Maintien de l`équipement médical Cadre de gestion Éléments

Maintien de l’équipement médical
Cadre de gestion
Éléments
Le cadre législatif
Exercices 2013-2014, 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018
 Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2).
 Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5).
 Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1).
Les objectifs visés
 Décrire le processus de gestion de maintien de l’équipement médical tel que présenté au schéma 3.
 Définir les modalités de distribution des ressources.
 Préciser le rôle et les responsabilités des différentes instances.
 Identifier la réglementation régissant l'approbation, l'exécution, la gestion financière et le financement des
projets.
 Définir les modalités relatives à la reddition de comptes des projets de maintien de l’équipement médical.
 Déterminer les échéanciers de mise en œuvre des Plans de conservation de l’équipement et du mobilier
(PCEM)-volet équipement médical.
Les ressources
La distribution des ressources
 Enveloppes globales récurrentes allouées au maintien de l’équipement médical :
-
2013-2014 : une enveloppe de 191 500 000 $
-
2014-2015 : une enveloppe de 191 500 000 $
-
2015-2016 : une enveloppe de 191 500 000 $
-
2016-2017 : une enveloppe de 191 500 000 $
-
2017-2018 : une enveloppe de 191 500 000 $
 L’enveloppe globale de maintien de l’équipement médical est répartie au prorata de la valeur de
remplacement des parcs régionaux d’équipements médicaux, cette dernière étant systématiquement
révisée aux trois ans. Cette enveloppe a un caractère prévisionnel pour les années subséquentes.
 Chaque établissement dispose d’une enveloppe récurrente pour assumer ses responsabilités en matière de
maintien de l’équipement médical.
 Le Ministère retient 5 % de l’enveloppe globale aux fins de répondre à des besoins de financement
d’appoint, le cas échéant.
 La part de l’agence constituant le financement complémentaire est fixée à 10 % pour 2013-2014,
2014-2015 et 2015-2016. Ce financement complémentaire vise à répondre à des problématiques
particulières et à réaliser des projets régionaux.
Répartition des enveloppes
2013-2014
2014-2015
2015-2016
2016-2017
2017-2018
5%
5%
5%
À déterminer
À déterminer
Part de l’agence
10%
10%
10%
À déterminer
À déterminer
Part de
l’établissement
85%
85%
85%
À déterminer
À déterminer
Part du Ministère
Le partage des rôles et des
responsabilités
L’établissement
E4
Met en place un mécanisme formel d’évaluation et de priorisation des besoins et établit des
objectifs et des indicateurs de performance au regard des processus d’acquisition de
l’équipement médical.
E 4.1
Détermine et priorise les projets de maintien de l’équipement médical pour la prochaine année
dont les projets spéciaux pour lesquels un financement complémentaire est requis.
E5
Élabore PCEM-volet équipement médical et identifie, le cas échéant, les impacts afférents aux
différents projets de maintien de l’équipement médical aux plans de l’offre de service et des
ressources techniques, humaines, financières et informationnelles.
E6
Complète le PCEM-volet équipement médical et le transmet, via Actifs+ Réseau, à son agence
pour avis de conformité.
E8
Fait approuver le PCEM-volet équipement médical par le conseil d’administration de
l’établissement.
E9
Réalise les acquisitions conformément
approvisionnements en commun.
E 11
Tient à jour le PCEM-volet équipement médical et l’inventaire Actifs+ Réseau et valide les
données.
E 14
Collabore annuellement aux travaux d’audit externe concernant la gestion du maintien de
l’équipement médical.
à
la
circulaire
2013-009
concernant
les
L’agence
E3
Demande aux établissements de déposer les projets pour lesquels un financement
complémentaire est requis aux fins de déterminer les priorités régionales à cet effet.
E 4.2
Alloue une enveloppe de base à chaque établissement en fonction de la valeur de remplacement
et des données contenues dans l’inventaire Actifs+ Réseau suivant les paramètres nationaux et
tenant compte des responsabilités régionales et suprarégionales, s’il y a lieu et détermine de
concert avec les établissements, les projets spéciaux retenus et le financement complémentaire
afférent.
Direction générale adjointe des investissements
Annexe 3 à la circulaire 2013-033
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Maintien de l’équipement médical
Cadre de gestion
E. 4.3
Confirme aux établissements l’enveloppe respective de maintien de l’équipement médical qui
leur est allouée pour la prochaine année.
