Publipostage classique - crea

Publipostage classique (postal) sous LibreOffice
Jean-Jacques Quintin – Université Lyon 2
A. Création d’un fichier comportant les informations utilisées dans le publipostage
(votre « base de données »)
= Nouveau fichier Calc (tableur LibreOffice)
Chaque colonne enregistrera un « type » d’informations (par exemple tous les « noms » des
étudiants). Chaque colonne comporte en première ligne un titre (ex. « Nom »). On a autant de
colonnes que de types d’informations.
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Prénom
Nom
Email
Langue_Test
Date_Test
Résultat
Adresse1
Adresse2
CP
Localité
Pays
Complétez à présent (librement, dans cet exercice) les informations relatives aux étudiants
» Enregistrez ce fichier Calc dans un dossier de votre « bureau » (par exemple)
B. Création du fichier texte qui sera transmis aux étudiants (modèle de publipostage)
B1. Publipostage de type « lettre »
1. Créez un nouveau document sous « Writer » d’LibreOffice
2. Introduisez votre texte de base = texte sans les informations qui proviendront du
fichier Calc (votre « base de données »)
Par exemple :
A l'attention de
Bonjour,
A l'issue du test de positionnement en que vous avez passé le , je vous informe que
votre maîtrise de la langue a été globalement estimé à un niveau CECRL
Bien cordialement,
James Courroy
» Enregistrez ce fichier Writer dans le même dossier que celui où se trouve le fichier Calc
Dans la figure ci-dessus, les plages marquées en jaune représentent les emplacements
où viendront se placer les informations ad-hoc extraites du fichier Calc. Ainsi pour
l’étudiant de la ligne 1 du fichier, le prénom de cet étudiant devra être placé à la suite
de « A l’attention de » (première case jaune).
Nous allons à présent insérer des « champs » (=variables) à l’endroit illustré par les
cases jaunes. Ces champs correspondent aux intitulés des colonnes du fichier Calc.
2. Introduisez les champs dans le texte de base
Les explications sont fournies oralement lors du cours
A. À réaliser une seule fois par ordinateur
Résumé des opérations à effectuer :
a. Ajouter la commande Mailing dans le menu Outils
 Menu Outils » Choisir Personnaliser » Onglet Menus » Cliquer sur le bouton
Ajouter
 Choisir dans la liste des « Catégories » Documents et dans la liste des
« Commandes » Mailing » puis cliquer sur Fermer
 Déplacer si vous le désirez la place de Mailing dans le menu des outils à l’aide
des flèche haut et bas, puis valider en cliquant sur Ok
b. Vérifier que votre fichier calc est bien associé, en tant que « source de données » à
votre document de base (votre lettre)
 Menu Edition » Changer la base de données »
 Sélectionner la « feuille » ad-hoc si le fichier recherché est présent dans la liste
 ou d’abord cliquer sur Parcourir pour associer votre fichier
 Cliquer sur Fermer
B. Création de la lettre type à « publiposter »
Résumé des opérations à effectuer :
a. Associer (et afficher) la source des données (votre fichier Calc)
 Menu Affichage » Choisir Sources de données »

Cliquer sur le « + » pour développer l'arborescence et atteindre la table ou la
feuille de classeur.
b. Insérer les « champs » dans le document texte
 Par cliquer-glisser de l’intitulé de la colonne du fichier Calc affiché en haut du
document vers l’endroit ad-hoc du document texte
c. Enregistrer ce document type
C. Création des lettres individuelles à « publiposter »
Résumé des opérations à effectuer :
a. « Remplir » les champs des lettres individuelles
 Retour à l’outil Mailing : Menu Outils » Mailing » Choisir ici A partir de ce
document » Ok

Une nouvelle fenêtre s’ouvre : Sélectionner (par exemple, il y a d’autres
possibilités, cela dépend de votre objectif) :
o Enregistrer comme documents individuels
o et Générer un nom de fichier à partir de la base de données
 Choisir un champ pour le nom du fichier
 Un chemin
 Un format

et cliquer sur Ok