PV ALPC 151016 - Comité Régional de Gymnastique

Comité de transition AQUITAINE – LIMOUSIN – POITOU CHARENTES de Gymnastique
Procès-verbal de réunion du conseil administration N°6du 15octobre2016 à PESSAC
Objet : PV réunion du conseil administration N°6
Comité Régional
Aquitaine
Membres élus présents :
Membres élus excusés :
Limousin
Frédéric BUREAU
Olivier BARRAU
Stéphane SASSENHAGEN
Georges GIAMBRONE
Christel BORDAS
Alain GODARD
Alain BRUSQ
Gérard CHETAIL
Poitou Charentes
Benoit BOULINE
Jocelyne CHAUVEAU
Jacky SICHERE
Eric BROUSSEAU
Membres élus absents :
Total : Des élus : 9/12soit 75 %
Membres de droit présents :
Membres de droit en
conférence téléphonique :
Lionel DUFOUR
Membres de droit excusés :
Céline APPELLE
Patrice MYLLER
Membres de droit absents :
Membre invité excusé :
Jean-Paul MAHE – délégué FFG
Le 15octobre 2016 à 09h00 à Pessac au siège du Comité Régional d’Aquitaine, a eu lieu la sixième réunion du
Comité de Transition ALPC, qui avait pour ordre du jour : Point sur la prise en charge de frais (déplacement,
repas réunion Angoulême) -Retour sur la réunion d’information à Angoulême -Activités Gymniques / Les
Territoires - divers.
Le président du Comité de Transition, Frédéric BUREAU, ouvre la réunion et souhaite la bienvenue à tous.
Point sur le nombre de licences
Le nombre de licences est de 6.295, représentant 40 % du total de la période précédente. L’enregistrement des
licences démarre doucement (Aquitaine 4189, Poitou Charentes 1225, Limousin 881)
Approbation du PV de la réunion n°5 du CA du 10/09/2016
Le président demande à tous les membres présents si le CR de la réunion n°5 convient sur le fonds et sur la
forme. Aucune modification n’est à apporter, le PV est adopté à l’unanimité des présents.
Point sur la prise en charge de frais
1- Remboursement des frais de déplacement :
Le montant de prise en charge de l’indemnité km est différent entre les trois comités. Le Comité ALPC propose une
indemnité de remboursement km à 0.30 €. La prise en charge : « toute personne qui est convoquée lors de réunions
techniques et administratives sont remboursés à 0.30 € du km »
La motion est adoptée à l’unanimité.
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2- Remboursement des frais pour la réunion à Angoulême :
Le montant de la location de la salle est de 467.64 €. Le total du traiteur s’élève à 3.470,00 €. Pour une équité
entre les trois comités il est décidé la prise en charge du repas proportionnellement au nombre de participants
des trois comités. Le Comité ALPC réglera la global et refacturera la part de chaque comité. Après
remboursement des trois comités le coût final de la réunion s’élèvera à 948.40 €
Retour sur la réunion à Angoulême du 02/10/2016
Frédéric commence journée intéressante, pas simple avec peut-être plus d’attente que ne le permettait la
situation où en était l’avancement des travaux. Néanmoins, elle reste très enrichissante pour une première prise
de contact.
Jocelyne précise que le nombre de repas prévus était pour 200 personnes alors que seulement 130 étaient
présents et qu’il y a une augmentation des quantités au niveau de l’apéritif.
Frédéric ajoute une bonne représentation des clubs malgré les désistements de dernières minutes.
Jacky indique que les présents de son département ont trouvé cette réunion intéressante mais ils attendaient plus
des techniciens et un manque d’information technique, bon échange avec le président et ont apprécié l’intérêt
de cette réunion pour un point d’avancement.
Lionel précise l’important sur l’ordre de la réunion, « point d’avancement » mais pas « produit fini », le but
n’était pas de produire un programme de groupe terminé, comme avait pensé certains clubs.
Lionel s’interroge sur notre système d’information et d’échange entre technique et administratif, mieux définir
notre communication et notre mode de fonctionnement.
Il est rappelé qu’au départ il avait été décidé l’organisation d’un colloque mais qu’avec l’avancement des
travaux le terme colloque a évolué vers une réunion d’information.
Frédéric précise l’importance de la remontée et la transmission d’information en ce qui concerne l’attente des
clubs il aurait fallu faire remonter cette information avant.
Christèle ajoute qu’il faut partager, faire remonter toute information et améliorer la communication entre
technique et administratif.
Jocelyne précise que le club qui recevait-a eu une participation très impliquée dans l’organisation de cette
réunion.
Lionel fait remarquer qu’il était dommage que les secrétaires du Comité d’Aquitaine n’ont pas pu être
présentes. Ce qui a empêché la présentation des secrétaires administratives de chaque comité.
Frédéric précise que la présentation sera décalée lors du grand rassemblement des assemblées du 25/06.
