`AIDE Entre les soussignés : 1. La République du Mali , ______

Projet d’accord sur les incitations financières au Mali
ACCORD SUR LES FRAIS ET INDEMNITES DANS LE CADRE DES PROGRAMMES ET PROJETS FINANCES PAR L’AIDE
EXTERIEURE
Entre les soussignés :
1. La République du Mali, _________
Représentée aux fins des présentes par Madame/ Monsieur________
Ci-après dénommées « La République du Mali »
D’une part,
Et,
2. Les Partenaires Techniques et Financiers du Mali
Représentée aux fins des présentes par Madame / Monsieur
3. Les ONG internationales représentées par
D’autre part,
Projet d’accord frais et indemnités
SOMMAIRE
PREAMBULE
ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION
Article 1.1. Objet
Article 1.2. Bénéficiaire / Personnes concernées
ARTICLE 2. LES FRAIS ET INDEMNITES APPLICABLES
Article 2.1. Les frais et indemnités applicables à l’intérieur d’une même ville
Article 2.2. Les frais et indemnités applicables à l’occasion des déplacements dans une localité
autre que le lieu de résidence habituelle
Article 2.3. Les frais et indemnités applicables à l’occasion des déplacements à l’extérieur du
Mali
ARTICLE 3. OBLIGATIONS DES PARTIES
ARTICLE 4. SUIVI DE L’ACCORD : COMMISSION DE SUIVI
Article 4.1. Objet de la Commission
Article 4.2. Composition de la Commission
Article 4.3. Réunions
ARTICLE 5. DUREE DE L’ACCORD
ARTICLE 6. DISPOSITIONS FINALES
Article 6.1. Entrée en vigueur
Article 6.2. Publicité de l’accord
*
*
*
*
2
Projet d’accord frais et indemnités
PREAMBULE
Les acteurs du développement sont confrontés à des difficultés relatives à la diversité des pratiques en
matière de prise en charge de frais de missions et d’indemnités diverses dans le cadre de la mise en
œuvre de leurs activités.
Le principe de leur versement sous différentes formes (per diem, primes, sursalaires,…) n’est pas
discutable. En revanche, leur mise en application pose d’importantes problématiques.
C’est dans ce cadre que les Partenaires Techniques et Financiers du Mali ont lancé une étude dans le
but d’analyser les pratiques existantes en la matière et surtout de formuler des recommandations et/ou
actions dans le but d’harmoniser lesdites pratiques.
L’étude a confirmé la diversité des pratiques et les effets négatifs induits pour la performance des
activités. De nombreux partenaires et organisations disposent de documents régissant le paiement des
incitations financières. On distingue ainsi :
-
L’arrêté N° 2363 du 07 septembre 2001 appliqué totalement ou partiellement ;
Des notes internes des PTF (SNU, USAID, CTB,)
Des manuels de procédures ;
Des décisions de conseils d’administration d’établissements publics.
Des documents issus des sièges des ONG ;
Etc.
Il est important de rappeler qu’après le dépôt du rapport provisoire de l’étude, le Décret N°2016.001/PRM du 15 janvier 2016 fixant les conditions et les modalités d’octroi de l’indemnité de déplacement des
fonctionnaires et agents de l’Etat a été publié.
Ce décret précise que les missions financées sur ressources extérieures ne donnent droit à aucun
payement. Il en résulte donc que ce décret n’a pas vocation à s’appliquer aux missions financées par
ressources extérieures.
Il ressort de l’étude que 91% des structures interrogées (ONG Internationales et Nationales, Partenaires
Techniques et Financiers, Projets de Développement, Structures Etatiques) souhaitent une
harmonisation des pratiques en la matière.
CELA ETANT RAPPELE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT ;
3
Projet d’accord frais et indemnités
ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION
Article 1.1. Objet
Le présent accord a pour objet de mettre en place et définir les modalités de paiement des frais de
missions et de participation à des activités dans le cadre des Programmes et Projets financés par l’Aide
Extérieure.
Article 1.2. Bénéficiaires
Au sens du présent accord, les personnes bénéficiaires s’entendent notamment :
- Les fonctionnaires de l’Etat ;
- Les fonctionnaires de l’Etat détachés auprès des programmes et/ou projets ;
- Les salariés des programmes et/ou projets ;
- D’une manière générale, toute personne qui intervient sur ces programmes et/ou projets à
l’exclusion des personnes disposant d’un contrat avec les partenaires techniques et financiers
et les ONG.
4
Projet d’accord frais et indemnités
ARTICLE 2. LES FRAIS ET INDEMNITES APPLICABLES
Article 2.1. LES CONDITIONS GENERALES
Les sommes payées à titre de frais de missions et de participation à des activités (ateliers, réunions,
etc.) sont la contrepartie de frais réels engagés et n’ont pas vocation à être des compléments de
revenus.
