Règlement intérieur

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REGLEMENT
ETABLISSANT LES CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION DES
SALLES OU ESPACES DU PARC PHOENIX
ARTICLE 1
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles les salles ou
espaces du Parc Phœnix pourront être mises à la disposition d'associations ou d'organismes
publics ou privés qui en feront la demande.
ARTICLE 2
En ce qui concerne les organismes, seuls ceux légalement constitués et ayant déposé leurs
statuts à la Préfecture, pourront solliciter l'autorisation d'utiliser les salles ou espaces.
Le fait de présenter une demande comporte l'acceptation sans aucune réserve du présent
règlement.
ARTICLE 3
La demande d'utilisation devra parvenir au moins trois mois avant la date prévue, à la Ville
de Nice, Direction du Parc Phoenix, pour les locations soumises à la présentation d'un
dossier de Sécurité auprès de la Commission Départementale de Sécurité.
Toute annulation devra être signalée au Parc Phoenix, au plus tard 5 jours avant la date de
prise de possession des lieux et confirmée par écrit. Toute annulation qui ne respecterait pas
ce délai, entraînera l'émission d'un titre de recettes représentant 20% du montant du tarif
arrêté au titre de la présente autorisation d'occupation du domaine public si l'annulation
intervient entre 120 heures et 72 heures avant la manifestation, 50% si l'annulation intervient
entre 71 heures et 48 heures avant la manifestation et 100% si l'annulation intervient entre
47 heures et le jour de la manifestation.
ARTICLE 4
A l'appui de chaque demande, devront être joints obligatoirement :
1. Le programme détaillé de la manifestation (la mise à disposition étant subordonnée à
l'acceptation de la Ville de Nice.)
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2. Copie du contrat d'assurance Responsabilité Civile et annulation, prise par
l'organisation à l'occasion de la manifestation.
3. Une liste détaillée du matériel technique utilisé lors de la manifestation.
4. La SACEM devra être tenue informée par l’organisateur de toutes manifestations
musicales qui aura lieu au sein du Parc Phoenix.
5. En cas de représentation, le double de la déclaration par laquelle la Société des Auteurs
autorise la représentation (SACD). L’organisateur devra également déclarer directement
ses recettes auprès de l’Association pour le Soutien du Théâtre Privé (ASTP).
6. Le récépissé de la déclaration informant la Direction des contributions indirectes de la
représentation.
7. La liste complète des membres du bureau de l'Association avec l'adresse de chacun et
le numéro de téléphone du responsable.
8. Un exemplaire des statuts déposés en Préfecture et la copie du récépissé d'insertion au
journal officiel.
Lorsque des cachets sont versés aux artistes participant à des spectacles, le numéro
d'immatriculation de l'Association ou groupement des institutions sociales de spectacle
(G.R.I.S.S).
ARTICLE 5
La vente de tickets d’entrée permettant l’accès aux espaces pris en location par les
utilisateurs est subordonnée à l’autorisation expresse délivrée par la Ville de Nice et au
règlement d’une indemnité correspondant à une occupation du domaine public,
conforme au recueil des tarifs des services publics de la Ville de Nice.
La vente ou la distribution de boissons et denrées alimentaires est interdite dans l'enceinte
du Parc Phoenix sauf autorisation expresse de la Ville de Nice, et moyennant une
tarification d’occupation du domaine public conforme au recueil des tarifs des services
publics de la Ville de Nice.
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Les organisateurs seront tenus de fournir des invitations ou des billets d'entrée à leur
manifestation, à leurs visiteurs, en fonction de la capacité des sites retenus. Un spécimen
devra être remis préalablement à la Direction du Parc Phoenix. Les invitations seront
réclamées à l'entrée, le nombre de visiteurs ne pouvant, en aucun cas, dépasser la capacité
des salles ou sites mis à disposition
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La Ville de Nice peut autoriser, à titre exceptionnel, la vente de cassettes, disques,
livres etc…dans le cadre d'une association, d'un organisme inscrit au Registre des
Métiers ou de Commerce, ou dans le cas d'une profession libérale sous réserve d’un
règlement d’une taxe d’occupation du domaine public conforme au recueil des tarifs
des services publics de la Ville de Nice.
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ARTICLE 6
Il est interdit aux organisateurs de placer dans l'enceinte du Parc, des produits publicitaires
(affiches, dépliants, annonces etc…) sauf avec l'autorisation expresse de la Ville de Nice.
ARTICLE 7
Seront exclues systématiquement les associations qui de part leurs activités inciteraient au
racisme, à la xénophobie ou à toute forme d’atteinte aux droits de l’homme et à la liberté de
l’individu.
