Salle culturelle - Contrat de location

LOCATION
SALLES CULTURELLE
Demande de réservation
Contrat de location
Règlement
DEMANDE DE RÉSERVATION – CONTRAT DE LOCATION
Particulier – Associations – Entreprise – Syndicat – Divers organismes sociaux
Le présent contrat est conclu entre les soussignés :
Commune des Magnils-Reigniers,
ci-après dénommée « La Commune »,
et
Organisateur :
Particulier – Association – Entreprise – Syndicat – Divers organismes sociaux
Nom :
……………….…….………………………………
Nom du représentant (si association ou entreprise) : ……………….…….………………………………
Adresse :
……………….…….………………………………
Téléphone :
……………….…….………………………………
ci-après dénommé(e) « l'Utilisateur »,
Il a été convenu ce qui suit :
La présente convention de mise à disposition a pour objet de définir les obligations de chaque partie au regard de la location
prévue.
En application et dans le respect du règlement intérieur, « La Commune » met à la disposition de « l'Utilisateur » les structures
de la salle culturelle suivantes : Salle culturelle – Grande salle
Salle culturelle – Petite salle
En vue d'organiser : (nature de l'évènement)
……………….…….………………………………
En date du :
……………….…….……………………………… de ……………… à ………………
Cette manifestation regroupera (nombre de personnes) :
……………….…….………………………………
« L'Utilisateur » se porte garant du respect du nombre de personnes indiqué ci-dessus de manière à ce qu'il ne soit, en aucun
cas, supérieur à la capacité d'accueil autorisée dans le respect des règles de sécurité.
« L'Utilisateur » s'engage à verser à "La Commune" la somme détaillée dans "le récapitulatif de réservation" annexé au présent
contrat, soit : ….… (au titre des arrhes au moment de la location) ….… (au titre de la caution) ….… (au titre de la location)
« L'Utilisateur » a souscrit une assurance en responsabilité civile et dommages dégradations
de la société :
Nom :
……………….…….………………………………
Adresse :
……………….…….………………………………
Date de l'attestation :
……………….…….………………………………
(attestation annexée au présent contrat)
auprès
N° de contrat : ….…….……………………………
"L'Utilisateur" certifie avoir pris connaissance du Règlement Intérieur et des Conditions de Location et s'engage à les faire
respecter.
Fait aux Magnils-Reigniers, le……………………………………..
L’Utilisateur,
Nom et prénom suivi de la mention « lu et approuvé »
Le Maire,
Nicolas VANNIER
Règlement intérieur – Salle culturelle
2016
ARTICLE 1 – OBJET DE LA LOCATION
1-1. Locaux
L’ensemble des locaux de la salle culturelle comprend :
Un sas d’entrée (8 m²)
Une tisanerie (48 m²) équipée d’un évier avec rangements, d’une chambre froide, d’un lave-vaisselle et de placards.
Des vestiaires (14 m²)
Une salle en configuration réception (180 m²) pouvant accueillir 160 couverts, ou spectacle d’une capacité de 180
spectateurs.
Une petite salle (49 m ²) pouvant en configuration réception accueillir 49 couverts.
Un local de rangement (18 m²)
Des sanitaires hommes et femmes (30 m ²)
Un sanitaire mixte extérieur (4 m²)
Un local poubelles extérieur avec tri sélectif (5 m²)
Une terrasse (60 m²)
1-2. Mobilier
Le mobilier mis à disposition comprend :
40 tables pliantes 120 x 80 (4 places)
200 chaises empilables
2 diables de manutention pour les chaises
3 chariots de rangement pour les tables
20 chaises type monobloc beige pour l’extérieur
5 tables démontables pour l’extérieur
Ce matériel est entreposé dans l’espace de rangement, les chaises y seront remises par l’utilisateur après chaque
manifestation. Les tables seront rangées par la commune.
ARTICLE 2 - CONDITIONS DE RÉSERVATION
Les demandes de renseignements et les réservations sont effectuées en mairie des MAGNILS REIGNIERS, pendant les heures
d’ouverture du secrétariat. Les réservations ne pourront être enregistrées plus de 12 mois à l’avance pour les entreprises et les
particuliers.
Un planning des réservations de la salle par les associations communales sera établi en juin de chaque année pour les 18 mois
qui suivent, ceci afin de préserver l’activité associative de la commune.
