formulaire de contrat à remplir / exhibit space

November 4-5, 2015
Palais des Congrès de Montréal
Montreal, QC, Canada
FORMULAIRE DE CONTRAT À REMPLIR / EXHIBIT SPACE APPLICATION
Veuillez remplir le formulaire, le signer, et l’envoyer à l’adresse suivante avec le dépôt requis / Please complete entire contract, sign, and return with required deposit to:
Messe Frankfurt, Inc., 1600 Parkwood Circle, Ste. 615, Atlanta, Georgia 30339, USA Tel: 770.984.8016 l Fax: 770.984.8023 l Courriel / E-Mail: [email protected]
Compagnie / Company: _____________________________________________________________________________________________________________________
(Veuillez écrire le nom de l’entreprise exactement comme vous voulez qu’il apparaisse dans les documents écrits) / (Please list company name exactly as you would like it to be listed on published material)
Contact: ________________________________________________________________________________________________________________________________
Adresse / Address: ________________________________________________________________________________________________________________________
Ville / City: _____________________________________ Province/État/State: ____________ Code postal / Postal Code: _________________ Pays / Country: ___________
Téléphone: ____________________________________________________________ Fax*: _____________________________________________________________
Courriel* / Email*: ___________________________________________________ Site web / Website: ______________________________________________________
* En fournissant votre numéro de fax et/ou votre adresse de courriel, vous acceptez d’y recevoir des messages de la part de Messe Frankfurt, Inc., et de ses compagnies affiliées. / By providing your fax number and/or email address you are consenting to receive communications from Messe Frankfurt, Inc. & its affiliates via these media.
DESCRIPTION DES PRODUITS / Product Designation
Liste de tous les produits / services qui seront présentés: ____________________________
List all products / services to be displayed: _______________________________________
_______________________________________________________________________
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Liste de toutes les compagnies associées / marques qui seront représentées à votre kiosque:
List all associated companies/brands represented in your booth: _______________________
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ESPACA DEMANDÉ / Space Request
La taille minimale d’un kiosque est de 100 pieds carrés, ou 10x10 pieds carrés (environs 9,3
mètres carrés) Comprend les tiges et les rideaux, une affiche de la compagnie, le manuel
Minimum booth size is: 100 square feet or 10 x 10 sq. ft. (10 ft. x 10 ft. = approx. 9.3 sq. meters)
Includes pipe and drape, company sign, exhibitor manual & show directory listing.
des exposants et la publication dans le répertoire des exposants.
o 100 - 399 NSF(CAD $23.50 du pied carré / per sq. ft. + 5% TPS / GST +
9.975% TVQ /QST)
o 400 - 999 NSF (CAD$ $18.00 du pied carré / per sq. ft. + 5% TPS / GST
+ 9.975% TVQ / QST)
o 1000+ NSF (CAD$ $15.75 du pied carré / per sq. ft. + 5% TPS / GST +
9.975% TVQ / QST)
_______ pieds carrés / sq. ft. x o CAD$23.50 OU/OR o CAD$18.00 OU/OR o CAD$15.75
= C$ ___________
(Cost of Booth)
3 choix de # de kiosque: 1. _________
Top 3 Booth # Requests: 1. _________
2. _________
(GST= Cost of Booth x 5%) + TPS / GST = C$ ____________
(QST= Cost of Booth x 9.975%)
+ TVQ / QST = C$ ____________
COÛT TOTAL DE L’ESPACE / TOTAL BOOTH COST = C$ ____________
3. _________
Je souhaite ne pas être près des compagnies suivantes, mais je comprend que Messe
2. _________
3. _________
Frankfurt, Inc., ne pourra peut-être pas l’éviter ___________________________________
I do not wish to be located near the following companies, understanding that Messe Frankfurt,
Inc. may not be able to accommodate this request: _________________________________
______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Nous acceptons par la présente les Termes et Conditions inscrits à l’endos de ce contrat. Nom de l’agent légalement responsable (écrivez le nom et le titre en lettres moulées et signer ci-bas):
We hereby accept the General Terms and Conditions on the reverse of this contract. Name of legally responsible officer (please type or print name, title & sign below):
Nom/Name__________________________________ Titre/Title_____________________ Signature ___________________________________________________ Date __________________
INFORMATIONS DE PAIEMENT / Payment Information
Un dépôt est requis avec le contrat signé (Tous les paiements doivent être faits dans la
même devise que la facture. Les paiements faits en autres devises pourront être soumis à un frais
de service de 3%.)