Un spécimen détaillé et exhaustif du programme de la ou des manifestations devra être remis
au gestionnaire de la salle ou de l'espace utilisé.
ARTICLE 8
Aucun document autre que le programme de la manifestation ne pourra être distribué à
l'intérieur du Parc sauf avec l'autorisation expresse de la Ville de Nice.
ARTICLE 9
Les frais de publicité, impression, location de matériel, cachets d'artistes, et de
prestations de services diverses sont à la charge et sous la responsabilité des
organisateurs, ils n'incomberont en aucune manière à la Ville de Nice.
ARTICLE 10
Les utilisateurs et producteurs s'engagent à déclarer et à régler les charges sociales
afférentes aux spectacles, ainsi que les redevances prévues par la SACEM ou la SACD, et
dégagent les de ce fait la Ville de Nice de toute responsabilité envers ces organismes.
ARTICLE 11
Les utilisateurs des salles ou espaces s'engagent à constater l'état des lieux et du matériel
mis à leur disposition par les gestionnaires et à en assurer le paiement ou le
remplacement en cas de détérioration ou de perte.
En cas de non règlement du litige, sous 30 jours, le dépôt de garantie sera mis à
encaissement dans son intégralité.
La Ville de Nice ne peut en aucun cas être tenue pour responsables du vol « d’effets
personnels » des utilisateurs ou du matériel entreposé par ses soins dans les espaces pris
en location par ces derniers. Les effets sont sous l'entière responsabilité des utilisateurs
des salles ou espaces.
Ils en assureront le gardiennage et la conservation par leurs propres moyens.
De même, la Ville de Nice décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradation
des véhicules à l’intérieur du parking mis à disposition.
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ARTICLE 12
Le Service des Sapeurs Pompiers ou de Police peut être obligatoire pour certaines
manifestations, dans ce cas, il est à la charge des utilisateurs des salles ou espaces.
De plus, en conformité avec l'article AT 3 du règlement de Sécurité, approuvé par arrêté
ministériel du 23 mars 1965, toute société, groupement ou personne privée présentant un
programme comportant l'emploi d'artifices ou de flammes, doit au préalable (au moins huit
jours avant la manifestation prévue), solliciter une autorisation spéciale auprès de la
Commission Départementale de Sécurité. Cette autorisation devra obligatoirement être
présentée à la Direction du Parc Phoenix.
Le Parc Phoenix assurera la sécurité dans les limites de son enceinte avec les moyens dont
il dispose au moment de la manifestation. Si ces moyens sont jugés insuffisants par
l'organisateur et la Direction du Parc ainsi que les services de sécurité, il appartiendra à
l'organisateur de faire appel, à ses frais, à une entreprise agréée par la Ville de Nice.
ARTICLE 13
Le nombre de personnes autorisé à pénétrer simultanément dans le Parc, dans la serre, le
nombre de personnes appelées à utiliser les salles ou espaces ne devra, en aucun cas,
dépasser les chiffres communiqués par la Commission de Sécurité.
En cas d'annulation, suite au non respect de la réglementation, aucun recours auprès de la
Direction du Parc ou de la Ville de Nice ne pourra être requis par le contrevenant, la
redevance restant due.
ARTICLE 14
La sortie du public devra s'effectuer obligatoirement par les issues destinées à cet effet.
Dans le cas de manifestation hors horaire d'ouverture du Parc, l'accès se fera par le parking
bus situé à l'arrière de la serre.
ARTICLE 15
Il est formellement interdit de faire du bruit tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de
l'établissement, au delà de 22 heures, selon les règlements mêmes qui régissent la tranquillité
publique.
ARTICLE 16
Les associations ou organismes privés ou publics doivent acquitter le montant des locations
des salles ou espaces louées au moment de leurs réservations. Toute annulation n’intervenant
pas par écrit 48 heures avant la date retenue ne pourra donner lieu à remboursement.
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ARTICLE 17
Le dépôt de garantie, à l'ordre du Trésor Public, sera versé au Régisseur du Parc, au
moment de la réservation, c'est-à-dire lors de la signature de la convention d'occupation du
domaine public.
Le montant du dépôt de garantie sera restitué après l'état des lieux final qui suivra la
manifestation, si aucune détérioration n'est constatée et si la redevance a été acquittée
auprès du Régisseur du Parc Phoenix ou de la Trésorerie Municipale lors de mandat
administratif.
En cas de détérioration sur la salle, le Parc, ou ses équipements, le dépôt de garantie sera
conservé par le Régisseur du Parc Phoenix (article 11).