2-1. Conditions de réservation
Lors de la réservation, le demandeur précisera :
la date et la durée de la location
les locaux devant être loués
l’objet de la manifestation et le nombre approximatif de personnes attendues
le nom de la personne responsable et ses coordonnées téléphoniques
le matériel nécessaire
2-2. Constitution du dossier
Le demandeur devra fournir :
Un justificatif d’identité
Pour une entreprise la preuve de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés
Pour une association la preuve de sa déclaration en Préfecture
Un justificatif de domicile
Une attestation d’assurance en cours de validité
Le contrat de location dûment rempli et signé
Un récapitulatif de réservation sera rempli à cet effet.
2-3. Assurance
Chaque utilisateur devra justifier d’une police d’assurance couvrant sa responsabilité pour les accidents corporels et matériels
pouvant survenir à lui-même comme aux tiers.
La municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant
intervenir pendant l’utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs. Elle ne
saurait également être tenue responsable des vols commis dans l’enceinte de la salle et de ses annexes.
L’attention de l’organisateur est attirée sur le fait que la mise à disposition des parkings s’entend sans service de gardiennage.
La commune se dégage donc de toute responsabilité en cas d’effractions, vols ou dégradations des véhicules stationnés.
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2-4. Conditions financières
Le demandeur devra verser des arrhes à la signature du contrat de location. (Paiement à l’ordre du Trésor Public). Ces arrhes
resteront acquises à la commune en cas de désistement du demandeur moins de 3 mois à l’avance, sauf cas de force majeure
dûment constaté.
Le solde de la location devra être déposé 1 mois avant la date de la manifestation, sur la base des tarifs en vigueur
dans l’année de la manifestation.
Un chèque caution sera exigé au moment de la remise des clés.
Un état des lieux sera effectué avant et après chaque utilisation par le responsable de la salle culturelle, en présence de
l’utilisateur. Les frais de remise en état éventuels seront évalués après la manifestation.
En l’absence de dégâts apparents lors de l’inventaire le chèque caution sera rendu dans un délai de 15 jours.
2-5. Remise des clés et état des lieux
La remise des clés et l’état des lieux « entrant » se feront le vendredi de 16 h à 17 h pour une utilisation le week-end, le matin de
l’utilisation à 9h pour une utilisation en semaine.
La restitution des clés et l’état des lieux « sortant » se feront le lundi de 8h30 à 9 h pour une utilisation le week-end. Pour une
location en semaine, la restitution des clés et l’état des lieux « sortant » se feront avant 16h00 ou le lendemain entre 8h30 et
9h00.
ARTICLE 3 - TARIFS
Les tarifs de location de la salle culturelle sont fixés par délibération du Conseil Municipal et révisables annuellement au 1er
janvier.
ARTICLE 4 - SÉCURITÉ
La personne désignée en qualité de responsable de la location est présumée avoir pris connaissance des consignes de sécurité
et s’engage à prendre toutes les mesures prévues en ce domaine :
pour permettre le déroulement normal de la manifestation
pour contacter :
•
Les services d’incendie et de secours (tel : 18)
•
Le S.A.M.U. (tel : 15)
•
Les services de la gendarmerie (tel : 17)
•
Numéro unique de secours : 112
-
pour avertir le responsable de la salle de toute dégradation
Un téléphone est mis à disposition des utilisateurs pour les autres cas d’urgence.
Ce numéro sera communiqué à l’utilisateur au moment de la remise des clés.
Il est interdit de recevoir dans les salles plus de personnes que le nombre défini par la commission de sécurité, soit :
180 personnes dans la grande salle (hors configuration spectacle)
49 personnes dans la petite salle
Les portes de secours, ainsi que celles de l’entrée principale ne devront pas être fermées à clé.
Les ouvertures ne devront pas être encombrées pendant la présence du public.
Il est formellement interdit de débrancher ou de camoufler les éclairages de sécurité et les blocs signalant les issues de
secours.
Il est interdit de procéder à des modifications sur les installations existantes.
Il est interdit d’utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés, d’y pratiquer des jeux ou actes
bruyants, dangereux ou immoraux et d’y introduire des animaux.
Il est formellement interdit de fumer dans la salle.
Tout matériel amené par les organisateurs devra répondre aux normes de sécurité demandées par la Commission
d’Arrondissement de Sécurité, soit un classement au feu de type M1.
Les utilisateurs sont tenus de se conformer aux prescriptions et injonctions faites par le responsable de la salle ou par les forces
de gendarmerie.