50% est nécessaire avec la signature du contrat
Deposit required with signed contract (All payments should be made in the currency
invoiced. Payments made in a different currency may be subject to a 3% service fee.)
50% is required with the initial signed contract.
o Carte de crédit (100% est nécessaire, Contactez Messe Frankfurt, Inc. pour d’autres formulaire) o Chèque ci-joint (En devise canadienne seulement, payable à Messe Frankfurt, Inc.)
o Virement bancaire (Contactez Messe Frankfurt, Inc. pour d’autres informations)
o Credit Card (Only for 100% payments, contact Messe Frankfurt, Inc. for the form) o Cheque Enclosed (Canadian funds only, payable to Messe Frankfurt, Inc.) o Bank Wire (Contact Messe Frankfurt, Inc. for information)
POLITIQUE D’ANNULATION / Cancellation Policy
Dans le cas où un exposant annule, en partie ou en totalité, son espace réservé par contrat, l’exposant
doit faire parvenir un avis écrit, et devrai payer les frais d’annulation (en pourcentage de la facture;
selon la date de réception de l’avis écrit par Messe Frankfurt, Inc.)
In the event that an exhibitor cancels all or part of the exhibit space contracted, the exhibitor
must do so in writing and will be obligated for the cancellation fees (in % of invoice amount;
based on the date of receipt of written notice to Messe Frankfurt, Inc.)
Jusqu’au 1er juin 2015 = 50% des frais de kiosque totaux.
Après le 1er juin 2015 = 100% des frais de kiosque totaux.
Up to June 1, 2015 = 50% of total booth cost
From June 1, 2015 = 100% total booth cost
POLITIQUE DE CONSENTEMENT/Consent Policy
Loi anti-pourriel du Canada a pris effet le 1er Juillet 2014 et le Waste & Recycling Expo Canada (Messe
Frankfurt, Inc.) doit obtenir votre consentement direct pour envoyer des informations concernant notre
électronique événement à venir. En plus de recevoir des communications électroniques de Messe
Frankfurt, Inc., votre consentement peut permettre un contact
o_ Oui, je donne mon consentement
o Non, retirer mon consentement
Canada’s anti-spam legislation took effect July 1, 2014 and the Waste & Recycling Expo Canada (Messe
Frankfurt, Inc.) must obtain your direct consent in order to send electronic information concerning our
upcoming event. In addition to receiving electronic communication from Messe Frankfurt, Inc., your
consent may allow contact from Waste & Recycling Expo Canada show suppliers.
o_ Yes, confirm my consent
o No, remove my consent
À L’INTENTION DES ORGANISATEUR DE L’ÉVÉNEMENT SEULEMENT / For Show Management Use ONLY
Booth # ________
Type ____________
Configuration ___________
Sq. Ft. ________
Total Cost _________
Signature _____________________
Date __________
TERMES ET CONDITIONS DE L’ÉVÉNEMENT
GESTION: L’Événement aura lieu sous la direction de Messe Frankfurt, Inc., 1600 Parkwood Circle, Suite 615, Atlanta, Georgia; désigné ci-dessous comme « Gestionnaire »
dans ce document. Un « Exposant » est un appliquant qui a été accepté comme participant à l’Événement par le Gestionnaire. L’approbation d’un Exposant se fera par
confirmation écrite. L’envoi d’une notice de confirmation du kiosque, en réponse au Contrat d’Exposant soumis, signale la fin du contrat de participation entre le Gestionnaire
et l’Exposant. L’Exposant et le Gestionnaire acceptent ces Termes et Conditions de l’événement comme les termes de leur contrat de participation. La violation de tout
Terme et Condition du contrat habilite le Gestionnaire à exclure un Exposant de l’Événement, et à demander compensation pour les dommages causés par une telle
violation. L’Exposant doit se conformer aux Termes et Conditions de l’Événement relatifs aux entrepreneurs officiels désignés de l’Événement.
