Le rapport d\`aptitude professionnelle

LE RAPPORT D’APTITUDE
PROFESSIONNELLE
DOSSIERS DE PROMOTION DES PERSONNELS
DE LA FILIERE ITRF
Guide méthodologique
à l’attention des responsables
d’encadrement
Document réalisé par des responsables de formation des établissements
d’enseignement supérieur, membres de l’association PARFAIRE
-1PARFAIRE Le rapport d’aptitude professionnelle – V.1 - édition 2014
Sommaire
Tous droits réservés : ce document a été réalisé par un groupe de travail de l’association
PARFAIRE. Il est diffusé gratuitement à l’attention des responsables d’encadrement des
établissements d’enseignement supérieur. Il ne peut être utilisé à des fins commerciales.
Sommaire................................................................................................................................................ 2
Introduction ............................................................................................................................................. 3
Qui rédige le rapport ? ............................................................................................................................ 3
Avant la rédaction…………….. ............................................................................................................... 4
Présentation et contenu.......................................................................................................................... 5
Les erreurs à éviter ................................................................................................................................. 8
Derniers conseils .................................................................................................................................... 8
Glossaire……………… ........................................................................................................................... 9
Annexes .................................................................................................................................................. 11
-2PARFAIRE Le rapport d’aptitude professionnelle – V.1 - édition 2014
Introduction
Le rapport d’aptitude est une pièce constitutive de tous les dossiers de promotion des personnels de la filière
ITRF (Ingénieurs et Techniciens de Recherche et de Formation).
C’est un document obligatoire et qui contribue à part entière à l’évaluation du candidat dans sa
démarche de promotion.
Les listes d’aptitude et les tableaux d’avancement concernent tous les personnels titulaires.
La liste d’aptitude permet un changement de corps, le tableau d’avancement permet un changement de grade.
La qualité du rapport conditionne les chances de réussite du candidat. Il doit :
- être complémentaire au rapport d’activité du candidat,
- être honnête et sincère,
- refléter l’activité de l’agent et non celle de son service.
Le rapport d’aptitude n’est pas un simple copier / coller du rapport d’activité.
Qui rédige le rapport ?
Le rapport est rédigé par le supérieur hiérarchique direct du candidat. Selon les organisations, le rédacteur
peut être le responsable fonctionnel. Il est conseillé que le rapport soit rédigé par la personne qui connaît le
mieux le candidat, qui travaille le plus avec lui. Cela peut également être un travail collaboratif entre plusieurs
supérieurs du candidat.
Dans le cas particulier d’un candidat qui effectue 2 mi-temps avec 2 supérieurs hiérarchiques différents, l’idéal
est que les deux supérieurs rédigent ce rapport en commun. A défaut chacun en rédige un.
En aucun cas ce rapport ne peut être conçu par le candidat lui-même puisqu’il constitue une appréciation sur
le candidat.
-3PARFAIRE Le rapport d’aptitude professionnelle – V.1 - édition 2014
Avant la rédaction…
 Une anticipation nécessaire
La réalisation du rapport d’aptitude prend du temps et doit donc être planifiée afin qu’il soit terminé dans les
délais impartis.
Il faut aussi prendre en compte le fait que plusieurs agents d’un même service peuvent présenter une
candidature à la même session de promotion.
Le candidat doit donc informer son responsable dans des délais raisonnables afin qu’il puisse rédiger ce
rapport dans de bonnes conditions.
Parce que rapport d’aptitude et rapport d’activité sont complémentaires, il est important que le rédacteur ait
connaissance de ce dernier pour pouvoir le commenter. Le rapport d’activité doit donc être transmis
suffisamment tôt au responsable hiérarchique afin qu’il puisse le consulter avant de rédiger le rapport
d’aptitude.
 Un rapport différent pour chaque promotion
Il est indispensable de savoir précisément à quelle promotion se présente le candidat.
Le responsable hiérarchique doit pouvoir échanger avec lui sur son objectif et sur les raisons qui l’amènent à
postuler à une promotion.
Il n’est pas suffisant de remplir les conditions administratives requises pour présenter une candidature. Il faut
aussi détenir réellement les compétences et/ou aptitudes liées au niveau de la promotion ; le parcours
professionnel et les activités déjà exercées doivent l’attester.
