telecaster industry advisory

Telecaster Advisory
(June 24th, 2014)
Closed Cap=oning Required on Ad Material Beginning September 1, 2014
Further to the February 25, 2013 Closed Cap7oning Release, this update serves as a reminder that as of September
1, 2014 all adver7sing material, sponsorship messages and promos must be closed cap7oned prior to broadcast.
This requirement is consistent with the CRTCs policy on accessibility and is a condi7on of licence for Canadas
largest broadcast groups.
As such, all TVB/Telecaster member organiza7ons are making significant investments to adhere to the quality
standards of closed cap7oning developed by the television industrys working group and approved by the
Commission. Further, all broadcast groups have implemented a monitoring system to ensure that the correct signal
is closed cap7oned and reaches the distributor of that signal in its original form.
Specific to adver7sing material (including sponsorship and promo7onal messages) Telecaster can screen, effec7ve
immediately, for closed cap7oning prior to providing final clearance. In addi7on, all television broadcast groups
require that all adver7sing material delivered to them for broadcast on or aQer September 1, 2014 contain closed
cap7ons, in order to ensure that it is suitable for broadcast without delay.
Telecaster Requirements:
Telecaster will need to view the final closed cap7oned (CC) version of all English and French language spots (except
for 800# tags and Jackpot $ tags) prior to final approval. The spot may be aXached to the Telecaster online
submission as an H264 QuickTime Closed Cap=oned file (under 20MB) or as a link containing such a file type (if
the file is larger than 20MB in size). Alterna7vely, the closed cap7oned spot may be sent to Telecaster via a
delivery service such as Extreme Reach and MIJO.
Please ensure that that the cap7oning does not block important informa7on such as a Telecaster requested video
super or a required video super per the direc7on from ASC or MIJO Clearance. It will be the responsibility of the
adver7ser and cap7oning organiza7on to ensure proper and accurate cap7oning of all audio within the spot,
unless there is a video super that already matches the voiceover in the spot. Once the CC spot has been reviewed
and is found to be approvable, a CC Telecaster Number will be assigned.
If you have any spots that will be running throughout the en=re 2014 year, you are encouraged to obtain a CC
Telecaster Number as soon as you can prior to the deadline of September 1, 2014 so that the spot may run
seamlessly throughout the year. Any spots approved without a CC Telecaster Number, prior to the September 1,
2014 deadline, will need to be resubmiXed to Telecaster for CC Telecaster Numbers by September 1, 2014.
For closed cap7oned spots that are already at Sta7ons with assigned non-­‐CC Telecaster Numbers, there are two
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process op7ons and it is the agency/adver7sers decision on how to move forward.
1. Current Produced Cap=oned Material that is already at Sta=ons (airing Sept 1 Nov 30, 2014)
A grace period from September 1 to November 30, 2014 can be approved by a broadcaster for an adver=sers
material if broadcaster criteria are met. If you wish to use the grace period for any crea7ve, please work with your
broadcast traffic contacts. Broadcast Traffic Directors will ensure their teams are aware of the process op7ons
moving forward.
Broadcasters agree to work with adver7sers and air current cap7oned material from September 1 to November 30,
2014 if the following process is followed by Agencies and Adver7sers:
Agencies must contact each broadcaster and request their assistance to air current material during
September 1 November 30, 2014. Each broadcaster will advise their deadlines for reviewing and approving
material.
Agencies must send a detailed list to the traffic department for every spot that is currently cap7oned that are
at each sta7on they wish to air between Sept 1 Nov 30, 2014.
Broadcasters will review the list and spot details and advise if any material does not meet required criteria
and those spots will need to be revised, cap7oned and resubmiXed to Telecaster for a New CC Telecaster
Number or they will not air effec7ve September 1, 2014.
2. Current Produced Cap=oned Material that is already at Sta=ons (airing as of Dec 1, 2014)
All current material that will air December 1, 2014 onward must be revised and a cap7oned version submiXed to
Telecaster for a New CC Telecaster Number. New cap7oned material and instruc7ons reflec7ng the New CC
Telecaster Number must be sent to the broadcasters by November 24, 2014 at the latest for any spots airing
effec7ve December 1, 2014.
Thank you for your coopera7on. Should you have any ques7ons, please contact Rhonda Bagnall, Director of
Telecaster Services, at 416-­‐413-­‐3875 or [email protected].
Avis Telecaster
(24 juin 2014)
Sous-­‐=trage requis de tout le matériel publicitaire à compter du 1er septembre 2014
Suite à lavis publié le 25 février 2013 concernant le sous-­‐7trage, ceXe mise à jour vise à vous rappeler quà compter
du 1er septembre 2014, tout le matériel publicitaire, les messages de commandite et promos devront être
sous-­‐7trés avant dêtre diffusés. CeXe exigence est conforme à la poli7que réglementaire du CRTC quant à
laccessibilité des services de télécommunica7ons et de radiodiffusion et est une condi7on quant à la licence des
grands groupes de radiodiffuseurs au Canada.
À ce 7tre, les organismes membres du TVB et des Services Telecaster font des inves7ssements importants et
consacrent beaucoup de temps afin dadhérer aux normes de qualité du sous-­‐7trage élaborées par le groupe de
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travail de lindustrie et approuvées par le Conseil. De plus, tous les télédiffuseurs ont mis en place un système de
surveillance afin de s'assurer que le sous-­‐7trage soit inclus dans le signal de radiodiffusion et qu'il conserve sa
forme originale lorsqu'il parvient au distributeur du signal.
