Questions-réponses

Web Séminaire : ‘Les défis de l’archivage d’emails’
Jeudi 2 octobre 2008
Réponses aux questions du Webcast
Q: y a t-il moyen de fixer les politiques d'archivage, et de ne pas laisser le choix
à l'utilisateur ? comme par exemple, décider que tous les mails de plus de 2
mois soient archivés automatiquement, et que l'utilisateur ne puisse pas
modifier cette politique
Oui
La direction informatique définit par défaut le cycle de vie des emails : durée pendant
laquelle le mail est conservé dans la boite avant archivage, durée de rétention des emails
archivés. Ce paramétrage peut s’effectuer en utilisant des notions de dates et de durées,
mais également en utilisant des paramètres comme le contenu ou la taille des emails.
Si la direction Informatique l’autorise, l’utilisateur final pourra étendre la durée totale de
rétention d’un email en le déposant dans un dossier spécifique (voir ci-dessous exemple
Dossier Quick Archive
Q: Qu’est ce qu’un stub ?
Pour rappel, la solution ADAM avec le module Mailbox management permet aux
administrateurs de « Stubber » des emails selon des critères de date, sujet, taille du
mail, Mailbox….
Le principe de « Stubbing » consiste simplement à remplacer le mail original par un mail
plus léger appelé « Stub » après qu’une copie du mail original ait été archivée sur le
serveur ADAM.
Un « Stub » est constitué d’un raccourci contenant par exemple le titre du mail, les 2000
premiers caractères (valeur paramétrable) ainsi qu’un lien pointant vers le mail archivé
sur le serveur ADAM.
A partir de la version ADAM 2.2 la création de « stub » est possible pour tous les
serveurs de messagerie : Exchange, Lotus, Groupwise et de manière générale tous les
serveurs utilisant les protocoles de communications MAPI/Web Services ou IMAP.
Il existe depuis la version ADAM 2.1 un add-in disponible pour OWA, Entourage &
Outlook qui permet à un utilisateur de voir un email « stubbé » comme un email original.
Le déploiement de la solution d’archivage est dès lors totalement transparent pour
l’utilisateur final.
Pour tous les autres clients de messagerie, le mail original est simplement restitué en
cliquant sur le lien contenu dans l’email « stubbé ».
Q: quel est le comportement en dehors du réseau pour un nomade (voit-il tous
ses mails et peut-il consulter les mails archivés?
Q: quelle solution pour les itinérants hormis les pst en local ?
Pour les clients connectés au réseau ou au VPN :
Un utilisateur connecté sur le réseau ou le VPN-IP pourra consulter tous ses emails
présents sur le serveur de messagerie.
Si les emails ont été migrés d’exchange vers ADAM, l’utilisateur accèdera à ses emails
archivés via un stub.
Si les emails ont été migrés via le module IMPORTER de PST, eml, Mbox l’accès aux
emails archivés se fera via l’interface de recherche avancée.
Pour les clients non connectés au réseau ou VPN :
Pour les clients Outlook non connectés, il existe la fonctionnalité Off-line caching
disponible avec l’installation de l’Outlook Add-in.
Ce composant permet aux utilisateurs non connectés de voir le contenu d’un email
stubbé. Les données archivées sont temporairement stockées dans le cache de la
machine client locale.
Pour les autres clients non connectés à l’infrastructure d’archivage, il n’est pas possible
d’accéder aux e-mails archivés.
Q: Archivage légal : les pièces archivées sont-elles "tamponnées" pour prouver,
au moment de la restitution, que celles-ci sont bien conformes à l'original ?
Par définition une fonction de hachage cryptographique permet d'obtenir l'empreinte
numérique d'un fichier. Cette fonction est irréversible, ce qui signifie qu'il n'existe pas
d'algorithme ou de fonction permettant de retrouver la chaîne d'origine à partir de son
HASH.
Cette empreinte numérique est stockée à la fois dans la base de données et sur le fichier
situé sur le serveur d’archivage.
Il est ainsi possible de déterminer si le mail a été modifié ou s’il est conforme à l’original.
Par ailleurs, ADAM supporte un large choix de systèmes de stockage, incluant des
systèmes WORM (Write Once Read Many).
Q: Quel type de base de donnée est utilisé (SQL, Oracle ou autre)?
La base de données s’appuie par défaut sur MAX DB (inclue dans la licence ADAM).
Si le client le souhaite, une intégration avec une base de type Oracle ou MS SQL Server
peut être réalisée.
Q: Quel est le prix de la solution complète ? (afin de pouvoir budgéter pour
2009)
Le tarif est basé sur le nombre de Boîtes aux Lettres ainsi que sur les fonctionnalités
demandées :
- Mailbox management
- Compliance & e-discovery
Dans la présentation sur l’étude de Retour sur Investissement pour 1 000 utilisateurs
avec le module Mailbox Management le tarif public est de 27Euros par BAL sans les coûts
de maintenance.
Q: Atempo est-il valide pour Linux, Windows, MAC ?
ADAM peut être installé sur un :
Windows Server 2003 ou 2008 Standard or Enterprise Edition
Linux 32/64-bit
SUN Solaris (32-bit), Solaris (64-bit)
Q: quid de ADAM pour Mac OS X
Notre solution ADAM est interfaçable avec les clients de messagerie Mac OS X.
Par ailleurs pour les clients utilisant Entourage, il existe un plugin permettant de voir les
stubs comme un email original.
Pour les autres clients, l’accès aux emails archivés se fera via le stub (mail contenant le
titre + le raccourci) ou via l’interface de recherche.
Q: Est-ce que dans le message archivé, il y a une notion du dossier d'origine
(éléments envoyés , éléments supprimés etc.)
A partir du moment où le message est archivé (migré du serveur de messagerie vers la
plateforme d’archivage), le « Stub » (Raccourci) est crée et stocké dans le dossier
d’origine ou est situé le mail.
Dans le cas ou il n’y a pas de création de stub (exemple import de PST) ou si le stub est
effacé par l’utilisateur l’accès au mail archivé sera fait via un module de recherche. (Via
un mot, phrase, date, origine…). On perd dans ce cas la notion de dossier d’origine.
Q: Compatibilité avec les mails chiffrés sous Domino
Le mécanisme d’archivage de mails avec Domino est le même qu’avec MS Exchange.
Par défaut un mail traité par la plateforme d’archivage ADAM est désassemblé (En-tête,
sujet, corps, pièces jointes).
Lorsqu’ADAM accède à un mail chiffré celui-ci n’est pas désassemblé. Une copie du mail
chiffrée est gardée et traitée comme une pièce jointe.
Lorsque le mail chiffré est consulté par l’utilisateur, c’est l’e-mail original qui est consulté.
La signature et les certificats de l’email original sont dès lors validés.
Q: Comment et à quel niveau, vous intégrez vous au système SHAREPOINT /
MOS
Si vous utilisez SharePoint pour du partage de fichier notre solution ADA (archivage de
fichier) serait plus adaptée.
Pour une présentation ADA nous vous invitons à nous contacter.