lien - CHU de Clermont

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Qualité
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Démarche Qualité : tous concernés !
n°
1
Novembre 2016
la Direction Qualité, Gestion des Risques et Droits des Usagers
Directrice : Catherine Raynaud
Assistante de direction : Virginie Burguiere (52466)
Son équipe : des professionnels spécialistes :
• pour mettre en œuvre la politique de management de la qualité et de la gestion des risques et le dispositif de gestion des plaintes et réclamations ;
• à votre écoute, pour vous accompagner dans vos démarches
QUALITE-GESTION DES RISQUES
Gestion documentaire
Certification V2014
[email protected]
[email protected]
Ingénieure responsable : Anaëlle Miral
Ingénieure associée : Caroline Sensévy
Gestion des évènements indésirables et des
Sécurité du Système d’Information
situations sanitaires exceptionnelles
Responsable SSI : Marc Waldmann
[email protected]
Ingénieure responsable : Aline Beguet
HOT-LINE : 54 703
Assistante Qualité Gestion des risques
Coordination et communication
Cadre supérieure de santé : Mireille Berlandi
Frédérique Lacot-Genet
DROITS DES USAGERS
• Gestion des plaintes et réclamations
• Commission Des Usagers
Responsable : Chantal Mialane
Assistante : Sandrine Barthomeuf
En étroite collaboration avec le
Coordonnateur de la Gestion des
Risques Associés aux Soins
(CGRAS)
Pr Ousmane Traoré
Les contacter pour ?
1. Besoin d’aide à toutes les étapes de la démarche (HOT-LINE)
2. Mettre en place des formations ou des temps d’information pour les professionnels
3. Besoin d’accompagnement méthodologique pour déployer un projet
Thème du mois : La gestion documentaire
Message qualité : « La qualité, c’est écrire ce que l’on fait et faire ce que l’on écrit ! »
Quest-ce que la gestion documentaire ?
Vous élaborez des documents…Tous les secteurs du CHU élaborent
des documents (procédures, protocoles, guides et consignes…)
pour définir une organisation, une pratique ou sécuriser des actes
professionnels.
Ces documents doivent être disponibles, connus et appliqués par les
professionnels pour garantir la qualité de nos différentes pratiques.
Pour répondre à nos besoins et aux exigences de la Haute Autorité
de Santé, la gestion documentaire d’un établissement de santé doit
être structurée.
Organisée, elle garantit un accès rapide aux informations qui nous
sont nécessaires et aux règles et pratiques en vigueur au CHU.
Du papier à la dématérialisation des documents...
Pour améliorer son efficacité, la gestion documentaire est
informatisée. En 2012, le CHU a acquis le logiciel Intraqual, logiciel
de gestion électronique documentaire (GED). Il a permis la mise en
place d’un système de classement, de stockage et de consultation de
nos documents. Depuis fin 2015, la Direction Qualité, Gestion des
Risques et Droits des Usagers a renforcé son accompagnement dans
le déploiement de la GED.
Où trouver les documents ?
Les documents approuvés, diffusés informatiquement sont mis à
disposition des professionnels via l’intranet du CHU ou via le logiciel
Intraqual.
Que trouve-t-on sur l’intranet et le logiciel
Intraqual ?
• Documents d’organisation (politique, charte de fonctionnement,
règlement intérieur, organigramme)
• Procédures – Protocoles - Qui fait quoi ?
• Modes opératoires - Comment on fait ?
• Documents de traçabilité (feuille de surveillance, traçabilité des
entretiens)
• Documents d’information à destination des usagers et des
professionnels (livret, affiches)
« La qualité et la sécurité des soins s’appuient sur la qualité du partage d’informations et la communication entre les professionnels. »
Chiffres clés 2016
1919 documents enregistrés sur Intraqual
250 personnes formées
Besoin d’aide ou de formation à
l’outil Intraqual ?
Direction Qualité (54703)
interviews des professionnels
Vous avez été formés à l’outil
Intraqual en tant qu’administrateur
délégué, vous êtes donc en charge de
gérer, d’insérer et de mettre à jour les
documents de votre pôle sur l’outil.
De votre point de vue, quelle est
l’utilité d’une gestion électronique
documentaire sur l’établissement ?
Étant ouverte à tous, la gestion
Camille Tsoutsos et Patty Bernard, électronique des documents permet
Manipulatrices en radiologie – aux professionnels d’accéder à tous
Pôle Imagerie
les documents du CHU. Sur notre
secteur, des difficultés de prise en
charge peuvent être rencontrées par les professionnels, notamment dans
la préparation d’examens. La recherche et la disponibilité sur Intraqual du
protocole en lien avec l’examen peut permettre aux professionnels et plus
particulièrement, aux services infirmiers de se tenir au courant des contreindications liées à l’IRM ou au scanner, ce qui facilite la prise en charge des
patients.
