Règlement location salles Bretagne de Marsan

COMMUNE DE BRETAGNE DE MARSAN
Modalités de location des salles municipales
Règlement d'utilisation des locaux.
Le présent document engage de manière contractuelle la personne morale qui loue ou bénéficie gratuitement les salles suivantes :
salle polyvalente et maison des associations.
Il a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doivent être utilisées les salles municipales :
 Salle polyvalente : maximum 300 personnes
 Maison des associations : maximum 30 personnes
Ces salles sont réservées prioritairement aux activités organisées par le mouvement associatif local, les scolaires et les particuliers
résidant dans la commune.
Article 1 : Modalités de mise à disposition
La mise à disposition, hors les activités habituelles des associations de la commune, se décline suivant les périodes suivantes :
 Salle polyvalente :
o 2 jours :
o Du samedi 8 heures au lundi 8 heures
o Pour les mariages, possibilité d’avoir la salle dès le vendredi soir : du vendredi 16 heures au dimanche 16
heures
o Un jour : de 8 heures du matin au lendemain 8 heures.
 Maison des associations :
o Un jour : de 8h à 18h
o Demi-journée : de 8h à 12h ou de 14h à 18h
Article 2 : Réservation
Associations de la commune
Le planning annuel d'utilisation est établi chaque année lors d'une réunion avec la commission municipale « associations » et le
monde associatif de la commune. Cette planification intervient au mois de juin pour l'ensemble des activités. En cas de litige ou
de désaccord, si aucun compromis acceptable entre les utilisateurs n'est trouvé, la décision de la commission fera autorité.
Particuliers ou organismes extérieurs à la commune
Les opérations de réservation se font auprès du secrétariat de Mairie pendant les heures d'ouverture ou par internet via le site de la
commune : www.bretagnedemarsan.fr
L’utilisateur s’engage à :
 Déposer l’engagement de location à la mairie 15 jours avant la manifestation
 Réaliser un état des lieux d'entrée (le vendredi après-midi avant la manifestation) et un état des lieux de sortie (le lundi
matin après la manifestation) de manière contradictoire entre l'utilisateur et le délégué de la municipalité, la remise des
clés se fera à ce moment là.
Article 3 : Modalités d’utilisation
L'utilisateur s'assurera de laisser les lieux dans l'état où il les a trouvés à son arrivée. S'il constate le moindre problème, il devra en
informer la Mairie. L'utilisateur est chargé de l'extinction des lumières après chaque activité.
Chaque utilisateur reconnaît :
 avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s'engage à les respecter,
 avoir constaté l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction d'incendie et avoir pris connaissance des
itinéraires d'évacuation et des issues de secours,
 avoir pris connaissance du fonctionnement du dispositif de limitation du bruit pour l'ambiance musicale.
Il est interdit:
 de procéder à des modifications sur les installations existantes,
 de bloquer les issues de secours,
 d'introduire dans l'enceinte des pétards, fumigènes
 de déposer des cycles & cyclomoteurs à l'intérieur des locaux,
 d'utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés,
L’utilisateur s’engage à :
 Ne pas enfoncer des clous, pointes, de coller ou agrafer pour ne pas dégrader les matériaux (murs)
 Ne pas fumer dans tous les locaux
 Utiliser les appareils de la cuisine conformément aux préconisations du constructeur
o Maison des associations : cuisinière, hotte aspirante, réfrigérateur, lave vaisselle
o Salle polyvalente : cuisinière, hotte aspirante, friteuse, chambre froide et lave vaisselle
 Rendre les clés à la fin de la manifestation
 Assurer le remboursement ou la réparation des dégradations et des pertes constatées.
En cas de casse, détérioration des biens mobiliers et des équipements, l'objet sera facturé à sa valeur de remplacement. Les biens
immobiliers dégradés seront facturés à la valeur de remise en état.
En cas de non retour ou perte des clés, les frais de remplacement de tous les canons correspondants et des clés seront facturés à
l'utilisateur ainsi que le montant du déplacement et de la main d'œuvre.
