avec les prestataires de services Rapport et - VEF-AERF
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avec les prestataires de services Rapport et - VEF-AERF
Association pour une Ethique dans les Récoltes de Fonds asbl - A.E.R.F Vereniging voor Ethiek in de Fondsenwerving vzw - V.E.F. Le Comité de Surveillance Congrès 2008 Relations (contractuelles) avec les prestataires de services Rapport et recommandations Préambule Le Comité de Surveillance (CdS) de l’AERF a été chargé par le Conseil d’Administration de rédiger un rapport, comprenant des recommandations, qui fera l’objet d’un débat lors du Congrès d’octobre 2008. Le but de cet examen est d’obtenir un aperçu des expériences, des pratiques et des relations contractuelles en cours, et de les confronter aux principes du Code d’Ethique de l’AERF. Suite à l’appel aux membres et à une série de prestataires de services, le Comité de Surveillance a reçu un total de 23 contrats ou contrats-modèles. Un certain nombre de contrats étant des variantes par rapport à un modèle de base, le nombre de contrats différents se limite à 17 et concerne 12 prestataires de services. L’AERF s’est engagée au strict anonymat de l’examen et du rapport par le CdS. Ont fait l’objet d’un examen dans le cadre de ce rapport, des prestataires de service suivants : AdLINK sa, Bruxelles – internet média Brothers in Arts scrl, Maaseik - évènements D. Bodden sa, Bruxelles – impression, routage Delius bvba, Wichelen – IT-tools (website, donations one line,…) Direct Dialogue Fundraising sa, Bruxelles – dialogue direct Direct Social Communications sa, Bruxelles – marketing direct (récoltes de fonds) Doggybites sprl, Gent – hosting (website, CMS) EMO asbl, Bruxelles – évènements, campagnes Ethicom sprl, Bornem – communication, presse, récoltes de fonds PEN sprl, Vosselaar – prepress (mailings, cartes) Softpartners sprl, Wavre – database donateurs (licence, maintenance, hosting) WDM Belgium sa, Bruxelles – database marketing Le CdS remercie les prestataires de services et les associations d’avoir répondu favorablement à la demande de l’AERF et de la confiance manifestée ainsi en ses instances. AERF - Congrès 2008 - Relations avec les prestataires de services Rapport et recommandations du Comité de Surveillance Observations générales 1. Le CdS a apprécié la qualité, la précision et les garanties d’éthique de la grande majorité des contrats examinés. 2. Si le CdS n’a constaté aucune entorse flagrante au Code Ethique de l’AERF, certaines dispositions contractuelles ne correspondent pas à l’esprit ni, plus rarement, à la lettre du Code. 3. Le CdS observe que certains services, assurés ou non par des sous-traitants, exigent des investissements importants, inabordables pour la majorité des associations, et qui risquent de créer ou renforcer une dualisation du secteur. Le CdS estime aussi que certaines pratiques, dispositions contractuelles ou financières devraient poser un problème si le donateur (potentiel) en était informé de manière proactive. Cette observation devrait interpeller l’AERF sur le degré de son éthique et de sa politique de transparence. 4. Excepté un seul cas, tous les contrats sont rédigés sur base du modèle du prestataire de service et soumis à ses conditions générales et spécifiques. Observations spécifiques 5. Le CdS estime que toute rémunération qui varie en fonction de la hauteur du résultat obtenu, est contraire à l’esprit du Code Ethique. Le CdS rappelle que cette pratique faisait partie des motifs principaux pour lancer le Code Ethique et pour constituer l’AERF. Le CdS observe l’existence de variantes ‘limitées’ d’honoraires proportionnels au résultat ou suivant une progressivité de ces résultats, soi-disant conformes aux règles de l’AERF, que le Comité ne peut cautionner. Le CdS estime que l’application d’honoraires proportionnels au montant d’un sponsoring obtenu par le prestataire de service, est également à bannir. 6. Le CdS estime que l’acquisition d’une ‘base de données donateurs’ en faveur d’une association, implique l’entière responsabilité de cette dernière par rapport au respect de la loi sur la protection de la vie privée et doit dès lors privilégier la notion de « propriété » par rapport à la « jouissance du fichier ». 