Guide pour la préparation de l`audit ECOCERT

TS017(GC-COS)v03
v. 04/11/2013
Guide pour la préparation de l’audit ECOCERT
Référentiels Cosmétiques ECOCERT et/ou COSMOS
Les modifications apportées à ce document sont identifiées par un trait vertical dans la marge
Quelque soit votre activité (sous traitant ou fabricant, donneur d’ordre, façonnier), votre
agrément Ecocert sera complet suite à votre premier audit. Celui-ci devra avoir lieu avant
toute activité liée à la production et commercialisation de produits certifiés. Il s’agit de
l’audit dit d’habilitation.
Les années suivantes, des audits dits de renouvellement seront effectués afin de
maintenir et renouveler les documents de certification.
Pour les fabricants et sous traitants, le nombre d'audit de renouvellement (de un à deux
par an) sera déterminé en fonction de l'activité de votre société (nombre de produits à
certifier, nombre d'ingrédients, système qualité…).
A noter que les opérateurs effectuant des étapes d’achat d’ingrédients et de fabrication
(fabricants et sous-traitants), hors façonnier, auront systématiquement deux audits
d’habilitation (un audit approfondi, ainsi qu’un audit de suivi le semestre suivant).
L’audit approfondi est l’audit au cours duquel tous les points de contrôle seront vérifiés
y compris la visite du process.
En revanche, tous les points de contrôle ne seront pas exhaustivement vérifiés lors de
l’audit de suivi. L’auditeur sélectionnera les points de contrôle en fonction de votre
activité et des écarts éventuellement relevés lors des précédents audits.
Les points suivants seront/pourront être vérifiés et les documents correspondants sont
donc à préparer pour la venue de l’auditeur.
Étapes/Points pouvant être vérifiés
Documents/Informations à tenir à disposition
Produits certifiés/à certifier
-Vérification de la liste des produits et des -Liste des produits à certifier Ecocert et/ou
validations associées (exactitude des noms Cosmos
commerciaux, dates de validation en
adéquation avec les derniers fichiers reçus,
déclaration correcte des sous traitants et
façonniers le cas échéant pour les produits
concernés, ajout des nouveaux produits,
identification des produits à arrêter, etc.).
-Vérification des produits (étiquettes, -Validation des étiquetages et des articles de
packaging, etc.)
conditionnement
-Échantillonnage des produits finis
-Documents qualité associés (procédures de
suivi des validations des différentes étapes
d’un nouveau produit, etc.)
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ECOCERT Greenlife S.A.S. – Lieudit Lamothe Ouest BP 47 – 32600 L’Isle Jourdain France
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Commercialisation produits et communication
-Vérification des factures de vente et bons -Factures de vente, bons de livraison
de livraison produits
-Vérification
des
documents
de -Documents de communication/marketing
communication/marketing
(catalogue, sous votre responsabilité
documents à usage publicitaire, site -Liste des documents à usage publicitaire à
internet, etc.)
jour, formulaire signé le cas échéant, mise
à disposition des documents à usage
externe
Ingrédients, entrant dans la formulation des produis certifiés, fournisseurs
-Vérification de la liste des ingrédients et -Liste
des
ingrédients
(concerne
des validations associées
uniquement les opérateurs achetant des
-Vérification des ingrédients
ingrédients), fiches de sécurité, fiches
techniques, factures d’achats, bons de
livraison et certificat biologique (pour les
ingrédients certifiés) valide à la date
d’achat
-Attestation d’origine en cas de vente par
un distributeur
Sous-traitant et/ou façonniers
-Vérification de la liste des sous- -Liste des sous-traitants/façonniers à jour
traitants/façonniers déclarés
-Licences, certificats et/ou attestations des
-Vérification de la conformité des sous- sous-traitants et/ou façonniers
traitants/façonniers
-Factures d’achat et bons de livraison des
sous-traitants/façonniers
Activité de sous-traitance et/ou façonnage pour un commanditaire
-Vérification de l’activité réalisée : produits -Bons de livraison des ingrédients/produits
réceptionnés, process réalisé, produits délivrés par le commanditaire
expédiés
-Factures et bons de livraison concernant la
sous-traitance ou le façonnage effectué à
destination du commanditaire
-Étiquettes intermédiaires sous votre
responsabilité
Visite terrain : approvisionnement, réception, installations de production,
conditionnement, stockage
-Visite des installations de production, -Plan des locaux et installations concernés
conditionnement, stockage des produits -Description du process (différentes étapes
finis
de la réception à l’expédition, rendement)
-Vérification des équipements, modes -Suivi métrologique
opératoires, produits de nettoyage, -Instructions/procédures associées
instructions au poste, échantillothèque, -Liste des produits de nettoyage. Contrôle
etc.
des opérations de nettoyage entre deux
fabrications (produits de nettoyage
déclarés et validés, procédures, attestation
pour les détergents écologiques, etc.)
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Concerne les nettoyages avant et après
l’étape de production/conditionnement
(entre deux fabrications de produits
certifiés ou entre une fabrication de
produit certifié et non certifié).
-Fiches technique et de sécurité des
produits de nettoyage
Système de contrôle, enregistrements et/ou procédures mises en place
-Suivi des validations et de la conformité -Ensemble des documents qualité associés.
Enregistrements et/ou procédures mises
vis-à-vis des référentiels concernés
-Approvisionnement, achat et réception en place à tous les niveaux (réception des
ingrédients, production, conditionnement,
ingrédients
-Approvisionnement, achat et réception stockage, étiquetage, etc.)
produits
-Dossiers de fabrication/conditionnement.