CONDITIONS DU PAIEMENT : Toute dispute par l’Exposant de tout service fourni par le Gestionnaire ou par tout affilié dans le cadre de l’Événement, ou les frais facturés
pour ces services, devront être mentionnés au Gestionnaire par écrit dans un délai de 15 jours suivant la facturation de ces services, le temps étant important (mais toute
dispute n’affectera pas l’obligation de l’Exposant de régler la facture dans un délai de 15 jours, comme décrit plus bas). Tout manquement de mentionner une dispute dans
un tel délai constituera une renonciation de toute demande de l’Exposant en ce sens. Sans distinction pour les sommes dues sous contrat ou sur acompte ouvert, il est
compris que toutes les factures sont dues au moment de leur réception, et que le compte sera considéré comme délinquant s’il n’est pas payé dans les 15 jours suivant la
date de facturation, ou la date indiquée sur la facture. Si un paiement prompt n’est pas effectué comme décrit, l’Exposant accepte de payer tous les frais d’agence de
recouvrement, et les autres frais de collecte, y compris les frais raisonnables d’avocats et les coûts juridiques qui pourraient être engagés par le Gestionnaire ou par tout
affilié dans la recherche et la collecte du paiement. La responsabilité de l’Exposant sera jointe et liée aux Tierces Parties. La partie qui exécute cette entente au nom de
l’exposant reconnaît qu’il a l’autorité de le faire, et qu’en exécutant l’entente il a causé l’Exposant et la Tierce Partie à conjointement et solidairement liés par les termes de
l’entente. L’Exposant représente que les Tierces Parties seront immédiatement notifiées de ces termes. Sans égard à qui la facture est rendue, l’Exposant et la Tierce Partie
resteront responsables du paiement, conjointement et solidairement, jusqu’à ce que les sommes totales soient payées au Gestionnaire. Le paiement par l’Exposant à la
Tierce Partie, ou par la Tierce Partie à l’Exposant, ne constituent pas un paiement au Gestionnaire.
UTILISATION DE L’ESPACE D’EXPOSITION : L’Exposant s’engage à respecter les normes de présentation du Gestionnaire pendant son utilisation du kiosque et pour la
durée de l’Événement. Le Gestionnaire a le droit de déplacer un kiosque, à sa discrétion. L’Exposant et ses représentants doivent se conduire de manière professionnelle.
Les gestionnaires de l’exposition se réservent le droit de révoquer le droit de participation aux individus dérangeants ou peu professionnels. Le sol de chaque kiosque doit
être recouvert. Les kiosques inhabituels ou faits sur mesure doivent être approuvés par le Gestionnaire. Le Gestionnaire se réserve le droit de limiter ou d’enlever les
présentation qui sont distrayantes ou qui détournent l’attention de la nature de l’événement. Les kiosques doivent être prêts avant l’ouverture de l’Événement. Le
Gestionnaire a le droit de réaffecter un kiosque à sa discrétion si un Exposant ne s’est pas présenté, ou n’a pas commencé à monter son kiosque à trois heures de
l’ouverture de l’événement. L’Exposant assumera les coûts de tout équipement ou service additionnel requis pour leur espace de présentation respectif. L’Exposant ne
prêtera, sous-louera, partagera ou divisera le tout ou une partie de son espace alloué, et n’aura pas d’autres représentants, produits, équipement, affiches ou matériaux
imprimés autres que ceux de sa propre compagnie dans l’espace d’exposition, sans le consentement écrit du Gestionnaire de l’exposition.
RESPONSABILITÉ DU KIOSQUE : La compagnie qui loue l’espace a la responsabilité de maintenir du personnel à l’intérieur de leur kiosque à tout moment durant les
heures d’ouverture de l’exposition. Tout Exposant qui commence à démanteler ou à emballer ses effets avant la fermeture de l’exposition se verra facturé des frais de 1000$,
et pourrait perdre toute ancienneté pour les prochaines expositions.
HORAIRE DE L’ÉVÉNEMENT : La durée de l’événement, les temps d’installation et les heures d’ouverture seront publiées dans le Manuel de l’Exposant. Les heures de
construction et de démontage doivent être respectées sauf avec approbation écrite du Gestionnaire.
