Fiche de poste Scolarité B[1] - Conservatoire National Supérieur

FICHE DE POSTE
Intitulé du poste :
Chargé de scolarité au service des études
Catégorie/ Corps – fonction
Fonctionnaire cat. B /Secrétaire
administratif/SEADM
Domaine(s) Fonctionnel(s) : Affaires générales
Emploi(s) Type : gestionnaire instructeur administratif / FPEADM04-ADM04A
Localisation administrative et géographique / Affectation :
Conservatoire National Supérieur de Musique et de Danse de Lyon
Etablissement public administratif sous tutelle du ministère de la Culture
3 quai Chauveau C. P. 120 F- 69266 LYON CEDEX 09
Missions et activités principales :
Au sein du service des études, le chargé de scolarité a pour missions :
1° Responsable du cursus des étudiants musiciens de 1er cycle – DNSPM (environ 300 étudiants) :
Information des étudiants sur leur cursus et l’offre de formation tout au long de leur scolarité ;
Gestion du planning des enseignants des disciplines complémentaires et suivi de l’état des classes
(vérification des quotas) ;
Organisation des inscriptions pédagogiques des étudiants (par année et semestres) dans les différentes
disciplines obligatoires et optionnelles de leur cursus ;
Enregistrement et vérification des notes (examens, contrôle continu) ;
Suivi de « l’extranet » étudiants et professeurs sur le site du Conservatoire ;
Organisation des commissions diplômes (2 par an) pour validation des cursus, étude des retards de
scolarité, bilan des situations par année ;
Responsable de la procédure de Validation des Acquis Antérieurs : étude des demandes, rapporteur des
dossiers à la commission de validation ;
Gestion des demandes de réduction de scolarité : étude des cas, suivi des situations enregistrement des
équivalences ;
Responsable des dossiers scolaires des étudiants de 3ème année en vue de la délivrance du DNSPM :
vérification finale des cursus et des ECTS, rédaction des attestations-diplômes, étude des conditions de
passage en 2ème cycle (master) ;
Suivi du cursus des étudiants de 1er cycle lors d’échanges Erasmus (étude des learning agreement et des
transcript of records) ;
Suivi des partenariats du CNSMDL avec d’autres établissements d’enseignement supérieur (Université
Lyon2, Cefedem, CHELS) pour les étudiants de 1er cycle ;
2° Responsable de l’organisation de la rentrée administrative des étudiants :
responsable de la rentrée universitaire : rédaction du livret d’accueil des musiciens de 1ère année,
organisation de la semaine d’intégration, des réunions de rentrée, de l’information générale aux étudiants
(affichage) ;
responsable des inscriptions administratives : paiement des droits de scolarité, affiliation à la sécurité
sociale (en liaison avec les mutuelles étudiantes), délivrance de la carte d’étudiant (environ 600
étudiants) ;
vérification et enregistrement des étudiants boursiers sur critères sociaux (CROUS) ;
3° gestion de l’assiduité étudiante :
diffusion et vérification des états de présence des disciplines complémentaires ;
gestion des autorisations d’absence et des demandes d’autorisation d’exercer une activité extérieure pour
les étudiants de 1er cycle ;
gestion des demandes de congés ;
gestion des courriers de mise en garde ou avertissements pour absentéisme, convocation devant le conseil
de discipline ;
alerte sur les comportements étudiants.
Perspectives d'évolution :
L’extension des partenariats engagés par le CNSMDL avec les autres établissements d’enseignement supérieur
aura pour conséquence d’élargir l’offre de formation et d’accueillir de nouveaux étudiants pour le 1er cycle ;
La procédure de VAE pour le DNSPM sera mise en place prochainement.
Compétences principales mises en œuvre :
Compétences techniques :
compétence informatique : avoir un usage courant des logiciels bureautiques (excel, word) ; utilisation de la
base scolarité (sur logiciel 4D), proposition d’amélioration dans le cadre de l’évolution des cursus ; suivi de
« l’extranet » étudiants et professeurs sur le site du Conservatoire ;
connaissance technique du LMD : comptabilité des ECTS, compensation, équivalence ;
connaissance du règlement des études
Savoir-faire
avoir le sens de l’organisation ;
savoir faire comprendre et appliquer un règlement ;
savoir travailler en équipe ;
savoir s’adapter au changement ;
avoir l’esprit de synthèse.
Savoir-être (compétences comportementales)
être disponible, curieux, discret ;
être à l’écoute et savoir communiquer avec un public (étudiants/professeurs) ;
avoir le sens de l’équité.
Environnement professionnel :
Le service des études est au cœur des missions du Conservatoire qui préparent aux métiers de musicien
professionnel. Il est en liaison avec l’ensemble des autres services administratifs et techniques : la régie (pour
l’organisation des examens et la mise en situation professionnelle des étudiants), la médiathèque, la
programmation/production (pour les examens publics des étudiants, l’accueil (pour la gestion des salles de cours).
Liaisons hiérarchiques :
L’agent travaille sous l’autorité d’un chef de service (cat A) et il a pour collaborateur un adjoint administratif
(cat.C). Un partage des tâches de scolarité est également mis en place avec d’autres agents du service des études.
Liaisons fonctionnelles :
L’agent travaille en liaison avec le directeur des études musicales.
Il est en contact régulier avec l’ensemble de l’équipe pédagogique.
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
échéances du calendrier universitaire à respecter ;
permanence et rendez-vous réguliers avec le public.
Profil du candidat recherché (le cas échéant)
expérience souhaitée de gestion de scolarité dans un établissement d’enseignement supérieur (et notamment
une expérience du système L.M.D.) ;
expérience souhaitée en management ;
connaissance de l’enseignement de la musique ;
Qui contacter ?
Renseignements : Bernard Gautheron, chef du service des études / tél. 04 72 19 26 06
Candidatures : envoyer CV et lettre de motivation à [email protected]
Date limite d’envoi des candidatures le 21 février 2014
Poste à pourvoir au 1er juillet 2014
Date de mise à jour de la fiche de poste : 30 septembre 2013