7. Le CdS observe que certains prestataires, pour des services similaires, s’engagent par rapport à des objectifs de résultats tandis que d’autres s’engagent par rapport à des objectifs de moyens, plus difficile à contester par le client. AERF - Congrès 2008 - Relations avec les prestataires de services Rapport et recommandations du Comité de Surveillance Le CdS a relevé par ailleurs dans un contrat une clause exemplaire de remboursement quasi intégral dans l’hypothèse où l’objectif de résultat, avancé par le fournisseur, n’était pas atteint, contrairement à la majorité des contrats, qui portent uniquement sur des objectifs de moyens. 8. Le CdS a relevé l’imposition par le prestataire (principal) de service d’un prestataire obligatoire pour un service secondaire, indispensable pour le service principal. Le CdS estime que cette pratique peut se justifier uniquement s’il n’y a pas d’autres entreprises sur le marché en mesure de fournir le service requis. 9. Chaque association est responsable des communications faites en son nom. Le CdS observe que, si ce principe et ce droit sont bien acquis dans les contrats, la procédure concrète ne permet pas toujours le plein exercice de ce droit (délais très courts, absence d’accord formel,…). 10. Le CdS observe des contrats qui prévoient la communication du nom du prestataire sur les supports du client et, inversement, les noms des associations/clients sur les supports du prestataire de service. Le CdS estime que les associations devraient avoir un droit de veto dans ce domaine. 11. Dans les contrats, il est souvent fait référence à la Charte du Dialogue direct, développée sous l’égide de l’AERF et adopté comme avenant spécifique à son Code éthique. Le CdS regrette que cette Charte ne soit pas annexée systématiquement aux contrats concernés. 12. Le CdS observe la mise à disposition sur des supports d’une association, d’espaces destinés à des messages publicitaires, dont la gestion est confiée à un prestataire de service. Le CdS rappelle que le Code Ethique « [interdit] de cautionner des initiatives commerciales dont les activités sont en contradiction avec leur objet social » et met en garde contre une pollution publicitaire de la communication des associations. AERF - Congrès 2008 - Relations avec les prestataires de services Rapport et recommandations du Comité de Surveillance Recommandations 1. Le CdS recommande, dans l’intérêt des associations, une harmonisation de la durée des contrats, des modalités de prolongation et de résiliation. Le CdS suggère des contrats d’une durée maximale de trois ans, renouvelables annuellement par accord écrit. 2. Le CdS recommande de proscrire - de manière explicite - dans le Code Ethique toute rémunération qui varierait en fonction du résultat obtenu par le prestataire de service et de l’amender en se référant aux termes du Code éthique de « l’Association européenne des agences et consultants pour le secteur à but non lucratif » : Les termes, les conditions et les montants des honoraires seront fixés à l’avance, par écrit, en accord avec le client. Les honoraires seront fixés sur une base de temps passé (heures, jours ou mois) ou en fonction de missions spécifiques. Facturer le client en fonction des résultats obtenus pour du lobbying ou d’une commission en fonction des fonds collectés n’est pas acceptable. (…) les membres doivent négocier les honoraires comme pour tout autre contrat mais prévoir d’éventuels rabais si les objectifs de collectes prévus ne sont pas atteints 3. En ce qui concerne l’acquisition d’une ‘base de données donateurs’ en faveur d’une association, engageant la responsabilité de cette dernière par rapport au respect de la loi sur la protection de la vie privée, le CdS recommande de privilégier, dans les contrats, la notion de « propriété » par rapport à la « jouissance du fichier ». 4. Le CdS recommande à ses membres d’être attentifs à la différence entre l’engagement de moyens et l’engagement de résultats de la part du prestataire de service et de privilégier la dernière option, dans la mesure du possible et dans son propre intérêt. 5. Le CdS recommande à ses membres de demander de pouvoir choisir le prestataire de services lié au service principal, sur base de plusieurs offres. 6. Le CdS recommande d’annexer systématiquement la Charte du Dialogue direct aux contrats concernés par cette méthode de récolte de fonds. Bruxelles, le 3 octobre 2008