droit de sélectionner les prestataires consultés avec lesquels il souhaite négocier
et d’arrêter les négociations à n’importe quel moment sans que les prestataires consultés puissent
prétendre à une quelconque indemnité.
Le CO se réserve le droit d’accepter ou de refuser les réponses à cette consultation sans être obligé
de motiver les raisons de son choix.
Article 3. Calendrier de la consultation
-
Mercredi 22 juin : publication de la consultation.
Mercredi 17 aout à midi : limite de remise des offres au CO FRANCE 2017
Mi- septembre : Sélection du/des prestataire(s)
Article 4. Critères de sélection
Les offres des candidats seront jugées selon deux critères :
 La qualité de l’offre qui s’appréciera en fonction des paramètres suivants, sans ordre
d’importance et de façon non exhaustive :
o La capacité du prestataire à gérer l’ensemble des besoins identifiés au sein du
présent cahier des charges.
o La capacité à proposer pour la mission une organisation dédiée garantissant la qualité
du service et une grande réactivité.
o La capacité à présenter des suggestions de nature à améliorer le cahier des charges.
o Les expériences effectuées par le prestataire sur des événements récents et/ou
similaires.
8
 Le prix proposé pour la réalisation de la prestation sur la base des hypothèses de volume et
de lieux indiquées dans le présent cahier des charges.
Article 5. Lots
La consultation est constituée de 8 lots correspondant à chaque site de compétition :

Lot 1 : Albertville,

Lot 2 : Brest,

Lot 3 : Lille,

Lot 4 : Metz,

Lot 5 : Montpellier,

Lot 6 : Nantes,

Lot 7 : Paris,

Lot 8 : Rouen
Les candidats sont autorisés à répondre partiellement à la présente consultation en ne proposant leur
service que pour certains lots.
Les candidats devront faire apparaitre de manière explicite les lots auxquels ils répondent.
Article 6. Contenu des propositions
6.1. Contenu administratif
Le candidat devra fournir les pièces administratives suivantes :
-
-
Présentation de la société : structure, références, expériences lors d’événements équivalents,
Bilan et compte de résultat des deux derniers exercices comptables
Extrait K bis de moins de 3 mois,
Une attestation d’assurance pour les risques professionnels
Organigramme de l’équipe en charge du projet, en identifiant clairement le/la chef de projet,
le/la responsable de chaque élément et le/la porteur/euse de chaque compétence requise
pour cette mission.
Un projet de contrat type adapté au marché concerné et à la proposition formulée par le
prestataire.
6.2. Contenu technique
Le candidat devra :
-
Communiquer la grille tarifaire des prestations indiquées dans l’annexe 1 ;
Préciser les modalités tarifaires ;
Préciser les caractéristiques techniques des équipements proposés ;
Détailler les ressources humaines et logistiques prévues pour le déploiement ;
Détailler les modalités de maintenance, jour de match et hors jour de match.
9
Article 7. Réception des offres
Les offres pourront être adressées, au choix, par :
-
Email : à l’adresse suivante : [email protected]
Courrier : dans une enveloppe fermée avec la mention « Appel d’Offre – Equipements
informatiques CO France 2017 », avec l’indication « NE PAS OUVRIR » et déposée ou
adressée au :
Comité d’Organisation du Championnat du Monde
de Handball Masculin France 2017
134, rue du Point du Jour
92100 Boulogne-Billancourt
Article 8. Questions
Les questions sur la consultation peuvent être adressées par e-mail au responsable technologie du
CO France 2017 à l’adresse suivante : [email protected]
Article 9. Confidentialité
Le CO FRANCE 2017 attire l’attention des candidats sur le caractère confidentiel de la prestation
envisagée.
A ce titre les candidats consultés s’engagent à conserver strictement confidentielle toute information
échangée avec la CO FRANCE 2017 tant lors de la consultation que de l’exécution des services
attendus.
Chacune des parties est informée et prend acte du caractère déterminant des engagements qu’elle a
souscrits au titre du présent article eu égard aux conséquences dommageables que pourrait entraîner
tout manquement à ses obligations.
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4. ANNEXE 1 : GRILLE TARIFAIRE – Document à compléter
Désignation
Volumes pour
chiffrage
Mise à disposition
ALB
BRE
LIL
MET
MON
NAN
PAR
ROU
8J
7J
8J
12 J
8J
12 J
23 J
12 J
1
PC fixe
10
1
PC portable
10
20
Imprimante A4 - couleur
Imprimante A4 - monochrome
1
10
1
10
Imprimante A3 - couleur
1
Imprimante A3 - monochrome
1
Imprimante A6 - couleur
1
Webcam
1
Déploiement
Livraison / Reprise
1
Installation / paramétrage / repli
1
Maintenance
Astreinte jour de match
1
Astreinte hors jour de match
1
Précisions :

Les durées indiquées pour la mise à disposition correspondent à la période de J-4 du premier
match, jusqu’au soir du dernier match de chaque site.

Il est demandé aux candidats de renseigner :
o Mise à disposition : les tarifs unitaires des équipements mentionnés, selon la durée
indiquée, avec les éventuels prix dégressifs selon les volumes commandés.
o Déploiement : les montants forfaitaires, sur la base des volumétries d’équipements
indiquées dans le document.
o Maintenance : les couts journaliers des personnels.

Les montants pour le déploiement et la maintenance doivent intégrer tous les frais de mission
des personnels (transport, hébergement, restauration) et leurs outillages.
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