ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА Методическая разработка по обучению

Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Владимирский государственный университет
Кафедра иностранных языков
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
Методическая разработка
по обучению чтению
на французском языке
Составитель
Л.В. Тогунова
Владимир 2010
УДК 811.133.1.
ББК 81.2 Фр
Д29
Рецензент
Старший преподаватель кафедры иностранных языков
Владимирского государственного университета
Л.А. Иголкина
Печатается по решению редакционного совета
Владимирского государственного университета
Д29
Деловая переписка : метод. разработка по обучению чтению на
французском языке / сост. Л.В. Тогунова; Владим. гос. ун-т. – Владимир: Изд-во Владим. гос. ун-та, 2010. – 36 с.
Методическая разработка «Деловая переписка» знакомит с общими принципами составления делового письма, а также содержит образцы деловой переписки: письмо – запрос информации, письмо – заказ, письмо – рекламация и так
далее. Методическая разработка снабжена заданиями, которые помогут правильно составить и оформить простое деловое письмо. При составлении данной
разработки использовались следующие материалы: La correspondance commerciale française – Liliane Bas, Nathan, Paris, 2005. Le français de la communication
professionnelle – M. Danilo, CLE internationale, Paris, 1993. Objectif Entreprise –
Janine Bruchet, Hachette, Paris, 1994.
Предназначена для студентов второго курса всех факультетов.
УДК 811.133.1.
ББК 81.2 Фр
UNITE 1. LA PRESENTATION DE LA LETTRE
Malgré les nouveaux moyens de communication: téléphone, réseaux,
Internet, il est des cas, pourtant, où rien ne peut se substituer à une lettre.
Qu’elle soit personnelle, administrative, professionnelle ou commerciale,
la rédaction d’une lettre suit certaines règles simples : être claire, facile à
comprendre. Elle doit être bien présentée, sans fautes, en un mot, agréable à lire.
Une lettre administrative ou d’affaires sera le plus souvent tapée à la
machine ou sur l’ordinateur.
La lettre reste le document le plus largement utilisée par les entreprises.
La lettre commerciale ou d’affaires participe à l’image de l’entreprise dans ses
relations avec l’extérieur. La présentation de cette lettre obéit donc à des règles
de présentation et de structure très précises.
Le papier est obligatoirement du papier à l’en-tête de l’entreprise. Il est en
général blanc, sans ligne, de format 21×29,7.
La lettre est composée en caractères de taille 10, 11 où 12 ; l’interligne est
simple et la police doit être classique.
La marge de gauche est au minimum de 1,2 cm et n’est jamais supérieure
à 4,5 cm. La marge de droite est en général de 2 cm.
La présentation. Association française de normalisation (AFNOR)
recommande une présentation normlisée de la lettre commerciale pour faciliter
sa rédaction et sa lecture. Cette norme détermine la nature et l’emplacement des
mentions à porter sur une lettre.
Le modèle de la lettre ci-dessous n’est pas impératif et la présentation
peut varier d’une entreprise à l’autre.
3
LETTRE NORMALISEE
Agence Martiale
SARL au capital de 50 000 euros
56, avenue Foche
Paris CEDEX 001
Tel : 42140321
1→
Société ROBSA
32, rue de Vauquois
45000 Bordeaux
3→
V/réf.:
N/réf.: JMD/JC 83
4→
Objet : demande de documentation
←2
Paris, le 10 octobre 200...
6→
←5
Messieurs,
←----
7
Le 10 septembre dernier, nous avons visité votre stend à la foire de Bordeaux.
Nous sommes particulièrement intéressés par vos produits et nous vous serions
obligés de nous faire parvenir votre catalogue et de préciser vos meilleurs prix ainsi que les
conditions de vente.
Si votre offre est intéressante nous envisageons de vous passer une commande
importante.
Nous vous serions reconnaissants de nous adresser ces renseignements dans les
meilleurs delais.
←----7
8→
En vous remerciant par avance, je vous prie d’agréer, Messieurs, nos salutations
distinguées.
Le Directeur commerciale
L. MARNE
10→
P.J.
4
←9
1. L’en-tête. Coordonnées de l’expéditeur. Toutes les entreprises se servent
de papier à en-tête généralement préimprimé et qui doit comporter les rubriques
suivantes :
-
nom de l’entreprise ;
-
forme juridique de la société ;
-
montant du capital social s’il y a lieu ;
-
numéro d’immatriculation au Régistre du Commerce ;
-
adresse qui peut être précédée de la mention B.P. (Boîte Postale) ou
de CEDEX (courrier d’entreprise à distribution exceptionnelle).
D’autres mentions sont facultatives : numéro de téléphone, numéro de
télécopie ou de télex, e-mail, site internet. Dans la pratique elles figurent très
souvent dans l’en-tête des lettres commerciales ou dans le bas de la feuille
(préimprimée).
2. Coordonnées du destinataire. Titre (en entier), nom (ou raison sociale).
L’usage français les situe en haut et à droite de la page. Si l’on connaît le nom
de la personne à qui on envoie la lettre on le spécifie ou l’on précise « à
l’attention de M ou Mme ... ».
3. Références. S’il y a déjà eu un courrier concernant le même sujet, il faut
rappeler la lettre qui vous a été adressée. V/réf. : références du courrier reçu.
N/Réf. : référence de la lettre qu’on écrit.
4. Objet de la lettre. Indication très brève du motif de la lettre. Dans bien des
cas, il est utile d’indiquer par quelques mots le sujet abordé dans la lettre. Pour
la société qui reçoit la correspondance, le tri sera plus facile et la lettre ira plus
vite chez la personne qui doit la lire.