Les expériences professionnelles et les compétences présagent de l’aptitude d’un candidat. Il faut avoir
conscience que tous les personnels de catégorie C n’accéderont pas forcément à des fonctions de catégorie
B. De même, un ingénieur d’études ne deviendra pas forcément ingénieur de recherche.
 l’ancienneté et le diplôme obtenu dans le cadre de la formation initiale ou par VAE ne sont pas des critères
de sélection retenus.
 Un rapport adapté au contexte ITRF
Il est indispensable de bien connaître les activités associées au corps visé par la promotion souhaitée. En
effet, un rapport d’aptitude doit être adapté à chaque promotion envisagée.
Il est indispensable de bien connaître la manière dont sont utilisés concrètement les rapports d’aptitude dans le
cadre bien particulier des promotions ITRF pour réaliser un document adapté.
La direction des ressources humaines, les membres de la commission paritaire de votre établissement peuvent
vous donner des indications précieuses sur la grille de lecture qui est faite au niveau local comme au niveau
académique (pour les personnels de catégories C) ou national (pour les personnels de catégorie B et A).
-4PARFAIRE Le rapport d’aptitude professionnelle – V.1 - édition 2014
 Une appréciation sur la candidature de l’agent
Pour pouvoir écrire le rapport d’aptitude, votre propre opinion sur la candidature de l’agent doit être claire.
Cet avis peut être nuancé en fonction de la promotion visée.
Par exemple, vous pouvez formuler un avis très favorable pour un changement de grade, et un avis plus
nuancé pour un changement de corps.
Votre avis doit être basé sur ce que vous savez de ce qui est attendu d’un personnel ITRF de ce niveau et de
cette spécialité.
Vous devez vous appuyer sur votre connaissance des missions dévolues aux personnels ITRF et sur votre
expérience avérée dans le milieu de l’enseignement supérieur et la recherche.
Cet avis doit être basé sur des faits, sur le comportement professionnel du candidat et être mis en relation
avec le niveau de la promotion.
Vous pourrez vous aider de ses fiches de poste et de ses entretiens professionnels. C’est ce qui vous
permettra de déterminer les éléments que vous ferez apparaître dans votre rapport d’aptitude.
 Des sources utiles
Le rapport d’activité établi par le candidat est indispensable pour vous permettre de construire votre rapport
d’aptitude.
Vous pourrez ainsi renforcer, préciser, confirmer ou infirmer les propos du candidat figurant dans son
rapport d’activité, tel que l’étendue et le niveau des responsabilités et des connaissances qui transparaissent
du rapport d’activité rédigé par le candidat.
Si vous n’êtes pas familier des carrières des personnels ITRF, il vous est recommandé de vous renseigner sur
les fonctions réellement exercées par des agents ayant intégré le corps ou le grade de la promotion visée et
sur les compétences et aptitudes nécessaires.
Voir le site REFERENS (http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/) ainsi que les répertoires des métiers RIME
et REME.
D’autres documents vous sont utiles : les fiches de poste, les comptes rendus des entretiens professionnels,
l’organigramme, les bilans de service ou d’actions de votre structure.
-5PARFAIRE Le rapport d’aptitude professionnelle – V.1 - édition 2014
Présentation et contenu
Le rapport doit être dactylographié et bien structuré. Bien présenté, il met en avant l’appréciation du rédacteur.
Le rapport doit décrire les fonctions, les aptitudes et les compétences de l’agent en adéquation avec le corps
ou le grade postulé. Sa rédaction nécessite donc de faire le choix des éléments les plus significatifs au regard
de la promotion visée.
Il doit permettre l’identification des aptitudes du candidat.
Il est présenté sous la forme de 4 items différents :
• appréciation sur le parcours professionnel de l’agent ;
• appréciation sur les activités actuelles de l’agent et l’étendue de ses missions et responsabilités ;
• appréciation de la contribution de l’agent à l’activité du service, du laboratoire ou toute autre structure ;
• appréciation sur l’aptitude de l’agent : capacités d’adaptation à l’environnement, capacité à l’écoute et
au dialogue.
Un rapport trop court peut être interprété comme un manque d’envergure du candidat et une volonté du
supérieur de ne pas le soutenir.
A l’inverse, un rapport trop long a tendance à mettre sur le même plan, l’important et le détail. Le rapport doit être
synthétique mais précis.