2.1.1. Payement direct des fournisseurs
Dans cette hypothèse, les factures des fournisseurs sont directement adressées aux Partenaires
Techniques et Financiers et aux ONG.
2.1.2. Remboursement au réel
Les frais d’hébergement et de transport peuvent être soumis au remboursement de frais réels. Les
personnes bénéficiaires sont remboursées suivant un justificatif des frais qu’elles ont réellement
exposés et dans les limites des plafonds fixés. Des avances à justifier peuvent être accordées aux
bénéficiaires.
2.1.3. Forfait
Les parties au présent accord peuvent opter pour le paiement forfaitaire des frais d’hébergement, de
transport et de restauration pour les missions effectuées.
Article 2.2. Les frais et indemnités applicables à l’intérieur d’une même ville
Les parties au présent accord sont convenues de fixer lesdits frais à un montant forfaitaire de FCFA
7 500 par jour correspondant au remboursement des frais de déplacement.
5
Projet d’accord frais et indemnités
Article 2.3. Les frais et indemnités applicables à l’occasion de déplacements dans une localité
autre que le lieu de résidence habituelle
2.3.2. Remboursement au réel des frais d’hébergement
Les plafonds ci-dessous seront appliqués aux frais d’hébergement :
Localités
Hébergement
Bamako
45 000/ nuitée
Chef lieux de régions
30 000/ nuitée
Autres localités
25 000/ nuitée
2.3.2. Forfait
a. Hébergement
Les frais d’hébergement sont fixés forfaitairement comme suit :
Localités
Hébergement
Bamako
30 000/ nuitée
Chef lieux de régions 25 000/ nuitée
Autres localités
20 000/ nuitée
b. Restauration
Les frais de restauration sont fixés forfaitairement comme suit :
Localités
Restauration
Bamako
12 500
Ségou
10 000
Sikasso
10 000
Mopti
10 000
Gao
10 000
Autres localités 7 500
c) Transport
Lorsque les bénéficiaires utilisent leurs propres moyens pour se rendre à l’intérieur du pays, le
remboursement des frais se fera sur la base de l’équivalent de 20 litres d’essence tous les 100
kilomètres.
6
Projet d’accord frais et indemnités
Article 2.4. Les frais et indemnités applicables à l’occasion des déplacements à l’extérieur du
Mali
2.4.1. Forfait
Les parties au présent accord sont convenues de fixer lesdits frais à un montant forfaitaire de FCFA
100 000 par jour comprenant les frais d’hébergements et de restauration.
2.4.2. Remboursement au réel
Les parties au présent accord sont convenues d’appliquer les taux de DSA (Daily Subsistence
Allowance) du programme des Nations unies pour le Développement (PNUD) prévus pour la ville de
destination.
ARTICLE 3. OBLIGATIONS DES PARTIES
Les parties s’engagent expressément à appliquer ou à faire appliquer le présent accord dans le cadre
des programmes et/ou projets qu’ils pilotent et/ou coordonnent.
La République du Mali s’engage à prendre les dispositions nécessaires pour rendre obligatoire
l’application du présent accord dans les projets et programmes financés par l’aide extérieure.
ARTICLE 4. SUIVI DE L’ACCORD
Les parties signataires sont convenues de mettre en place une commission de suivi d’application du
présent accord.
Article 4.1. Objet de la Commission de suivi
La Commission de suivi aura pour objet de suivre l’exécution de l’accord afin de s’assurer de
l’effectivité de son application par les parties.
Dans le cadre du suivi de l’accord, la commission peut faire toutes propositions utiles pour la révision
régulière des taux proposés dans le présent accord.
Article 4.2. Composition de la Commission de suivi
La Commission de suivi ainsi instituée sera composée:
-
du chef de file des PTF
d’un représentant du Ministère de l’Economie et des Finances ;
du président du Secrétariat à l’harmonisation de l’aide ;
d’un représentant des organisations faitières des ONG nationales et internationales.
7
Projet d’accord frais et indemnités
Article 4.3. Réunions
La Commission de suivi se réunit au moins une fois par an.
A l’issue de sa réunion, elle établira un rapport pour la mise en œuvre de l’accord.
ARTICLE 5. DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans courant à compter de sa date
d’entrée en vigueur.
Il sera reconduit tacitement sauf en cas de dénonciation par l’une des parties intervenue six mois avant
la fin de l’accord.
ARTICLE 6. DISPOSITIONS FINALES
Article 6.1. Entrée en vigueur
Le présent Accord prend effet à compter du.
Article 6.2. Publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (dont une version sur support papier signée des
parties et une version sur support électronique) à la Direction de la Coopération Internationale et à la
Direction du Représentant des PTF et sera publié dans le Journal Officiel de la République du Mali.
Fait à Bamako, le ______ 2016
_____________________
La République du Mali
Madame / Monsieur
____________________________________
Les Partenaires techniques et Financiers
Madame / Monsieur
Le représentant des Organisations non Gouvernementales
Madame / Monsieur
8