Le concept de ce nouveau format.

Udecam Solutions Forum et Village des Solutions
Le concept de ce nouveau format.
Les Rencontres de l’UDECAM, événement de la rentrée média, accueillent chaque année plus de
2000 personnes, et sont traditionnellement l’occasion de prises de paroles inspirantes par les
patrons des marques, des médias, des plus grands opérateurs digitaux ...sur des thèmes de métiers
ou des approches sociétales de l’univers des médias et de la communication.
Des thèmes comme L’Accélération (FastForward), La Valeur (D Day For Value), La qualité (Nouvelle
monnaie d’échange) ont ainsi structuré les Rencontres depuis deux ans. Le thème retenu pour
Septembre 2016 est : « Repenser le temps »
A l’occasion des 8èmes Rencontres, l’UDECAM propose d’ajouter un format nouveau au cours de
l’après-midi intitulé l’UDECAM Solutions Forum :
La présentation de 6 business solutions France et Etranger en rapport avec le thème des
Rencontres, retenues pour leur pertinence par un jury de professionnels.
Prise de parole sur scène.
Pour faire profiter le marché des toutes dernières innovations métiers en relation avec le thème des
Rencontres, l’UDECAM offrira la possibilité à six entreprises prestataires de présenter leurs dernières
solutions en duo avec un de leurs clients (annonceurs ou agences).
Ces six entreprises seront sélectionnées sur dossier par un Comité de sélection qui réunira des
dirigeants d’agences UDECAM et des partenaires des Rencontres.



une prise de parole de 7mn par solution -pouvant inclure des slides et des vidéos
préenregistrées.
suivie de questions transmises par la salle via twitter et sélectionnées par un modérateur, soit au
total 15mn par cas.
Les 6 exposés seront suivis d’un débrief au cours d’une table ronde composée du Président du
Comité de sélection -et de personnalités expertes sélectionnées en fonction du thème.
Création du Village des Solutions
Ces 6 entreprises et les entreprises partenaires des Rencontres disposent d’un espace en salle
Montenotte pour présenter leurs solutions et dialoguer avec des prospects en one to one pendant
l’après midi (14h 17h30). Les espaces seront désignés aux couleurs du Village des Solutions et les
aménagements seront identiques pour tous.
La participation des entreprises sélectionnées au Village des Solutions n’est pas obligatoire.
1
Qui peut concourir à l’UDECAM Solutions Forum ?
Toutes les entreprises prestataires de solutions qui satisfont à l’ensemble des critères suivants :
1. l’entreprise accepte de présenter en duo ou en trio (annonceur, agence, prestataire), une
solution opérationnelle et concrète, déjà déployée avec une marque annonceur, récente
(depuis moins de 12 mois) en rapport avec la thématique des Rencontres. Une présentation
par une entreprise prestataire – seule et sans son client – ou une exploitation théorique n’est
pas acceptée.
2. l’entreprise a rempli le dossier de candidature pour cette édition - en respectant les délais
d’inscription et l’ensemble des éléments du cahier des charges qui figurent sur le site
udecam.fr (voir en pièce jointe)
3. l’entreprise certifie détenir la propriété des droits de représentation de la solution analysée
et les droits de diffusion de tous les résultats à l’écran ou au micro, déchargeant l’UDECAM
en cas de litige par un tiers.
4. l’entreprise s’est acquittée par chèque joint au dossier des droits d’inscriptions définis pour
chaque édition.
Quelle composition pour le Comité de Sélection?
Le Comité de Sélection de l’UDECAM Solutions Forum est composé de 4 membres de l’UDECAM et 4
partenaires des Rencontres. Ils ont fait acte de candidature et leur sélection est validée par le
Président de l’UDECAM en raison de leurs compétences sur le thème retenu.
 Le Comité est présidé par une personnalité indépendante reconnue pour ses
compétences : annonceur, universitaire, dirigeant institut, ...
