Fiche de poste-admissionCPC V2 oct 2014

Fiche de poste
AGENT DE SERVICE D'ADMISSION
LE COUDRAY
DIRECTION DES USAGERS
1 – Définition :
Traiter et organiser l'ensemble des informations administratives du service des admissions/du poste sécrétariat
Restituer aux responsables hiérarchiques l'activité ainsi que tout fait ou toute situation lié au fonctionnement du
service.
Assurer le renfort sur les postes secrétariat de la direction (Bonneval) et recettes-frais de séjour
2 – Conditions d'exercice :
Responsables hiérarchiques :
◊ Directrice des Usagers et du Pôle gérontologique
◊ Attachée d'administration hospitalière
Organistion du service d'admission du centre psychiatrique du Coudray :
Service ouvert quotidiennement, y compris les samedis, dimanches et jours fériés.
L'amplitude quotidienne est 08h00-20h00, assurée par 2 agents :
– un horaire 08h00-16h25 (45 minutes de pause déjeuner)
– un horaire 12h20-20h00.
Adaptation et modification possible des horaires pour assurer la continuité du service.
Remplacement de l'agent sur le poste « soins sous contrainte » lors de ses absences (horaire 09h30-18h00)
Renfort sur le poste « secrétariat » localisé à Bonneval.
Equipe de 5 personnes minimum (4,6 ETP minimum)
Organisation des week end :
Amplitude d'ouverture du service : 08h00 à 20h00
1 agent sur l'horaire 08h00-16h25 et 1 agent sur l'horaire 12h20-20h00
Les agents travaillent en binômes en moyenne un week end sur 2.
Un jour de repos hebdomadaire fixe est attribué sur un jour ouvré.
Temps de formation interne préalable à la prise de fonction : 3 semaines minimum.
Organisation du poste secrétariat/recettes,frais de séjour :
ouverture du lundi au vendredi, de 09h00 à 17h30, 50 minutes de pause déjeuner.
Lieux d'exercice de l'activité :
Service d'admission : centre psychiatrique du Coudray
Secrétariat de la direction de la clientèle, des affaires juridiques et du secteur médico-social : Bonneval.
Répartition de temps d'activité :
–
–
–
pour les agents à temps complet : moyenne de 38 heures 20/Semaine (18 jours RTT ) - 7h40/jour
pour les agents à temps partiel : TP hebdomadaire, 7h40/jour, RTT
pour l'activité « admission » : 1 week-end sur 2 travaillé (en moyenne)
CH HENRI EY/FICHE DE POSTE -DDU /agents renfort- admissions CPC/Bonneval/octobre2014-version n°2
1
MISSIONS particulières
POSTE ADMISSION
1) accueil, standard,
standard téléphonique : réception, orientation et
traitement des appels,
– accueil physique des usagers et de toute personne.
–
2) admission des patients en application des
procédures et pratiques en vigueur à la DDU
dans le respect des délais impartis
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
admission des patients : création de l'identité
patient et/ou du séjour... pour les patients en
admission libre admis sur les unités du pôle
chartrain + les patients admis sous contrainte sur
l'ensemble de l'établissement...
Constitution, tenue, classement et archivage des
dossiers d'admission papier et informatique : recueil
des documents règlementaires et nécessaires à la
facturation...
gestion, suivi et régularisation des procédures
d'admission spécifiques à la psychiatrie, en
collaboration avec le poste « soins sous
contraintes » du CPC : vérification de la conformité
des documents à la réglementation et du respect
des procédures, rédaction des documents d'entrée
(bulletin et décision), gestion des tableaux de bord
de suivi, notification des documents aux patients...
gestion et suivi des mouvements patients des sites
chartrains + validation finale des mouvements de
l'ensemble des services à 20h00.
recherche de places en interne et dans les
établissements extérieurs,
suivi des échéanciers patients sous contrainte
(certificats médicaux) en collaboration avec les
secrétaires médicales et l'agent affecté sur le poste
« soins sous contrainte »
suivi des tableaux de bord du service
les samedis, dimanches et jours fériés, et lors des
absences de l'agent sur le service admission de
Bonneval : gestion des admissions, sorties,
mouvements des patients...pour l'ensemble des
services du CH Henri Ey.
Secrétariat des audiences en visio-conférences en
lien avec l'agent sur le poste « soins sous
contrainte » du CPC,
Gestion quotidienne du tableau des places
gestion de la veille règlementaire
le week end : continuité de suivi administratif des
patients admis sous contrainte, gestion éventuelle
des registres de la loi si retard constaté; préparation
des parapheurs pour mise en signature le lundi
suivant (bordereaux ARS, courriers préfet,
procureur...)