ARTICLE 5 - MATÉRIEL
Les tables et chaises mises à disposition des utilisateurs doivent être manipulées avec précaution. Les chaises sont nettoyées,
empilées par 10 et rangées dans le local prévu à cet effet. Les tables sont nettoyées et laissées sur place.
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Un mobilier particulier est mis à disposition pour la terrasse. Seul ce matériel peut être utilisé en extérieur. En aucun cas les
tables et les chaises destinées aux salles ne peuvent être sorties des locaux.
Tout ce matériel est stocké dans le local de rangement indiqué par le responsable à la salle.
Pour l’affichage et la décoration, il est interdit aux utilisateurs de fixer quoique ce soit sur les murs et les plafonds afin
de ne pas détériorer la salle. L’accord du responsable de la salle est exigé pour l’apport de tout matériel. Ce dernier doit être
enlevé par les utilisateurs à l’issue de la manifestation. Des grilles peuvent être mises à disposition suivant leur disponibilité.
ARTICLE 6 – ÉTAT DES LIEUX DE LA SALLE CULTURELLE ET DES ABORDS
Après utilisation, l’espace loué devra être rangé et laissé dans un état de propreté correct, il en sera de même pour les abords.
Dans le cas contraire il sera facturé la « prestation nettoyage » prévue aux tarifs en vigueur.
Du matériel de nettoyage est à disposition des usagers dans le vestiaire de la salle :
Les produits d’entretien sont à la charge de l’utilisateur. Le papier WC, les essuie-mains et le savon liquide sont fournis par la
commune.
Les utilisateurs doivent nettoyer toutes les salles utilisées, y compris les sanitaires, le vestiaire, la cuisine, les couloirs et les
halls d’entrée ainsi que le mobilier. Les sols devront être balayés et lavés.
Les extérieurs devront être nettoyés des dépôts sauvages de déchets (papiers, plastiques, verres …). Le mobilier prévu pour la
terrasse devra être nettoyé et rangé dans le local prévu à cet effet.
Les déchets doivent être jetés dans des sacs plastiques fermés puis déposés dans les poubelles du local prévu à cet effet. Les
utilisateurs sont priés de respecter le tri sélectif (verres, cartons …)
En cas de dégradations constatées, l’utilisateur se verra pénalisé du montant des réparations, frais de remise en état ou de
remplacement.
ARTICLE 7 – RESPECT DES RIVERAINS
La salle culturelle est située en zone habitée. Afin d’éviter tout désagrément aux riverains, l’utilisateur s’engage à ce que tous
les participants quittent les lieux le plus silencieusement possible ; en particulier l’usage des avertisseurs sonores des véhicules
est interdit. De même est interdite l’utilisation des pétards et des feux d’artifices, sauf manifestation organisée par la commune.
ARTICLE 8 - FORMALITÉS
L’organisateur est tenu de procéder lui-même à toutes déclarations légales concernant sa manifestation. (Droits d’auteur,
contributions, buvette …)
ARTICLE 9 – RESPONSABILITÉ ET RÉSILIATION
La commune peut, à tout moment, modifier tout ou partie des clauses du Règlement Intérieur sans que l’utilisateur ne puisse
prétendre à une quelconque indemnité.
Sur le même principe, l’usage municipal reste prioritaire en cas d’évènements majeurs non connus à la date de la réservation
(organisation d’élections ou réquisition de la salle si le Plan Communal de Sauvegarde devait être déclenché). S’ils ont déjà été
perçus par la commune, les arrhes et le solde de la location pourront être reversés au locataire.
La convention de location sera résiliée de plein droit sans préavis ni indemnité par le fait de l’interdiction de la manifestation
prononcée par l’autorité administrative ou judiciaire ; la totalité des frais engagés demeurant à la charge de l’utilisateur.
ARTICLE 10 - ENGAGEMENT
En quittant les lieux, l’utilisateur doit s’assurer que
les lumières soient éteintes
les robinets soient fermés
les fenêtres soient fermées
les portes soient fermées à clé
L’utilisateur s’engage à respecter et à faire respecter le présent règlement.
ARTICLE 11 - POUVOIRS
Le conseil municipal se réserve le droit de modifier le présent règlement.
Pour l’application de ce règlement, tous pouvoirs sont donnés au Maire de la commune des Magnils Reigniers.
Le présent règlement s’appliquera immédiatement, par délibération du 31 mai 2016.
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