 Les membres du Comité se réunissent pour débattre du choix définitif des candidats.
 La décision se fait sur le principe : < une personne = une voix >. En cas d’égalité des
votants, la voix du Président du Comité est prépondérante. Aucun membre du Comité ne
peut exprimer son vote pour une entreprise à laquelle il est lié : prestataire avec laquelle
il a des liens financiers ou capitalistiques, annonceur dont il est l’agence principale...
 La sélection porte sur 6 entreprises plus 3 candidats en attente pour parer à tout
désistement ou déclassement éventuel.
 Cette sélection est rigoureusement confidentielle jusqu’à la décision de communication
du Président de l’UDECAM.
 Toute pression ou expression abusive peut amener le Président du Comité à annuler une
sélection après consultation du Président de l’UDECAM si celui ci a délégué son mandat.
Cette décision est sans appel.
Quel processus de sélection ?
Seuls seront pris en compte les dossiers complets déposés à l’UDECAM avant la date limite de dépôt.
Une copie digitale sera également fournie à l’UDECAM sur clef USB ou via un lien de téléchargement.
L’ensemble des dossiers présentés à l’UDECAM sera étudié par le Comité de Sélection. le
Comité pourra éliminer les dossiers incomplets (fonds et forme), les dossiers peu pertinents
ou sans rapport avec le thème des Rencontres.
Tous les dossiers examinés seront notés de 1 à 20 par chacun des membres du comité, la
moyenne des notes exprimées sera le vote définitif : les 6 dossiers ayant obtenu les
meilleurs notes seront éligibles.
2
L’Udecam contactera les entreprises éligibles pour annoncer leur pré-sélection, et se réserve le droit
de demander des précisions techniques ou stratégiques. En cas de non réponse ou de désistement,
l’Udecam ou le Comité se réservent le droit d’exclure telle ou telle présentation non conforme. Le
dossier suivant ayant obtenu la meilleure note par ordre décroissant devient alors éligible.
Les décisions du Jury sont souveraines.
Quelle prise de parole ?
Les entreprises sélectionnées ont droit à une prise de parole sur scène à la salle Wagram, pour
présenter leur dossier suivant un ordre décidé par la direction de l’UDECAM en fonction du
programme. Chaque intervention minutée à l’écran, se composera d’une séance de 7mn incluant
vidéo (maximum 2mn) et slides dans les seuls formats agréés par l’UDECAM. Elle s’appuiera sur un
duo ou un trio entre la société prestataire, l’agence et leur client suivant un temps partagé propre à
chaque cas.
La prise de parole proposera un angle professionnel et pédagogique et ne saurait se réduire à un
argumentaire commercial. Elle s’appuiera nécessairement sur des éléments de preuve quanti ou
quali illustrant l’efficacité de l’approche.
Quelle visibilité pour les entreprises retenues ?
En plus de la prise de parole devant une assistance instantanée sur place estimée à 1000 personnes,
les 6 entreprises retenues ont droit à un espace de rencontres en salle Montenotte pour présenter
leurs solutions et dialoguer avec des prospects en one to one pendant l’après-midi (de 14h à 17h30).
Les espaces seront aux couleurs du Village des Solutions et les aménagements seront identiques pour
tous.
Les dossiers lauréats seront consultables sur le site Udecam.fr et présentés sur les sites, newsletters,
magazines, réseaux sociaux des partenaires médias qui les auront activés. Ils feront l’objet d’une
synthese integrée dans le livre blanc publié par l’UDECAM à l’issu des Rencontres.
Frais administratifs par dossier
Pour répondre aux coûts de gestion des dossiers et à leur traitement par le Comité de Sélection, les
entreprises candidates devront s’acquitter d’un droit d’inscription par dossier dont le montant est
fixé pour chaque édition des Rencontres ?
Le règlement de ce droit doit accompagner le dossier d’inscription. Tout dossier incomplet ou sans le
règlement préalable correspondant ne sera pas soumis au vote du Comité de Sélection.