Enfin, il est recommandé de le construire de manière classique avec une introduction, un développement et une
conclusion.
 Des éléments à faire figurer
Le rapport d’aptitude a plusieurs objectifs :
- valider l’exactitude des fonctions et des missions principales indiquées par le candidat
dans son rapport d’activité, pour les fonctions et missions qu’il a exercées avec vous. Bien
évidemment vous ne pouvez pas valider des fonctions antérieures, à moins qu‘elles aient une
incidence directe et validées par vous sur les fonctions actuelles ;
- indiquer le degré d’autonomie et de responsabilité de l’agent dans ses missions, par
rapport à l’organisation de son travail, aux missions et matériels qui lui sont confiés, etc.
Par exemple, un agent de catégorie C peut présenter un dossier pour changement de grade
dans sa catégorie ou un changement de corps pour un passage en catégorie B. Il est
indispensable de l’étayer par des faits ;
- préciser les compétences principales que l’agent met en œuvre dans son travail ;
- indiquer les compétences transversales, aptitudes et qualités professionnelles que l’agent
développe pour exercer ses missions ;
- concrétiser par des données quantitatives : par exemple : préciser le nombre de personnes
encadrées, la surface des locaux ou espaces verts entretenus, le montant du budget, le nombre
d’étudiants gérés, le nombre de protocoles rédigés…. ;
- décrire le comportement de l’agent dans son entité de travail, avec ses collègues,
collaborateurs, le public, etc ;
-6PARFAIRE Le rapport d’aptitude professionnelle – V.1 - édition 2014
- montrer l’évolution de ses missions : complexification des activités, quantités accrues,
adaptation aux changements internes ou externes (évolution réglementaire par exemple) qui
justifieraient notamment un changement de grade ou de corps ;
- mentionner les compétences techniques et/ou scientifiques spécifiques détenues : maîtrise de
certains logiciels, qualifications spécifiques… ;
Le rapport d’aptitude doit également apporter des précisions et des appréciations sur :
- le parcours professionnel de l’agent : pourquoi éventuellement un changement d’orientation,
une progression de carrière par concours, avancement, liste d’aptitude, une mobilité géographique,
fonctionnelle…. ;
- les activités actuelles de l’agent et l’étendue de ses missions et de ses responsabilités :
dimension des équipes, effectifs étudiants à gérer, montant des budgets,…. ;
- la contribution de l’agent à l’activité du service, du laboratoire ou toute autre structure :
quelle force de proposition, pour réaliser quoi, quels changements apportés, quels engagements
(groupes de travail, commission, guide file…) quelle qualification particulière (SST, électricien….),
quelles compétences techniques (logiciels utilisés…) ;
- l’aptitude de l’agent : capacités d’adaptation à l’environnement, capacité au dialogue avec les
partenaires : quelles formations suivies pour acquérir les compétences non mises en œuvre
dans le poste actuel mais qui démontrent un souhait d’évolution et d’ouverture professionnelles,
quels signes d’une grande adaptabilité, réactivité…
Les postes occupés par les ITRF sont liés à des métiers : p a r c o n s é q u e n t les compétences
techniques e t / o u s c i e n t i f i q u e s doivent figurer dans le rapport (maîtrise de l’utilisation de tel ou tel outil,
logiciel, machine….)
En tant que responsable hiérarchique, votre appréciation est demandée, elle doit donc être clairement formulée.
Enfin, des organigrammes sont à joindre au dossier du candidat. Ils doivent être visés par le supérieur
hiérarchique. Il existe deux types d’organigramme :
L’organigramme hiérarchique : c’est un tableau schématique présentant l’organisation d’un établissement
ou d’une composante. Il fait état des relations de subordination ente les différents éléments (direction,
services…) et entre les agents.
Il peut avoir fait l’objet d’une validation et d’une publication officielle (par exemple l’organigramme des services
centraux qui figure souvent sur les sites internet des établissements).
