IDENTIFICATION 82-7613 Bilingual Land Titles Clerk PURPOSE OF

GOVERNMENT OF THE NORTHWEST TERRITORIES
JOB DESCRIPTION
IDENTIFICATION
Position Title
Position Number
82-7613
Bilingual Land Titles Clerk
Department
Justice
Division/Region
Legal Registries
Location
HQ - Yellowknife
PURPOSE OF THE POSITION
Provides clerical support in the administration of the Land Titles Act, Condominium Act
and the implementation of land claim agreements by ensuring that documents accepted
for registration are processed quickly and accurately. Also responsible for the initial
intake of all documents submitted for registration, the preparation and entry of documents
into the Daybook and providing the public with information necessary to conduct a search
of the title to land issued under either the Land Titles Act or the land claim agreements.
Also provides the general public, law firms, financial institutions and various government
departments with information relating to the requirements for registrations.
SCOPE
Responsible for quickly and accurately preparing all documentation necessary (according
to the nature of the document submitted) for the final review by the Deputy Registrar or
Registrar, in order to ensure the completion of registration within 48 hours of receipt of
the documents.
Responsible for the initial intake of documents submitted to the Land Titles Office and the
provision of search services, as well as responding to or redirecting enquiries from
clients.
Delay or improper acceptance or rejection of registrations can significantly impact real
estate transactions and commerce (e.g. closings may be delayed at significant expense
to the parties or transactions may not close, resulting in litigation; etc.)
 Section Budget
 Section Revenue
 Section Activity (Annual):
 Land Titles registrations
 Certificates of Title issued in Land Titles
 Searches conducted in Land Titles
$900,000
$900,000
5,000
2,000
7,500
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JOB DESCRIPTION
RESPONSIBILITIES
Activities - Document Preparation
 prepares all documentation necessary according to the nature of the documents
submitted to the Land Titles Office and organizes all documentation for final review by
the Deputy Registrar or Registrar.
 flagging documents not referring specifically to a parcel of land for entry in the
General Register and writs for entry in the Writ Book by the Deputy Registrar.
 seals those documents requiring sealing after signing and separates those
documents that must be retained (usually the originals) from those which are returned
to the submitter.
 prepares registered documents and new/amended certificates of title for scanning
by affixing barcodes (documents) and creating batches.
 scans and indexes documents and certificates of title in the document imaging
system.
 reassembles scanned documents and certificates of title for filing, and files batch
headers.
Activities - Document Intake and Daybook Entry
 performs the initial intake of all documents submitted to the Land Titles Office for
registration and reviews the packages of documents to ensure that all necessary
information and fees have been provided.
 maintains a record of documents submitted to and initially accepted for registration
by entering a short description of every such document in the Daybook system
required to be kept by the Land Titles Act according to the time of submission of the
documents.
 prepares file for processing of registrations by assigning registration numbers and
certificate of title numbers, receipting fees and numbering file folders.
Activities - Information
 provides information to the general public, the legal profession and various
government departments in response to fax, mail or personal enquiries for title search
information.
 produces for inspection and/or copies documents, cert. of title and survey plans.
 provides all municipalities and various government departments with monthly
notices of all changes in the ownership of land.
 maintains a “standing order” list of clients for whom copies of all new plans of
survey are prepared.
Activities - Administration
 assists in the training of new staff and serves as a mentor to junior staff.
 assists in maintaining the filing system of all documents, certificates of title and
plans of survey.
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JOB DESCRIPTION
 receipts all fees that are submitted with documents.
 logs and distributes mail and arranges for courier services.
 prepares cover correspondence in respect of documents returned to the “public”.
 assists with special projects under the direction of the Registrar or Deputy
Registrar.
KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
 excellent attention to detail.
 ability to communicate both orally and in writing with the general public and the
legal profession.
 good organizational and time management skills.
 ability to recognize unique issues/situations and deal with them appropriately.
 ability to deal with unhappy clients with tact and diplomacy.
 ability to work in a team environment.
 basic mathematics skills (at a level normally attained by Grade 12).
 ability to handle multiple tasks.
 basic understanding of the system of conveyancing and registration of land.
 ability to interpret survey plans and condominium plans.
 excellent word processing computer skills
 bilingual required, English and French.
