ANNEXE : Présentation du rapport type de contrôle

ANNEXE 1: Présentation du rapport type de contrôle
1 - Utilisation du rapport-type de contrôle
L’utilisation du document-type de contrôle est obligatoire. L’uniformisation vise à assurer
l’homogénéité de la démarche vis-à-vis des audités et la complétude du contrôle ; elle tend
aussi à simplifier le travail des contrôleurs et celui de l’autorité d’audit qui devra, in fine, se
prononcer sur l’ensemble des contrôles effectués chaque année.
Il est possible de joindre des annexes au rapport, notamment des tableaux EXCEL (saisie des
factures, récapitulation des dépenses).
Il est même nécessaire d’ajouter des annexes pour expliciter par exemple :
- les règles de calcul des frais retenu au prorata (frais internes),
- le mode de calcul des recettes,
- les modalités de montage des opérations d’ingénierie financière,
- ...
Il est rappelé par ailleurs que devront être annexées au rapport la liste de contrôle ad hoc,
complétée, en cas de marché public, d’aide aux entreprises et/ou d’instrument d’ingénierie
financière.
Ces ajouts doivent être cités dans le texte du rapport avec la référence de l’annexe concernée.
2 - Description du rapport type de contrôle
Le document-type de contrôle comprend trois parties.
Une fiche de synthèse
Elle vise à présenter le contrôle au représentant de l’autorité de gestion, afin qu’il en prenne
connaissance et qu’il indique sa décision finale à la suite des propositions des contrôleurs.
Cette première partie est complétée par les contrôleurs une fois la phase contradictoire
terminée et avant transmission à l’autorité de gestion pour décision définitive.
Les constats opérés chez le service instructeur
La deuxième partie présente les résultats du contrôle auprès du service instructeur ; elle
permet d’identifier, le cas échéant, les problèmes systémiques, le périmètre concerné (y
compris en termes financiers) et de proposer des mesures permettant de corriger ces
problèmes pour l’avenir et pour les dossiers en cours ou clôturés.
Elle comporte un premier volet de présentation :
- de l’opération ;
- de ses caractéristiques financières à la date de l’acte attributif ou du dernier avenant et
à la date du contrôle ;
- des contrôles antérieurs sur cette opération ;
- des conclusions du contrôle auprès du service instructeur.
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Ce volet a pour objet de présenter de manière synthétique l’historique de l’opération et les
conclusions des contrôleurs. Il permet de mettre en évidence les constats des contrôleurs sur la
gestion de l’opération par le service instructeur, de recueillir les réponses du service
instructeur et, in fine, de consigner les conclusions définitives des contrôleurs.
Les contrôleurs signent ces conclusions définitives obtenues à l’issue de la phase
contradictoire
Le second volet est la grille de contrôle auprès du service instructeur, à utiliser sur place. Il
correspond aux étapes que suit la gestion d’une opération, du dépôt du dossier de demande
aux vérifications sur PRESAGE. L’objectif de cette partie est double : décrire ce que les
contrôleurs ont constaté lors de l’étude du dossier (présence des pièces et analyse des actes de
gestion du service instructeur), donner un avis sur l’opération et sa gestion.
Les constats opérés chez le bénéficiaire
La troisième partie du rapport est consacrée au contrôle auprès du bénéficiaire. Elle se
compose de deux volets.
Le premier comporte une présentation de l’opération dans les mêmes termes que pour le
contrôle auprès du service instructeur. Puis, quatre tableaux présentent un résumé du
contrôle :
- un premier tableau porte sur le contrôle de la réalisation de l’opération et sur les
vérifications effectuées par les contrôleurs ;
- un deuxième tableau conclut sur les dépenses éligibles selon les contrôleurs au titre de
l’année de référence ;
- un troisième tableau, identique au précédent, conclut sur les dépenses éligibles pour
les autres années ;
- un quatrième tableau présente les propositions de suites à donner sur l’opération
notamment en termes de corrections financières éventuelles ; ce tableau doit être
rempli même si aucune correction financière n’est envisagée ;
Ce volet doit être complété à la fin de la phase contradictoire du contrôle, au vu des réponses
fournies par le bénéficiaire.
Les contrôleurs signent les conclusions à l’issue de la phase contradictoire.
Le deuxième volet est la grille de contrôle à remplir lors de la visite auprès du bénéficiaire.
