Association des Directeurs de Bibliothèques Universitaires (ADBU)

Six & Dix
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Association des Directeurs de
Bibliothèques Universitaires (ADBU)
Etude sur les hypothèses d’évolution des
indicateurs nationaux de l’IST
Synthèse de la réunion du 23 octobre 2012
avec le SICD 2 de Grenoble
Version 1.1
23/10/2012
ADBU
1 Participants
- M. Frédéric SABY (Directeur SICD)
- Mme Nadine DELCARMINE (Directrice Adjointe du SICD)
- M. Alain CARACO (ADBU)
- M. Marc MARTINEZ (ADBU)
- M. Eric ANJEAUX (Six & Dix)
2 Rappel des objectifs de la réunion
- Rappeler le contexte et les objectifs de l’étude menée par l’ADBU,
- Recueillir des informations sur les indicateurs actuellement utilisés par le SICD,
- Echanger autour de l’évolution souhaitée des indicateurs.
3 Synthèse des échanges
3.1 Les indicateurs actuels du SICD
Le SICD travaille depuis 2006 à la production d’indicateurs, qui répondent à deux objectifs :
- Fournir à la Présidence de chacune des Universités (Grenoble 2 et 3), les indicateurs pertinents
pour évaluer l’efficience des services du SICD,
- Fournir aux responsables du SICD (niveaux Direction et Départements) les indicateurs
pertinents pour leur pilotage en propre.
3.1.1 Les indicateurs utilisés dans les échanges Présidence Université / Direction SICD
Ces indicateurs visent à répondre aux principales questions que se posent aujourd’hui les Présidents :
- La Bibliothèque est-elle un lieu suffisamment fréquenté par les étudiants au regard de la charge
de personnel associée aux horaires d’ouverture (72 heures hebdomadaires aujourd’hui) ?
Cette question peut être évaluée avec les indicateurs suivants, permettant d’approcher le
nombre d’usagers présents à la Bibliothèque :
o
Evolution du nombre d’entrées à la Bibliothèque (par jour ou par tranche horaire),
o
Evolution du nombre de prêts à la Bibliothèque (par jour ou par tranche horaire)
o
% d’occupation moyen des places (nombre de lecteurs / place) : (nombre d’entrées /
an) / (nombre d’heures d’ouverture / an) / nombre de places
- Les collections (imprimées et électroniques) de la Bibliothèque sont-elles suffisamment utilisées
au regard des budgets d’acquisition ?
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Cette question peut être évaluée avec les indicateurs suivants :
o
Evolution du nombre de prêts à la Bibliothèque
o
Evolution du nombre de consultation (sur place et à distance) des ressources
électroniques payantes (ces données provenant aujourd’hui des éditeurs)
o
Evolution du nombre de consultation des ressources électroniques gratuites
Les indicateurs doivent rester en nombre très réduit pour être partagés avec les Présidents
(typiquement de 3 à 6 indicateurs pour chaque sujet traité).
C’est pourquoi le système d’information du SICD doit permettre essentiellement de produire « à la
demande » les indicateurs pertinents selon les sujets traités.
Les Présidents sont particulièrement sensibles aux indicateurs en général et à des indicateurs portant
sur une période très proche (ex. hier, la semaine dernière) en particulier.
3.1.2 Les indicateurs utilisés pour le pilotage du SICD
Ces indicateurs sont issus d’un véritable système d’information décisionnel (ou infocentre) articulé
autour :
- d’une copie de la base de production du SIGB,
- d’une base de données complémentaire distincte du SIGB et qui est alimentée par saisie de
données qui ne sont pas gérées dans le SIGB (ex. formations à la recherche documentaire,
prestations de numérisation...),
- d’un outil requêteur (COGNOS) qui permet de produire, de manière programmée ou à la
demande, les indicateurs nécessaires en interrogeant les deux bases citées ci-dessus.
Par exemple, les données de l’ESGBU peuvent être intégralement produites par requêtage
automatique, et donc être communiquées au Ministère en début d’année.
Les données ESGBU pourraient être disponibles dès les premiers jours de janvier si le Ministère
demandait une remontée pour cette période et fournissait donc la grille de données préalablement en
décembre. Aujourd’hui, il est en effet nécessaire de réajuster les requêtages en fonction des
évolutions de l'ESGBU. Par ailleurs, il faut préciser que la production automatisée des données fait
l'objet d'une relecture attentive préalablement à l'envoi des données au Ministère ; cette phase
essentielle pour détecter les anomalies ne peut en aucune façon être supprimée.