Article 4 : Hygiène et rangement
Les locaux mis à disposition sont réputés être en bon état d'entretien. Les utilisateurs les prennent en l'état.
L’utilisateur s’engage
 à rendre les locaux, après la manifestation, dans le même état, chaises et tables rangées à leurs emplacements initiaux
 à nettoyer également les abords des locaux
 à effectuer les opérations de remise en ordre pendant de la période allouée.
 à remporter les boissons, aliments et matériel divers sous la responsabilité exclusive de l'utilisateur, immédiatement après
la manifestation.
En particulier, pour la cuisine de la salle polyvalente, l’utilisateur s’engage à :
 nettoyer les sols à l'eau et sèches à la raclette ou à la serpillière.
 nettoyer et essuyer les parties en inox
 vider et nettoyer la chambre froide
 vidanger et nettoyer le lave vaisselle
En cas de nettoyage défectueux, il sera facturé des frais de nettoyage. : 50€ de l’heure
Tout utilisateur qui ne respecterait pas les conditions énumérées ci-dessus pourra se voir refuser une utilisation future des
locaux et installations.
Article 5 : Gestion des déchets
Quelle que soit la nature de la manifestation organisée, l’organisateur est seul garant de la bonne gestion des déchets au cours de
l’évènement.
A ce titre, il s’engage à mettre en place un tri sélectif du verre et des emballages ménagers recyclables.
Des contenants adaptés ainsi que de la documentation et de l’affichage sont tenus à disposition dans la cuisine de la salle des fêtes.
Containers mis à disposition (accès sortie arrière de la cuisine) :
 containers à couvercle vert : destinés à recevoir des déchets ménagers non recyclables conditionnés dans des sacs
plastiques fermés
 containers à couvercle jaune : destinés à recevoir des déchets ménagers d’emballages recyclables conditionnés dans des
sacs plastiques jaunes fermés (sacs mis à disposition)
 colonne à verre : destinée à recevoir du verre d’emballage (bouteilles, pots et bocaux), localisée derrière la mairie
Article 6 : Sécurité – Assurance
Chaque utilisateur devra justifier d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et
matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers. La Municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents
corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l'utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis
aux biens entreposés par les utilisateurs. Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l'enceinte de la salle et ses
annexes.
L’organisateur s’engage à :
 assurer la sécurité des participants, convives et invités pendant la durée de la manifestation
 contrôler dans la mesure du possible, les éléments étrangers à la manifestation susceptibles d'apporter du désordre et de
toute façon, s'ils le jugent nécessaire, demander le concours des forces de police
 souscrire une police d'assurance et déposer l’attestation d'assurance comportant le nom de la salle louée et la date de
location à la mairie au moins 8 jours avant la manifestation.
Cette attestation d'assurance devra garantir les dommages matériels et immatériels, d'incendie ou d'explosion, de dégâts des eaux,
y compris la responsabilité locative résultant des articles 1732 et 1735 du code civil en raison de l'occupation temporaire de la
salle.
Pour les particuliers, le contrat garantira les dommages à hauteur de 100 000 euros minimum et devra d'autre part couvrir les
risques d'intoxication alimentaire.
Si l'utilisateur fait appel à un professionnel (traiteur), il devra lui même s'assurer que ce dernier a souscrit sa propre assurance en
la matière. Les personnels de service et employés doivent être en règle vis à vis du code du travail des assurances et cotisations
Article 7 : Bruits
Afin de ne pas gêner les riverains proche de la salle, l'utilisateur s'engagera à
 assurer la modération de l'intensité des sons provenant d'orchestre ou appareils de musique.
 respecter, pour toutes les manifestations,
o L'arrêt de la musique fixé à 3 heures du matin
o L’arrêt la manifestation, fixé à 4 heures du matin, conformément aux dispositions préfectorales.
Article 8 : Tarifs de location et caution.