Le déploiement de la gestion électronique documentaire au sein de votre
secteur a été initié depuis quelques semaines.
Depuis votre formation, comment percevez-vous à plus ou moins long
terme la gestion électronique des documents de votre secteur ?
Beaucoup de documents et protocoles existent sur notre secteur, nous
avons inséré le jour de la formation deux documents. Depuis, par manque
de temps, nous n’avons pas rentré d’autres documents. Il faudra un certain
temps avec que tous les documents du pôle soient disponibles sur le
logiciel Intraqual. Nous pensons également que pour faire adhérer les
professionnels à cette démarche de gestion électronique des documents, la
communication et l’information est nécessaire et très importante.
Vous avez été formés à l’outil Intraqual
en tant qu’utilisateur de cet outil pour la
recherche de documents.
Pour vous est-ce que cet outil est utile dans
votre pratique quotidienne ?
Ce système va nous permettre de faire
des recherches de documents notamment
lorsque l’on hésite sur une pratique ou
tout simplement pour réactualiser nos
Laurence Chatelard, AS connaissances. Il peut s’avérer également
Roulement de nuit Hôpital utile si nous sommes amenés à faire des
Nord, Franck Ganne, AS stages interservices et que nous souhaitons
Service Mathis et Françoise consulter en amont ce qu’il se fait dans le
Chauvet, Cadre de Santé de service ou au niveau du CHU. Le contenu de
nuit Hôpital Nord
cet outil est un enrichissement personnel
pour les professionnels qui souhaitent s’informer sur les pratiques en
vigueur au sein de l’établissement. Par ailleurs, en tant qu’agent de
nuit, nous n’avons pas accès à toute l’information qui circule au sein de
l’établissement, c’est donc un moyen de nous tenir informé.
Selon vous quels sont les facteurs contributifs/les facteurs clés pour un
déploiement optimal et une bonne gestion des documents ?
Avant la formation nous ne connaissions pas le logiciel Intraqual. Les trente
minutes de formation sont amplement suffisantes. Nous nous sommes
appropriées rapidement l’outil et celui-ci est simple d’utilisation. C’est un
point positif pour les différents professionnels qui sont amenés ou seront
amenés à utiliser l’outil pour gérer leurs documents.
Depuis cette formation avez-vous le réflexe de vous connecter à Intraqual
pour rechercher un document (protocole de soin, conduite à tenir) ?
L’outil est très accessible. Pour une recherche, il suffit de se connecter sur
l’ordinateur du service. A ce jour, nous ne possédons pas encore nos codes
d’identification mais dès réception nous prendrons du temps pour découvrir
les documents insérés dans l’outil.
Suite à la formation, avez-vous parlé de l’outil Intraqual à vos collègues ?
Nous avons été très satisfaits de la formation qui nous a été dispensée.
Celle-ci s’est déroulée dans nos services à nos horaires de travail. Nous
avons donc fait part à nos collègues de notre satisfaction et de l’existence
de l’outil Intraqual.
interview d’un représentant des usagers
Jean-Pierre Bastard
Représentant des Usagers au
Conseil de Surveillance du CHU
Les établissements de santé doivent délivrer aux usagers
des prestations alliant qualité et sécurité. Ceci suppose que
les principales pratiques soient codifiées et connues de tous
les professionnels concernés, ce qui ne peut se réaliser sans
la mise en place au niveau de l’institution, d’une gestion
documentaire structurée.
Ceci est déterminant non seulement pour le développement
de la politique qualité de l’établissement, pour la formation
permanente des personnels concernés, mais aussi pour
montrer aux usagers, toujours inquiets sur ces sujets
délicats, que des efforts constants d’amélioration sont
recherchés et mis en œuvre.
Seule une gestion électronique de ces informations est
susceptible d’assurer une diffusion large, efficace et rapide
de ces informations.
Avec mes collègues représentants des usagers au sein du
CHU, nous constatons pour y être largement associés, un
fort engagement de l’institution dans cette politique, et
nous invitons l’ensemble des personnels concernés à s’y
associer avec enthousiasme.
Le coin des lecteurs
Mot croisé
Réponse dans la lettre N° 3
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Mots croisés
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A
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À vous deHjouer !
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Tous lesCmots se trouvent dans
la lettre qualité n°0
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1 Tous les établissements de santé
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3 La Haute Autorité de Santé en Ia défini 21 F
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A Il est nommé par le Directeur Agénéral et leE Président de la CME
R pour travailler sur une des
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B Solution mise en œuvre pour améliorer
une pratique, une organisation
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C Dans le cadre de la V2014,
C Cil est
O conduit
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I par
L le Directeur général et le Président de la CME
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D La chambre des bonnes pratiques
en est constituée