1. Accueil physique et téléphonique. orientation vers les

ANNONCE
Le 1er novembre 2015
Montpellier Business School recherche :
2 Chargé(e)s d’accueil
FONCTION:
Accueillir, présenter, organiser, transcrire, exploiter et classer les informations liées au suivi administratif du service.
Apporter une assistance technique en rapport avec les activités du service.
MISSIONS & ACTIVITES:
1. Accueil physique et téléphonique.
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Assurer le service d’accueil en vertu de la charte d’accueil,
Qualifier les demandes physiques, téléphoniques, et électroniques pour un premier degré d’information, et/ou
orientation vers les collaborateurs ressources : location de salles, informations concernant l’Ecole…,
Assurer les accueils personnalisés des intervenants extérieurs,
Mettre à jour des supports d’informations internes et externes, gérés par le Service Accueil.
2. Gestion et traitement de l’information.
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Alerter sur des dysfonctionnements détectés dans le cadre de la communication interne et du fonctionnement entre
les différents services,
Suivre et gérer le stock des brochures sur les présentoirs devant l’Accueil (plaquettes Ecole, brochures de l’Office du
Tourisme),
Compléter la matrice des contrats de location de salles.
3. Fonctions support logistique.
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Anticiper et répondre aux besoins des divers acteurs du Groupe,
Assurer un support d’organisation auprès de la Responsable de Service dans la gestion des associations.
4. Fonctions administratives.
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Renseigner quotidiennement les indicateurs du Service Accueil Central,
Mettre en forme et éditer mensuellement le tableau de bord du service,
Organiser les activités administratives et logistiques selon les procédures établies,
Procéder aux commandes de matériel de bureau pour le Service de l’Accueil.
5. Information « Logement ».
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Apporter une réponse personnalisée aux parents et étudiants,
Assurer la mise à jour des informations relatives au Logement.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES:
Niveau d'études et/ou expérience:
Titulaire d’ un Bac ou niveau équivalent dans les métiers du secrétariat ou expérience de 5 années minimum de l’accueil dans
un environnement de services,
Expérience d’un an minimum d’un poste similaire,
Expérience commerciale ou de marketing téléphonique.
Connaissances et/ou savoir-faire spécifiques :
Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels : Word, Excel, Outlook, et Internet, adaptation aux nouveaux outils
informatiques,
Qualité d’expression orale,
Anglais et Espagnol couramment parlés et utilisés professionnellement,
Qualité d’accueil physique et téléphonique,
Capacité d’adaptation aux différents publics,
Capacité d’organisation et d’anticipation,
Esprit d’équipe.
CLASSIFICATION REMUNERATION : 1458 euros brut/mois+ 13ème mois + Chèque de table, Catégorie employé, niveau
2, échelon A rattaché à l’emploi Personnel d’accueil et à la filière Personnel administratif et de service
TEMPS DE TRAVAIL : CDI Temps plein, Disponibilité selon les exigences de service
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Sophie Fournials, Responsable accueil.
LIEU DE TRAVAIL: Montpellier Business School, 2300 Avenue des Moulins, 34185 MONTPELLIER Cedex 4
Les candidatures (CV+LM) sont à adresser à MmeJust, Chargée de recrutement et d’administration du personnel sous la
référence chargé accueil ([email protected]).