5. Le lieu et la date de la création de la lettre. Ces indications sont
indispensables, notamment pour le courrier qui doit être expédié avant une date
précise. Vous écrivez cette date en haut et à droite. Il faut écrire le nom du mois
5
en toutes lettres (et non avec son numéro), précédé du nom du lieu de
l’expédition : Paris, le 17 septembre 2006.
6. La formule d’appel (encore appelée titre de civilité ou appellation). C’est
une formule pour désigner le destinataire, une manière de saluer, par écrit, votre
correspondant au commencement de la lettre.
7. Le corps de la lettre. Il comprend :
-
l’introduction : selon le cas, ce soit un accusé de reception, soit un
exposé des faits qui motivent la lettre ;
-
le développement : le rédacteur expose en détail le problème qu’il a
et ses conséquences ;
-
la conclusion : elle ne doit pas être oubliée car elle indique
généralement les effets que l’expéditeur attend à la suite du courrier ;
-
la formule de politesse finale qui est très stéréotypée.
8. Dans la formule de politesse finale vous inclurez l’attente de réponse, les
remerciements et les salutations. Elle est très variable suivant la personne à qui
l’on écrit, mais on s’attachera à reprendre la formule d’appel que l’on a utilisée
au début (cher Monsieur, chère Madame).
9. Signature manuscrite de l’auteur de la lettre, précédée de sa fonction.
10. Eventuellement, P.J. (pièces jointes). Cette mention est ajoutée lorsqu’un
ou plusieurs documents sont joints à la lettre à l’intérieur de l’enveloppe. Il faut
indiquer leur nombre et leur nature.
6
UNITE 2. COMMENCER LA LETTRE
La correspondance commerciale est toujours écrite dans un but spécifique.
Le rédacteur doit respecter certains usages de langage sur lesquels il peut
s’appuyer pour rédiger son courrier d’entreprise.
L’appel. Le corps de la lettre est précédé de la formule d’appel : le rédacteur
s’adresse à son destinataire et la façon dont il s’adresse à lui, répond à des règles
précises, codifiées par les usages. L’appel varie suivant la vedette. Il se finit
toujours par une virgule. Dans l’appel on n’utilise jamais d’abréviations.
1. Formules les plus courantes quand vous connaissez peu ou pas les
personnes à qui vous écrivez :
Madame, ou Monsieur, ou Mademoiselle,
Cher collègue, Chère collègue, (quand vous écrivez à des personnes qui
exercent le même métier que vous).
2. Formules utilisées quand vous écrivez à des personnes qui exercent des
fonctions officielles :
Monsieur le Directeur, Madame la Directrice, Monsieur le Président,
Monsieur le Maire, Madame la Maire,
Maître, (à un notaire, un avocat)
3. Formule utilisée quand vous écrivez au nom d’une entreprise :
Messieurs,
4. Formules les plus courantes lorsqu’on connaît la personne à qui l’on
s’adresse :
Cher Monsieur, Chère Madame,
L’introduction de la lettre, selon le cas, ce sera soit un accusé de réception, soit
une demande d’un renseignement, d’un envoi soit une référence à des lettres
antérieures soit un exposé des faits qui motivent la lettre.
7
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous envoyer votre
catalogue....
Nous vous prions de nous envoyer....
Veuillez nous faire parvenir les articles suivants : ....
Nous vous confirmons votre courrier du ....
Comme suite à notre entretien (à notre conversation téléphonique) de
lundi dernier .....
En réponse à votre lettre du ...
EXERCICES
1. Donner un titre à un correspondant. Indiquez le titre à chacune des
situations
Situations
Titres
Vous écrivez ...
a. à une personne à laquelle vous présentez l’un de vos 1. Monsieur le
nouveaux produits
Directeur
b. à une personne qui travaille avec vous et qui a le même 2. Monsieur
rang hiérarchique
3. Cher collègue
c. à une personne avec laquelle vous entretenez des
4. Cher Client
rapports de sympathie
5. Cher Monsieur
d. à une personne que vous ne connaissez pas ou que
6. Messieurs
vous connaissez peu
7. Maître
e. à une société
f. à un avocat ou à un notaire
g. au responsable de la production d’une entreprise
industrielle
8
2. Trouvez la formule d’attaque.
A. Trois situations peuvent se présenter quand vous écrivez une lettre :
1 – Vous écrivez pour la première fois : abordez directement le sujet.
2 – Votre lettre fait suite à une lettre, à un message téléphonique ou à un
document reçus : faites-y référence.
3 – Un courrier antérieur est resté sans réponse : rappelez-le.
Indiquez à laquelle de ces trois situations correspondent les phrases
suivantes :
1. Nous vous rappelons les termes de notre lettre du ...
2. J’ai le plaisir de vous faire savoir que notre magasin sera ouvert ...
3. Nous accusons réception de votre lettre du ... relative à ...
4. Nous vous remercions de votre lettre du ... par laquelle ...
5. Nous vous avons demandé par notre courrier du ...
6. Conformément à notre accord téléphonique du ...
7. Nous vous serions reconnaissants de nous adresser ...
8. Nous avons pris connaissance de votre lettre du ... se rapportant à ...
9. Nous nous référons à notre lettre du ... vous demandant ...
10. En réponse (en référence) à votre lettre du ... vous demandant ...
11. Votre lettre du ... a retenu toute notre attention.
12. Nous vous prions de nous faire connaître vos prix pour la fourniture de ...
B. Comment commenceriez-vous la lettre si vous deviez écrire :
1. à votre fournisseur pour annuler une commande passée 7 jours auparavent
a – nous avons le regret de ...
b – c’est avec le plaisir que ...
c – nous avons l’honneur de ...
d – ne nous envoyez pas.
2. au chef du personnel pour présenter votre candidature.