L’organigramme fonctionnel : c’est un tableau schématique illustrant les relations fonctionnelles qu’entretient
l’agent :
• avec d’autres services de l’établissement
• avec des partenaires extérieurs
• avec ses collèguesLes
erreurs à éviter
-7PARFAIRE Le rapport d’aptitude professionnelle – V.1 - édition 2014
Les erreurs à éviter
Voici les erreurs essentielles à éviter :
• rapport d’aptitude sans lien ou au contraire trop semblable au rapport d’activité
• rapport trop élogieux
• rapport n’évoquant que les qualités morales et non les qualités professionnelles du candidat
(courageux, ponctuel, assidu…)
• rapport trop court
• pas d’éléments précis, de données chiffrées utiles
• rapport identique quelle que soit la promotion
• rapport contradictoire avec le rapport d’activité et/ou l’organigramme
• vocabulaire non approprié notamment dans les intitulés de fonction (ex : responsable administratif
pour secrétaire administrative) ou trop peu nuancé (coordonner n’est pas encadrer, préparer les
commandes n’est pas équivalent à commander...)
Derniers conseils
Il faut être bien conscient de l’importance du rapport d’aptitude ; car il peut faire la différence entre les
candidats.
 Pour la commission :
Votre rapport sera un élément essentiel pour permettre aux membres de la commission de se forger une
opinion sur la candidature examinée.
Vous devez donc fournir des informations exactes et précises.
Etre membre de commission paritaire est une lourde responsabilité : outre l’incidence sur l’individu, la
promotion ou non d’un candidat a un fort impact sur le fonctionnement des établissements.
En réalisant le rapport d’aptitude professionnelle, vous vous engagez également vis-à-vis de la commission.
C’est un document d’appui important.
 Pour le candidat et vos relations avec lui
Le rapport d’aptitude et plus globalement votre attitude par rapport aux souhaits de candidature de votre
collaborateur (trice) s’inscrivent dans une relation managériale.
Un rapport d’aptitude négligé handicape fortement sa candidature. A l’inverse, un rapport disproportionné par
rapport à la valeur du candidat au moment de la promotion risque de l’amener dans une situation de travail
qu’il ne pourra pas assumer si ses compétences et aptitudes ne sont pas suffisantes.
-8PARFAIRE Le rapport d’aptitude professionnelle – V.1 - édition 2014
Glossaire
À l'appui de certaines définitions, deux exemples seront présentés. L'un concernant un technicien travaillant
dans un laboratoire de biologie, l'autre un adjoint technique exerçant dans un service de ressources humaines.
Activité : ensemble d’actes, d’actions ou d’opérations professionnelles effectués par une personne dans
une situation de travail déterminée pour accomplir une mission, exigeant des compétences spécifiques.
Technicien : préparation des milieux, tests d'activité biologique
Adjoint technique : convocation des candidats aux concours I.T.R.F.
Aptitude : ensemble de qualités et de capacités requises attachées aux individus, pour remplir les activités
désignées.
Technicien : méticulosité, esprit d'initiative
Adjoint technique : rigueur, sens de l'organisation
Compétence : savoir-faire dans une situation de travail identifiée mobilisant des connaissances (savoirs) et
des comportements (savoir-être) pour atteindre un résultat déterminé.
Technicien : maîtrise des techniques de culture cellulaire
Adjoint technique : maîtrise du logiciel de gestion SENORITA, bonne communication avec les usagers.
Corps : De l'Ingénieur de recherche à l’Adjoint, les personnels I.T.R.F. appartiennent à des corps qui
comprennent un ou plusieurs grades et sont classés, selon leur niveau de recrutement, en catégories. Ces
corps regroupent les fonctionnaires soumis au même statut particulier et ayant vocation aux mêmes
grades. Ils sont répartis en trois catégories désignées dans l’ordre hiérarchique par les lettres A, B et C. Les
statuts particuliers fixent le classement de chaque corps dans l’une de ces catégories.
Cat. A : ingénieur de recherche, ingénieur d’études, assistant ingénieur
Cat. B : technicien
Cat. C : adjoint technique
CPE : Commission paritaire d’établissement : instance de l’établissement qui étudie les dossiers des candidats
et qui propose un classement. La CPE est consultative et n’a pas de pouvoir de décision.
CAPA : Commission paritaire académique : instance académique compétente pour les promotions des
personnels de catégorie C.
CAPN : Commission administrative paritaire nationale : instance nationale compétente pour les promotions des
personnels de catégorie A et B.
Emploi type : emploi décrit dans le référentiel des métiers de l’enseignement supérieur : REFERENS. Les
emplois sont classés par Branche d’Activité Professionnelle (BAP) et famille professionnelle.
