TITLE: Executive Assistant to the Chief Executive Officer and Chief

JOB DESCRIPTION - COMPETITION RI-13-011
TITLE:
Executive Assistant to the Chief Executive Officer and Chief Operating
Officer of the CHEO Research Institute
REPORTS TO:
Chief Executive Officer and Chief Operating Officer, CHEO RI
SUMMARY:
The Executive Assistant ensures the efficient operation of both the Chief
Executive Officer’s office and the Chief Operating Officer’s office by providing
administrative support which includes the development of relationships, the
planning and execution of special projects, and prioritizing of internal and
external requests. This role is an integral part of the executive team of the RI. It is
a high profile position requiring integrity, professionalism and dedication.
MAIN RESPONSIBILITIES
Characteristic responsibilities include:
Maintain continuous personal awareness of all Research Institute activities falling under
the responsibility of the CEO, or COO in order to interpret and direct for disposition,
inquires and directives from other V.P.’s and Senior Management and the public by
providing assistance and required information verbally and/or in writing.
Provide general administrative support to the CEO and the COO. Prepare
correspondence, emails, and presentations. Maintain filing systems.
Organize the CEO’s and COO’s schedule. Determine priorities and arrange meetings or
appointments including confirming attendance, preparing agendas and materials and coordinating catering.
Control telephone communications by determining the urgency of calls, inquiries and
requests for meetings. Redirects and/or tactfully handles sensitive issues.
Make travel and accommodation arrangements and prepare travel claims as required.
Coordinate CHEO RI Board of Directors meetings and Board sub committee meetings.
Prepare the agenda and Board resolutions. Record the minutes of their deliberations.
Maintain official records and keep up-to-date record of Board members including contact
numbers/addresses and biographies of each Trustee.
Photocopy, collate, fax and distribute documents. Proofread documents for grammar and
spelling.
Respond to inquiries from Research Institute appointees and their staff.
Provide assistance for RI Staff in relation to office relocations
Maintain a close liaison and act as a resource person to the Executive Team of the CHEO
RI
Organizes and prepares Executive Team,, Senior Management Committee and
Administration team meeting agendas, attend meetings, and record minutes.
Maintain current research CV for CEO and COO and perform literature searches for
research articles
Assess the nature and sensitivity of verbal and written requests, prioritize, and take
appropriate action.
Research, analyze and summarize necessary material for the preparation of reports and
correspondence.
Assist with special projects for and with the CEO and the Board (e.g., visiting speakers to
the RI, fund raising events, social events).
Provide support for creation of RI policy and procedure documentation.
Perform other related duties as assigned by supervisors.
SKILL
EDUCATION/EXPERIENCE:
Diploma in Office Administration
Approximately 5 years of experience
Previous experience in a research setting is an asset
Previous experience working with a Board of Directors is an asset
Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability
may substitute for stipulated academic/experience requirements
ADDITIONAL COMPETENCIES/SKILLS:
Demonstrated ability to:
Comprehensively use software including word processing, spreadsheet, presentation, e
mail.
Take accurate notes or minutes of meetings and transcribe to final product.
Use a voicemail system, photocopier, fax machine and shredder.
Take steps to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required.
Adapt to changes to meet organizational requirements.
Communicate effectively and concisely, both orally and in writing.
Deal effectively with internal and external customers.
Exercise sound judgement, discretion and a high degree of confidentiality.
Police record check is required.
Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general
knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety.
EFFORT
The demands of the position including ever changing priorities, require that the
successful candidate be highly energetic
WORKING CONDITIONS
Minor exposure to disagreeable conditions (e.g., lack of privacy, frequent interruptions).
Required to attend one evening meeting every 2 months
Compensation will commensurate with experience
Interested candidates should submit a cover letter of interest and curriculum vitae to
[email protected]
Thank you for your interest. Please note: only those candidates selected for an interview will be
contacted
TITRE :
Adjoint exécutif au président-directeur général et au chef des opérations de
l’Institut de recherche du CHEO
RELÈVE DE :
Président-directeur général et chef des opérations, IR CHEO
RÉSUMÉ :
L’adjoint exécutif assure le fonctionnement efficace du bureau du président-directeur
général (PDG) et de celui du chef des opérations (CO) en offrant un soutien
administratif qui consiste, entre autres, à nouer des relations, à planifier et à exécuter
des projets spéciaux et à établir l’ordre de priorité des demandes internes et externes.
Ce rôle fait partie intégrante de l’équipe de direction de l’Institut de recherche (IR). Il
s’agit d’un poste bien en vue exigeant du titulaire de l’intégrité, du professionnalisme
et du dévouement.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Parmi les responsabilités caractéristiques du poste, citons les suivantes :
Se tenir continuellement au fait de l’ensemble des activités de l’Institut de recherche
relevant de la responsabilité du PDG ou du CO afin d’interpréter et de diriger l’exécution,
les demandes de renseignements et les consignes d’autres vice-présidents et membres de
la haute direction et du public en offrant de l’aide et en fournissant l’information requise
de vive voix ou par écrit.