9
a – je vous demande d’examiner ...
b – un poste chez vous serait pour moi ...
c – je me permets de solliciter ...
d – Je suis celui que vous cherchez ...
3. à des clients pour les informer du lancement d’un nouveau produits
a – ça y est, il est arrivé.
b – je dois vous informer de ...
c – veuillez trouver ...
d – j’ai le plaisir de vous annoncer ...
C. Pour chacune des situations suivantes, quelle formule d’introduction
choisiriez-vous ?
pour ...
J’écris ...
1. Je me permets de vous faire a. refuser une offre
connaître ...
b. commander sur catalogue
2. Nous vous adresson, sous ce pli ...
c. donner une information
3.
Après
catalogue
avoir
examiner
nous
vous
votre d. confirmer une réduction annoncée
passons par téléphone
commande ...
e. adresser un document joint à la lettre
4. Nous regrettons vivement de ne pas
pouvoir donner suite à ...
5. Suite à notre entretien téléphonique
du 21 mars, nous avons le plaisir de ...
10
UNITE 3. TERMINER UNE LETTRE
Les formules de politesse terminent la lettre. Les expressions employées varient
en fonction de la personne à laquelle on s’adresse. Mais la tendence actuelle est
à la simplification. Les verbes généralement utilisés dans ces formules sont les
verbes « croire » ou « agréer ». La formule d’appel est toujours reprise dans la
formule de politesse derrière le verbe.
1. Formules les plus courantes utilisées quand vous connaissez peu ou pas les
personnes à qui vous écrivez :
Veuillez agréer, Madame/ Monsieur, l’expression de mes sentiments
distingués (les plus distingués).
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs .
Je vous prie d’accepter, Monsieur/Madame, l’assurance de mes
sentiments respectueux (formule très administrative).
Une femme doit éviter de présenter ses sentiments à un homme. Elle écrira :
Veuillez agréer/accepter, Monsieur, mes salutations distinguées.
Formule très déférente pour s’adresser à une femme :
Je vous prie d’accepter, Madame, l’hommage
de mes sentiments
respectueux.
2) Lettre non hiérarchisée : Recevez, Monsieur, nos salutations distinguées.
3) Lettre d’un inférieur à un supérieur hiérarchique : Nous vous prions d’agréer,
Monsieur le Directeur, l’expression de nos sentiments respectueux.
4) Lettre d’un supérieur à un inférieur hiérarchique : Veuillez agréer, Monsieur,
l’assurance de notre parfaite considération.
5) lettre à une personne très connue :
Croyez, cher Monsieur, chère Madame, chers Messieurs, à mes
sentimants très cordiaux
11
6) On trouve de plus en plus souvent des formules de politesse très simples :
Cordialement vôtre
(Bien) cordialement
Sincèrement
Respectueusement.
EXERCICES
1. Pour chacun des correspondants suivants, quelle formule de politesse
choisiriez-vous ?
1. Je vous prie d’agréer, Monsieur le a. un client avec lequel on a des
Directeur,
l’expression
de
nos relations régulières et chaleureuses.
b. un supérieur.
sentiments respectueux.
2. Croyez, Cher Monsieur, à nos c. une cliente (lettre de vente)
sentiments
cordiaux.
d. un client qui vient de passer une
3. Recevez, Monsieur, nos salutations. importante commande.
4.
Veuillez
agréer,
l’expression de nos
Messieurs, e. un client qui n’a pas payé sa facture
sentiments très malgré trois rappels.
dévoués.
f. un fournisseur
5. Bien cordialement.
2. Retrouvez à quels types de lettre appartient chacune de ces phrases
a) la lettre amicale
b) la lettre formelle
1. N’oublie pas de m’écrire
2. En espérant que ce courrier retiendra votre attention
3. Je vous prie d’agréer, Madame, l’expression de mes respectueux hommages.
4. Chère Madame
5. Sincères salutations
12
6. Bien cordialement
7. Veuillez croire à l’expression de mes sentiments les meilleurs
8. Salut
9. Je vous embrasse
10. Je pense bien à toi
11. J’espère que vous allez bien
12. Merci pour ce merveilleux séjour
13. Tout à vous
14. Amicalement
15. Cher Alfred
16. Amitiés
17. Cher collègue
18. Affectueusement
19. Madame la Directrice
20. Dans l’attente de votre réponse, je reste à votre disposition pour tout
renseignement complémentaire
La conclusion d’une lettre commerciale doit inciter le destinataire de la lettre à
entreprendre une action en relation avec ce que vous avez énoncé dans
l’introduction de votre lettre. La conclusion doit être brève et précise.
La conclusion doit spécifier, quand cela est possible, ce que vous attendez
de votre correspondant et dans quels délais.
Enfin, le ton de la conclusion doit être en rapport avec l’objet de la lettre
(amabilié ou ton plus « sec » en cas de reclamation réitérée).
- Nous vous serions reconnaissants de nous répondre par retour de courrier...
- Sans réponse de votre part dans les 8 jours, nous nous verrons dans
l’obligation de remettre votre dossier à notre service contentieux
13
Conclure c’est généralement :
* En attendant d’avoir le plaisir de vous rencontrer ...
* Dans l’attente d’une exécution rapide de notre
Attendre
commande ...
* Nous comptons sur une réponse positive ...
* Nous restons dans l’attente de votre éventuelle
commande.
* Nous espérons que cette solution vous donnera
Espérer
satisfaction et vous prions ....
* Dans (avec) l’espoir d’avoir répondu à votre attente .
Souhaiter
* En vous souhaitant bonne réception ...
* Nous vous remercions d’avoir bien voulu faire
preuve de compréhension
Remercier
* En vous remerciant d’avance (à l’avance) ...
