10 conseils techno pour améliorer votre efficacité

Conseils, idées et tactiques
10 conseils techno pour
améliorer votre efficacité
Dans la nouvelle économie, la vitesse est essentielle à la réussite des
entreprises. Le plus rapide obtient des résultats le premier et transforme le marché. La
technologie définit le rythme et la stratégie. Voici dix façons dont la technologie peut
aider votre entreprise à accroître son efficacité et à améliorer sa productivité.
1. Doublez le nombre de vos écrans.
Aujourd’hui, les ordinateurs sont conçus pour permettre aux utilisateurs
de passer d’une application à une autre, rapidement. Malheureusement,
c’est souvent l’affichage de toutes les fenêtres ouvertes qui freine le gain
de productivité. Une solution économique consiste à ajouter un deuxième
écran, si votre ordinateur peut le prendre en charge.
2. Tous sur la même page.
Nous avons tous vu des films ou des émissions de télévision où l’équipe
de rédaction d’un journal tient une courte réunion quotidienne pour
fixer des objectifs et l’orientation des travaux de la journée. Ce concept
fonctionne aussi bien dans d’autres types d’entreprises. Soyez concis,
axé sur la prise de décisions et l’identification des facteurs qui pourraient
créer des goulots d’étranglement, comme le manque de personnel, les
livraisons en retard, les mises à jour, etc. Utilisez la technologie pour
inclure vos collaborateurs des régions éloignées.
3. Libérez-vous des fonctions de soutien.
Les entreprises continuent d’externaliser leurs services de soutien, de
concentrer leurs ressources internes sur leurs activités principales. Si vous
utilisez au moins cinq appareils d’impression, considérez les avantages d’un
service d’impression axé sur la technologie qui optimise l’utilisation des
ressources et permet des économies de coûts récurrentes.
4. Partagez les processus.
Même les processus de routine et les activités méritent une approche
stratégique qui s’appuie sur les meilleures pratiques. Documentez vos
processus d’exploitation normalisés pour que les autres bénéficient de
l’efficacité apprise avec le temps et l’expérience. Rendez-les disponibles
comme ressources centralisées, accessibles depuis n’importe quel
ordinateur de bureau sur votre réseau local.
5. Faites le ménage.
Le style personnel et les préférences sont une bonne chose. Mais les
équipes collaborent de manière plus efficace lorsque les ressources et
l’information partagées sont organisées et archivées selon une structure
facile à utiliser, logique. Programmez des « journées d’organisation »
périodiques pour nettoyer, archiver, supprimer et regrouper les dossiers
des affaires terminées. Déchiquetez ou recyclez les documents inutiles
ou en double et échangez ou éliminez les appareils obsolètes, dès que
possible.
Conseils, idées et tactiques
10 conseils techno pour améliorer votre efficacité
6. Éliminez le papier.
Convertissez vos documents papier en
documents numériques et archivez-les sur un
serveur accessible à partir des ordinateurs de
table. Les documents numériques peuvent
être localisés et récupérés plus rapidement
que leurs équivalents papier. Un logiciel de
gestion du contenu d’entreprise (ECM) permet
le contrôle des versions et de l’accès ainsi
que d’autres fonctionnalités pour améliorer
considérablement la collaboration.
7. Recyclez et réutilisez.
Pourquoi réinventer la roue? Consacrez votre
temps de développement au contenu et non
à la conception. Créez ou utilisez des modèles
existants - tels quels ou ajustés selon vos
besoins – pour formater vos mémos, vos
courriels, vos présentations, vos annonces, etc.
Les modèles permettent de gagner du temps
additionnel, chaque fois que vous les utilisez.
8. Rééquipez votre boîte à outils.
Aujourd’hui, il existe une application pour
presque tout ce que vous voulez suivre,
surveiller, convertir ou planifier. Il existe
également des outils de productivité améliorés
dans presque toutes les mises à jour logicielles.
Tirez parti de cette nouvelle technologie
pour vous aider à mémoriser vos mesures à
prendre et à en faire le suivi. Les innovations
telles que l’informatique nuagique facilitent la
synchronisation des données entre plusieurs
périphériques et emplacements.
9. Passez au sans fil.
Tout comme les lignes terrestres disparaissent
au profit des téléphones mobiles, l’informatique
passe des réseaux câblés aux réseaux sans
fil. Les portables, tablettes et téléphones
intelligents branchés par WiFi peuvent être
déplacés librement, du bureau à la salle
de conférence sans perte de connectivité.
Un réseau sans fil facilite également le
réagencement des périphériques et permet
d’économiser lorsqu’on reconfigure un bureau.
10. Explorez les possibilités.
Les services de gestion en nuage du stockage,
des copies de réserve et du contenu sont
de plus en plus populaires. Les économies
d’échelle qu’ils permettent deviennent plus
attrayantes que le maintien de ces services à
l’interne.
L’innovation, pour la croissance de votre
entreprise.
Comment une imprimante ou une
imprimante multifonction Xerox contribue-telle à la croissance de votre entreprise? Une
qualité d’image exceptionnelle vous permet
de vous démarquer de vos concurrents. Une
technologie et des services de gestion des
documents de pointe libèrent les membres
de votre groupe de travail qui peuvent ainsi
passer plus de temps à conclure de nouvelles
transactions. Voice quelques façons dont les
produits Xerox aident votre groupe de travail
à être plus productif :
• Un traitement accéléré des images, des
vitesses d’impression plus rapides et un
délai d’impression de la première page
plus court signifient que vous pouvez
accomplir plus en moins de temps.
• Des panneaux de commande et des
écrans tactiles faciles à utiliser réduisent ou
éliminent la courbe d’apprentissage même
lors de la première utilisation.
• Des fonctions comme «Print Around» et
«Intelligent Ready» réduisent les goulots
d’étranglement et facilitent la circulation
des documents de votre groupe de travail.
• Des solutions de flux de travail
personnalisées simplifient les tâches de
routine qui peuvent être réalisées à la
pression d’un bouton.
Pour plus d’information sur la gamme primée des produits et solutions
Xerox, composez 1 800 275-9376 ou visitez xerox.ca/bureau
Pour voir d’autres innovations qui
augmentent la productivité, visitez notre
site Web ou informez-vous auprès de
votre fournisseur Xerox local au sujet de
notre gamme complète d’imprimantes et
imprimantes multifonctions couleur
xerox.ca/bureau
©Xerox Corporation, 2012. Tous droits réservés. XEROX®, et XEROX et le Dessin® sont des marques de commerce de Xerox
Corporation aux États-Unis et dans d’autres pays, pour lesquelles Xerox Canada détient des permis d’utilisation. BR3181 XOAFL-12QA