Ce droit reste acquis aux organisateurs des Rencontres même en cas de non sélection du dossier par
le Comité.
3
Udecam Solutions Forum: Edition Septembre 2016
Le Thème: « Repenser le Temps ».
Univers de réflexion
Le digital a totalement bousculé les temps médias qu’il s’agisse du temps des contenus ou des temps
de communication.






La dynamique du temps réel et de l’immédiateté amènent à réduire les délais d’action /
réaction en rendant cette gestion tactique compatible avec une vision stratégique inscrite
dans la durée.
L’immédiateté est le sentiment qui domine toute perception, mais le slow existe et le temps
n’a pas le même sens sur tous les continents.
La multiplication du nombre des points de contacts et l’augmentation des budgets temps
consacrés aux médias s’accompagnent d’une révolution dans les usages : la délinéarisation
de l’accès aux programmes, le multitasking de consommation, la synchronisation ou plus
largement l’orchestration multicanale extrême des messages, ...sont quelques-uns des
principaux phénomènes émergents
L’horloge interne des marques est elle-même bouleversée. La construction des marques était
plutôt du domaine du slow time, de la répartition dans l’espace (le 360 notamment) et d’un
raisonnement par campagnes périodiques, donc discontinues : aujourd’hui, le tout digital à
la disposition des consommateurs bouscule en permanence les chemins de conviction et
amène la réflexion de communication sur une nouvelle équation de l’espace-temps « 360° X
365j ».
Alors que l’organisation de la communication se pensait en optimisation par média de la
couverture et de la répétition, la multiplication des points de contacts conduit à optimiser
également leur synchronisation.
La data permet d’appréhender tous ces effets voire de les rendre mesurables.
Qui peut concourir à l’UDECAM Solutions Forum 2016 ?
Toutes les entreprises conscientes d’innover dans cet univers du thème « Repenser le
temps » par l’apport de solutions / prestations technologiques nouvelles et ayant déjà été
déployées sur ce thème. Elles doivent satisfaire aux critères énoncés dans le paragraphe
général « Qui peut concourir à l’UDECAM Solutions Forum ».
Les entreprises non constituées au 1er janvier 2016 ne peuvent prétendre prendre la parole.
Pour éviter la concentration des candidatures, on appliquera le principe « une entreprise =
un dossier »
4
Frais administratifs de dossier
Les entreprises candidates doivent poster leur dossier à l’adresse [email protected] et faire
parvenir leur dossier de candidature avant le 27 juin 2016 17h à l’UDECAM 57 rue de Villiers
Neuilly sur Seine, 92200, accompagné d’un chèque de 1 000€ à l’ordre de Prache Media Events
Calendrier et spécificités de participation Septembre 2016
Ouverture des candidatures sur le site udecam.fr : ...............................................................................1er Juin
Date limite de dépôt des candidatures : ...................................................................................................27 juin
Présélection : ........................................................................................................................semaine du 4 juillet
Demande d’informations complémentaires aux candidats : ....................... au plus tard semaine du 4 juillet
Le Jury final élisant les 6 entreprises se réunira .....................................................................avant le 14 juillet
Les entreprises retenues pour la prise de parole seront informées ...............................semaine du 21 juillet
Les présentations définitives devront parvenir à l’UDECAM................................au plus tard le 29 août (12h)
L’acceptation des dossiers techniques sera confirmée .....................................................semaine du 29 août
Normes techniques :
Un support par dossier : clé USB ou CD PC.
Eléments à fournir :
• Vidéos: 2 min max – fichier QuickTime non compressé en .mov 720 x 576 minimum.
• Images : format jpeg 1024 x 768 pixels, 72 dpi. 3 visuels max par opération.
Eléments optionnels :
• Audio : fichier mp3.
Tout refus ou absence de conformité aux normes est de nature à éliminer les candidats concernés.
5