* Avec nos (vifs) remerciements ....
* En regrettant de ne pouvoir vous donner satisfaction
Regretter
* Avec le regret de ne pas pouvoir vous répondre
favorablement ...
S’excuser
Rester à la disposition
* Je vous prie d’excuser ce retard
* Veuilllez nous excuser pour cette erreur
* Restant à votre disposition pour tout renseignement
complémentaire ...
EXERCICES
1. A l’aide du tableau précédent, trouvez la conclusion appropriée à chacune
des situations suivantes :
1. Vous répondez à une demande d’information.
2. Vous répondez négativement à une demande de prolongation du delai de
payement.
14
3. Vous souhaitez l’acceptation de la solution proposée.
4. Vous répondez à la reclamation d’un client pour retard de livraison.
5. Vous venez de passer une commande.
6. Vous faites les propositions de vente à un client potentiel.
7. Vous annoncez à un client la livraison des marchandises.
2. Choisissez l’expression qui correspond à l’acceptation ou au refus.
1. ................ de vous annoncer que votre projet de reportage sur la NouvelleCalédonie a été retenu par notre chaîne.
a) j’ai le plaisir
b) j’ai le regret
c) je suis triste
2. .................. nous ne pouvons pas donner suite à votre demande d’emploi.
a) malheureusement
b) heureusement
c) par chance
3. Nous avons consulté avec intérêt votre dossier, mais .............. .
a) votre candidature a retenu notre attention
b) il ne nous est pas possible d’y donner suite pour l’instant
c) nous sommes heureux de votre proposition
4. ..................... de vous faire savoir que nous avons décidé de nous passer
désormais de vos services.
a) nous avons le regret
b) nous sommes heureux
c) nous avons la joie
15
3. Classez les expressions ci-dessous en deux séries :
1) phrases d’entrée
2) formules de politesse
1. J’ai reçu hier ta lettre du 25 octobre et ...
2. Nous avons bien reçu votre lettre du 7 courant ...
3. Agréez, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs.
4. Nous vous remercions de votre demande de prix du 14 dernier.
5. Je vous remercie et vous prie d’agréer, Messieurs, mes salutations
distinguées.
6. Entre-temps veuillez agréer, Madame, nos meilleurs salutations.
7. J’ai eu votre adresse d’un ami qui m’a recommandé votre hôtel.
8. Vous trouverez ci-joint les catalogues et le prix courant que vous nous avez
demandés.
9. Je t’attends. A bientôt. Amitiés.
10. C’est dans l’attente de vos ordres que nous vous prions d’agréer, Messieurs,
nos salutations distingées.
Objet : demande d’emploi
Madame,
............................. concernant notre annonce dans le « Figaro »
parue le 3 mai. Notre Service du Personnel examinera dans une dizaine de
jours toutes les demandes qui nous seront parvenues.
Nous vous donnons l’assurence que nous ne manquerons pas de vous
interroger pour une première entrevue.
........................................................................................................................................................
16
Monsieur,
.........................................................................................................................................
Malheureusement nous ne pouvons pas
vous préciser les prix de la
marchandise à laquelle vous êtes intéressé, car nous attendons à connaître le prix
exact de la matière première que nous importons d’Asie.
Nous espérons que vous comprendrez nos difficultés et que vous voudrez
patienter quelques jours.
..........................................................................................................................................................
Messieurs,
.........................................................................................................................................
Nous avons souligné dans le catalogue BRUMMEL les articles qui pourraient vous
convenir.
Pour ces mêmes articles nous avons fixé des prix très avantageux, dans l’espoir
que vous profiterez de ces offres exceptionnelles.
.......................................................................................................................................................
Messieurs,
.................................................................................................................
Au mois de join je dois me rendre à Colmar pour un Congrès. Je vourdais réserver
une chambre à deux lits avec la salle de bains du 10 au 18 juin, de préférence sur le parc.
J’attends d’urgence votre confirmation.
.........................................................................................................................................
Cher André
................................................................................................................................
J’espère que tu profiteras de ta période de congé en France pour passer
me dire bonjour, car j’ai grande envie de te voir, après ton séjour en Afrique.
Je voudrais aussi que tu me parles un peu de tes expériences là-bas.
.........................................................................................................................................................
17
UNITE 4. LE COURRIER D’AFFAIRES
1. Demande de documentation
Avant de prendre une décision d’achat, le client adresse à ses fournisseurs
éventuels une demande d’information pour se renseigner sur la qualité de leurs
articles et sur leurs conditions de vente ou sur la nature et les caractéristiques
des services qui lui sont nécessaires.
Par cette demande de documentation, l’acheteur s’informe. En aucun cas
cette demande ne peut être considérée comme un engagement d’achat.
EXERCICES
1. Demander les documents
Roger Martin – 15, route Nationale – 10 000
TROYES
Maison LEBRUT
5, Rue Martinet
75018 PARIS
Troyes, le 15 février ...
Messieurs,
Nous
avons
« Hebdomagazine »
remarqué
votre
publicité
parue
dans
de cette semaine.
Comme nous sommes intéressés à l’achat de vos articles pour le
bureau, veuillez nous faire parvenir, sans aucun
engagement de
notre part, une documentation complète de vos différents modèles.
Veuillez aussi nous préciser vos conditions de vente et vos
délais de livraison.
Nous vous remercions d’avance et nous vous prions d’agréer,
Messieurs, nos meilleurs salutations.
Martin
18
1. La fonction principale de la lettre de M. Martin est de :
a) donner un renseignement
c) faire une demande
b) exprimer un souhait
d) décrire son activité
2. Quel paragraphe de la lettre contient l’information la plus importante ?
Indiquez quel serait l’objet de la lettre.