Assurer un soutien administratif d’ordre général au PDG et au CO. Préparer la
correspondance, les messages électroniques et les présentations. Tenir des systèmes de
classement de dossiers.
Organiser l’horaire du PDG et du CO. Établir les priorités et organiser des réunions ou
fixer des rendez-vous, y compris la confirmation des présences, la rédaction des ordres du
jour et du matériel et la coordination des services de traiteur.
Gérer les communications téléphoniques en établissant le degré d’urgence des appels, des
demandes de renseignements et des demandes de réunion. Rediriger ou gérer avec tact
les dossiers de nature délicate.
Voir aux dispositions de voyage et d’hébergement et préparer les demandes de
remboursement des frais de voyage au besoin.
Coordonner les réunions du Conseil d’administration de l’IR du CHEO et les réunions
des sous-comités du Conseil. Préparer l’ordre du jour et les résolutions du Conseil.
Dresser le procès-verbal de leurs délibérations. Tenir des dossiers officiels et tenir un
registre à jour des membres du Conseil, y compris les numéros de téléphone/adresses et
les biographies de chacun des membres.
Photocopier, rassembler, télécopier et distribuer des documents. Relire les documents et
vérifier la grammaire et l’orthographe.
Répondre aux demandes de renseignements des personnes nommées de l’Institut de
recherche et de leur personnel.
Offrir de l’aide au personnel de l’IR relativement à la relocalisation des bureaux
Entretenir un rapport étroit avec l’équipe de direction de l’IR du CHEO et agir à titre de
personne-ressource pour celle-ci
Organiser et préparer les ordres du jour des réunions de l’équipe exécutive, du Comité de
la haute direction et de l’équipe d’administration, assister aux réunions et dresser le
procès-verbal.
Tenir les curriculum vitae de recherche à jour pour le PDG et le CO et dépouiller la
documentation pour trouver des articles de recherche
Évaluer la nature et le caractère délicat des demandes de renseignements présentées de
vive voix et par écrit, établir l’ordre de priorité et adopter des mesures adaptées.
Dépouiller, analyser et résumer le matériel nécessaire à la rédaction de rapports et de
correspondance.
Appuyer les projets spéciaux pour et avec le PDG et le Conseil (p. ex. des conférenciers
invités à l’IR, des activités visant à recueillir des fonds, des activités sociales).
Assurer le soutien à la préparation de la documentation sur les politiques et les procédures
de l’IR.
S’occuper d’autres tâches connexes, telles qu’elles sont confiées par les superviseurs.
APTITUDES
ÉTUDES/EXPÉRIENCE :
Diplôme en administration de bureau
Environ cinq années d’expérience
De l’expérience d’un milieu de recherche constitue un atout
De l’expérience du travail avec un conseil d’administration constitue un atout
Une expérience et une formation officielle jumelées à un rendement et à une capacité
démontrés pourraient servir de remplacement aux exigences en matière
d’études/d’expérience
AUTRES COMPÉTENCES/APTITUDES :
Capacité démontrée de :
Utiliser des logiciels au complet, y compris des logiciels de traitement de texte, de
feuilles de calcul, de présentation et de messagerie électronique.
Prendre des notes précises ou dresser le procès-verbal de réunions et transcrire dans un
produit final.
Utiliser un système de messagerie vocale, un photocopieur, un télécopieur et une
déchiqueteuse.
Prendre des mesures pour que les tâches soient terminées selon les délais imposés en
ajustant les priorités au besoin.
S’adapter aux changements pour répondre aux besoins de l’organisation.
Communiquer efficacement et de manière concise de vive voix et par écrit.
Gérer efficacement les demandes de la clientèle interne et externe.
Faire preuve de bon jugement, de discrétion et d’une grande confidentialité.
On exige une vérification de casier judiciaire.
Connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail;
connaissance générale des politiques et des procédures organisationnelles/des
départements en matière de santé et de sécurité.
EFFORT
Compte tenu des demandes du poste, notamment des priorités qui changent constamment,
le candidat retenu devra être très énergétique
CONDITIONS DE TRAVAIL
Faible exposition à des conditions désagréables (p. ex. aucun espace privé, interruptions
fréquentes).
Le titulaire doit participer à une réunion en soirée à tous les deux mois.
Le taux de rémunération sera fonction de l’expérience
Les candidats intéressés doivent présenter une lettre d’intérêt d’accompagnement et leur
curriculum vitae à l’adresse suivante : [email protected]
Merci de votre intérêt. Nota : on ne communiquera qu’avec les personnes dont la candidature
est retenue pour une entrevue