Si le montant des détériorations est supérieur au montant du dépôt de garantie, un titre de
recettes complémentaire sera émis en sus du dépôt de garantie.
ARTICLE 18
Pour tout ce qui n'est pas prévu au présent règlement, les organisateurs se conformeront à la
décision de la Direction du Parc Phoenix.
ARTICLE 19 : Règles générales d'utilisation
Les utilisateurs seront tenus de respecter le règlement intérieur du Parc et toutes suggestions
qui leur seront imposées par le gestionnaire du Parc. Ils devront veiller au respect des
végétaux et animaux présents sur le Parc.
L’organisateur sera tenu responsable du comportement de son public.
Dans le cadre d’un comportement non conforme au règlement intérieur, les contrevenants
seront expulsés sans pouvoir prétendre à indemnité.
L’accès des animaux domestiques est interdit.
Si les organisateurs souhaitent apporter du matériel ou faire des installations particulières,
ils devront en donner le détail à la Direction du Parc, communiquer les délais de mise en
place ou de montage, ainsi que les délais de démontage et de remise en état. Ils devront
obtenir, pour toutes ces dispositions, l'accord écrit de la Direction du Parc.
Si pour les besoins de la manifestation, l'organisateur doit apporter des modifications dans la
disposition des équipements, il devra impérativement remettre en place ces équipements à
leur emplacement d'origine dès la fin de l'occupation, sous le contrôle de la Direction du
Parc ou de son représentant.
L'ensemble : montage, démontage, nettoyage des lieux et agents de sécurité ou de
surveillance supplémentaires, sont à la charge de l'organisateur de la manifestation. Les
contrats relatifs à ces prestations devront être présentés à la Direction du Parc au moins 10
jours avant la manifestation.
L’utilisateur devra prévoir les poubelles et containers à déchets nécessaires à la tenue de
la manifestation et prévoir leur évacuation à l’issue de cette dernière.
Une occupation pour répétitions ou installations techniques spécifiques sur le site, d'une
durée de 4 heures, est comprise dans le tarif de location. Celle-ci devra être effectuée
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pendant les heures d'ouverture du Parc et ne pas entraver ou gêner le bon fonctionnement
du dit site dans le cadre d'autres locations. Au-delà de ces conditions, il sera appliqué le
tarif en vigueur.
En aucun cas, le Parc Phoenix ne mettra à disposition d'autres équipements que ceux
qui figurent dans son patrimoine. Toutes prestations supplémentaires seront à la charge des
organisateurs, et sous leur responsabilité. Elles devront être approuvées par la Direction du
Parc.
Le Parc Phoenix étant un établissement recevant du public de 1ère catégorie, l’organisateur
s’engage à respecter le règlement de sécurité concernant les établissements recevant du public
du 25/06/1980.
L’accès des salles est interdit aux animaux hormis les chiens guides d’aveugles.
ARTICLE 20 - Occupation de la Salle multifonction (Salle LINNE)
Il est formellement interdit de fumer dans les couloirs et dans la salle, de même il est
interdit d'y consommer des boissons et des denrées alimentaires. Les utilisateurs devront
impérativement se conformer aux règles de sécurité, aucune flamme vive (bougie,
photophore…) ne devra être placée dans les locaux équipés. Aucune étuve à gaz ne devra
être placée dans les locaux occupés.
En cas de non respect de ces dispositions, l'occupation sera résiliée de plein droit et la
manifestation annulée.
Un planning précis de l'utilisation de la salle sera établi par l'occupant avec l'accord du
responsable de la salle.
Seul le technicien de l’organisateur et éventuellement le personnel de sécurité mis à
disposition des organisateurs par le Parc Phoenix est autorisé à pénétrer en salle de régie et à
se servir du matériel et de l'équipement technique de cette salle.
La capacité de la salle Linné est de 293 places.
HORAIRES : Les occupations sont définies comme suit :
•
•
•
journée de …………………………………….8H00 à 19H30
1/2 journée de…………………………………5 H comprises entre 8H00 et 19H30
soirée de …………………………………… 18 H à 24 H
Le loueur s’engage à respecter le règlement de sécurité des établissements recevant du public
du 26 juin 1980 dans le type d’activité dévolu.
ARTICLE 21 - Occupation de l'espace exposition (salle Emeraude : capacité
maximale : 600 personnes)
Cet espace est normalement destiné à des expositions ponctuelles, il peut toutefois être mis à
disposition pour des événements particuliers.
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En raison de multiples contraintes liées à la sécurité, le demandeur devra s'assurer des
possibilités et des conditions de mises à disposition de cet espace auprès de la Direction du
Parc Phœnix.
