Offre demploi UIC - Assistante Direction
Transcription
Offre demploi UIC - Assistante Direction
Fonction : Assistant(e) de Direction Responsabilités et autorités Assistance du Directeur General Classement divers (UIC,…) Traductions Organisation des réceptions, événements internes (visites, gouters, départs, remises de médailles…) Organisation des voyages d’affaires Correspondance Gestion du personnel Gestion des documents PEP Rédaction des contrats de travail Gestion des formalités d’embauche et de départ (dossier nouvel arrivant, déclaration Urssaf, mutuelle, médecin du travail…) Gestion des visites médicales annuelles, reprise Gestion des demandes des médailles d’honneur du Travail Gestion des dossiers stagiaires en entreprise (conventions, gratifications, attestations) Convocations DP et CE Rédaction de comptes rendus (réponses DP, procès-verbaux CE) Rédaction du document préparatoire et procès-verbal NAO Communication internes (notes internes…) Communication externe : organisation de journées portes ouvertes, sponsors Gestion du logiciel PeopleSoft (base de données de gestion du personnel Solutia) Audit BVC sur procedures PRO SET 60001, INS SET 60001, WIS SET 60002 et DOC SET 60001 Gestion dossiers lunettes de sécurité Gestion de la formation Recensement des besoins de formation Préparation du plan de formation Présentation du plan au CE en janvier, du bilan en octobre et décembre Enregistrement des actions de formation, gestion informatique du budget (Sage), suivi des dossiers Déclarations, communication avec l’OPCA et les autorités légales Gestion du DIF Création et mise à jour des carnets formation sécurité Gestion des bâtiments administratifs Courrier Photocopieurs, Flotte automobile, Téléphonie : standard téléphonique, flotte fixes et mobiles Commandes et gestion fournitures de bureau Gestion intervenants de société de ménage, espaces verts Validation fournisseurs Mfg Pro Correspondant informatique Correspondance parc informatique auprès des intervenants informatiques et des Helpdesks maintenance Gestion de projets informatiques Commandes matériels informatiques Compétences Niveau BAC +2 (BTS Assistant(e) de Direction, BTS Assistante de Gestion PME PMI, DUT GEA ) Savoir faire Bonne maîtrise de l’anglais Qualités rédactionnelles Bonne maîtrise des techniques du secrétariat Connaissances en Informatique, RH et Formation Savoir Etre Grande disponibilité et polyvalence Facilité de communication orale et écrite Capacité à travailler de manière autonome Discretion