-Fabrication produit semi-fini et/ou fini
de
fabrication
et
de
-Conditionnement produit semi-fini et/ou Ordre
conditionnement (fiches de fabrication
fini
-Stockage matière première, produit semi- spécifiant les ingrédients, quantité
théoriques,
quantités
réellement
fini et/ou fini
-Nettoyage
des
équipements
de introduites), fiche de mise en œuvre,
production, conditionnement, zone de enregistrements du nettoyage, vide de
ligne, etc.
stockage
-Contrats de prestataires éventuels pour le
- Suivi et gestion des réclamations clients, nettoyage
notamment celles pouvant remettre en -Documents permettant la vérification de
cause la conformité du produit par rapport l’absence de contamination, confusion et
mélange entre les produits certifiés et
aux exigences
conventionnels
- Registre des réclamations clients
Vérification du système de management environnemental
-Gestion des déchets (tri sélectif, -Documents mis en place pour la gestion
destruction spécifique, …)
de l’énergie des rejets et des déchets
-Gestion des rejets
(recyclage, sous-traitance, destruction…).
-Gestion de l’énergie
-Plan de management environnemental
pour les opérateurs engagés ayant un
processus de production
-Résultats, indicateurs de suivi et plan
d’action
-Contrats des prestataires
-Mesures de minimisation de l’impact du
conditionnement des produits et révisions
associées, bilan carbone éventuel
Vérification de la traçabilité et de la gestion des flux
-Vérification de la gestion des flux (achat, -État des stocks (inventaire physique) de
vente, stock, mouvement matière…) l’année en cours et de l’année suivante des
depuis le dernier audit ou depuis le produits finis
démarrage de l’activité
-Récapitulatif
des
ventes/expéditions
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-Vérification des formules mises en œuvres produits finis
et ingrédients associés depuis le dernier -Certificats et licences fournisseurs des
ingrédients
biologiques,
attestation
audit ou depuis le démarrage de l’activité
d’origine dans le cas de distributeurs
-Récapitulatif
des
achats/réceptions
ingrédients
-Factures d’achat et bons de livraison des
produits
sous-traités/façonnés
et
récapitulatif associé
-Dossiers
de
fabrication
et/ou
conditionnement
-Système de traçabilité (n° de lot, suivi
matière première, produit fini, etc.)
-Formules des produits et validations
Divers documents
-Présence de divers documents tels que
dossier cosmétique le cas échéant,
analyses physico-chimiques /
microbiologiques, enregistrements divers
Prélèvement possible de matière
première ou de produits fini
Revue de contrat
-Chiffres d’affaire
-Chiffre d’affaire total (HT) sur le dernier
exercice comptable clos, chiffre d’affaire
cosmétique si différent, chiffre d’affaire lié
aux produits certifiés
-Nombre de sous-traitants/façonniers
-Nombre de sous-traitants/façonniers
Les points importants à noter :
-
TRACABILITE :
Assurez vous de conserver tous les documents comptables reçus (factures et bons de
livraison) ainsi qu’une copie de tous les documents comptables édités. Assurez-vous
également que la traçabilité est maintenue tout au long du process, des matières
premières aux produits finis.
-
MELANGE/CONTAMINATION :
Assurez-vous qu’aucun risque de contamination et de confusion n’existe aux différentes
étapes du process (stockage, fabrication…).
-
GARANTIES BIO
Sur vos factures, bons de livraison et étiquettes intermédiaires (VRAC,
reconditionnement…) doivent figurer des garanties permettant une identification claire
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pour tous les produits certifiés. Faire attention à ce qu’il n’y ait pas d’amalgame possible
avec des cosmétiques conventionnels ou entre différentes activités.
Exemples de mentions possibles sur documents (identifications claires et suffisantes liées
aux activités) :
Produit acheté / vendu
Ingrédient certifié bio
Produit fini
Prestation de service
Garanties minimales sur factures/BL
Ingrédient bio
Ou Matière première bio
Ou bio
Produit bio/éco/nat/… (ou Cosmétique bio par ex)
Ou bio/éco/nat/…
Prestation bio
(ou Conditionnement bio par ex)
Ou Prestation contrôlée
(ou Conditionnement contrôlé par ex)
Quelques exemples dans le cas de produits certifiés :
Les identifications sur documents de transactions devront comprendre des mentions
suffisantes et claires pour éviter toute possibilité de confusion.
Cas rencontré
Selon deux labels
différents (ECO et BIO,
etc.)
Exemple
Shampooing BIO / Shampooing ECO
Crème ORG Cosmos / Crème BIO Ecocert
Selon deux référentiels
Cosmétiques différents
(Cosmos et Ecocert)
Selon deux activités
différentes (Parfums
d’Ambiance et
Cosmétiques, etc.)
Dans le cas d’un produit certifié BIO Ecocert & Cosmos (double
certification pour le même produit), on pourra mettre : Crème
bio Ecocert & Cosmos par exemple
Huile Essentielle Cosmétique bio / Huile Essentielle Parfum
d'ambiance bio
Dans le cas d’un produit certifié BIO Cosmétique & Parfum
d’ambiance (double certification pour le même produit), on
pourra mettre : Huile Essentielle bio Cosmétique & Parfum
d'ambiance par exemple
- DOCUMENTS
L’avis de passage que vous recevrez de la part de l’auditeur recense tous les documents à
préparer et mettre à disposition.
- INTERVENANTS
Veillez à ce que toutes les personnes en charges des différentes étapes de l’audit soient
présentes et disponibles.
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