Pour toute manifestation ne correspondant pas aux scénarii déposés à la Commission
Consultative Départementale de Sécurité et d’Accessibilité, il est impératif de signer le cahier
des charges dévolu à cet effet.
HORAIRES : Les occupations sont définies comme suit :
•
•
•
journée de …………………………………….8 H00 à 19H30
1/2 journée de…………………………………5 H comprises entre 8H00 et 19H30
soirée de …………………………………… 18 H à 24 H
Il est formellement interdit de fumer dans la salle.
Les utilisateurs devront impérativement se conformer aux règles de sécurité, aucune flamme
vive (bougie, photophore…) ne devra être placée dans les locaux équipés. Aucune étuve à
gaz ne devra être placée dans les locaux occupés.
Il est signalé à l’utilisateur que l’alimentation électrique pour le son et l’éclairage est basée sur
une source commune ; ce dernier fera son affaire de l’installation éventuelle d’un
transformateur d’isolement.
En cas de non respect de ces dispositions, l'occupation sera résiliée de plein droit et la
manifestation annulée.
La capacité de la salle est de 600 personnes debout et peut varier selon la configuration
souhaitée (Cf. scénarii déposés à la Commission Consultative Départementale de
Sécurité et d’Accessibilité).
La salle étant munie d’un sol souple, toute dégradation et salissure sera à la charge de
l’utilisateur.
Le loueur s’engage à respecter le règlement de sécurité des établissements recevant du public
du 26 juin 1980 dans le type d’activité dévolu.
ARTICLE 22 - Occupation de la serre
L’utilisateur est informé du fait que le Parc Phoenix ne dispose pas d’éclairage décoratif dans
la serre.
Il est strictement interdit de fumer dans celle-ci.
L’utilisation de gaz est strictement interdite.
Des points cocktail peuvent être implantés côté tortue, jardin d’enfants et à l’entrée de la serre
aux iguanes.
Afin d’éviter toute dégradation volontaire et piétinement, l’utilisateur installera des potelets
en guise de barrières (de type bambou avec des cordons rouges) à mi-hauteur sur les points les
plus délicats de la serre pour bien délimiter les zones de déplacements et les zones végétales.
Sur ces barrières, seront apposés des panneaux portant inscription : interdit de fumer, de
piétiner les végétaux, de vider vos verres sur les plantes et dans l’eau.
L’utilisateur est informé du fait que le Parc Phoenix ne dispose pas de retour son dans la serre.
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Si l’utilisateur décide de poser de la moquette sur les grilles de chauffage, ce dernier fournira
à la Direction du Parc Phoenix le procès verbal déclarant que la moquette qui sera posée est
de type M1.
ARTICLE 23 - Parking-Bus
A compter de 17h00 et le week-end, l’utilisateur et ses convives pourront stationner à titre
gratuit pendant les heures d’ouverture de la manifestation.
Néanmoins un contrôle de la qualité des visiteurs devra être impérativement assuré par
l’utilisateur, lequel devra mettre en place une ou plusieurs personne(s) pour filtrer la
manifestation (la Direction du Parc décidera du nombre de personnes qui assureront le
filtrage).
ARTICLE 24 - Le Parc
Si l’utilisateur désire louer la pelouse centrale en soirée, étant donné que l’unique partie du
parc éclairée et sécurisée est le corps central de cette dernière, seul celui-ci sera accessible aux
invités. En effet, tout autre déplacement dans le parc pourrait être dangereux (risque de
noyades etc…).
Toutes les voies d’accès au reste du Parc seront donc équipées de barrières ; de ce fait,
l’utilisateur devra placer des agents de sécurité auprès de celles-ci.
Le jardin d’enfants sera également fermé.
ARTICLE 25
Dans le cas d'une manifestation organisée par un tiers, la ville de Nice ne pourra être
tenue pour responsable d'un quelconque problème concernant les exposants ou clients
du tiers, celui-ci gardant l'entière responsabilité du bon déroulement de la
manifestation.
ARTICLE 26
Toutes dispositions particulières n'entrant pas dans le cadre du présent règlement pourront
être envisagées, sous réserve de leurs définitions précises et de l'accord de la Direction du
Parc, dans le seul cadre de la délibération d'ouverture de régies.
ARTICLE 27
Ce règlement est remis en double exemplaire aux associations ou organismes publics ou
privés souhaitant bénéficier des services proposés. Un exemplaire dûment daté et signé est à
retourner à la Direction du Parc Phoenix.
Fait en deux exemplaires
NICE, le……………………………..
Bon pour acceptation du présent règlement.
Tampon et signature