Typically, The Above Qualifications Would Be Attained By:
Grade 12 and either 2 years of general clerical experience in a comparable work
environment, a paralegal diploma or 1 year of directly related experience (for example, in
a conveyancing law section in a law office).
WORKING CONDITIONS
Physical Demands
Most of the incumbent’s time is spent in a sitting
position with frequent opportunity to move about.
Lifting of heavy index books / supplies
Frequency
Daily
Duration
5 Hours
Intensity
Low
Daily
5 minutes
Moderate
Environmental Conditions
Incumbent works in a generally comfortable work
environment.
Frequency
All Day
Duration
Intensity
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JOB DESCRIPTION
Sensory Demands
Concentrated attention to detail in the preparation
of documents.
Working at computer.
Frequency
Daily
Duration
Intensity
up to 4 hours Moderate
Daily
up to 5 hours Moderate
Mental Demands
Concentrated attention to detail/accuracy
Frequency
Most of the
day
Duration
Variable
Intensity
Moderate
Dealing with difficult clients
5 X per week
15 - 30 minutes
High
Responding to registration deadlines
All Day
Continuous
High
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GOUVERNEMENT DES TERRITOIRES DU NORD-OUEST
DESCRIPTION DE POSTE
DESCRIPTION
Titre du poste
Numéro(s) de
poste
82-7613
Commis bilingue aux titres de propriété
Ministère ou organisme
Ministère de la Justice
Région ou division
Division des enregistrements de
documents officiels
Collectivité
AC – Yellowknife
BUT DU POSTE
Le commis bilingue aux titres de propriété fournit un soutien administratif pour faire
appliquer la Loi sur les titres de biens-fonds, la Loi sur les condominiums et les accords
sur des revendications territoriales en veillant à ce que les documents acceptés aux fins
d’enregistrement soient traités rapidement et correctement. Le titulaire est responsable
de la réception des documents présentés aux fins d’enregistrement, de leur préparation
et de leur consignation dans le journal, et fournit au public les renseignements
nécessaires pour effectuer une recherche sur les titres de propriété accordés en vertu de
la Loi sur les titres de biens-fonds ou d’un accord sur une revendication territoriale. Il offre
également au public, aux cabinets d’avocats, aux institutions financières et aux différents
ministères des renseignements sur les exigences liées aux enregistrements.
PORTÉE
Le titulaire du poste doit préparer rapidement et correctement tous les documents
nécessaires (selon la nature du document présenté) avant qu’ils soient finalement
examinés par le registraire adjoint ou le registraire, pour que l’enregistrement soit terminé
dans les 48 heures suivant la réception des documents.
Il réceptionne les documents présentés au bureau des titres de biens-fonds, offre des
services de recherche et répond aux demandes des clients ou les redirige.
Les retards dans les enregistrements, les acceptations erronées ou les refus peuvent
avoir une incidence considérable sur les transactions immobilières et le commerce
(p. ex. la clôture des transactions peut être retardée au grand détriment des parties ou il
peut être impossible de conclure une transaction, ce qui entraîne un litige).
 Budget du service
 Recettes du service
 Activité (annuelle) du service :
 Enregistrements de titres fonciers
 Certificats de titre émis en biens-fonds
900 000 $
900 000 $
5 000
2 000
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GOUVERNEMENT DES TERRITOIRES DU NORD-OUEST

Recherches liées aux biens-fonds
DESCRIPTION DE POSTE
7 500
RESPONSABILITÉS
Activité : Préparation de documents
 Préparer tous les documents nécessaires, selon la nature des documents
présentés au bureau des titres de biens-fonds, et organiser tous les documents aux
fins d’examen final par le registraire adjoint ou le registraire.
 Signaler les documents qui ne correspondent pas précisément à une parcelle de
terrain pour qu’ils soient entrés dans le registre général par le registraire adjoint. Ce
dernier enregistrera aussi les brefs dans le livre afférent.
 Sceller les documents qui doivent l’être après avoir été signés, et séparer les
documents qui doivent être conservés (généralement les originaux) de ceux qui
doivent être remis au déposant.
 Préparer les documents enregistrés et les certificats de titre, nouveaux ou modifiés,
aux fins de numérisation en apposant un code à barres sur les documents et en les
classant par lots.
 Numériser les documents et les certificats de titre dans le système d’imagerie
documentaire et les cataloguer.