3. Où habite M. Martin ? Est-ce qu’on connaît sa profession ?
4. Ecrivez la phrase utilisée par M. Martin pour :
a) préciser comment il a pris connaissance de la Maison Lebrut
b) donner une motivation à sa demande
c) faire une demande
d) exprimer sa pleine liberté de décision
e) faire une deuxième demande
f) remercier
g) adresser ses salutations
5. Quelles expressions sont utiliées pour s’adresser à la personne à laquelle on
écrit ?
6. M. Martin écrit :
- veuillez nous faire parvenir
et non
faites-nous parvenir
- veuillez nous préciser
et non
précisez-nous
Expliquez la différence entre les deux formules.
7. Repérez dans la liste B les expressions qui pourraient remplacer celles de la
liste A, tirées de la lettre M. Martin.
19
A) 1. Nous avons remarqué .... 2. Nous sommes intéressés à l’achat de ...
3. ... nous faire parvenir ... 4. ... nous préciser ... 5. Nous vous remercions
d’avance et vous prions d’agréer ...
B) a) nous envoyer – b) nous sommes intéressés à acheter – c) en vous
remerciant d’avance, veuillez agréer – d) nous avons vu – e) ... nous indiquer
2. La lettre de vente
Afin d’étendre sa clientèle, l’entreprise doit prendre l’initiative d’attirer
l’attention sur les produits qu’elle fabrique ou les services qu’elle est en mesure
d’offrir. La letrre de vente lui permet de proposer ses produits dans le but de
convaincre les prospects et de les transformer en clients.
Suivant son type d’activité et son importance, l’entreprise assure la
promotion de ses produits ou services par divers moyens : utilisation d’annonces
dans la presse, d’affiches, de campagnes publicitaires par l’intermédiaire de la
télévision ou de la radio, visite de la clientèle par des représentants, mais aussi
envoi de correspondance sous la forme de circulaire. Ce dernier procédé est de
plus en plus employé sous la forme de mailing ou publipostage.
Une circulaire à l’attention des clients
Chers clients, chères clientes,
Vous êtes fidèles à nos produits et nous vous en remercions. Afin de vous
aider dans votre prochaine commande, nous sommes heureux de vous présenter la
gamme complète de nos articles. Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint
notre dernier catalogue et nos prix courants .
Nous nous permettons d’attirer votre attention sur un nouvel article qui fait
l’objet d’une action promotionnelle jusqu’au 31/12.
20
Description de MINITEL 6
Nous vous remercions de bien vouloir nous adresser vos commandes sans
tarder afin de bénéficier de notre offre spéciale. La livraison se fait dans un délai de 4
semaines. Nos modalités de paiement sont les suivantes :
- Règlement à la commande ; nous vous acordons dans ce cas un escompte de 5%.
- Paiement à 30 jours fin de mois.
Nous restons à votre entière disposition pour tout le renseignement
complémentaire et vous prions d’argéer, chers clients, chères clientes, l’expression
de nos sentiments dévoués.
Complétez les notes suivantes
Destinataire ……………………………………………………………………….
Objet de la lettre ………………………………………………………………….
Pièces jointes ……………………………………………………………………..
Nouvel article …………………………………………………………………….
Delai de livraison …………………………………………………………………
Règlement ………………………………………………………………………...
3. Une commande
La commande est un contrat. Par ce contrat, le client s’engage à payer les
marchandises commandées au fournisseur et le fournisseur s’engage à délivrer
les marchandises au client. La lettre de commande énumère les articles
demandés et précise les conditions de livraison et de paiement.
21
Etablissements Delvaux
Lyon, le 24 septembre 200 ...
Objet : Commande
Messieurs,
Comme suite à votre lettre du 4 courant, nous avons le plaisir de vous passer la
commande suivante :
Article
Réf.
Quantité
Prix unitaire
Montant
Agrafeuses
AG 5
50
12,80
640
Perforeuses
PR 3
50
23,50
840
agrafes
Ag 10
30 paquets
10,00
2000
colle
CO 2
100 tubes
15,00
1435
Prix
5250
Nous vous serions obligé de bien vouloir nous expédier la marchandise dans les plus
brefs delais. Nous vous prions de bien vouloir confirmer notre commande.
Dans l’attente de vous lire, nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos salutations
distinguées.
4. Accusé de réception de la commande.
Dès réception de la commande, le fournisseur procède à la vérification de
ses stocks. S’il n’y a pas de problème, il accuse réception de la commande au
client.
Le fournisseur avertit son client, avec l’accusé de réception, que la
commande est bien enregistrée. Cette lettre n’est pas obligatoire dans le cas de
commandes répétitives ou des relations commerciales continues.
Elle est toutefois indispensable dans quatre cas : commande passée par
téléphone, commande adressée par l’intermédiaire d’un représentant, commande
dont le montant est important ou commandes provenant d’un pays étranger.
22
CIETE CARNOT
15, rue de la Joncquière
38000 GRENOBLE
Ets VINCENOT Frères
132, rue de la Gaieté
71100 CHALON-SUR-SAONE
Grenoble,
le l2 février 20 ...
Nos réf. :PR/ES
Objet :V /Commande n° 34
Messieurs,
Nous vous remercions pour votre commande n° 34 du 12 courant.
Toutes les marchandises faisant l'objet de votre ordre vous seront expédiées
aux conditions habituelles :
Délai de livraison : 2 semaines
Transport par route
Mode de paiement : 30 jours fin de mois de livraison
Croyez que nous apporterons le plus grand soin à l'exécution de votre ordre.
Veuillez agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiments dévouées.