ACTIVITÉS DE VENTE : Toutes activités de vente au détail doivent être approuvées par le Gestionnaire au préalable; toute redevance ou commission résultant de cette
vente doit être conforme aux Termes et Conditions de l’événement.
PHOTOGRAPHIE : Le Gestionnaire a la permission d’utiliser l’image de toute personne et/ou produit exposés dans des photographies et dans tout autre média, qu’ils soient
connus ou à venir. L’Exposant renonce à son doit d’inspecter ou d’approuver le produit fini, y compris les copies écrites ou électroniques. De plus, l’Exposant renonce aussi à
tous les droits et redevances, ou toute autre compensation découlant de l’utilisation de la photographie.
PUBLICITÉ : Tous les matériaux et biens promotionnels de l’Exposant sont limités à son espace d’exposition désigné. Les Exposants ne peuvent pas mener à bien des
activités de publicités en-dehors de leur kiosque, ou devant l’Événement, sans la permission écrite du Gestionnaire. Les présentations acoustiques ne sont permises que si
elles sont exécutées de manière à ce que les autres Exposants ne soient pas dérangés, et que les visiteurs ne sont pas dérangés ou entravés par la présentation. Le
Gestionnaire se réserve le droit de mettre fin à toute publicité ou présentation qui n’a pas été approuvé au préalable, et qui n’atteint pas les standards de l’Événement.
MÉDIAS ET RELATIONS DE PRESSE : Toute activité médiatique, qu’elle soit organisée par l’Exposant ou non, doit être effectuée en passant par le Bureau de presse du
Gestionnaire.
EXCLUSION DE RESPONSABILITÉ : Le Gestionnaire ne sera pas responsable envers l’Exposant pour les dommages causés par le cas fortuit, la guerre, les troubles
publics, le feu, la violence, les défauts de l’immeuble, les conditions climatiques, ou toute autre circonstance hors du contrôle du Gestionnaire, y compris les dommages
causés par les visiteurs à l’Événement, par les autres Exposants, ou pour les personnes agissant en leur nom. De plus, le Gestionnaire ne sera pas responsable du nombre
de visiteurs, ou des ventes engendrées par la participation.
SÉCURITÉ ET RESPONSABILITÉ : Toutes les lois locales, provinciales et fédérales seront respectées dans l’aire d’exposition pendant l’Événement. L’Exposant respectera
toutes les consignes de sécurité des lieux, ainsi que toutes les directives données par le personnel de sécurité ou par le Gestionnaire. L’Exposant sera responsable pour tout
dommage causés par la construction de son kiosque, par son équipement, par ses présentations ou par tout employé de sa compagnie, y compris les dommages à la
personne ou à la propriété, et les dommages économiques. L’Exposant obtiendra tous les permis requis avant le début de l’Exposition, et ces permis seront disponibles pour
inspection par le Gestionnaire. Le gestionnaire s’assurera de la sécurité pendant la construction et le démontage des kiosques, ainsi que pendant l’Événement, mais ne sera
pas responsable des pertes ou des dommages causés à la propriété des Exposants. Aucune personne de moins de 16 ans ne sera admise sur le site de l’Exposition.
ASSURANCES : L’Exposant s’engage à obtenir une couverture d’assurance suffisante.
MANUEL DE L’EXPOSANT : Des information spécifiques sur la construction des kiosques, le démontage, les compagnies de transport, les matériaux et les règlements
d’entreposage, les services aux Exposants, etcetera, seront disponibles dans le Manuel de l’Exposant.
PRÉVENTION : L’Exposant n’utilisera aucune décoration ou couverture inflammable dans son kiosque. Tous les tissus et autres matériaux utilisés à des fins décoratives
seront résistants aux flammes. L’Exposant se conformera à touts les règlements relatifs aux incendies.
DÉMONTAGE DU KIOSQUE : L’aire d’exposition sera laissée dans son état original par l’Exposant. Dans le cas où des dommages sont occasionnés à l’aire d’exposition ou
aux corridors (structure, planchers, câbles, conduits, etcetera), ils seront remédiés aux frais de l’Exposant. Si le kiosque n’est pas démantelé promptement, le Gestionnaire
peut faire exécuter le nettoyage, et remiser les biens laissés dans l’aire d’exposition, aux frais de l’Exposant. Le Gestionnaire n’assume aucune responsabilité pour les
kiosques et effets laissés sur le site.