Point divers :
1- Retour sur la légitimité des réunions de fin de journée :
A l’unanimité pour permettre d’avancer les travaux, le Comité décide de reprendre le rythme des réunions en
journée.
2- Retour sur les interrogations de salariés :
Selon le choix de fusion absorption les contrats des salariés vont être absorbés dans le futur comité, transfert
dans le nouveau comité de la ressource humaine. Un projet sur cette ressource peut être fait, mais aucun
changement fondamental, les contrats vont être étudiés et revus selon des critères identiques (mais pas à la
baisse).
Il est précisé que la décision finale sera du ressort du prochain Comité.
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Dans un traité de fusion le détail des contrats seront repris (prime, congés, salaires …)
Il faut rassurer les salariés sur leur inquiétude par rapport au devenir de leur emploi lors de cette fusion
absorption.
Le traité de Fusion reprendra des propositions qui seront étudiées et préparées pour décision du futur comité.
La partie compliquée est l’harmonisation des taches entre administratifs, actuellement il manque des
informations techniques pour projeter le travail administratif.
Le président propose d’écrire à chaque salarié personnellement conjointement avec les présidents de chaque
comité.
3- Retour sur les ordres du jour :
Il est précisé que les ordres du jour des Conseils d’administration ne devraient traiter que des sujets
administratifs, harmonisation des tarifs, cotisations… et les réunions techniques des sujets techniques…
En réponse, avant de parler d’harmonisation, il est judicieux de connaitre les directives techniques. Deux
propositions peuvent être abordées, choix dictatorial ou choix démocratique…
4- Retour sur la nouvelle embauche au Comité Aquitaine :
Le Comité de Poitou-Charentes manifeste son étonnement sur la dernière embauche de poste administratif du
Comité d’Aquitaine.
Il soulève également que pour un différentiel de 1779 licences (base 2016), il y a trois postes administratifs
supplémentaires.
Le Comité d’Aquitaine reconnait avoir dans la précipitation omis de prévenir les autres Comités de ce
mouvement. Il précise que le poste a été créé en vue de la reprise de la comptabilité, le cabinet comptable
actuel étant couteux et traitant les pièces avec des délais relativement long. II ajoute aussi que les tâches
organisationnelles des comités sont très différentes, ce qui explique cette variation.
Toutes ces réflexions ont permises de revoir la méthodologie et l’organisation des réunions.
1/ Activité Gymnique - Territoire
Suite à la réunion du mardi 11 octobre, un échéancier plus clair a été établi pour arriver à un but.
La commission technique a choisi de faire valider les étapes, des propositions seront présentées pour avancer
en même temps que les validations fédérales.
Calendrier technique
-
Travail sur aspect formation proposition à valider pour la prochaine réunion du 11/11/2016.
Choix de passer sur aspect haut niveau et performance
Enfin, terminer sur pôle développement (incertitude fédérale que ce domaine reste dans les prérogatives et
compétences des nouvelles régions).
De ces travaux découlera un calendrier administratif, qui permettra de faire une projection financière, qui risque
de déclencher des arbitrages. Les techniciens établiront une expression de besoin, mais la difficulté sera en
fonction du schéma de compétition dépendant de la FFGym.
Les techniciens proposent d’informer les clubs de l’avancement conjointement avec les Comités
Départementaux : l’interrogation première des clubs est le lieu géographique de compétitions.
Directive fédérale à venir support de travail non encore bien appréhendé.
Information fédérale : un programme unique sur la GAM et la GAF.
Eric BROUSSEAU présente l’étude de travail par discipline :(c.f. en annexe présentation de la réunion
technique du 11/10/2016 et cartes des différentes disciplines)
La référence de travail : chiffres de licenciés au sein des équipes
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Schéma de compétition sera relativement similaire au schéma actuel, département, inter département, France.
Régional qualificatif pour France. Peu de modification technique, modification de terminologie « échelon inter
départemental »
La commission technique demande validation :
-
de se rapprocher des Comités Départementaux pour présentation de l’avancement des travaux aux clubs.
de présenter l’esprit des cartes de compétition, double objectif fédéral lissage par territoires3 zones, respect
de la commande 3 compétions minimum fédérale résultats plus équilibrés.
Validation (budgétairement)
Validation de la requête à l’unanimité de présents.
Changement important, abandon de compétitions individuelles au profit de compétitions par équipe. A partir
des résultats obtenus des gymnastes par équipe sera extrait un classement individuel.
Niveau fédéral :
-
par équipe,
programme unique,
même compétition, même niveau, même échelon.
Compétition sélective, en lieu et place de qualificatif.
Tous les gymnastes en même temps, même date mais sur plusieurs lieux.
Au minimum 3 niveaux de compétitions Fédérales : une à deux compétitions sélectives pour accéder au niveau
supérieur avec finale et en parallèle une possibilité de finale à chaque niveau intermédiaire (département, inter
département…) pour les gymnastes non sélectionnés au niveau supérieur.