Associations municipales
La mise à disposition des salles municipales et des équipements est gratuite pour les associations de la commune de Bretagne-deMarsan dans l'exercice normal et habituel de leurs activités des manifestations qu'elles organisent.
Autres
Dans les autres cas, la location se fera à titre onéreux avec :
 la signature d'une demande de location lors de la réservation,
 la signature d'une convention de location 15 jours avant la manifestation,
 une caution versée 15 jours avant la manifestation,
 le montant de la location payé d'avance 15 jours avant la manifestation
 la liste du matériel (vaisselle) sera déposée en mairie 8 jours avant la manifestation.
Le montant de la location comprend l’utilisation de la salle et son mobilier (tables, chaises, bancs) ainsi que celui de la vaisselle et
la participation aux charges de fonctionnement (eau, chauffage éclairage & nettoyage des sols etc.). Il est fixé annuellement par
délibération du Conseil Municipal et il s'applique à compter du 1er janvier suivant.
La caution sera immédiatement restituée par la mairie si l'état des lieux de sortie ne mentionne aucune réserve ou observation.
Dans le cas contraire, elle sera conservée jusqu'au règlement définitif des frais mis à la charge de l'utilisateur.
Tarif retenu pour bris ou perte de vaisselle :
 verre : 1€
 plat : 15€
 assiette : 8€
 couverts : 2€
Salle polyvalente
Salle polyvalente
Résidents de la Commune
Non Résidents
1 jour
100 euros
300 euros
2 jours
180 euros
500 euros
Caution
500 euros
500 euros
Maison des associations
 La maison des associations est louée exclusivement aux habitants de Bretagne-de-Marsan pour des réunions ainsi que
pour les repas de midi. Aucune location pour les repas du soir.
 Tarif :
o Journée : 50 euros
o Demi-journée : 30 euros
COMMUNE DE BRETAGNE DE MARSAN
Convention de location
Entre les soussignés :
D’une part, la commune de Bretagne-de-Marsan, représentée par Monsieur Dominique Clavé, maire,
Et d’autre part
M. Mme, Mlle …………………………………………………………………………………………………………………………
Adresse : ……………………………………………………………………………………………………………………………….
Téléphone : ………………………………………..……….. e-mail : ………………………………………………………………..
Agissant pour le compte de (intitulé et adresse de l'organisme ou de l'association) : …………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Vu le code général des collectivités générales notamment son article L2143.3,
Vu la délibération du 23/02/2012 fixant les tarifs de location des salles,
il a été convenu ce qui suit :
Le signataire de la présente convention sollicite la location de :
□ la maison des associations
□ la salle polyvalente avec cuisine et chambre froide
□ la vaisselle : liste à fournir
Date de réservation des locaux :………………………………………………………………………………………………………..
Type de la manifestation : ……………………………………………………………………………………………………………..
Horaire d’utilisation des locaux : ……………………………………………………………………………………………………...
Horaire de la ou des manifestation(s) : ………………………………………………………………………………………………...
Nom et adresse du traiteur ou du responsable de la cuisine : ………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….….. Téléphone : ………………………………
La personne physique ou morale ci dessus nommément désignée :
□ Certifie avoir pris connaissance des dispositions énumérées dans le règlement d'utilisation.
□ S'engage à les respecter et à les faire respecter (y compris par le traiteur ).
□ S'engage à déposer à la mairie, 15 jours avant la manifestation, le chèque de caution et l'attestation d'assurance
prévus par le règlement.
□ S'engage à régler le montant de la location et des éventuels frais supplémentaires suite à l'état des lieux.
Fait à
Signature :
le
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L'autorité municipale soussignée autorise la location sollicitée
□ Avec état des lieux d'entrée et remise des clés le :
□ Avec état des lieux de sortie et restitution des clés le :
□ Avec (éventuellement ) les réserves suivantes :
Personne déléguée par la commune pour l'état des lieux :
A Bretagne de Marsan, le