MARQUE DE COMMERCE ET AUTRES DROITS COMMERCIAUX : Le Gestionnaire s’attend à ce que les Exposants respectent les marques de commerces et les autres
droits commerciaux. En cas d’entrave documentée à la marque de commerce ou aux autres droits commerciaux, le Gestionnaire se réserve le droit d’exclure tout Exposant
de l’Événement en cours et des prochaines éditions. Cette stipulation ne représente pas une obligation de la part du Gestionnaire de prendre une telle action. Le
Gestionnaire n’accepte aucune responsabilité pour les entraves aux droits commerciaux commis par les Exposants.
AMENDEMENTS : Tout amendement à ce contrat ne sera accepté que par écrit, et doit être approuvé à l’écrit par le Gestionnaire.
EVENT TERMS AND CONDITIONS
MANAGEMENT: The Event will be conducted under the direction of Messe Frankfurt, Inc.,1600 Parkwood Circle, Suite 615, Atlanta, Georgia; designated as
“Management” in this document. An “Exhibitor” is an applicant that has been accepted for participation in the Event by Management. Acceptance of an Exhibitor
shall be in written confirmation. The issuance of a Booth confirmation notice, in response to a submitted Exhibitor Contract, shall conclude the contact of
participation between Management and the Exhibitor. The Exhibitor and Management acknowledge these Event Terms and Conditions as the elements of the
contract of participation. Violations of any of the Event Terms and Conditions of the contract shall entitle Management to exclude an Exhibitor from the Event and
seek remedies for damages caused by such violations. The Exhibitor must comply with the Event Terms and Conditions relating to the officially designated show
contractors.
CONDITIONS OF PAYMENT: Any dispute by Exhibitor with any exhibition event services provided by Management or any affiliate, or the amount charged for the
same shall be reported to Management in writing within 15 days from the date of invoice relating to same, time being of the essence (but such dispute shall not
affect Exhibitors obligation to make payment within 15 days as set forth below). Failure to report any such dispute within such time shall constitute a waiver of
any claim by Exhibitor with respect to such dispute. Whether sums are due under contract or open account, it is understood that all invoices are due upon receipt
and are considered delinquent if not paid within 15 days from the date of invoice or the date as indicated on the invoice. Should timely payments not be made as
stated, Exhibitor agrees to pay all collection agency fees and expenses, and other costs of collection, including reasonable attorney fees and court costs which
may be incurred by Management or any affiliate in pursuing and collecting payment. The liability of Exhibitor shall be joint and several with Third Parties. The party
executing this agreement on behalf of Exhibitor acknowledges that it has the authority to do so and that by its execution it has caused Exhibitor and Third Parties
to be jointly and severally bound by the terms hereof. Exhibitor represents that Third Parties will immediately be notified of the terms hereof. Not withstanding
to whom bills are rendered, Exhibitor and Third Parties shall remain jointly and severally obligated to pay to Management the amount of any bills rendered by
Management within the time specified and until payment in full is received by Management. Payment by Exhibitor to Third Parties or by Third Parties to Exhibitor
shall not constitute payment to Management.
USE OF EXHIBIT SPACE: The Exhibitor contracts to use the booth for the duration of the Event in conformity with Management’s Display Guidelines.
Management has the right to relocate a booth at its discretion. The Exhibitor and its representatives shall conduct themselves in a business-like manner. Show
management reserves the right to revoke trade show participation privileges from unprofessional and/or disruptive individuals. Floor covering is required for all
booths. Unusual or custom built booths must have Management approval. Management reserves the right to restrict or remove exhibits that are distracting or
distract from the character of the Event. Booths must be set up prior to the opening of the Event. Management has the right to re-allocate a booth at its discretion
if the Exhibitor has not appeared or begun to set up the booth 3 hours prior to the opening of the Event. The Exhibitor will assume the cost of any additional
services/equipment required for their respective exhibit space. Exhibitor shall not assign, sublet, share or apportion the whole or any part of the space allotted, or
have representatives, products, equipment, signs or printed materials from other than its own firm contracted in the assigned exhibit space without the prior written
consent of Show Management.
