(DCOM) - Responsable Communication événementielle (2)

Secrétariat général
Service des ressources humaines, des emplois et des compétences
FICHE DE POSTE
INTITULE DU POSTE
Responsable de la Communication événementielle H/F
REFERENCEMENT A REFlEX (référentiel des emplois de l’X)
Famille Professionnelle : Information et communication
Niveau : Catégorie A de la fonction publique ou agent contractuel
MISSION DU SERVICE ET CONTEXTE
L’Ecole polytechnique, sous tutelle du Ministère de la Défense, est un établissement public
d’enseignement et de recherche reconnu comme un pôle d’excellence au niveau mondial. Elle
accueille 2800 étudiants dont 1900 élèves polytechniciens, 600 doctorants et 2000 personnels
d’enseignement, de recherche, techniques et administratifs.
La direction de la communication est chargée de l'élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie
de communication de l'École. Elle définit les choix d'orientation de la communication interne et
externe, met en œuvre la diffusion des connaissances et leur vulgarisation, et contribue à la
valorisation des activités d'enseignement et de recherche de l'École. En lien avec les directions
concernées, elle participe à l'élaboration des contenus stratégiques, scientifiques, techniques ou
administratifs sur lesquels reposent les actions de communication et coordonne les projets de
communication des directions et services de l'École et veille à leur réalisation.
Enfin, elle est garante de l'image de marque de l'École, de l'application du logotype et de la charte
graphique.
DESCRIPTION DU POSTE
Mission principale du poste:
Sous la responsabilité de la directrice de la communication et encadrant un agent, le responsable de
la Communication événementielle a pour mission de :
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Préparer, organiser, et mettre en œuvre l’ensemble des opérations de relations publiques de
l’Ecole.
Coordonner les événements à caractère, institutionnel, scientifique, académique ou militaire
de l’Ecole.
Assurer la liaison avec les organisateurs d’événements non propriétaires de l’Ecole (d’origine
académique ou scientifique, publique ou privée), en examiner l’opportunité et veiller à leur
bon déroulement ;
Entretenir et suivre les relations avec les différents interlocuteurs de l’Ecole (Alumnis,
différentes directions, élèves).
Activités principales :
- Piloter, organiser et planifier les manifestations internes à l’Ecole : cérémonie des diplômes,
cérémonies de passation/présentation du drapeau, conférences-débats, Inaugurations, pose
de première pierre, conférences chefs d'entreprises, etc… en lien avec les directions
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opérationnelles de l’Ecole ;
Solliciter et piloter des prestataires internes ou externes (traiteurs, interprètes, …) ;
Assurer l’organisation matérielle et logistique des manifestions ou opérations de relations
publiques) : réservations des salles, coordination des agendas, gestion des invitations,
informations auprès des services internes, et suivi des prestataires.
Rédiger les discours et argumentaires relatifs aux événements organisés ;
Assurer le lien nécessaire avec la Préfecture, la gendarmerie ou la police en cas de venue de
personnalités ;
Accueillir les délégations, en lien avec les directions opérationnelles ;
Renforcer et animer des réseaux de partenaires avec une attention particulière portée à la
communauté des anciens élèves et à la fondation de l’X ;
Représenter l’Ecole auprès de différents comités ou commissions ;
Gérer et suivre le budget en lien avec le gestionnaire de crédit de la Direction de
communication (devis, facturation, rentabilité).
Mesurer la satisfaction des publics concernés post-événements ;
Tenir à jour et enrichir les fichiers institutionnels, en lien avec l’équipe communication.
Compétences clés
- Connaissance des règles d’organisation et de gestion des opérations de relations publiques ;
- Connaissance et respect du protocole notamment pour les cérémonies militaires ;
- Grande aisance rédactionnelle ;
- Rigueur dans l’organisation du travail, faculté de travailler en équipe et en réseau ;
- Habitude des réseaux sociaux ;
- Capacité à anticiper et à gérer les imprévus ;
- Sens de la négociation ;
- Sens de la hiérarchie des urgences et des échéances ;
- Pratique de l’anglais professionnel obligatoire ;
Connaissance du milieu de l’enseignement supérieur, de la recherche et des milieux institutionnels y
afférant.
PROFIL
Formation supérieure bac+5 avec une expérience significative sur des fonctions similaires.
Profil ayant un excellent relationnel, diplomate, souple, autonome, réactif, rigoureux ayant le sens
de l’organisation et du détail.
Candidat doté d’une grande adaptabilité et disponibilité, et capable de travailler sous pression.
LOCALISATION DU POSTE
Ecole polytechnique à Palaiseau (91)
Service demandeur
Direction de la communication
Contact :
Anne
TROTOUX
Directrice de la communication
CONTACTS
Service des ressources humaines, des emplois
et des compétences
Veuillez contacter : Sonia CUNY
COPPERMANN, [email protected]
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