Pascale REFINEL
Le Responsable des Ventes
5. Modification de commande
Le client qui vient d’adresser un ordre à l’un de ses fournisseurs peut le
regretter et désirer annuler tout ou partie de cet ordre. Il peut en effet avoir reçu
entre temps des propositions plus intéressantes, ou devoir faire face à des
événements imprévus. Il lui adresse alors une modification de commande.
La lettre de modification de la commande comprend :
- rappel des termes de la commande et de la date
- annonce des modifications souhaitées
23
- exposition des raisons motivant ces modifications
- espoir d’obtenir l’accord du correspondant et remerciements anticités.
EXERCICES
1. Complétez ces 3 lettres avec les mots ou groupes de mots suivants :
Or, avec, en référence à, en effet, au lieu de, donc, en confirmation de, en
conséquence. (Certains mots doivent être utilisés plusieurs fois)
2. Indiquez dans quel but a été écrite chacune de ces lettres
 Pour modifier la commande
 Pour annuler partiellement la commande
 Pour annuler totalement la commande
3. Indiquez
à laquelle des lettres A, B ou C correspond chacune des
affirmations suivantes :
1. Le client veut une quantité moindre
2. Le client veut un produit différent
3. Le client ne peut pas payer le prix
4. Le client ne peut pas écouler la marchandise
5. C’est la deuxième fois que le client informe le fournisseur de la
modification
6. Le client a déjà reçu une partie de la marchandise commandée
7. Le client écrit à une personne déterminée
8. Le client a lui-même perdu un client
9. Le client n’indique pas le motif de sa demande
24
A
Messieurs,
Nous vous avons commandé le 13 novembre 600 shampooings réf. 3204 dont vous nous
avez déjà livré la moitié le 13 novembre.
... (1).... il se trouve que cet article se vend difficilement que prévu.
... (2).... nous vous demandons de bien vouloir annuler une partie de notre commande et de
nous expédier 100 shampooings ... (3).... 300.
Nous comptons sur votre compréhension et espérons qu’il vous sera possible d’accéder à
notre demande.
Nous vous prions de recevoir, Messieurs, nos salutations les meilleurs.
B
Monsieur,
...(4).... ma commande du 27 courant et ... (5)... notre entretien téléphonique de ce jour, je
vous prie de bien vouloir m’expédier :
- 8 colis de 12 Château MARGAUX et 15 colis de 12 Château CLIMENS
...(6)....
- 30 colis de Château MARGAUX
Les conditions de livraison et de règlement restent bien entendu inchangées.
Je vous renouvelle mes excuses.
... (7)... mes remerciements, je vous prie de recevoir, Monsieur, mes salutations les
meilleurs.
C
Messieurs,
Je vous ai adressé le 5 octobre 20... une commande de 25 colis de 12 Château Gonzac 1982
avec paiement au comptant à la réception des marchandises.
... (8) ..., il ne me sera pas possible de payer votre marchandise comme convenu. Je connais
...(9) ... actuellement des difficultés de trésorerie à la suite de la défection d’un client
important.
Je me trouve ...(10) ... dans l’obligation de vous demander d’annuler ma commande dans sa
totalité.
J’espère que vous pourrez répondre favorablement à ma demande et vous en remercie
d’avance. Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.
25
4. Que répondre ? Motiver.
Le fournisseur qui reçoit une demande de modification ou d’annulation de
commande peut soit accepter soit refuser la demande. Dans les deux cas il doit
motiver sa réponse.
Dites si les motifs invoqués ci-dessous annoncent une acceptation (A) ou
un refus (B) .
1. Ces articles ont été déjà remis au transporteur …
2. Ces articles ayant été fabriqués spécialement sur vos indications …
3. Etant donné la régularité de nos relations …
4. La marchandise est déjà sortie de nos stocks et est en cours d’expédition.
5. Votre commande a exigé un approvisionnement important de matières
premières que nous ne pouvons pas stocker.
6. Les articles dont vous demandez le remplacement étant faciles à écouler ...
7. En vue de la fabrication de vos articles, nous avons constitué un stock
important de pièces détachées …
8. Compte tenu du caractère exceptionnel de votre demande …
6. Reclamation
Lorsque la marchandise arrive chez le client, certaines situations peuvent
donner lieu à reclamation.
- quand les marchandises reçues sont défectueuses ;
- quand les marchandises reçues ne sont pas conformes à la commande ;
- quand les quantités n’ont pas été respectées.
Une reclamation doit toujours être faite ou du moins confirmée par écrit.
Dans la lettre de reclamation le client doit :
1. Accuser réception de la livraison en précisant la date.
2. Expliquer le problème.
3. Proposer une solution.
4. Conclure.
26
EXERCICES
1. Reconstituez ces deux lettres. Deux de ces paragraphes sont communs aux
deux lettres et doivent donc être utilisé deux fois.
1. Marchandise manquante
2. Marchandise non conforme
1. Dans le désir de vous être agréable et de vous dispenser des frais de retour,
nous acceptons de conserver les articles, à condition que vous nous accordiez un
rabais de 10%.
2. Nous espérons que, dans notre intérêt commun, vous reconnaîtrez le bienfondé de notre réclamation.
3. Toutefois, lors du déballage, nous avons constaté avec surprise que les 10
colis contenant au total 80 bouteilles de Pomerol au lieu des 120 bouteilles que
nous avions commandées.
4. Nous avons bien reçu les articles faisant l’objet de notre commande № du ...
5. En effet, vous nous avez livré 60 bouteilles de Pomerol au lieu de 60
bouteilles de Medoc que nous avions commandées.
6. Or, comme les articles manquants ont été déjà facturés, nous comptons sur
une livraison immédiate.