Elle porte principalement sur les dépenses et leur vérification, ainsi que sur les sources de
financement.
3 Explicitation de diverses notions utilisées dans le rapport-type :
Décision de l’autorité de gestion et signature de l’autorité de gestion : il s’agit de la
décision de l’autorité de gestion sur les propositions des contrôleurs quant aux suites à donner.
Dépenses certifiées au cours de l’année de référence : il s’agit des dépenses qui ont été
déclarées, par l’autorité de certification, à la Commission européenne au cours de l’année de
référence. Ces dépenses peuvent avoir été engagées et payées par le bénéficiaire sur une année
précédente.
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Exemple : contrôle en 2012 sur l’année 2011 : on prend on compte toutes les dépenses
déclarées à la Commission sur cette opération en 2011.
Dépenses contrôlées : les dépenses matériellement contrôlées au titre de l’année de référence
sont les dépenses supplémentaires retenues dans les appels de fonds au cours de cette année
de référence. Si des dépenses irrégulières ou inéligibles sont découvertes par les contrôleurs,
ceux-ci peuvent étendre leur contrôle soit sur les dépenses antérieures, soit sur les dépenses
postérieures à celles de l’année de référence 1. Dans ce cas, le montant des dépenses
irrégulières afférant à ces autres années, doit être comptabilisé de manière distincte dans les
tableaux ad hoc et ne sera pas pris en compte pour le calcul du taux d’erreur des dépenses de
l’année de référence.
Dépenses totales certifiées des autres années : il s’agit par exemple, pour une opération
contrôlée en mai 2012 sur les dépenses certifiées à la Commission en 2011, du cumul des
dépenses certifiées à la Commission pour cette opération, antérieures au 1er janvier 2011 et
postérieures au 31 décembre 2011 (différence entre le total des dépenses certifiées et les
dépenses supplémentaires certifiées dans l’année de référence).
Opérations contrôlées : participent au tirage de l’échantillon les opérations qui ont fait
l’objet d’une certification de dépenses supplémentaires au cours de l’année de référence.
4 Dossier de contrôle
Rappel de quelques principes :
-
Le rapport d’un contrôle d’opération doit se suffire à lui-même pour comprendre les
constats du contrôleur. En conséquence, il doit comprendre, pour tous les points
soulevés, la description de la situation telle qu’elle ressort du dossier de gestion et/ou
des pièces conservées par le bénéficiaire, ou encore de l’examen de la réalisation au
regard de ce qui était prévu dans l’acte attributif de subvention, les motifs qui
conduisent le contrôleur à mettre en cause cette situation, le résultat précis de l’analyse
faite par le contrôleur (montant inéligible, non respect d’une obligation ...).
-
Le modèle de rapport est conçu de telle manière que les personnes auditées (service
gestionnaire, bénéficiaire) répondent en procédure contradictoire dans le corps même
du rapport. Ainsi, le rapport, sous les conditions rappelées ci-dessus, permet d’avoir
une vision d’ensemble du contrôle.
-
Le rapport peut comporter en annexe d’autres pièces telles que des notes explicatives
de la position du contrôleur ou les documents produits par les audités en appui de leurs
réponses en procédure contradictoire.
-
Néanmoins, le contrôleur doit constituer un dossier du contrôle, comprenant, en sus
des pièces indiquées ci-dessus, notamment les documents auxquels il s’est référé pour
effectuer le contrôle.
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Par exemple, le contrôle portant sur les dépenses certifiées en 2011 peut intervenir en mai 2012, alors que des
dépenses supplémentaires ont été certifiées en avril 2012.
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Contenu du dossier de contrôle.
A titre indicatif, le dossier de travail doit comporter, en copie (papier ou support
dématérialisé) des originaux :
-
-
les principaux documents de procédure :
. l’acte attributif de subvention
. le rapport de contrôle de service fait,
…
la fiche opération PRESAGE dans sa version au début du contrôle,
tous les documents permettant d’asseoir les constats,
. les document justificatifs relatifs aux dépenses rejetées (bilans d’exécution, factures,
fiches de salaires, …)
. les extraits des documents du programme (mesure du PO concernée, fiche action du
DOMO, description de système, guide de procédure … visés dans le rapport)
. les notes de calcul.
Ces documents doivent être classés. En effet, la personne qui sera amenée à présenter le
dossier, notamment à un auditeur européen, ne sera pas forcément celle qui aura procédé au
contrôle.
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