La première année est une année de mise en place, d’observation et de vérification. Des changements pourront
s’opérer l’année suivante.
2/ Traité de fusion et retour sur l’état des lieux :
Détailler point par point le traité de fusion et établir une check liste.
Traité de fusion reste un document basique, validation du traité de fusion puis transmission à la commission
nationale = Formalisme administratif et juridique.
-
Détailler la relation avec les clubs.
Transfert et/ou reprise des salariés, conformément au droit du travail harmonisation des conditions financières,
à rôle, responsabilité et ancienneté égales, revalorisation salaire, mise à niveau congés, primes existantes(Prime
de noël : montant fixe avec montant complément par enfant…) plusieurs solutions –intégrations, lissage sur
l’année ou harmonisation des primes aux autres salariés, harmonisation de la mutuelle : résiliation et/ou
adhésion des salariés vers le futur employeur Comité Nouvelle Aquitaine.(Cas particulier de salarié au Comité
Aquitaine – devenir et groupement d’employeur)
Le local du comité Région Poitou Charentes héberge le Comité Département quid du bail, le loueur n’est pas
obligé d’accepter le transfert. Il faut faire le nécessaire en amont pour s’en assurer. (convention avec production
attestation assurance).
Question à poser pour les locaux.
Tous les biens sont à transférer il faut prévoir les courriers pour anticiper les changements.
Etat des lieux appui de ressource. Le traité est à modifier.
Choix de la période de fin d’exercice : Saison sportive ou Année civile.
Décision lors de l’AG de définir et valider la date de la fusion au 25/06/2017 avec prise d’effet décalée au
31/08/2017 : Rappel le Comité de transition est élu jusqu’au 01/09/2017.
« Actif apporté à la date du … sur le traité état indicatif à une date de transmission ».
Plus grande visibilité en termes de fusion
Etudier la clause de résiliation suite à la fusion absorption du contrat location photocopieur échéance au
19/10/2020 pour le Poitou Charentes maison Ricoh
Pour la location du photocopieur pour l’Aquitaine, échéance fin 01/2017maison Ricoh
Véhicule en leasing. Fin 2017 pour l’Aquitaine et 2018 pour le Poitou-Charentes,
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basculer le nouveau compte bancaire. A mettre en place au 01/09/2017.
Transfert des contrats de prestations (téléphone, EDF…), assurance, ménage prestations extérieures.
Alliance assurance pour locaux partagés pour Limousin : montant, date.
Le traité de fusion est un document provisoire établi par le Comité de Transition à une date et peut évoluer et
changer lors de sa reprise par le Comité Nouvelle Aquitaine à la date de fusion.
Demande pour le 11/11 un document pré-rempli et modifiable,
Echéancier traité pour fin décembre/janvier, temps de finition relecture vérification, envoi pour février à la
fédération.
3/ Domaine comptabilité : travail à faire par les trésoriers
Proposition pour la fusion : Consolidation de reprise à voir avec le cabinet comptable à la clôture des comptes
31/12/2016
4/ Planning techniciens – projets techniques
A prévoir :
-
le projet de formation 3/11
accès au niveau et performance régionale,
en dernier travail le développement (dépendra de la directive fédérale)
et en corrélation du coût et de la part du Comité Régionale de la licence.
Il est précisé que les élus des comités sont tenus de répondre aux besoins du Club, même si la fédération donne
des directives inférieures. Les directives fédérales en termes de développement doivent être suivies. Une région
peut faire une convention avec des départements. Mais la Région ne doit pas se substituer au département. Il
faut que le Département veuille développer. L’idée est que la région ne se substitue pas au département mais
crée un réseau pour une dynamique territoriale et une aide au département  les départements auront une
mission à assumer, la Région aura une mission à assumer. Il faut une rigueur mais ne pas se limiter. Il faut
laisser du dynamisme au terrain, mais il ne faut pas mélanger les prérogatives. Le club est représenté à travers
le département à l’assemblée générale de la FFGym.
Mais les Comités Régionaux sont élus par les clubs qui attendent légitimement des actions visant à améliorer la
vie gymnique régionale (organisations des compétitions, de la formation professionnelle, fédérale, des
gymnastes et des entraîneurs, tarifs adaptés et raisonnables, aides personnalisées sur des situations
ponctuelles…) qui vont bien au-delà des simples attentes de la FFG.
Calendrier des prochaines réunions
Le conseil d’administration se réunira :
 Réunion N°7 – vendredi 11 novembre à Bordeaux sur le salon 100% sports qui se clôturera par la
réception de la Gym ALPC à 18h00 au salon d’honneur. (toute la journée)
 Réunion N°8 – samedi 8 janvier à Limoges (lieu à confirmer) de 9h30/10h00 à 18h00
Fin de la séance à 18h00
Pour le Comité,
Le Président,
Frédéric BUREAU
Le secrétaire,
Georges GIAMBRONE
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