7. Nous vous prions de recevoir, Monsieur, nos salutations distinguées.
8. Toutefois, en procédant au déballage, nous avons constaté que les
marchandises n’étaient pas conformes à notre ordre.
9. Nous restons dans l’attente de votre réponse.
27
7. Répondre à une lettre de reclamation
Le fournisseur répond à une lettre de reclamation, soit en acceptant soit en
refusant de reconnaître le bien-fondé de cette reclamation.
La lettre de réponse du fournisseur à une réclamation justifiée donne des
explications ou des justifications au client mécontant. Elle doit essayer de
maintenir une bonne image de l’entreprise et faire sentir le prix que le
fournisseur attache à sa clientèle. Le fournisseur terminera sa lettre en
demandant l’indulgence du client et en assurant qu’un tel fait ne se reproduira
plus.
EXERCICES
1. Complétez les deux lettres avec les mentions manquantes.
Messieurs,
Nous venons de ... votre lettre du 8 octobre par laquelle vous nous ... qu’il
manque à notre ... 40 bouteilles de Pomerol.
..., nous ne saurions être tenus responsables de la ... des bouteilles
manquantes.
..., après enquête auprès de notre service ..., nous avons ... la certitude que
nos colis étaient complets lorsque nous les avons ... au transporteur, la société
Transroute.
Nous vous ... donc d’adresser votre réclamation dans les meilleurs délais au
transporteur.
Nous ... que cet incident se règlera à votre entière ... .
Veuillez agréer, Messieurs, nos sentiments dévoués.
M. Breton
Le chef des ventes
Mentions manquantes : satisfaction; toutefois; remis; faites savoir; acquis;
perte; d’expédition; recevoir; espérons; conseillons ; livraison ; en effet
28
Mentions manquantes : apparaître; réception; incident; les articles; éffectués;
commandés; en conséquence; sentiments; reconnaître; justifiée; destinés; sur;
reçu; en effet.
Messieurs,
Nous accusons …….. de votre lettre du 8 octobre par laquelle nous apprenons que …….. que
nous vous avons livrés ne correspondent pas à ceux que vous nous avez ……….. .
Nous devons ……….. que votre réclamation est parfaitement .............. .
…..... les contrôles que nous avons ……….. auprès de notre service d’expédition font ……...
qu’il y a eu une erreur. Vous avez ……….. des vins de 10% ……….. cette marchandise.
Nous vous prions d’accepter nos excuses pour cet ……..... et vous prions d’agréer, Messieurs,
l’expression de nos ………. dévoués.
M. Breton
Le chef des ventes
2. Indiquez les réponses correctes.
1. L’objet de cette lettre est
3. Le fournisseur
a) une reclamation
b) une réponse à une reclamation
a) a changé ses emballages
b) va changer ses emballages
2. Le client a écrit au fournisseur
a) la marchandise est arrivée endommagée
b) le transport a été mal organisé
4. Le fournisseur
a) s’excuse pour cet incident
b) décline toute responsabilité
Messieurs,
Nous avons été très étonnés de recevoir votre lettre du 27 courant par laquelle
vous nous signalez que notre marchandise vous est arrivée endommagée.
Suite à vos réclamations consernant nos livraisons précédentes, nous avons
été amenés à changer nos emballages. De ce fait, nous sommes en droit de penser
que les dégâts proviennent du transport. Nous vous prions donc de vous adresser à
notre livreur, M. Colin qui, nous l’espérons, prendra des mesures afin que ces
incidents ne se renouvellent plus.
Nous regrettons ce fâcheux incident pour lequel nous déclinons toute
responsabilité et nous souhaitons, qu’à l’avenir, nos marchandises vous donnent
toute satisfaction.
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments dévoués.
29
UNITE 5. LA LETTRE DE DEMANDE D’EMPLOI
Il est souvent nécessaire d’écrire quand on recherche un emploi. La lettre
de demande d’emploi appelée lettre de motivation doit être rédigée avec le plus
grand soin et respecter certaines règles de présentation et de formulation.
Comment doit-on présenter la lettre ?
- il faut utiliser du papier blanc sans lignes
- écrire à la main avec soin
- employer de l’encre bleue ou noire.
Cette lettre de motivation, considérée comme étant réussie, respecte les
conseils habituels. Elle comporte 4 parties :
raisons d’envoi de la lettre,
compétences du candidat, proposition d’entretien et formule de politesse.
Cindy TOURIER
18, rue Jean-d’Aulon
45100 ORLEAN
Objet : demande d’emploi
v/réf. : votre annonce du 8 avril 200...
Société ROBSA
32, rue de Vauquois
45000 Orléans
Orléans, le 10 avril 200...
Monsieur le Directeur,
Votre annonce, parue dans Inter 45 concernant le poste de secrétaire a retenu
toute
mon attention.
Mon expérience professionnelle correspond tout à fait aux caractéristiques de cet
emploi : utilisation d’outils burautiques et maîtrise du traîtement de texte sur ordinateur.
Vous trouverez dans mon curriculum vitae ci-joint tous les renseignements
complémentaires utils.
Je souhaite que ma candidature soit accueillie favorablement et que je pourrai vous
convaincre
au cours d’un entretien que je sollicite.
Dans la perspective de cette rencontre je vous prie d’agréer, Monsieur le directeur,
l’expression de mes sentiments dévoués.
Cindy Tourier
30
EXERCICES
1. Classer. Retrouvez l’ordre des idées de cette lettre.
Monsieur le Chef du personnel,
a. Espérer une réponse favorable
b. Rappeler l’annonce et indiquer
l’intérêt qu’on y porte.
c. Donner une formule de politesse.
d. Susciter une éventuelle rencontre.
e. Demander un poste.
f. Préciser qu’un C.V. est joint.
g. Insister sur l’adequation du profil
au poste.