BOOTH RESPONSIBILITY: It will be the responsibility of the company who contracts the space to maintain personnel in the booth at all times during the show
hours. Any Exhibitor who starts to pack or dismantle their booth prior to the show closing will be charged a fee of $1,000 and may forfeit any seniority to future
shows.
EVENT SCHEDULE: The duration of the event, set-up times and hours of operation shall be published in the Exhibitor Manual. Construction and dismantling hours
must be adhered to unless written approval is received from Management.
SALES ACTIVITIES: All retail sales activities must have written approval by Management; any royalties or commissions resulting from sales activity must conform
with the Event Terms and Conditions.
PHOTOGRAPHY: Management has permission to use the likeness of any person and/or products exhibited in photographs and in any and all other media,
whether now known or heareafter existing. The exhibitor waives the right to inspect or approve the finished product, including written or electronic copy.
Additionally, all rights to royalties or other compensation arising or related to use of the photograph are waived by the Exhibitor.
ADVERTISING AND PUBLICITY: All exhibitor promotional material and goods are limited to the designated display area. Exhibitors may not carry out publicity
activities outside the boundary of the booth or in front of the Event without written permission from Management. Acoustic presentations are permitted only if they
are arranged in a way that other Exhibitors are not disturbed by them and visitors are not disturbed or hampered by them. Management reserves the right to cease
any publicity/presentations that have not been approved and do not meet the standards of the Event.
MEDIA AND PRESS RELATIONS: Any activities conducted by the media whether arranged by the Exhibitor or separately shall be conducted through the
Management Press Office.
EXCLUSION OF LIABILITY: Management shall not be liable to an Exhibitor for damages caused by Acts of God, war, civil disturbances, fire, violence, building
malfunction, inclement weather or any other circumstances beyond the control of Management, including damage caused by visitors to the Event, other Exhibitors
or persons acting on their behalf. In addition, Management shall not liable for the number of visitors or sales generated from participation.
SECURITY AND LIABILITY: All local, state and federal laws shall be observed during the Event in the exhibition area. The Exhibitor shall observe all safety
regulations of the facility, directives by security personnel and Management personnel. The Exhibitor shall be liable for all damage to persons or property,
economic losses which have been caused by booth construction, booth equipment, exhibits and any employees acting on its behalf. The Exhibitor shall obtain all
required permits prior to the commencement of the Event and have them available for inspection by Management. Management will provide Security during the
construction of and dismantling times as well as throughout the duration of the Event, but will not be liable for the loss or damage of any exhibitor property. No one
under the age of 16 will be permitted on the exhibit floor.
INSURANCE: The Exhibitor is responsible to provide sufficient insurance protection.
EXHIBITOR MANUAL: Specific information about booth construction, dismantling, transport companies, packing materials and rules, Exhibitor services etc. will be
contained in the Exhibitor Manual.
PREVENTION: The Exhibitor shall not use any flammable decorations or coverings for display purpose. All fabrics or other material used for decoration purposes
shall be flameproof. The Exhibitor shall comply with all applicable fire regulations.
BOOTH DISMANTLE: The exhibition area is to be returned by the Exhibitor in the same condition as it was handed over. In the case of any damage to the
exhibition area or the halls (structure, floor, cables, ducts, etc.), it shall be repaired at the Exhibitor’s expense. If the clearance of the booth has not been
undertaken in good time, Management may have it cleared and the goods put in storage at the expense of the Exhibitor. Management shall assume no liability for
exhibits left behind.
COMMERCIAL TRADEMARK AND OTHER COMMERCIAL RIGHTS: Management expects exhibitors to honor commercial trademarks and other commercial
rights. In case of documented trademark or other commercial right infringements, Management reserves the right to exclude an exhibitor from the current and
future events. This stipulation does not create an obligation for Management to take such action. Management does not accept any liability for commercial rights
infringements that may be committed by an exhibitor.
AMENDMENTS: Any amendments to this contract shall only be accepted in writing and must be approved in writing by Management.