 Rassembler les documents et les certificats de titre numérisés pour les classer, et
répertorier les en-têtes de lot.
Activité : Réception des documents et entrée dans le journal
 Assurer la réception des documents présentés au bureau des titres de biens-fonds
et vérifier si les lots de documents contiennent tous les renseignements nécessaires,
et si les frais ont été payés.
 Tenir un registre des documents présentés aux fins d’enregistrement et initialement
acceptés en entrant une courte description pour chacun d’eux dans le journal, dont la
tenue est exigée par la Loi sur les titres de biens-fonds, selon la date de réception des
documents.
 Préparer les dossiers aux fins d’enregistrement en leur assignant un numéro
d’enregistrement et un numéro de certificat de titre, en acceptant les frais et en
numérotant les chemises de classement.
Activité : Information
 Répondre aux demandes de renseignements du public, des juristes et des
différents ministères envoyées par télécopieur, par courriel ou en personne
concernant la recherche de titres.
 Produire ou copier des documents, des certificats de titre et des plans d’arpentage
aux fins d’inspection.
 Fournir aux municipalités et aux différents ministères des avis mensuels sur les
changements apportés aux propriétés foncières.
 Tenir à jour une liste des clients pour qui des copies des nouveaux plans
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GOUVERNEMENT DES TERRITOIRES DU NORD-OUEST
DESCRIPTION DE POSTE
d’arpentage ont été préparées.
Activité : Administration
 Participer à la formation du nouveau personnel et agir à titre de mentor auprès des
subalternes.
 Participer à la tenue du système de classement des documents, des certificats de
titre et des plans d’arpentage.
 Encaisser les frais payés à la réception des documents.
 Distribuer le courrier et s’occuper des services de messagerie.
 Préparer le courrier lié aux documents à renvoyer au « public ».
 Participer aux projets spéciaux sous la direction du registraire ou du registraire
adjoint.
CONNAISSANCES, APTITUDES ET HABILETÉS
 Avoir un excellent souci du détail.
 Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit avec le public et les professionnels du milieu
juridique.
 Posséder une bonne capacité d’organisation et de gestion de temps.
 Savoir reconnaître les problèmes et les situations uniques et les prendre en charge
de façon appropriée.
 Savoir s’occuper de clients insatisfaits avec tact et diplomatie.
 Savoir travailler en équipe.
 Posséder des connaissances de base en mathématiques (niveau normalement
atteint en 12e année).
 Savoir effectuer des tâches multiples.
 Avoir une compréhension de base du système de transfert et d’enregistrement des
terres.
 Savoir interpréter les plans d’arpentage et les plans de condominium.
 Posséder d’excellentes compétences en traitement de texte.
 Parler anglais et français (bilinguisme requis).
En règle générale, le candidat doit posséder :
Un diplôme de 12e année et soit deux ans d’expérience générale comme commis dans
un environnement de travail comparable, soit un diplôme de parajuriste, soit un an
d’expérience directement liée au poste (par exemple, dans le service des transferts de
propriété d’un cabinet).
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GOUVERNEMENT DES TERRITOIRES DU NORD-OUEST
DESCRIPTION DE POSTE
CONDITIONS DE TRAVAIL
Exigences physiques
Fréquence
Durée
Quotidienne Cinq heures
Intensité
Faible
Le titulaire du poste passe la majorité de son
temps en position assise tout en ayant la possibilité
d’effectuer des déplacements fréquents.
Soulever des répertoires et des articles qui pèsent Quotidienne Cinq minutes Modérée
lourd.
Conditions du milieu
Fréquence
Le titulaire du poste travaille généralement dans un Toute la
environnement de travail agréable.
journée
Durée
Intensité
Exigences sensorielles
Souci du détail dans la préparation de documents.
Travailler à l’ordinateur.
Fréquence
Durée
Quotidienne Jusqu’à
quatre
heures
Quotidienne Jusqu’à cinq
heures
Intensité
Modérée
Modérée
Exigences mentales
Souci du détail et rigueur
Traiter avec des clients difficiles
Respecter l’échéance des enregistrements
Fréquence
La majorité de
la journée
Durée
Variable
Intensité
Modérée
Cinq fois par
semaine
Toute la
journée
De 15 à
30 minutes
Continue
Élevée
Élevée
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