E7
S’assure de la recevabilité des PCEM-volet équipement médical des établissements de sa
région, sollicite l’approbation du Ministère lorsque requis (non-respect des paramètres
nationaux ou autres) et émet un AVIS DE CONFORMITÉ.
E 10
Effectue les décaissements selon les modalités spécifiques aux conditions fixées lors de
l'autorisation des projets ou selon le cadre de gestion. À défaut de spécifications particulières, le
décaissement est effectué en fonction de la dépense encourue.
E 12
Effectue le suivi des investissements (Réf. AS-475, page 543).
E 13
Dresse un bilan détaillé régional du maintien de l’équipement médical.
Le Ministère
E0
Détermine les orientations en matière d’organisation de services et s’assure que le programme de
maintien des actifs en matière d’équipement médical pour les domaines cliniques surspécialisés ou
ayant une vocation suprarégionale, est conforme à ces orientations.
E1
Établit les paramètres nationaux relatifs à l’octroi de l’enveloppe, à l’acquisition des appareils
médicaux et aux approbations préalables requises et spécifiques à certains appareils.
E2
Autorise à chaque agence une enveloppe de maintien de l’équipement médical en fonction de la
valeur de remplacement du parc régional d’équipement médical et des données contenues dans
l’inventaire Actifs+ Réseau.
E 7.1
Est informé, via Actifs+ Réseau, des PCEM-volet équipement médical pour lesquels un avis de
conformité a été émis par l’agence.
E 12.1
Effectue le suivi des investissements, des modes d’acquisition de l’équipement médical et de la
performance des groupes d’approvisionnement en commun.
L’exécution des projets
L’établissement procède aux projets d’acquisition dans le respect de la Loi sur les contrats des organismes
publics et des règlements qui en découlent, de la politique de gestion contractuelle applicable et de la
circulaire 2013-009.
La gestion financière et le
financement des projets
Selon la réglementation en vigueur.
Le suivi des enveloppes
L’agence effectue le suivi des décaissements à l’aide des rapports semestriels AS-417, AS-418 et
Actifs+ Réseau.
La reddition de comptes
L’établissement et l’agence rendent comptes du suivi des enveloppes à l’aide des rapports financiers annuels
AS-471, AS-475 et Actifs+ Réseau.
L’auditeur externe de l’établissement s’assure, sur la base des éléments probants obtenus lors de la réalisation
des travaux d’audits sur les états financiers, que l’enveloppe annuelle de maintien de l’équipement médical a
bel et bien été utilisée à cette fin. Le Ministère peut, s’il le juge à propos, confier des mandats spécifiques aux
auditeurs.
Le bilan des projets de maintien
des équipements médicaux
Élément à mesurer
Instrument de mesure
Source d’information
Fréquence de mise à jour
La performance
Suivi de l’évolution
du parc d’équipement
médical
Inventaire
Réseau
Annuelle
Suivi
des
modes
d’acquisition et des
résultats
Bilan détaillé
Les flux financiers
Évolution
décaissements
AS-417 et AS-418
Le respect de la
nature
des
acquisitions
Type
d’investissements
réalisés
Plan
triennal
maintien du parc
La conformité à la
réglementation
Le questionnaire de
l’auditeur externe de
l’établissement ou de
l’agence
AS-471
des
Actifs+
Semestrielle
de
Annuelle (ou périodique)
Annuelle
AS-475
Suivi de l’application
des recommandations
Le calendrier de mise en œuvre
du PCEM
Responsabilité – Événement
Échéance
Ministère : Signification des enveloppes aux agences
Janvier
Agence : Signification aux établissements des enveloppes de maintien de
l’équipement médical, des projets spéciaux retenus et du financement
complémentaire afférent.
Établissement : Élaboration du PCEM-volet équipement médical et
transmission à l’agence pour avis conformité.
Agence : Émission de l’avis de conformité et de l’approbation à chaque
établissement.
Établissement : Approbation du PCEM-volet équipement médical par le
conseil d’administration
Avril
Agence : Reddition de comptes de l’année précédente au Ministère à savoir
le bilan détaillé et le suivi des modes d’acquisition.
Septembre
Direction générale adjointe des investissements
Annexe 3 à la circulaire 2013-033
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