En ce qui a trait au matériel publicitaire (incluant les messages promo7onnels et de commandite) les Services
Telecasters assureront du sous-­‐7trage avant démeXre un numéro dapproba7on final ceci est en vigueur
immédiatement. De plus, tous les télédiffuseurs doivent veiller à ce que tout le matériel publicitaire reçu le 1er
septembre 2014, ou par la suite, soit sous-­‐7tré de manière à sassurer quil puisse être diffusé sans délai.
Exigences des Services Telecaster:
Les Services Telecaster devront voir la version finale sous-­‐7trée (CC) de toutes les pubs de langue anglaise et de
langue française (sauf pour les men7ons/tag #800 et Jackpot $) avant démeXre une approba7on finale. La pub
peut être jointe à la soumission Telecaster en ligne, soit un fichier H264 QuickTime format sous-­‐=tré (moins de 20
mo) ou à =tre de lien comprenant ce type de fichier (si le ficher est plus volumineux que 2 mo). De plus, la pub
sous-­‐7trée peut être transmise aux Services Telecaster par le biais dun service de livraison tel que Extreme Reach et
MIJO.
Veuillez vous assurer que le sous-­‐7trage ne masque pas une informa7on importante telle quune demande de
surimpression vidéo des Services Telecaster ou dune exigence dune surimpression vidéo requise par les services
dapproba7on ASC or MIJO Clearance. Ce sera la responsabilité de lannonceur et de lentreprise de sous-­‐7trage
dassurer un sous-­‐7trage approprié et précis de toute la por7on audio de la pub, à moins quune surimpression
vidéo soit déjà équivalente à la voix hors champ de la pub. Lorsque la pub sous-­‐7trée (CC) a été vérifiée et est
conforme aux exigences, les Services Telecaster émeXront un numéro dapproba7on.
Si vous avez des pubs qui seront diffusées au cours de lannée 2014, vous êtes invités à obtenir un numéro
dapproba=on (CC Telecaster Number) aussitôt que possible, avant la date limite du 1er septembre 2014, afin
que la pub soit diffusée sans difficulté au cours de lannée. Toute publicité approuvée sans un numéro
dapproba7on (CC Telecaster Number), avant le 1er septembre 2014, devra être soumise de nouveau afin dobtenir
un numéro dapproba7on (CC Telecaster Number) dici le 1er septembre 2014.
En ce qui a trait aux pubs sous-­‐7trées qui ont déjà été livrées à la sta7on de télévision pour diffusion sans avoir un
numéro dapproba7on (CC Telecaster Number) il y a deux façons de procéder et la décision revient à lagence ou à
lannonceur à cet égard.
1. Matériel publicitaire (sous-­‐=tré) produit présentement et déjà livré aux sta=ons (diffusion du 1er sept 30 nov.
2014)
Un «délai de grâce», du 1er septembre au 30 novembre 2014, peut être approuvé par un radiodiffuseur en ce
qui a trait au matériel publicitaire dun annonceur, si le tout répond aux exigences du radiodiffuseur. Si vous
désirez bénéficier du délai de grâce pour toute publicité, veuillez entrer en rela7on avec les gens du service de
routage de votre radiodiffuseur. Les dirigeants du service sassureront que le personnel est au courant de ces
nouvelles procédures.
Les radiodiffuseurs sont disposés à travailler en collabora7on avec les annonceurs et diffuser le matériel
publicitaire sous-­‐7tré actuel du 1er septembre au 30 novembre 2014, si la procédure suivante est respectée par les
agences et les annonceurs:
Les agences doivent communiquer avec chaque radiodiffuseur et obtenir leur collabora7on afin de diffuser le
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matériel publicitaire actuel du 1er septembre au 30 novembre 2014. Chaque radiodiffuseur communiquera
la date limite se rapportant à la révision et à lapproba7on du matériel publicitaire.
Les agences doivent transmeXre au service de routage une liste détaillée de chaque publicité présentement
sous-­‐7trée qui est déjà livrée à chacune des sta7ons et qui doit être diffusée entre le 1er septembre et le 30
novembre 2014.
Les radiodiffuseurs examineront la liste ainsi que les pubs et aviseront si tout matériel publicitaire ne répond
pas aux exigences requises. Le cas échéant, ces pubs devront être révisées, sous-­‐7trées et soumises à
nouveau aux Services Telecaster afin dobtenir un nouveau numéro -­‐ CC Telecaster Number, sinon elles ne
seront pas diffusées à compter du 1er septembre 2014.
2. Matériel publicitaire «sous-­‐=tré» produit présentement et déjà livré aux sta=ons (diffusion à compter du 1er
décembre 2014)
Tout le matériel publicitaire «actuel» qui sera diffusé le 1er décembre 2014 et par la suite, doit être révisé et une
version sous-­‐7trée doit être soumise aux Services Telecaster afin dobtenir un Nouveau numéro CC Telecaster
Number. Le matériel publicitaire nouvellement sous-­‐7tré et les direc7ves portant sur le «Nouveau CC Telecaster
Number» doivent être transmis aux radiodiffuseurs au plus tard le 24 novembre 2014 pour toute publicité qui doit
être diffusée à compter du 1er décembre 2014.
Nous vous remercions de votre collabora7on. Si vous avez des ques7ons, veuillez communiquer avec Rhonda
Bagnall, directrice des Services Telecaster au 416-­‐413-­‐3875 ou à [email protected].
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