Votre annonce parue ce jour dans
« L’Echo des Fabriquants a retenu tout mon
attention et je me permet de faire acte de
candidature pour le poste de secrétaire que
vous proposez.
Je pense remplir les condition
requises, en ce qui concerne notamment
l’assiduité et l’exactitude au travail. En
outre, j’ai particulièrement étudié cette année
la dactylographie et l’orthographe.
Je vous adresse ci-joint mon CV qui
vous donnera toutes précisions utiles sur ma
formation.
Je me tiens à votre disposition pour
une convocation éventuelle à vos bureaux au
jour et à l’heure qui vous conviendront.
J’espère que vous pourrez donner une
suite favorable à ma demande et vous en
remercie.
Je vous prie de recevoir, Monsieur le
Chef du personnel, mes respectueuses
salutations.
Lorance Hochet
2. Répondre. La réponse à cette lettre sera soit positive soit négative. Indiquez
les phrases correspondant (A) à une réponse positive (B) à une réponse
négative ou à les deux types de réponse.
a) convoquer pour un entretien
b) expliquer les motifs de la décision
c) accuser réception de la lettre
31
d) conclure et donner une formule de politesse
e) annoncer que la candidature est intéressante
f) informer que la candidature est rejetée
g) dire que le transport sera à la charge de la société
h) demander confirmation du rendez-vous par téléphone
3. La lettre suivante a été rédigée en réponse à une petite annonce. Les
paragraphes ont été mis dans le désordre. À vous de rétablir le bon ordre.
a – Vous trouverez ci-jointe mon curriculum vitae ainsi que les photocopies de mes
diplômes.
b – Monsieur le chef du personnel,
c – En effet, mes emplois précédents m’ont permis d’acquérir une bonne maîtrise du
traîtement de texte et de la sténographie y compris en anglais et de mettre en profit
mon sens de l’organisation.
d – je pense répondre aux conditions exigées.
e – En espérant que ma candidature retiendra votre attention
f – Paris, le 12 mai 200. . .
g – Je reste à votre disposition pour vous fournir les renseignements complémentaires
que vous pourriez souhaiter.
h – Je vous prie de me croire, Monsieur le chef du personnel, à mes sentiments
respectueux.
i – En référence à votre annonce parue dans le « Monde » du 8 mai 200..., je me
permets de sollisiter
le poste de secrétaire bilingue dans votre société.
Signature
4. Dites à quel type d’accord ou de refus correspond chacun des textes
suivants :
32
Texte 1
Nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n’a pas été
retenue.
Texte 2
Votre candidature a retenu notre attention. Cependant nous souhaitons avoir
quelques précisions complémentaires : pratique de l’anglais, expérience à
l’étranger, et, si possible, lettre de recommandation de vos précédents
employeurs.
Texte 3
Nous regrettons de ne pouvoir vous engager, votre expérience en matière de
marketing nous paraissant insuffisante.
Texte 4
Votre candidature correspond tout à fait au profil de la personne que nous
recherchons. Nous vous proposons, après entretien, de vous recruter à l’essai
pour une période de deux mois, à l’issue de laquelle nous vous engagerons
définitivement.
Texte 5
Votre candidature a retenu toute notre attention. Vous faites partie des dix
candidats susceptibles d’être choisis.
Nous souhaiterions vous rencontrer pour un entretien, de préférence entre le
15 et le 22 mars.
Veuillez prendre contact le plus rapidement possible avec notre service du
personnel.
Accord
sans réserve
Accord
avec réserve
Texte ...
Texte ...
Réponse
soumise
à condition
Texte ...
33
Refus
motivé
Refus
non motivé
Texte ...
Texte ...
5. Compléter la lettre avec les mots de la liste :
a) entreprise
b) disposition
c) donner
d) goût
e) sens
f) poste
g) rendez-vous
h) expression
i) solliciter
j) profil
k) développer
l) expériences
m) acquérir
n) pratiquer
o) rencontrer
Monsieur,
Suite à la recommandation d’un ami qui connaît bien votre société, je me
permets de ...........................
le ............................. de secrétaire-assistante du
directeur dans votre .................................. .
En
effet,
mes
.......................................
précédentes
m’ont
permis
d’...................................................... des connaissances précises en traitement de
texte, de .................................. l’anglais, l’allemand et l’italien
ainsi que de
................................. mon .......................... pour les contacts humaines et mon
............................... de l’organisation.
Je pense donc correspondre au ............................ que vous recherchez. Vous
trouverez ci-joint mon CV.
Bien entendu, je reste à votre ..................................... pour vous
..................................... les renseignements complémentaires. J’espère pouvoir vous
.................................... prochainement lors d’un ........................................... .
Dans l’attente de votre réponse je vous prie de recevoir, Monsieur,
l’............................................... de mes salutations distinguées.
34
ОГЛАВЛЕНИЕ
UNITE 1. LA PRESENTATION DE LA LETTRE ................................................................. 3
UNITE 2. COMMENCER LA LETTRE .................................................................................. 7
UNITE 3. TERMINER LA LETTRE ........................ .............................................................11
UNITE 4. LE COURRIER D’AFFAIRES ............................................................................. 18
UNITE 5. LA LETTRE DE DEMANDE D’EMPLOI ........................................................... 30
35
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
Методическая разработка по обучению чтению
на французском языке
Составитель
ТОГУНОВА Лидия Владимировна
Ответственный за выпуск – зав. кафедрой доцент Е.П Марычева
Подписано в печать 05.02.10.
Формат 60х84/16. Усл. печ. л. 1,86. Тираж 50 экз.
Заказ
Издательство
Владимирского государственного университета
600000, Владимир, ул. Горького, 87
36