COMPÉTENCES particulières
Compétences:
diplôme secrétariat souhaité
maitrise de l'outil informatique (logiciels bureautiques intranet – internet )
connaissance de la réglementation sur les admissions
sous contrainte.
Qualités :
–
–
–
–
–
–
–
–
–
garantir discrétion et respect du secret
professionnel,
faire preuve de disponibilité
faire preuve de bienveillance et de sourire
avoir un esprit d'équipe / de diplomatie
faire preuve d'organisation en sachant hiérachiser les
missions
être capable d'autonomie
être capable de remettre en cause ses pratiques
avoir un esprit d'ouverture
avoir une bonne expression orale et écrite
Contraintes liées au poste :
– sollicitations fréquentes
– situations ou interlocuteurs difficiles pouvant
générer des réactions émotives
– remplacement des agents absents pour assurer
la continuité de service, induisant une
modification des horaires.
3) activités, sorties et séjours thérapeutiques
gestion, suivi, classement et archivage des demandes
d'autorisation pour les activités, sorties et séjours
thérapeutiques pour les services du CPC, HJ la
Parenthèse + les services gérés par l'agent affecté à
Bonneval lors de ses absences.
CH HENRI EY/FICHE DE POSTE -DDU /agents renfort- admissions CPC/Bonneval/octobre2014-version n°2
2
4) courriers et documents administratifs
Tri du courrier extérieur et orientation,
Gestion du courrier interne (arrivée et départ)
gestion des mallettes courrier chaque après-midi :
réception des mallettes, tri et orientation des
courriers...
– constitution et transmission des livrets et documents
destinés aux patients : livrets d'accueil, brochures...
–
–
–
5) Gestion et enregistrement
consultation/transport ambulances
–
–
Vérification des documents nécessaires à la prise en
charge du transport (bons de consultation...)
Réservation véhicules sanitaires internes ou
externes pour le site du Coudray + HJ la
parenthèse + site de Morancez (+ services
bonnevalais en remplacement de l'agent référent)
6) remplacement de l'agent affecté sur le
poste « soins sous contrainte » et de
l'agent des admission de Bonneval lors de
leurs absences.
7) Régie
–
assurer, sous la responsabilité du trésorier de
Bonneval, la régie de dépôt et d'avances pour
les patients hospitalisés au CPC.
8) activités diverses
Laboratoire (réception des prélèvements et
transmission à la laborantine)
– Surveillance armoire incendie
– interlocuteur de la DALE pour la logistique des
machines à boissons
– ...
–
POSTE SECRETARIAT
accueil
accueil téléphonique et messagerie électronique :
réception, orientation et traitement des appels et
messages en lien avec les responsables
hiérarchiques
– accueil physique des usagers.
–
2) Missions secrétariat
enregistrement et tri du courrier reçu pour la
direction des Usagers
– traitement, mise en forme et diffusion des courriers,
rapports, documents...
classement et archivage des courriers, documents et
dossiers...
– gestion de la vitrine intranet, en lien avec la
référente vitrine intranet
– prise de rendez-vous liés aux dossiers suivis par la
DDU.
– organisation des réunions : réservation des salles,
–
CH HENRI EY/FICHE DE POSTE -DDU /agents renfort- admissions CPC/Bonneval/octobre2014-version n°2
Siège social
32 rue de la Grève
28800 Bonneval
tél. 02 37 44 76 00
fax. 02 37 44 76 82
www.ch-henriey.fr
3
–
écrans, informatique, café....
prise de notes et élaboration des comptes-rendus
–
préparation des dossiers relatifs aux demandes
d'accès aux dossiers médicaux, aux réclamations,
aux incidents, réquisition et saisie de dossiers
médicaux...
–
participation à la préparation de la CRUQPC en
collaboration avec la secrétaire de la CRUQPC;
secrétariat des réunions de la CRUQPC en
remplacement de la secrétaire titulaire
- suivi des tableaux de bord de facturation des
consultations externes
- renfort des agents chargés des frais de séjour si
besoin (classement, élaboration de tableaux de suivi,
actualisation/contrôle de dossiers...)
3 - Relations professionnelles spécifiques :
Services de soins, secrétariats médicaux
Etablissements de santé, sociaux ou médico-sociaux
Institutions administratives (Préfecture et ARS), judiciaires et pénitentiaires, police, gendarmerie...
CH HENRI EY/FICHE DE POSTE -DDU /agents renfort- admissions CPC/Bonneval/octobre2014-version n°2
4