Technicien : technicien biologiste
Adjoint technique : adjoint en gestion administrative
Fonction : ensemble des activités liées à un poste de travail
Technicien : assistance à la recherche
Adjoint technique : gestion des concours
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Grade : subdivision de corps. La hiérarchie des grades au sein du corps est fixée par les statuts.
Technicien classe exceptionnelle
Adjoint technique principal de 2e classe
Liste d’aptitude : modalité de promotion qui permet de changer de corps. Le chef d'établissement fait
une proposition. La commission paritaire compétente (CAPA ou CAPN) arrête un classement. L'autorité de
tutelle nomme.
Passage de technicien à assistant ingénieur
Passage d’adjoint technique à technicien
Métier : occupation professionnelle déterminée, constituée d'un ensemble d'activités identifiées. Un métier n’est
jamais directement lié à un grade, à un statut ou à un organigramme.
Technicien : animalier
Adjoint technique : gestionnaire de personnels
Mission : charge donnée à une personne, à une équipe ou à un organisme pour qu’il accomplisse quelque
chose selon l’objectif défini.
Technicien : assurer la préparation des milieux pour permettre la réalisation des expériences
Adjoint technique : assurer l’organisation des concours
Savoir : ensemble de connaissances acquises par un individu.
Savoir-être : ou compétences comportementales d’un individu dans son environnement professionnel.
Savoir-faire : ou compétences opérationnelles, ensemble des connaissances, expériences et techniques
acquises par une personne et lui donnant la capacité d’effectuer un acte professionnel en vue d’un résultat.
Tableau d’avancement : liste des agents proposés à un grade supérieur. Le chef d'établissement fait une
proposition. La commission paritaire compétente arrête un classement. L'autorité de tutelle nomme.
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Annexe
Branches d'activité professionnelle et spécialités
La Branche d’activité professionnelle (BAP) regroupe les familles professionnelles cohérentes selon deux
principes :
- les unes, A-B-C-D, font appel aux mêmes disciplines scientifiques ou participent aux mêmes
domaines de recherche : sciences du vivant ; sciences chimiques - sciences des matériaux ;
sciences de l’ingénieur - instrumentation scientifique ; sciences humaines et sociales.
- les autres, E-F-G-J, concourent aux mêmes grandes finalités d’appui et de prestation de services
nécessaires au bon fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche
: informatique – statistique - calcul scientifique ; documentation – édition – communication ;
patrimoine – logistique – restauration – prévention, gestion et pilotage.
Les emplois types sont répartis dans les 8 BAP suivantes :
• B.A.P. A :
Sciences du vivant
• B.A.P. B :
Sciences chimiques, sciences des matériaux
• B.A.P. C :
Sciences de l’ingénieur et instrumentation scientifique
• B.A.P. D :
Sciences humaines et sociales
• B.A.P. E :
Informatique, statistiques et calculs scientifiques
• B.A.P. F :
Information, documentation, culture, communication, édition et TICE
• B.A.P. G :
Patrimoine, logistique, prévention, restauration
• B.A.P. J :
Gestion et pilotage
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le référentiel des métiers REFERENS qui comporte
l’ensemble des emplois types de l’enseignement supérieur ( http://referens.univ-poitiers.fr/version/men )
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Avec la contribution de
Cathy AGNOUX – École des Hautes Études en Sciences Sociales - EHESS
Responsable du Bureau de l'accompagnement des personnels et du développement des compétences
Mélanie CALAFATO – Université d’Evry Val d’Essonne
Chargée de la formation et des concours
Catherine DIAFERIA – Institut polytechnique de Grenoble – Groupe Grenoble INP
Responsable pôle développement des compétences, formation et accompagnement individuel
Cathy GAVEND - Université Lyon 3
Responsable du Pôle RH Métiers et Formation
Christine PERRIN – Université Pierre et Marie Curie
Bureau de la formation des personnels – Responsable adjointe
Patricia PISTON – Université Lyon 3
Responsable de la formation des personnels – assistante GPEC
Corinne TERRIER – Université de technologie Compiègne
Responsable Formation, GPEC, Mobilité interne
Annick VIEIRA – Université Lyon 1
Responsable du service Métiers-Formation-Recrutement
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