Tous les matins (à 9h15) un état met en évidence les trois indicateurs clés suivants :
- le nombre d’entrées à la bibliothèque sur les 6 derniers jours (ce nombre est produit
quotidiennement par les compteurs d’entrée et est saisi dans la base de données
complémentaire ; une évolution du système d’information permettra d’intégrer
automatiquement les informations de comptage),
- l’évolution du nombre de prêts par jour depuis le début de l’année,
- le nombre d’inscrits à la bibliothèque, au total et par type d’usager (étudiants, enseignants /
chercheurs, extérieurs).
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Le Département des publics utilise ces indicateurs quotidiens pour adapter les plannings de service
public.
Ces indicateurs quotidiens peuvent naturellement être consolidés par mois, par trimestre, par année.
Le SICD aimerait disposer d’indicateurs sur la jauge de la Bibliothèque (nombre d’usagers
effectivement présents à un instant donné), dans le cadre de son statut d’ERP2. Cet indicateur n’est
produit aujourd’hui que suite à des comptages « manuels » ponctuels.
De même, la durée de fréquentation moyenne de la Bibliothèque par un usager n’est pas aujourd’hui
calculée et elle ne pourrait être mesurée que par des comptages manuels et ponctuels ou procéder
par enquête.
L’intégration dans cet infocentre de bases de gestion de l’Etablissement (ex. Scolarité, Finances) n’est
pas possible pour le SICD car il faudrait s’intégrer avec les bases des 2 Universités et Grenoble 3 ne
souhaite pas rapprocher ses données de celles de Grenoble 2.
3.2 L’évolution des indicateurs de l’IST
La Direction du SICD est très favorable à une évolution du système d’indicateurs permettant d’évaluer
la contribution de la Documentation à la réussite de l’étudiant et à la réussite du chercheur, et donc à
la performance globale de l’Université, dans la mesure où il s’agit d’une question que se posent
clairement aujourd’hui les Présidents, dans le contexte des RCE.
Il est à noter que les cellules de pilotage des Universités se structurent de mieux en mieux (notamment
à Grenoble 2).
3.2.1 La contribution de la Documentation à la Recherche
Concernant la réussite du chercheur, le nombre de brevets ne peut être utilisé dans le contexte du
SICD : aucune des 2 Universités ne produit de brevets.
Par contre le SICD connaît aujourd’hui, pour chaque Université, le % de chercheurs n’ayant pas
produit d’articles depuis plus de 5 ans (les « non publiants »).
Il serait intéressant de mesurer dans quelle mesure les « gros publiants » sont justement des usagers
très actifs des bibliothèques.
La mesure de l’utilisation des services de la Bibliothèque par les chercheurs s’appuierait
essentiellement sur les statistiques d’utilisation des ressources électroniques, ce qui resterait toutefois
difficile à réaliser car les données disponibles sont fournies par les éditeurs et il faudrait en outre
rester en cohérence avec les spécifications de la CNIL.
3.2.2 La contribution de la Documentation à la Formation
Concernant la réussite de l’étudiant, s’il est nécessaire de travailler sur la question, des études
sociologiques menées de longue date ayant mis en évidence un lien entre fréquentation de la
Bibliothèque et réussite de l’étudiant au diplôme, la mise en œuvre serait complexe dans la mesure où
les SI de la Bibliothèque et de la Scolarité sont aujourd’hui étanches (et a fortiori avec 2 SI pour
Grenoble 2 et 3).
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De plus, même avec une corrélation, il ne sera pas facile de prouver que fréquenter la Bibliothèque
constitue une des causes significatives de la réussite de l’étudiant.
La mesure de l’utilisation des services de la Bibliothèque par les étudiants s’appuierait essentiellement
sur les statistiques de fréquentation physique de la Bibliothèque. Les étudiants (L/M1) n’utilisent que
marginalement les ressources électroniques.
Mais ces indicateurs de fréquentation physique devraient être associés à d’autres services :
- l’utilisation des collections (prêt essentiellement),
- l’utilisation des services proposés par la bibliothèque (formation, renseignement / assistance à la
recherche documentaire).
Il est ainsi vital de mettre en évidence qu’une Bibliothèque constitue un ensemble cohérent de services
associant des espaces accueillants, des collections pertinentes et des compétences élevées de
bibliothécaires et n’est pas seulement qu’une salle de travail, fut elle agréable et confortable.
3.2.3 Quelques informations générales
Il serait intéressant :
- de fournir aux chargés de l’étude ADBU des informations sur le travail de normalisation en cours
(AFNOR / ISO),
- de se renseigner comment d’autres activités transverses dans l’Université (ex. formation pour le
C2I, formation en anglais pour non spécialistes) évaluent leur contribution à la réussite de
l’étudiant,
- de s’informer sur les réflexions américaines en matière de « ROI appliqués aux Bibliothèques ».
4 Suite
- Mme DELCARMINE enverra à l’ADBU avant fin novembre 2012 un descriptif du système
d'indicateurs (mode de collecte des données, structure de la base de données, outils de
traitement, indicateurs produits et leur utilisation)
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